卷烟厂采购岗位操作手册V3.11（修改）.doc

红云烟草(集团)备品备件管理系统 采购调拨岗位操作手册文档编号：UF/NC/HY/SS001 版本：1.0 文档时间：2008/01/14适用模块NC采购管理适用业务：采购调拨业务目录1. 总体介绍31.1. 基本系统操作31.2. 登录31.2.1.操作界面41.2.2.修改用户密码61.3. 退出61.4. 业务单据介绍71.5. 业务流程介绍71.5.1.备品备件采购业务：. 备品备件采购业务流程：. 备品备件采购业务涉及的人员岗位及操作81.5.2.备品备件参照92. 业务操作说明102.1. 需求计划编制102.1.1.补录备件需求计划102.1.2.保存、修改、作废和复制需求计划112.1.3.查询需求计划112.1.4.提交需求计划112.1.5.备件需求计划汇总管理122.2. 采购计划编制162.2.1.增加采购计划172.2.2.保存、修改和删除采购计划182.2.3.查询采购计划192.2.4.采购计划审批192.2.5.采购计划弃审202.3. 采购订单编制202.3.1.采购订单维护202.3.2.保存、修改和删除采购订单232.3.3.审批和反审（？）232.3.4.查询采购订单242.4. 到货单据编制242.4.1.到货单据维护242.4.2.到货单的保存和审批262.4.3.弃审到货单272.4.4.修改到货单282.4.5.作废到货单282.5. 采购发票编制282.5.1.采购发票维护282.5.2.采购结算和暂估323. 操作技巧343.1. 保存343.2. 新增343.3. 插入343.4. 查询343.5. 删除341. 总体介绍1.1. 基本系统操作1.2. 登录打开IE浏览器（版本6.0）在地址栏中输入服务器IP地址，即：45/（提示：如果以后IP地址变更，以信息中心另行通知为准）。将显示如下界面。 输入IP地址点击此按钮单击“NC管理软件”按钮进入登录界面。点击此按钮输入用户名点击此按钮输入用户密码点击此按钮选择业务日期点击此按钮选择登录公司登录按钮单击“公司”标签最右侧的参照按钮选择登录的公司，系统将记住上一次登录的选择。通过日期参照或直接录入业务日期（格式：YYYY-MM-DD），注意登录时录入的日期为业务日期，系统默认业务日期是当天日期。录入用户名、密码、单击登录按钮将进入主操作界面。1.2.1. 操作界面消息提示区功能节点区主界面左侧为功能节点区（见上图红色框内），所有业务操作在此区域选择，单击“+”号或双击节点展开节点树，双击末级节点打开相应业务功能。主界面左侧由从上到下依次为“消息中心”、“待办事务”、“交办事务”。“消息中心”显示其它操作员发送给当前用户的通知、短信。“待办事务”显示需要当前用户处理的事务，如：单据审批、审批单据不通过等等，双击业务消息可打开相应业务窗口直接处理业务。“交办事务”显示由当前用户移交其它操作员处理的事务，如：单据送审后，显示单据已提交某某审批。点击切换左面按钮双击业务模块就直接可以做单据了。1.2.2. 修改用户密码修改用户密码操作如下图。点此按钮打开修改密码窗口输入原密码、新密码后点击确定特别提示：打印的单据认可电子签名，请保管好自己的密码，并经常更换密码。密码泄漏的后果由个人承担。1.3. 退出退出系统分为两种：注销和退出。注销操作是离开系统，返回登录界面，并保持IE浏览器窗口打开，方便下次登录；退出操作是离开系统，并关闭IE浏览器窗口。点击此按钮退出点击此按钮注销1.4. 业务单据介绍采购计划：采购部门根据使用部门需求计划制作的对外询价依据据 。采购订单：是指企业与供货单位签定的采购协议，是具有一定约束力的购销协议。到货单：采购的货物到货时所填写的单据。采购入库单：到货物后入库时所填写的单据。采购发票：是指增值税专用发票、普通发票和费用票据在业务系统中对应的单据。1.5. 业务流程介绍目前系统中设置的业务有：进口专用件采购、进口通用件采购、国产专用件采购和国产通用件采购、备品类物资采购业务等流程，其业务流程如下，业务单据后括弧内指明由哪个业务角色完成该业务，或共同完成该业务。1.5.1. 