南通市港闸区政府OA系统用户使用手册（收发员）.doc

南通市港闸区政府OA系统公文流程用户使用手册南通市港闸区政府OA系统公文流程用户使用手册南通大恒创新技术有限公司二七年十月第47页共46页目 录一、用户如何登录OA系统？1二、用户如何进行发文？2三、用户如何进行发文处理？7四、收发员如何进行发文编号分发归档？10五、用户如何查阅待阅公文？20六、收发员如何进行收文？23七、用户如何进行收文处理？25八、用户如何处理批办文件？27九、收发员如何进行收文分发归档？30十、收发员如何进行手工收文登记？31十一、用户如何发送参阅信息？32十二、收发员如何接收、分发参阅信息？36十三、用户如何查阅参阅信息？39十四、收发员如何手工登记参阅信息？43十五、用户如何查阅部门直送文件？45一、用户如何登录OA系统？打开浏览器，比如：IE，在地址栏输入OA的访问地址，例如：9:92，并回车，进入登录页面。点击进行登录输入登录用户名和密码在IE地址栏输入OA访问地址在登录页面中输入正确的用户名和密码，点击按钮进入系统。若用户名或密码错误，系统将进行相应提示。成功登录系统后，将进入办公主界面：签阅参阅信息需传阅公文需用户办事的事项功能菜单内部信息区这里显示待该用户处理的事项这里显示了该用户所具有的操作权限二、用户如何进行发文？收发员登录OA系统，点击左菜单列表【发文管理】菜单，进入发文管理页面，如图：用户起草的所有公文暂存的公文点击开始起草新公文正在审核的公文已发送的公文起草参阅信息点击进入发文管理点击【起草新公文】按钮，进入文件模板选择界面，如图：点击选择相应模板起草公文选择起草文件需要的模板，进入发文表单，如图：输入相关内容点击起草公文内容这里显示了公文将执行的流程系统自动显示在发文表单界面，主办单位和拟稿人栏已自动输入。在发文表单中输入事由（即文件标题）、主送机关、主题词等相关字段，完成发文的基本信息的填写，点击右上方的图标，进入公文正文编辑界面，如图：输入公文正文点此关闭起草公文编辑公文正文内容编辑完毕，关闭正文页面，系统将弹出是否保存文档确认框，如图：选择【是】，保存文档。公文内容编辑完成后，点击按钮，进行发送，文件发送成功，系统将进行相应提示。 说明：如果公文发送过程中，文件资料未准备完整，则可以对公文进行暂存，暂存公文存储在【拟稿中】公文中，起草人员可随时对文件继续拟稿。如何添加公文附件？公文正文起草完成后，在发文表单界面，再次点击图标，进入文件管理对话框，如图：点击返回发文表单界面点击删除文件添加扫描文件点击添加文件公文起草人员可添加公文附件：选择要添加的文件点击【打开】按钮，选中该文件：完成附件添加如何选择流程？在发文表单上方，点击【下一步办理人】，可对其进行更改：以下是办理人选择界面：点击选择处理人点击确定点击选中处理人点击【下一步流程】，可重新选择处理流程以下是处理流程选择界面：点击返回点击选择流程步骤三、用户如何进行发文处理？用户登录OA系统，在首页【待处理事项】中查看到需要处理的文件，如图：这里显示了需要处理的事项如何查看公文及附件信息？点击需要处理的文件标题，打开发文单，可以查看文件相关信息，如图：显示发文相关信息点击查看正文及附件点击，可以查看该发文相关正文：若公文有附件，则打开文件管理界面：双击打开文档如何进行签批？a.在签批意见栏填写签批意见：b. 点击图标，进行签名、选择常用词以及合成审批意见：该意见会自动在发文稿的相应位置同步显示出来，公文审核步骤的签批意见显示在核稿栏目中。领导签发步骤的签批意见显示在签发栏目中。公文审核完毕，点击按钮，文件发送至下一步处理人。文件发送后，可以在发文档案处重新查阅文件，如图：点击查看文件正文点击打开发文表单四、收发员如何进行发文编号分发归档？如何进行发文编号？收发员登录OA系统，在待处理事项中打开待编号分发归档的文件，可查看相关公文信息，如图：点击进行公文编号点击按钮，进入文号选择界面，如左下图。选择文件相应的文号，点击【确定】按钮，系统提示如下（右下图）：选择文件类别点击【确定】按钮，进入选择文件对话框：双击需编号文件双击需要编号的文件，打开文件正文件，如图：文件编号已完成点击关闭，将提示保存关闭公文，系统弹出保存确认对话框，如图：点击【是】，保存返回文件管理对话框。此时，发文稿的发文字号栏目中已经自动填写了刚才生成编号。至此，文件已形成正式公文，收发员可对该文件进行分发传阅。如何进行公文分发？在发文表单界面，点击按钮，弹出文件分发对话框，如图：对外发文内部传阅内部分发传阅选择【内部分发传阅】，进入文件分发人员选择框，选择相应的收文人员，如图：已选用户全不选全选点击移除该接收人员点击选中接收人员点击选择该接收人员点击选中接收人员 说明：红色标志人员表示该文件已经过该人员处理，无需再把文件分发至该人。