《办公用品制度》word版.doc

文件名称办公用品管理制度文件编号YD/QW08-08版次A/0页码第 2页共 4页1.0目的为规范办公用品及劳保用品的申购、领用流程，减少浪费，降低管理成本。2.0范围 适用于所有办公用品及劳保用品的申购、领用、交接等流程，包含文具、纸张等文案用品，卫生清洁用品、医药品、办公桌椅、档案柜等办公器具，传真机、电脑、复印机等办公设备，电扇、空调等办公用的家电设备等。3.0定义 消耗性办公品：特指笔、打印纸、传真纸、订书针等不可循环使用的办公用品（亦包括回形针等小件可循环使用的物品）。 劳保用品：因生产环境特殊要求而必须在作业场所穿戴，或为保护员工作业期间不受伤害而必穿戴的衣、手套等必备物品。4.0权责 4.1行政人事部：负责办公用品的验收、审批领料单及劳保用品配备标准的制定，劳保用品的掌控。 4.2总经办：负责超过500元以上物品请购的审批。 4.3各部门：负责统计本部门办公用品的用量，并准时提交申请，负责本部门物品的领用、保管。5.0内容及要求 5.1办公用品的申请 5.1.1各部门需在每月25日至月底统计出下月所需文具，列入当月办公用品申请表，经本部门经理审核签名之后，在下月1日前交行政人事部经理审批。 5.1.2为避免采购错误引起不必要的浪费，办公用品申请表上必须清楚注明所需物品的名称、型号规格、数量、单位，为便于上级审批，还需注明具体用途及使用者。 5.1.3采购申请经行政人事部审批交总经理批准。 5.1.4原则上每月的办公用品只在月初集中一次性采购，如月中临时急需申请办公用品时，由仓库清查库存后，确无库存的，由请购部门提交书面申请，申请及审批流程按5.1.1、5.1.2、5.1.3的要求进行。 5.2办公用品的采购 5.2.1所有办公用品归于采购部门进行采购。供应商及各种物品的报价必须经总经办进行审批，具体参照采购管理程序的要求进行，原则上按照“物优价廉”的标准择定供应商。 5.2.2办公用品申请经审批后，行政人事部应在5天内完成采购，特殊情况允许延迟三天。 5.3办公用品采购回厂后由行政人事部进行验收，验收合格入库，若不合格则退回供应商处要求退换，如供应商无法提供合格产品，或一个月内累计三次验收不合格者，则更换供应商（关于供应商的考核参照采购管理程序的规定进行）。 5.4办公用品的领用 5.4.1由各部门派员到行政人事部写领料单，凭单到材料仓库领用。 5.4.2部分消耗性物品由行政人事部根据日常用量做少量库存，领取消耗性办公用品时可以“以旧换新”。5.5行政人事部应对各办公室职员建立个人办公用品领用档案，即个人办公用品统计表，以便于固定 资产盘点或离职交接。但消耗性物品不记入档案。 5.6办公用品管理 5.6.1所有办公用品都属公司财产，员工不得挪作私用。大件办公用品（电脑、复印机、传真机等）必须指定专人进行管理和监督，并定期进行清洁、维护及保养工作。文件名称办公用品管理制度文件编号YD/QW08-08版次A/0页码第 3页共 4页5.6.2因人为原因恶意导致办公器具、设备损坏的、造成报废或丢失的，由责任人赔偿相关损失外还将按照员工奖惩管理制度进行处罚。5.6.3离职人员物品可将其交接给接替人员或将物品退回行政人事部（物品由行政人事部清点后根据相关制度交仓库），行政人事部根据个人办公用品统计表确认无误后，签署其离职申请单； 5.7劳保用品管理 5.7.1由行政人事部根据各个岗位的工作性质制定劳保用品配备标准，明确规定需要配备劳保用品的岗位，所需配备物品名称、数量以及更换周期。5.7.2所有劳保用品由采购部负责采购，由行政人事部负责发放和统计。 5.7.3所有劳保用品只根据劳保用品配备标准的规定来发放，各员工负责管理本人的用品，应保持其干净、完好。为确保产品质量，不允许穿戴脏、烂、坏的劳保用品进入工作场所。 5.7.4员工所领用的劳保用品达到规定的使用时限时，持旧物到行政人事部“以旧换新”。 5.7.5如员工的劳保用品未达到规定时限已经出现破损的情况由员工执行购买，特殊情况由部门经理签字增加发放数量。6.0 流程 见附件7.0 相关文件及表单 7.1劳保用品配备标准 7.2办公用品申请表 7.3办公用品领用登记表 7.4个人办公用品统计表文件名称办公用品管理制度文件编号YD/QW08-08版次A/0页码第 4页共 4 页办公用品管理流程各部门提交申请审核/审批确定供应商物品采购物品验收YES入 仓领用/日常维护NO每月月底编制下月所需办公用品计划。下月1日前交行政人事部。如月中临时需申购，也需提交书面申请。每月办公用品申请表需由申请部门的经理审核，行政人事部经理审批，由总经办准批。计划外的申购同样需经过审批。办公用品申请表经审批通过后，由行政人事部进行采购。行政人事部应遵循采购管理程序的规定择定供应商。办公用品、劳保用品由采购部负责采购。物品回厂后应由行政人事部负责验收，如产品合格则入仓；如不合格则交供应商退换，或更换供应商。物品验收合格后登记入仓。领用办公用品/劳保用品需签名进行登记，行政人事部应建立使用者档案，以备清点或离职交接。大件办公用品需按规定定期进行维护保养。 劳保用品配备标准NO部门岗位所需配备物品及数量更换周期123 456789101112131415161718编制： 审核： 批准：个人办公用品统计表姓名部门岗位NO物品名称型号数量领用日期备注1234567891011121314151617181