备品备件采购业务：. 备品备件采购业务流程： 需求计划（使用部门计划员、审批角色） 采购计划（中心计划员、审批角色）采购订单（采购员、审批角色）采购到货单（仓管员、采购员）采购发票（采购员）采购入库单（仓管员）流程说明：1. 各厂使用部门根据设备维修状况制订进口专用件需求计划；2. 使用部门相关领导对需求计划进行审核，设备管理部门（制造中心）对需求计划进行审批；3. 物资采购中心各仓储科计划员根据需求计划生成采购计划；4. 各仓储科领导对采购计划进行审核、中心相关人员审批；5. 审批通过后，各仓储科采购员对外询价、报价；6. 各仓储科相关人员、使用部门、财务、审计等相关部门共同对报价进行确认，采购员根据确认后的报价生成采购订单；7. 各仓储科仓管员根据采购订单收货；8. 仓管员收货入库，并登记库存账；9. 采购员根据入库情况开具采购发票（收料单）；10. 财务对采购发票进行审批，审批同时自动进行入库单和采购发票的结算，并对该笔采购入库单进行成本计算，确定入库成本；对于月末货到发票未到的采购业务，月末的时候应该进行采购暂估；11. 财会审计部总部财务会计根据采购发票生成供应商应付单与供应商结算；并根据应付单生成凭证。. 备品备件采购业务涉及的人员岗位及操作岗位操作NC系统中的模块节点物资采购中心需求计划录入资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划维护物资采购中心汇总和确认并发送资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划汇总管理计划员采购计划录入采购管理采购计划采购计划维护集团相关领导采购计划审批采购管理采购计划审批采购计划分管业务主管（科长）、部长审批采购订单审批采购管理采购订单审批订单采购员采购订单录入采购管理采购订单订单处理维护订单采购到货单录入采购管理到货维护到货单采购发票录入采购管理采购发票维护发票仓管员审批到货单采购管理到货审批到货单采购入库单录入库存管理入库业务采购入库材料会计采购发票管理采购管理采购发票审批发票采购结算（自动结算）采购管理采购结算结算入库成本结转存货核算帐务处理成本计算采购暂估采购管理采购结算暂估处理1.5.2. 备品备件参照1、在参照窗口左侧选择备品备件分类2、在参照窗口右侧选择备品备件3、单击增加按钮4、如需选择多种备品备件重复步骤1、2、35、单击确定按钮参照按钮已选择的存货5. 点击确定3. 点击增加1. 选择存货分类2. 选择存货通过定位查找（具体操作请参考部分操作技巧）2. 输入关键字3. 点击查询4. 选择存货6. 点击确定5. 点击增加1. 选择定位方式2. 业务操作说明上面已经对业务流程做了介绍，物资采购中心、计划员、采购员和单据审批角色所涉及的具体单据编制和审批操作有：需求计划的编制、需求计划汇总及确认并发送、采购计划编制、采购计划审批、采购订单编制、采购订单审批、到货单审批、采购发票编制和审批（自动生成采购结算单）。下面就这些单据的编制和操作分别说明如下。2.1. 需求计划编制需求计划是指企业内部的各部门向企业需求计划部门提交的需求计划。 需求计划是生成采购计划的依据，部门需求什么，物资采购中心可以汇总需求计划传到采购计划，也可以不汇总直接传到采购计划。 2.1.1. 补录备件需求计划进入路径“资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划维护”1、在“业务类型”菜单选择一种业务类型，选中的业务类型前的“”中将出现“”。以补录计划为例。选择业务类型2、点击“增加”按钮，编制表头信息 3、维护表体信息单击“行操作”“增行”，在表题中插入一行。单击“存货编码”单元格右侧的参照按钮选择备品备件（参见1.5.2备品备件参照），录入计划数量、建议供应商等信息。2.1.2. 保存、修改、作废和复制需求计划单击“单据维护”“保存”命令保存已录入或修改的数据。单击“单据维护”“修改”命令可以修改当前需求计划。只有状态为“自由”的采购计划才能被修改。单击“单据维护”“复制”命令可以复制当前的需求计划。只有自制的单据才能进行复制。