物品采购管理制度.doc

华龙物业管理有限公司物品采购管理制度为加强物业公司物品管理，确保对物业的正常维修保养，给业主提供良好的服务，物业公司需采购、储存各种工具、备品、备件、材料的原料等物品。依据工作中的实际情况，特制定物品申购、采购、入库、储存、出库、借用、归还、使用及报废程序。示意图如下：入库储存使用采购借用报废出库归还申购品种设置借用和归还入库单借用人入库物品金额查询品种查询出库出库单仓库管理物品有效期一、物品申购制度和程序物品申购制度是为了确保以最少的物品储备来满足物业维修保养的需要，尽可能地压缩库存，防止积压，提高资金和仓库的利用率。1、根据库存情况和日常维修的消耗记录，设立常用的消耗物品数量，一般以一个季度的消耗量的二倍。2、各部门将所需物品填采购单，逐级签字（管理处主任、办公室、副总经理、总经理）批准后，交由物业行政办公室，统一进行采购或由部门工作人员购买。二、物品采购制度物品采购制度是为了在保证质量的前提下，采购物美价廉的物品。1、采购人员由2人以上组成。在采购物资过程中，要做到货比三家，在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，并注明采购时间、地点，便于公司核实。2、所有发生的费用支出，经办人都要以书面形式进行事前请示，填写采购计划单，注明预购物品的使用处，如遇特殊情况，应提前电话请示，并及时补出采购计划单。凡不符合规定的费用支出，财务人员有权不予受理。3、员工应以公司利益为重，杜绝有损公司形象及利益的行为，避免由于个人的不理智行为，违反公司制度。4、公司财务部有权利及义务对当月报销的物资采购、各项费用的票据进行抽查、核实，办公室予以协助。如经核实，报销额与实际发生额存在差异，经办人无法做出合理解释的，无论金额大小，公司将对经办人予以辞退处理。5、遇紧急情况急需的物品（200元以下），在得到公司经理同意下，可临时豁免，事后补填临时采购计划单且写明原因。6、若是业主指定或安排的采购，需得到业主负责人的书面指令，并保存归档备查。7、凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，征得使用人同意后，才可进行采购或定制。三、物品入库制度物品入库制度是为了确保采购物品的质量，办理完备的入库手续。1、入库时需登记的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期及类别等于入库本上，并要与明细、发票相吻合。2、入库时需开箱/盒查验物品的质量，若仓库保管员无法把握时，可请使用人协助，并对查验的物品签字认可。3、仓库管理员或物品管理员需将验收入库的物品分别堆放、编号。4、所有的设备可不进入仓库，但入库、出库的手续须参照物品同样办理。5、采购的设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交办公室档案管理员处统一存档，安装和使用人员需阅用这些资料，可办理借阅手续。四、仓库储存管理制度仓库储存管理制度是为了确保仓库储存物品的质量。1、物品在仓库内储存，应按不同种类分别堆放。物品要先进先出，定期翻堆，当需使用时可快捷提出。2、仓库保管员要注意防火防盗，确保所有物资的安全存放。3、保管员要对仓库的物品做到经常检查，对保存时间长的物品要主动向部门领导反映情况，对破损的或超保质期的物品应及时提出处理意见。五、仓库管理制度仓库管理制度是为了确保仓库储存物品的安全。1、仓库系物品保管重地，除仓库管理人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经许可不准进入仓库。2、因业务、工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，必须办理入仓登记手续，记录进入仓库的时间、人员、事由及离开时间等，进仓要有仓库管理员或部门主管陪同，不得独自进入，凡进仓人员工作完毕，出仓时应主动请仓库管理员检查。3、一切进仓人员不得携带火种、背包和手提袋等物进入仓库。4、仓库周围及仓库办公地点不得会客，其它部门的职工不得围聚闲聊。