选择好内部传阅人员，点击【确定】按钮，则文件发送至各收文人员进行传阅。发送成功，系统将进行相应提示。对外发文在文件分发对话框中，选择【对外发文】，进入文件分发人员选择框，选择相应的收文单位，如图：全部移除全选点击选中某单位移除选中单位点击选择某单位点击机构类别显示该机构下所有单位若收文部门指定了直收人员，则发文人员可直接向该用户发送公文，如图：显示有直收人员的机构点击机构类别发文人员可选择收文单位显示该机构下所有单位点击选择某单位显示该机构下所有直收人员点击有直收人员的机构类别全选移除选中单位点击选中某单位全部移除收文单位和直收人员可同时选择进行公文发送。选择好收文单位和个人，点击按钮，系统将自动将公文发送至相关收文单位和个人。发送成功，系统将进行相应提示。此时，公文已转至外发文件库中。点击菜单【外发文件】菜单，将显示所有外发文件，如图：点击撤回发文点击补发文件所有已外发的文件如何撤回和补发公文？在【外发文件】管理界面，点击【撤回】按钮，可撤回已发送的文件。此时，系统提示如下：点击【确定】按钮，确认撤回发文，撤回成功，系统提示如下：在【外发文件】管理界面，点击【文件外发】按钮，可重新分发文件：点击选择收文单位点击查看签收情况显示已发单位点击收文单位项对应的按钮，选择收文单位，界面如下：选中的收文单位点击可显示分类下的机构显示该机构下所有单位点击选中某单位点击选择某单位点击机构类别若收文单位有指定公文直收人员，点击分类下的机构名称，可显示该单位的直收人员：选中的收文单位点击选择直收人员点击选中某用户选中的直收人员点击机构名称显示该单位公文直收人员收文单位与直收人员可同时选择。选择好收文单位和直收人员，点击【确定】按钮，完成收文单位和人员选择。选择好收文单位，点击按钮，系统将自动将公文发送至相关收文单位。发送成功，系统将进行相应提示。点击可以查看文件各收文单位（包括直收人员）的签收情况，如图：至此，公文发文流程完毕。如何归档公文？在【编号分发归档】处理界面，点击图标，系统提示如下：点击【是】按钮，将对该公文进行归档。归档完毕，系统将进行相应提示。此时，该公文被归档，并显示在发文档案栏目中。五、用户如何查阅待阅公文？用户登录OA系统，点击【待处理事项】中的【待阅公文】，将列出待阅公文：点击列出待阅公文以下显示了待阅公文列表：点此查看公文内容点此查看公文表单信息点此批量签阅点此选择要批量签阅的信息以下是文件表单界面，用户可在此查看文件相关信息：表单信息查看点击待阅公文标题，阅读文件正文：存储文件至本地点击阅读选择要查看的公文选择要查看的公文，点击按钮，可查看公文正文。以下是文件正文界面，用户可查看文件正文内容：公文内容点此关闭内容界面，返回上一页面点此填写签批意见如何填写签批意见？点击按钮，可填写签批意见：点击完成文件办理在此填写签批意见显示了文件流程及处理意见在签批意见区填写意见，点击按钮，完成文件的签批。公文处理完毕，文件将显示至用户的【发文档案】中。六、收发员如何进行收文？进行手工收文登记待收文件点击进入收文表单收发员登录OA系统，选择菜单栏的【收文管理】命令，进入收文管理界面，如图：处理中的收文进行手工信息登记等待接收文件点击【签收文件】按钮，下载公文内容并打开文件表单，如图：收文信息收文将执行的流程点击查看正文如何进行收文编号？点击按钮，弹出收文编号对话框：点击进行收文编号完成收文编号点击选择编号类别完成收文编号后，点击按钮，收文进入下一步处理流程，收文完成。七、用户如何进行收文处理？收文处理人员登录OA系统，需要处理的收文显示在首页【待处理事项】中：点击进行收文处理点击需处理文件标题，打开收文表单：点击查看公文正文点击正文按钮，可以查看文件正文。在签批意见栏填写签批意见，或点击图标，可进行签名、选择常用词以及合成审批意见。处理意见会自动在收文稿的相应位置同步显示出来，办公室拟办步骤的签批意见显示在【办公室拟办】项中，领导批示步骤的签批意见显示在【阅批意见】项中。收文处理完毕，点击按钮，文件发送至下一步处理人。 说明：如果领导批阅意见中包含科室或者科室成员名称，则科室成员登录OA系统时可在【批办文件】中对该文件进行处理。八、用户如何处理批办文件？相关领导在批示意见中，填写了相关用户的姓名，该文件将出现在该用户的批办文件栏，并需要该用户办理。