JN集团文件和法律法规管理制度.docx

JN集团文件和法律法规管理制度1、 目的制订管理体系文件、法律和其它要求的控制程序，以确保各部门使用正确文件，避免过时或不正确的质量文件被误用。2、 范围凡本公司所有管理体系文件的编写、分发、评审、更改和控制和以及使用的法律法规及其它要求的识别、确认和管理均适用。3、 职责3.1办公室负责体系文件、法律法规和其它文件的管理。3.2各部门负责本部门管理文件的识别、登记和管理。4、 内容 4.1 文件分类如下：4.1.1 内部文件：A） 质量手册、环境和职业健康安全管理手册；B） 程序文件；C） 管理制度、操作规程。4.1.2 外来文件：A） 国家、行业和地方法律、法规； B） 国家标准、施工规范、工程验收规范； C） 设备和软件的操作手册等。D） 上级管理部门下发的与体系运行有关的行政文件等4.2 文件的编制4.2.1 制作和审批权限A）管理手册由办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。B）管理制度、程序文件由各责任部门负责编写，管理者代表审核，总经理批准。C）操作规程、作业指导书等由责任部门编写，管理者代表批准。D）施工组织设计、施工方案由各项目部负责编写，工程部负责人审核，总工程师批准。4.2.2管理体系文件的编写A） 管理体系文件依据策划内容，由管理者代表指定相关部门编写。B） 文件编写部门按照顾客的要求、国际/国家标准及公司需要编写文件。C）文件的编号规定如下：1)管理手册编号为：QB/CJ-SC-Q-2010。其中“QB ”表示“企业标准”，“CJ”是“XXXX建筑工程有限公司”的缩写，“Q”代表质量， “SC” 是“手册” 的汉语拼音缩写，A/0表示第一版第0次修改，“2010”表示文件编制“年份”；环境和职业健康安全管理手册 编号：QB/CJ-SC-ES-20102）程序文件编号：QB/CJ-CXxx-2010 “QB/CJ”代表“企标/XX”“CX”代表“程序” “xx” 程序的编号，“2010”文件的发布年号。3） 管理制度编号为：QB/CJ-ZDxx-2010， “ZD”是“制度”的汉语拼音缩写，“xx”表示管理制度序号，“2010”管理制度编制表示年份；4 ）作业文件（包括技术和管理所需文件）编号：公司的作业文件按照部门进行编号，在公司名称缩写后接部门名称的首字母缩写，以及文件在部门的排序，如：CJ-BG-01，其中 “CJ” 代表“XX”， “BG”代表“办公室”，“01”办公室的01号文件。5）外来文件编号：原来有文件编号的，继续沿用原文件编号；无文件编号的，以收到的年月日编号，同一天收到几个文件，在年月日后面再用序号划分。D）文件经审批、评审和批准后交办公室归档。4.3文件评审4.3.1文件评审时机：A） 文件发布前进行；B） 文件实施中根据需要进行。4.3.2文件评审由文件制作人组织进行，文件评审采用会签和会议评审两种形式，文件评审的形式取决于文件的重要性和复杂性。凡文件中所涉及的部门和人员均应参加评审，文件批准人对最终评审结果进行裁定。4.3.3 文件制作人应依据评审结果对文件进行更改，并需要重新审批。实施中的文件则依据4.6文件更改程序执行。4.4文件发行4.4.1 办公室收到文件后，文件管理员将文件列入受控文件一览表中。4.4.2 文件管理员依据各文件的发放部门和份数建立文件发放清单和复印文件，并依据4.5项内容加盖印章后发给各相关部门，各部门在领到文件确认无误后，在文件发放清单上签认。4.4.3 当需要使用文件的部门未领到文件、因业务需要对外提供文件或文件使用部门的文件严重破损而影响使用时、以及文件丢失，文件使用部门应提出文件发放申请表经部门主管和管理者代表批准后，由办公室按4.4.2项规定予以发放。破损文件由其收回。4.4.4 公司内不得使用未经办公室加盖印章或旧版的文件，一经发现立即回收。