单击“单据维护”“作废”命令可以删除不需要的需求计划。只有状态为“自由”的需求计划才能被作废。2.1.3. 查询需求计划单击“查询”按钮，输入需要查询的条件2.1.4. 提交需求计划保存的需求计划，点击“提交”按钮。点击提交点击确定提交后显示信息2.1.5. 备件需求计划汇总管理进入路径“资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划汇总管理”1、在“业务类型”菜单选择一种业务类型，选中的业务类型前的“”中将出现“”。选择补录计划。选择补录计划2、点击“查询”按钮，输入查询条件点击确定点击确定并发送按钮注意：1、如果需求计划不需要跟其他的需求计划进行汇总，单击“确认并发送”按钮。 2、如果此笔需求计划需要跟其他需求计划进行汇总，汇总以后生成一张新的汇总单，重新提交审批，然后再进行确认并发送。操作流程如下：点击汇总鼠标按住左键拖动要选择的需求计划，点击“汇总”按钮。a、点击“汇总”按钮以后，会生成一个需求计划的汇总单，然后补充汇总单上的项目点击保存b、单击“保存”按钮以后，再点击“返回”按钮。然后点击“提交”按钮，最后点击“确认并发送”按钮。点击返回点击提交点击确定点击确认并发送2.2. 采购计划编制采购计划是指企业内部向采购部门提出计划的一种单据。计划是在此描述和生成采购的需求，如采购什么（存货编码），采购多少（数量），何时使用（需求日期），谁用（库存组织、采购部门）等，同时，也可为采购订单提供建议的内容，如建议供应商，建议采购日期。采购计划的来源为需求计划。去向为采购订单。采购计划审批后，即可生成采购订单，执行采购任务。2.2.1. 增加采购计划进入路径“供应链采购管理采购计划维护采购计划”，操作步骤如下：1、在“业务类型”菜单选择一种业务类型，选中的业务类型前的“”中将出现“”选择业务类型2、在“增加”菜单选自制单据点击浏览查询点击切换2.2.2. 保存、修改和删除采购计划单击“单据维护”“保存”命令保存已录入或修改的数据。单击“单据维护”“修改”命令可以修改当前采购计划。只有状态为“自由”的采购计划才能被修改。当不需要保存对采购计划的修改时，单击取消即可取消保存之前所做的操作。单击“单据维护”“作废”命令可以删除不需要的采购计划。只有状态为“自由”的采购计划才能被删除。保存命令修改命令作废命令2.2.3. 查询采购计划单击“浏览”“查询”查询命令2.2.4. 采购计划审批在nc功能节点主界面，其操作步骤如下：1、以具有审批权限的用户登录；2、在待办事务中，双击待审批的单据信息；3、在审批界面上，单击审批；4、审批状况填制；5、选择下一位审批角色（如果存在选择时）。注意：单据审批后不能作废和删除2.2.5. 采购计划弃审系统提供了弃审的功能，采购计划弃审实际就是审批的反操作。2.3. 采购订单编制采购订单是企业向供应商发出的正式的采购文件，供应商可据此交货并形成债权债务。系统中采购订单的来源有：手工录入，采购计划转入采购订单的去向有：到货单2.3.1. 采购订单维护进入供应链采购管理采购订单订单处理维护订单节点，采购订单编制步骤：1、选择业务类型选择业务类型2、选择增加：进口专用件采购业务根据流程配置由采购计划关联生成订单。确定参照查询条件选择要生成采购订单的参照单据（采购计划）2、单击“确定”1、选中单据。选中后单据编号后会出现“*”符号编制采购订单，首先编制表头，然后编辑表体。单击修改或选中单据双击进入订单维护界面注意：采购订单必录项有：订单日期、业务类型、采购组织、库存组织、供应商、采购员、采购部门、存货编码、数量、金额、单价2.3.2. 保存、修改和删除采购订单单击“单据维护”“保存”命令保存已录入或修改的数据。单击“单据维护”“修改”命令可以修改当前采购订单。只有状态为“自由”的采购订单才能被修改。当不需要保存对订单的修改时，单击取消即可取消保存之前所做的操作。单击“单据维护”“作废”命令可以删除不需要的采购订单。只有状态为“自由”的采购订单才能被删除。修改命令保存命令作废命令2.3.3. 审批和反审单击“执行”“审批”命令。