用户登录OA系统，查看【待处理事项】中的批办文件项：点击列出需要处理的批办文件以下显示了需要办理的文件列表：点击显示文件表单点击查看、签批文件以下是批办文件表单界面，用户可在此查看文件相关信息：文件表单信息查看以下是文件正文界面，用户可查看文件正文内容：文件内容查看点此关闭内容界面，返回上一页面点此填写签批意见如何完成文件办理？用户办理完成文件相关事项后，点击按钮，可填写办理意见：点击完成文件办理在此填写签批意见显示了领导指示意见及文件流程在签批意见区填写相关办理意见，点击按钮，完成文件的办理。文件办理完毕，文件将显示至用户的【收文档案】中。九、收发员如何进行收文分发归档？收发员登录OA系统，在首页【待处理事项】中，打开待分发归档的文件，可查看相关公文信息，如图：查看公文点此归档点此分发收文的内部传阅及对外分发、补发、撤回、归档等操作与发文相关操作相同，详细操作请见：四、收发员如何进行发文编号分发归档？十、收发员如何进行手工收文登记？收发员登录OA系统，在【收文管理】中，点击【手工收文登记】，进入收文登记单界面：输入收文相关信息点击添加文件内容输入收文各相关信息，点击图标，添加文件。点击添加本地文件点击扫描纸质文件如何进行收文编号？点击按钮，弹出收文编号对话框：完成收文编号点击进行收文编号点击选择编号类别完成收文编号后，点击按钮，收文进入下一步处理流程，手工收文登记完成。十一、用户如何发送参阅信息？用户登录OA系统，选择左菜单【发文管理】，点击标签栏【信息拟稿】，进入参阅信息拟稿页面：点击发送参阅信息点击添加信息文件点击选择收文单位输入基本信息内容如何选择接收单位？点击按钮，选择收文单位，界面如下：点击选择某单位点击机构类别点击选中某单位显示该机构下所有单位 选择好收文单位，点击按钮，完成收文单位选择。如何添加信息文件？点击按钮，选择要上传的信息文件：点击选择要上传的信息文件点击选中该文件选择好要上传的信息文件，单击按钮，完成文件上传。选择好收文单位和信息附件，点击按钮，系统自动将公文发送至相关收文单位。如何撤回和补发参阅信息？在【外发文件】管理界面，点击【撤回】按钮，可撤回已发送的参阅信息。点此可撤回已发送参阅信息点此可补发参阅信息参阅文件以黑色文字显示在【外发文件】管理界面，点击【文件外发】按钮，可重新分发文件：点击查看签收情况显示已发单位补发操作与文件外发操作相同。点击可以查看文件各收文单位的签收情况，如图：十二、收发员如何接收、分发参阅信息？收发员登录OA系统，在【收文管理】中，显示了部门待签收公文或参阅信息：点此进行参阅信息签收点击【签收文件】，显示参阅信息表单：分发信息归档参阅信息查看正文及附件点击图标，可以查看参阅信息相关文件并进行阅读：双击查看文件如何传阅参阅信息？在参阅信息表单界面，点击按钮，弹出文件分发对话框，如图：已选用户全不选全选点击移除该接收人员点击选中接收人员点击选择该接收人员点击选中接收人员 说明：1、参阅信息只能进行部门内分发；2、红色标志人员表示已分发的用户，如再次分发，则系统将提示该用户重新阅读该文件。选择好传阅人员，点击【确定】按钮，则文件发送至相关人员进行传阅。发送成功，系统将进行相应提示。如何归档参阅信息？在参阅信息表单界面，点击图标，系统提示如下：点击【是】按钮，将对该公文进行归档。归档完毕，系统将进行相应提示。此时，该公文被归档，并显示【参阅信息】栏目中。十三、用户如何查阅参阅信息？用户登录OA系统，点击【待处理事项】中的【参阅信息】，将列出需要处理的相关信息：点击列出需要处理的文件信息以下显示了需要查阅的参阅信息列表：点此查看参阅文件表单信息点此批量签阅点此选择要批量签阅的信息点此查看参阅信息内容（1）查看处理参阅信息在待阅信息列表界面，点击参阅信息标题，进入参阅信息正文浏览界面，用户可查看文件正文内容：点此关闭内容界面，返回上一页面点此填写签批意见信息内容查看如何完成信息签批？点击按钮，可填写签批意见：点击完成信息签批在此填写签批意见显示了文件流程及处理意见在签批意见区填写相关意见，点击按钮，完成文件的签阅。信息查阅完毕，文件将显示至用户的【参阅信息】栏中。（2）查看信息表单在待阅信息列表界面，点击图标，进入参阅信息表单界面，用户可在此查看文件相关信息：归档参阅信息分发信息查看正文及附件点击图标，可以查看参阅信息相关文件并进行阅读：双击查看文件如何传阅参阅信息？在参阅信息表单界面，点击按钮，弹出文件分发对话框，如图：已选用户全不选全选点击移除该接收人员点击选中接收人员点击选择该接收人员点击选中接收人员 说明：1、参阅信息只能进行部门内分发；2、红色标志人员表示已分发的用户，如再次分发，则系统将提示该用户重新阅读该文件。选择好传阅人员，点击【确定】按钮，则文件发送至相关人员进行传阅。发送成功，系统将进行相应提示。如何归档参