4.4.5各部门文件管理人员依据需要建立本部门的受控文件一览表。4.5 文件的受控状态及标识4.5.1 文件的发放分为受控和不受控。办公室控制的文件在发放时加盖“受控文件” 章，并注明保管部门名称和发行日期；不受控的则加盖“仅供参考”章。4.5.2若一组文件装订一册，则应在文件前建立该册文件的目录，以便检索。4.6 文件的更改4.6.1 文件需要更改时，由文件更改人提出文件更改申请表经原审批人审批后将文件更改申请表和更改后的文件一同送办公室。原审批人不在职时，由其代理人或接任者负责审批。4.6.2 更改后的文件的版次应同时进行更改。更改的内容应以斜划线、加盖、或换页等规定形式表现，以确保使用部门明了。版次更改从A0到A1.A9 B0，依此类推。当文件进行大幅度更改时，也可由AX直接改为B0，由办公室予以统一安排。4.6.3 办公室接到更改后的文件，依据文件发放清单将旧版文件收回并发放新版文件。发放与回收文件使用部门均需签认。办公室并按照更改情况登记在受控文件一览表上，并把一览表上该文件前一版次的内容划掉。4.7 失效文件的处理4.7.1 回收的旧版文件、破损文件和非法文件办公室应加盖“作废”章，定期集中销毁。4.7.2 失效的文件原稿由归档部门统一集中管理，文件管理员应加盖“作废”章。原稿文件的销毁文件管理员应填写文件记录销毁申请表经管理者代表批准后统一销毁，否则予以保存。4.8 文件的管理4.8.1各部门应建立本部门的受控文件一览表，对本部门的文件进行管理。4.8.2需临时借阅的人员，一般文件经部门主管批准后，机密文件经管理者代表批准后方可借阅文件。借阅者应在指定日期归还文件。原稿文件一律不得外借。4.8.3 文件管理员应经常到现场检查各类文件的有效性，一经发现应及时处理。4.9 外来文件的管理4.9.1获取的方法和渠道办公室应经常与省市县的劳动保障、环保和技术监督部门保持联系，获取相关的国家和地方最新的经营管理、质量、环保、职业健康安全法律法规及其它要求。还可以通过行业协会、图书馆和专业性报刊杂志、咨询机构和认证机构进行补充，以保持对法律法规和其它要求变化的及时跟踪。公司其他部门对发现的相关法律法规及其它要求也应及时反馈到办公室。4.9.2确认和归档4.9.2.1办公室对所获取的各类法律法规及要求的适用性进行确认，编制适用法律法规一览表经管理者代表审批后，依据4.4内容进行归档、登记和发放。4.9.2.2各部门对本部门环境因素/危险源与所有标准和要求的条款适用性进行识别和确认，登记在适用法律法规一览表上，经管理者代表审批后转对标准文件归档、登记和发放。适用法律法规一览表应报办公室备档。有关部门将法律法规适用条文纳入目标、指标和方案或程序文件、规定等应用于公司的环境因素和危险源。4.9.2.3适用法律法规一览表应在经过审批后发放到各部门，使相关人员能够及时获得这些信息。4.9.2.4对于各部门需要但又没有发放到的，应该依据4.4内容提出申请。4.9.3有效性的确认办公室和各部门应每年对法律法规、标准和其它要求内容的有效性进行确认，对于发生变化和增加的，应及时修改一览表的内容并针对确认内容对有效版本加盖当年有效印章，对已经失效和作废的应回收处理并加盖作废章。4.9.4宣贯、执行和一致性评估4.9.4.1对于新增加的适用法律法规、标准和其它要求，办公室应组织各部门人员进行培训学习，并进行考核。各部门对于其活动、提供工程和服务的要求、程序和步骤应与适用的法律及其他要求进行对比，若出现不一致，则应依据法律和其他要求进行策划，制订新的程序或修改原文件，依据本程序4.6进行。4.9.4.2办公室应组织各部门采取板报、标语等方式把相关主要内容传达给各位员工。4.9.4.3施工现场应有特别警示标牌，以告戒访问者执行和遵守。4.9.4.4对于需要供应商和顾客执行的相关法律法规、标准和要求，办公室应将一览表内容提供给他们，并在相关评审和查核中对其执行状况进行查核。