会议管理规定征求稿.doc

规定征求意见邮箱（598062598QQ.COM）截止时间：2011年6月1日江 西 鑫 瑞 汽 车 发 展 有 限 公 司文件名称制订人谢增强批准制订日期2011-5-22页数6/6会议管理规定执行日期1. 目的为加强公司会议的稳定性与高效性,增加对各种会议有效管理,提高会议室使用效率,特制定本管理规定。2. 适用范围2.1本规定适用于本公司各部门。3. 定义3.1会议室定义：董事大会议室、培训会议室、各部门小会议室。4. 职责4.1人事行政部为公司级会议管理的归口部门，各部门为相关会议管理的归口部门。4.2人事行政部是公司会议室使用管理的归口部门。5.会议内容5.1年度会议5.1.1年度会议在每年一月份召开。5.1.2会议地点：另行决定。5.1.3会议流程：总经理主持并致辞；各部门作上年度工作总结及下年度工作计划，用PPT形式展示。部门轮流顺序按：财务部、人事行政部、市场部、销售部、售后部、信息部；下年度公司级工作重点及工作计划安排（总经理指示）。由总经理或副总对各部门下年度的工作做总结并提出要求。5.2财务分析会议5.2.1财务分析会议每月28日（遇休息日延后）召开；5.2.2会议地点：原则上在公司会议室5.2.3会议流程：财务部负责会议的主持；回顾上次会议纪要及本月公司经营状况、财务状况，参加会议人员按需要另行通知；由总经理或副总对各部门下年度的工作做总结并提出要求。5.3部门经理例会5.3.1部门经理例会每单周五上午9：00召开5.3.2会议地点：原则上在公司培训会议室5.3.3会议流程：总经理负责或委托人主持会议并回顾上次例会的情况各部门经理人阐述上两周工作的执行情况以及下两周的工作重点，工作中需要协作的部门，以及对协作部门的要求。部门轮流顺序按：市场部、销售部、信息部、售后部、行政人事部、财务部； 总经理或副总对各部门下两周的工作做小结并提出要求。5.4部门周例会5.4.1各部门周例会每星期固定时间、地点召开，详见部门周例会安排表。5.4.2会议流程：部门周例会由各部门负责人主持部门人员回顾上周计划完成情况，以及下周工作计划，并指出存在的问题和遇到的困难并探讨出解决方案。部门经理安排下周的工作。5.5业务例会管理5.5.1早会、夕会、周会、月会早会可由销售经理或销售主管以全体会议或分组会议的形式召开n 会议可强调当日工作计划和工作重点n 会议时间不宜太长夕会由销售经理主持召开，总结当日工作完成的情况n 对当天的工作进行总结，提炼较好的做法并时行推广。n 找出工作中出现的问题并提出改进计划（采用PDCA循环）。n 对重点客户、重大投诉详细记录，确定工作计划、解决方案和责任人，并对结果进行跟踪；对客户满意的最佳案例，总结经验，推广应用。n 制定和评审第二天的工作计划和重点。n 会议时间不宜太长。周会由销售经理主持召开（总经理可视自身状况参加与否）n 回顾、总结过去一周的工作及预估绩效达成的差异。n 提炼较好的做法并进行推广，对未完善的工作进行分析评估并找出改进方案。n 制定下周的工作计划。月会由总经理主持召开，各部门经理参加n 回顾、总结过去的一个月的工作。n 对当月的工作进行总结，提炼较好的做法并进行推广。n 对未完善的工作进行分析评估并找出改进方案。n 制定下月的工作计划。5.6会议纪律：5.6.1按时参加会议，不许迟到。如有迟到现象，按10元/次扣罚当事人；5.6.2有事必须提前向会议主持人请假，未按规定请假或请假未批准，不到会者每次罚款50元（因公出差者除外）；5.6.3将手机调整到振动档。如有手机铃声响起，按10元/次标准扣罚当事人；5.6.4会议期间，原则上不许接听电话。如确有必要需接听的应走出会场，不得影响会议正常进行；5.6.5不能在会议室嬉笑打闹，保持良好的会议形象；5.6.6正确使用投影仪、白板等会议设备。5.6.7保持会议室的清洁，会议结束后应自行整理会场。要求如下：桌椅、电源线放置原位投影仪、空调、灯关闭白板擦拭干净，白板笔和板擦放置原位与会者所用文件、产品等全部带走5.6.8行政经理在会议室使用完后进行检查，如发现会议室未按要求进行整理的，由人事行政部对该会议组织者处罚金50元。5.7.会议室预约管理5.7.1各部门根据工作需要接待客户、召开会议、学习、培训等使用会议室必须提前一天，向行政经理预约，行政经理做好登记并及时指出是否有时间冲突。5.7.2销售部每月提供会议清单给人事行政部，以便行政经理能充分利用公司会议室资源，并合理安排。5.7.3一般情况下按先预约先使用的原则，如遇特殊情况（重要客户到访、需紧急召开的会议等）行政经理应立即通知相关部门做出调整。5.7.4若会议须延长时应及时通知行政经理，由行政经理告知相关部门并做好会议时间调整。6 相关文件6.1公司管理制度7 相关表单7.1会议室使用申请单7.2会议记录会议室使用申请单申请日期： 年 月 日 NO：申请部门部门领导审核会议日期会议时间会议主题参会人数申请部门联系人电话安排情况（行政经理填写）会议服务投影电脑白板音响其他注；会议室的使用严格按照会议管理规定考核，会议结束后空调、电脑、投影、话筒未关处罚：20元/项；会议椅摆放不整齐处罚：10元/次；茶水未处理处罚：10元/