报销单据填写规范说明网络版.doc

第一章 费用报销单据填写及粘贴规范根据财务最新标准及公司员工日常报销中存在的问题，现对报销单据填写和粘贴规范如下：一、 费用报销单据分类：报销单据付款审批单支出报销单差旅费报销单单据名称使 用 说 明差旅费报销单内部职员发生的出差费用（车、船、飞机票、住宿费、补贴等）。定额补助须自行找发票代替，须按发票实际名目填写，不补发票视为放弃补助。报表项目栏加一项误餐费？发票仅限电话充值发票及出差地用餐发票。支出报销单内部职员发生的除差旅费以外的费用填写支出报销单（应酬费、电话费、零星采购等）。付款审批单付款审批单是申请对公司外部支付的单据（支付给供应商）。 二、单据的填写规范：1、 差旅费用报销单 (1)差旅费报销需按时间顺序逐次填写，并且按照交通工具、发生金额、住宿费等如实填写。(2) 差旅费报销单各项目的填写：报销部门以各部门名称为报销部门、填报日期以填写差旅费报销单日期为准、姓名为出差当事人、出差事由为出差需要办理的事项、随行人员以实际填写、单据张数为报销单后附贴单数、起讫地点为出发地及抵达地、交通工具以车票实际情况填写、张数以实际填写、金额以实际发生填写、住宿费天数为实际住宿天数填写、住宿费为出差住宿费用、定额补助天数以出差实际天数填写、定额补助根据公司的补贴标准填写、市内交通费为在市内坐公交车发生的费用、其他为除以上项目以外的费用。2、 支出报销单（1）报销日期为填报日期、部门以各部门名称为报销部门、单据张数为报销单后附贴单数、序号按序填写、用途为业务内容性质、金额为实际发生的金额。（2）支出报销单只对内部员工发生除差旅费以外的真实业务填写此单。房租、电话费、宽带费、物业费、水电费的填写格式：X年X月X日- X年X月X日某处房租3、付款审批单（1）付款审批单为公司对外付款的专用单据。、采购付款：零星采购付款的由采购部填写付款审批单需收齐送货单、入库单、采购单、发票。、工程付款：工程付款由工程跟进人员跟据验收单、发票写付款审批单并附合同交财务审核付款。 、维修付款：由各部门跟据设备维修申请单、报价单及维修验收单、发票填写付款审批单。（2）日期为填写填单日期、报销部门以各部门名称为报销部门、单据张数为报销单后附贴单数、事由为实际发生的业务简要填写、收款人名称为结算中收款公司的全称、开户行名称为XX银行XX支行、帐号为银行帐号、经办人为提审付款人员、如有特殊情况需备注方便财务准确无误地付款。4、借款单（1）日期为填写填单日期、借款单位以各部门名称为报销部门、借款理由为借款需要办理的事项、借款人签字为收到财务的现金时当场签字确认。（2）借款单要填写详细的借款用途、所借款项要根据及时报销的原则核销，专款专用，超期未核销的从其工资中扣除。三、单据填写要求（一）票据的填写必填内容包括：日期、事由、大小写金额、报销人、审批人。金额大小写前一档空白处应填写“￥”，大写中的0值要用零表示，金额小写前一档空白处应填写符号“￥”；报销单据的填写必须使用黑色钢笔或黑色签字笔，严禁使用圆珠笔填写或签名；填写时必须文字及金额正确、字迹工整、无涂改。正确的数字大写及货币单位：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、仟、万、亿、元、角、分、零、整。（二）、票据的粘贴取得报销票据后应妥善保存，勿搓揉污损。票据的粘贴应做到整齐、均匀、规范。票据应粘贴在粘贴单装订线右侧，并且不超出粘贴单的左边线。如票据较大，将票据折叠成与粘贴单边线对齐，粘贴较多票据时，尽量使票据在粘贴单上均匀分布，使整张粘贴单厚薄均匀，票据过多时可以使用两张以上的粘贴单。粘贴车票应按先后日期顺序依次排列粘贴，无行车路线的并注明行车路线（始发地点到达地点）及乘车日期，出租车票需在背面注明起始地（用铅笔标注），无日期的注明日期，市内公交车、出租车、长途车票严禁有连号票。票据必须全部粘贴牢固，不可用曲别针。四、发票的鉴别方法及财务要求1、看纸质，一般假发票纸质粗糙、发白，易被折，抖动时声响大；2、看印刷，假发票一般字体颜色淡且虚；3，看印章，真发票名称处套印有“椭圆形全国统一发票监制章”，如印有“某某省（市）地方税务局监制”字样，真发票颜色艳红、印章外侧线条粗而均匀，假发票线条窄而不均匀，颜色艳红中有虚点；3、 查看开票单位名称，开票单位名称是否与收款单位名称相符；4、 机打发票我司名称必须是套打，公司名称必须与证件名称一致，不可少字、多字、错字，不能手写，不能涂改。5、 发票中存在替票情况，须按发票实际名目填写，并请在报销单后面另外用文字说明（A4纸，须打印，实际发生的收据附后面），不得手写便签粘贴于报销单据后；6、 发票必须盖有纳税人发票专用章；7、 发票不能串门，如有不同公司名称的发票，要分开填写报销单。五、交单及报销流程：财务部（接单人员）报销人发生报销填写报销单报销人部门主管、经理复核总经理核批财务经理