4.9.4.5办公室应每季度组织各部门对相关的程序、制度和规程与适用的法律和其他要求的一致性进行评估，并对各部门执行符合情况进行检查，评估、检查过程和结果记录在法律和其他要求评价表中，发现不一致和不符合应要求责任部门立即采取措施进行更改或整改，依据本程序4.6和事故、事件、不符合、纠正措施和预防措施程序进行。5、 相关文件5.1记录控制制度（QB/CJ-ZD02-2010）6.记录6.1文件发放/回收记录表（QB/CJ-ZD02-01）6.2文件更改申请单（QB/CJ-ZD02-02）6.3文件领用申请单（QB/CJ-ZD02-03）6.4文件借查阅记录表（QB/CJ-ZD02-04）6.5受控文件清单（QB/CJ-ZD02-05）6.6公司适用法律法规清单（QB/CJ-ZD02-06）6.7公司适用标准清单（QB/CJ-ZD02-07）6.8修订状态控制页（QB/CJ-ZD02-08）文件和法律法规管理制度6、 目的制订管理体系文件、法律和其它要求的控制程序，以确保各部门使用正确文件，避免过时或不正确的质量文件被误用。7、 范围凡本公司所有管理体系文件的编写、分发、评审、更改和控制和以及使用的法律法规及其它要求的识别、确认和管理均适用。8、 职责3.1办公室负责体系文件、法律法规和其它文件的管理。3.2各部门负责本部门管理文件的识别、登记和管理。9、 内容 4.1 文件分类如下：4.1.1 内部文件：D） 质量手册、环境和职业健康安全管理手册；E） 程序文件；F） 管理制度、操作规程。4.1.2 外来文件：E） 国家、行业和地方法律、法规； F） 国家标准、施工规范、工程验收规范； G） 设备和软件的操作手册等。H） 上级管理部门下发的与体系运行有关的行政文件等4.2 文件的编制4.2.1 制作和审批权限A）管理手册由办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。B）管理制度、程序文件由各责任部门负责编写，管理者代表审核，总经理批准。C）操作规程、作业指导书等由责任部门编写，管理者代表批准。D）施工组织设计、施工方案由各项目部负责编写，工程部负责人审核，总工程师批准。4.2.2管理体系文件的编写C） 管理体系文件依据策划内容，由管理者代表指定相关部门编写。D） 文件编写部门按照顾客的要求、国际/国家标准及公司需要编写文件。C）文件的编号规定如下：1)管理手册编号为：QB/CJ-SC-Q-2010。其中“QB ”表示“企业标准”，“CJ”是“XXXX建筑工程有限公司”的缩写，“Q”代表质量， “SC” 是“手册” 的汉语拼音缩写，A/0表示第一版第0次修改，“2010”表示文件编制“年份”；环境和职业健康安全管理手册 编号：QB/CJ-SC-ES-20102）程序文件编号：QB/CJ-CXxx-2010 “QB/CJ”代表“企标/XX”“CX”代表“程序” “xx” 程序的编号，“2010”文件的发布年号。3） 管理制度编号为：QB/CJ-ZDxx-2010， “ZD”是“制度”的汉语拼音缩写，“xx”表示管理制度序号，“2010”管理制度编制表示年份；4 ）作业文件（包括技术和管理所需文件）编号：公司的作业文件按照部门进行编号，在公司名称缩写后接部门名称的首字母缩写，以及文件在部门的排序，如：CJ-BG-01，其中 “CJ” 代表“XX”， “BG”代表“办公室”，“01”办公室的01号文件。5）外来文件编号：原来有文件编号的，继续沿用原文件编号；无文件编号的，以收到的年月日编号，同一天收到几个文件，在年月日后面再用序号划分。D）文件经审批、评审和批准后交办公室归档。4.3文件评审4.3.1文件评审时机：C） 文件发布前进行；D） 文件实施中根据需要进行。4.3.2文件评审由文件制作人组织进行，文件评审采用会签和会议评审两种形式，文件评审的形式取决于文件的重要性和复杂性。凡文件中所涉及的部门和人员均应参加评审，文件批准人对最终评审结果进行裁定。