大型上市公司文书管理制度.docx

大型上市公司文书管理制度第1章 总则第1条 目的为使公司文书管理工作规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条 范围界定本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等文件资料。第3条 适用范围本制度适用于公司内部所有公文文书的管理工作。第2章 文书制作规范第4条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。3必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4修改请示提案书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第5条 文书的署名1公司内文书：如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书：如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名；如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名；除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。第6条 文书的盖章1在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第3章 文书的收发第7条 到达处理到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求进行处置。1一般文书予以启封，并分送各部门。2私人信件直接送收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第8条 文书登记各部门在邮寄文书时，发送前必须在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。第9条 特殊文书需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接收单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第4章 文书的处理第10条 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第11条 机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第12条 多部门文书对于与多个部门有关的文书，加各部门在处理意见上存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第5章 文书的整理与保存第13条 文书的整理与保存1全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按完整、有序的原则对文件进行整理和检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，最后归档保存。2员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管。调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第14条 文书的保存年限1永久保存文书：章程，股东大会及董事会议事记录，重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书，重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。2保存10年文书：请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及除永久保存以外的重要文书。3保存5年文书：指不需要保存10年的次重要文书。4保存1年文书：指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告，则由所在部门主管确定保存年限。第15条 注意事项1对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。2如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。第6章 文书的借阅与销毁第16条 借阅说明各部门人员因工作需要借阅一般文件时，需经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件，须经总经理同意后方可借阅。第17条 借阅登记借阅文件时应严格履行借阅登记手续，并按时归还。第18条 文书销毁对于多余、重复、无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。机