单击审批A、 弃审采购订单：查询出已审批的采购订单，通过弃审按钮可以完成弃审。注意：1、采购订单进行状态维护，生成到货单或发票后，不能弃审。2.3.4. 查询采购订单单击“浏览”“查询”，根据查询的要求自行设定查询条件查询命令2.4. 到货单据编制到货单是企业在订购的货物到达后，填写的货物收据，表示企业已收到货物，进行验收入库后，即可投入使用或用于销售。到货单在采购管理中不是必经的环节，但如果对所采购的货物要求进行质量检查时，则必须填写到货单。如果要经过到货环节，首先要在业务类型中为订单定义到货环节，只有这种业务类型的采购订单才能生成到货单。采购管理的涉及到物流的信息都是以订单为核心的，所以到货单只能根据采购订单生成。到货单的在系统内的去向：采购入库单2.4.1. 到货单据维护在主菜单中单击【到货单】-【到货单维护】，系统将弹出到货单维护的窗口。单据维护分为两个界面，一个是卡片界面，一个是列表界面。选择业务类型根据查询条件确定需要查询单据的条件单击确定2、单击确定1、选中需选择的单据单击修改或双击单据2.4.2. 到货单的保存和审批单击“单据维护”“保存”命令保存已录入或修改的数据。单击保存单击审批单击“执行”“审批”命令。2.4.3. 弃审到货单在主菜单中单击【到货单】-【审批到货单】，系统将弹出到货单审批的窗口。单据审批为列表界面。点击查询按钮，常用条件选择已审批。查询出已经审批的到货单，然后选择要弃审的到货单，单击“弃审”按钮。2单击弃审1单击选择2.4.4. 修改到货单单击“单据维护”“修改”命令可以修改当前到货单。只有未审批的到货单才能被修改。当不需要保存对到货单的修改时，单击取消即可取消保存之前所做的操作。2.4.5. 作废到货单单击“单据维护”“作废”命令可以删除不需要的到货单。只有未审批的到货单才能被删除。注意：1.只有未审批的到货单才能修改和作废。 2.到货单生成采购入库单后，不能弃审。2.5. 采购发票编制采购发票主要是指增值税专用发票、普通发票。是企业在采购活动中，供货单位开具给采购企业用于报销采购存货的凭据。采购发票描述的是采购者购买货物时需要支付的价值和税款，是向供应商付款的依据，同时也是确认收到货物的成本的依据。通过采购发票节点打印的单据我们称之为“收料单”2.5.1. 采购发票维护增加或修改采购发票。采购发票可以根据入库单生成。在主菜单中单击【采购发票】-【采购发票维护】，系统将弹出采购发票维护的窗口。单据维护分为两个界面，一个是卡片界面，一个是列表界面。采购发票的增加进入供应链采购管理采购发票维护发票节点，其操作步骤：A、进口专用件采购、进口通用件采购、国产专用件采购、国产通用件采购、备品类物资采购业务类型：1、选择业务类型：选择业务类型 2、选择增加参照单据（单据种类根据业务类型确定，这里是库存采购入库单）；选择库存采购入库单3、确定参照条件；已确认的条件1、选择条件2、单击确定4、选择须生成采购发票的单据；2、单击确定1、选择单据单击修改5、编制采购发票。注：发票号是必输项修改采购发票有两种方法可以修改采购发票，一个是在列表状态选择修改的采购发票后，单击修改可以进入卡片窗口，被选中的采购发票直接进入修改状态，另一个是在卡片状态下，单击修改可以对当前的采购发票进行编辑。作废采购发票注意:1.采购发票审批或部份结算后，不能作废; 采购发票作废可以提供两种方式，一个是在列表窗口选择要作废的采购发票后，单击作废可以作废被选中的采购发票，可同时作废多个采购发票。可同时作废多个采购发票，可以通过全选全消快速的选择多个发票。另一个是在卡片状态下，单击作废可以作废当前的采购发票。采购发票审批对采购发票进行审批，对已审批的采购发票可以弃审。审批后的发票产生的应付单在应付系统中可以进行付款核销操作。单击审批进入采购发票审批界面，点击选择按钮，对所要审批的发票行选择，点击审批按钮，即可完成审批操作。系统提供了弃审的功能，通过弃审按钮可以完成弃审。单击状态查询按钮，可以查询当前采购发票所处的审批状态。单击逐级联查按钮，以图形化方式显示当前采购发票的来源单据和后续单据情况。注意：采购发票生成的应付单在应付系统进行后续处理后，不能弃审单击文档管理按钮，可以使用文件上传、文件