4.3.3 文件制作人应依据评审结果对文件进行更改，并需要重新审批。实施中的文件则依据4.6文件更改程序执行。4.4文件发行4.4.1 办公室收到文件后，文件管理员将文件列入受控文件一览表中。4.4.2 文件管理员依据各文件的发放部门和份数建立文件发放清单和复印文件，并依据4.5项内容加盖印章后发给各相关部门，各部门在领到文件确认无误后，在文件发放清单上签认。4.4.3 当需要使用文件的部门未领到文件、因业务需要对外提供文件或文件使用部门的文件严重破损而影响使用时、以及文件丢失，文件使用部门应提出文件发放申请表经部门主管和管理者代表批准后，由办公室按4.4.2项规定予以发放。破损文件由其收回。4.4.4 公司内不得使用未经办公室加盖印章或旧版的文件，一经发现立即回收。4.4.5各部门文件管理人员依据需要建立本部门的受控文件一览表。4.5 文件的受控状态及标识4.5.1 文件的发放分为受控和不受控。办公室控制的文件在发放时加盖“受控文件” 章，并注明保管部门名称和发行日期；不受控的则加盖“仅供参考”章。4.5.2若一组文件装订一册，则应在文件前建立该册文件的目录，以便检索。4.6 文件的更改4.6.1 文件需要更改时，由文件更改人提出文件更改申请表经原审批人审批后将文件更改申请表和更改后的文件一同送办公室。原审批人不在职时，由其代理人或接任者负责审批。4.6.2 更改后的文件的版次应同时进行更改。更改的内容应以斜划线、加盖、或换页等规定形式表现，以确保使用部门明了。版次更改从A0到A1.A9 B0，依此类推。当文件进行大幅度更改时，也可由AX直接改为B0，由办公室予以统一安排。4.6.3 办公室接到更改后的文件，依据文件发放清单将旧版文件收回并发放新版文件。发放与回收文件使用部门均需签认。办公室并按照更改情况登记在受控文件一览表上，并把一览表上该文件前一版次的内容划掉。4.7 失效文件的处理4.7.1 回收的旧版文件、破损文件和非法文件办公室应加盖“作废”章，定期集中销毁。4.7.2 失效的文件原稿由归档部门统一集中管理，文件管理员应加盖“作废”章。原稿文件的销毁文件管理员应填写文件记录销毁申请表经管理者代表批准后统一销毁，否则予以保存。4.8 文件的管理4.8.1各部门应建立本部门的受控文件一览表，对本部门的文件进行管理。4.8.2需临时借阅的人员，一般文件经部门主管批准后，机密文件经管理者代表批准后方可借阅文件。借阅者应在指定日期归还文件。原稿文件一律不得外借。4.8.3 文件管理员应经常到现场检查各类文件的有效性，一经发现应及时处理。4.9 外来文件的管理4.9.1获取的方法和渠道办公室应经常与省市县的劳动保障、环保和技术监督部门保持联系，获取相关的国家和地方最新的经营管理、质量、环保、职业健康安全法律法规及其它要求。还可以通过行业协会、图书馆和专业性报刊杂志、咨询机构和认证机构进行补充，以保持对法律法规和其它要求变化的及时跟踪。公司其他部门对发现的相关法律法规及其它要求也应及时反馈到办公室。4.9.2确认和归档4.9.2.1办公室对所获取的各类法律法规及要求的适用性进行确认，编制适用法律法规一览表经管理者代表审批后，依据4.4内容进行归档、登记和发放。4.9.2.2各部门对本部门环境因素/危险源与所有标准和要求的条款适用性进行识别和确认，登记在适用法律法规一览表上，经管理者代表审批后转对标准文件归档、登记和发放。适用法律法规一览表应报办公室备档。有关部门将法律法规适用条文纳入目标、指标和方案或程序文件、规定等应用于公司的环境因素和危险源。4.9.2.3适用法律法规一览表应在经过审批后发放到各部门，使相关人员能够及时获得这些信息。4.9.2.4对于各部门需要但又没有发放到的，应该依据4.4内容提出申请。4.9.3有效性的确认办公室和各部门应每年对法律法规、标准和其它要求内容的有效性进行确认，对于发生变化和增加的，应及时修改一览表的内容并针对确认内容对有效版本加