5、仓库内堆放易燃易爆物品（如柴油等）需采取相应的措施，符合消防规范。仓库内不得存放私人物品。六、工具的借用制度工具借用制度是为了确保正常使用。工具借用按时间分可分为临时借用和长期领用，长期领用又可分个人领用和公共领用。1、临时借用工具，由使用人填写临时借用工具表（附表），经批准后，向仓库管理员申请领取，并在员工工具借用登记本上登记。在交还时，应在该表上写明交还时间并签收，签收时应检查工具及其附件是否完好无损，若发现问题立即登记，并向部门负责人反映。2、个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请， 经部门负责人批准后到仓库领用，并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开公司时交还，仓库管理人需作签收记录。3、公共领用工具由主管工作的负责人或领班申请，部门负责人批准后，到仓库办理领用手续（附表），领用后由申请人或指定专人负责保管。4、工具调换原则上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明原因，向上一级领导报告，属人为的丢失和毁损，由责任人按当时工具的价格赔偿；属长期使用正常磨损或损坏，金额在300元以内由部门负责人负责办理报废手续；金额在300元以上的物品由部门负责人以上至副总经理、总经理批准同意后方可办理报废手续。5、工具一律不得带出物业，特殊情况经部门领导批准后，办理正式手续后方可借出。七、物业领用制度物品领用指除工具以外的备品、备件、低值易耗品及设备等领用。1、工作人员到仓库领料之前，先要填好物品领料单（附表），注明数量、规格、名称、施工内容、安装位置等，经部门负责人批准后到仓库领取。2、物品领用一般原则上以旧换新，但在实施过程中可先领后交，若发生多领，应主动归还。3、若施工中确需新增的物品，被盗或遗失的物品，需在领料单上注明，经部门负责人批准后备案。八、物品报废制度物品报废制度是为了明确物品报废程序。1、水电工程负责人对所有设备除加强日常运行、维修和保养等工作外，还应认真做好设备、材料的更新工作。2、工作人员以旧换新的旧料，如灯具、阀门和矿棉板等集中到一定数量作报废处理，对有回收利用价值的金属、塑料可集中送至废品回收站，所得款项交财务入帐。3、申请设备报废，经工程部负责人同意后，填写“固定资产报废鉴定书”，经财务部和物业经理、副总经理、总经理同意后方可报废；若设备价值超过人民币5000元，还需报业主或业主委员会审核后方可报废。4、设备报废需符合下列情况之一：1）经专业技术人员预测，继续大修后技术性能仍不能满足工作要求，并且大修需要费用相对更新设备较多的。2）严重影响安全，又无法改造，继续使用可能引起事故的。3）严重污染环境，危害人体健康，进行改造又不经济的。4）其它需淘汰或更换的设备。5）对仓库中发现因过期、损坏和老化不能使用的物品，仓库管理员应定期向部门负责人提出申请报废，金额在100元以内由部门主管办理报废手续（附表），金额在100元以上300元以内由管理处主任负责办理报废手续；金额在300元以上的物品由管理处主任以上至副总经理、总经理批准同意后方可办理报废手续。有关人员需吸取教训，在以后的采购中应加以避免。九、物品盘点制度物品盘点制度是为了确保仓库内储存的物品与账面物品余额相符，并为采购提供依据。1、为及时反映库存物品的数量，配合编制采购计划，节约使用资金，仓库管理员应每月编制仓库物品申请表送交部门负责人，每季盘点一次，对照实物和仓库存货记录本上的余额数量是否相符。2、仓库管理员应定期盘点库存，发现升溢或损缺，应寻找原因，并写出盘盈、盘亏报告，若差额严重，仓库管理员应承担相应责任。3、仓库、物品管理员应制定最高的物品储备量和最低的物品储备量的具体定额，数量上不能把握的需请有关人员协助。根据库存情况及时向有关人员和领导提出申购计划，避免物资积压或短缺而影响物业的维护保养。4、仓库内的各种物品应做到帐、物、卡三相符，工程部经理需监督库房的情况，防止物品过多、过少、损坏或过期等情况。文员工作职责1 协助办公室日常服务，行政管理等各项文秘工作及事务。2 接听客人电话并解答一般询问，做好留言。3 协助安排办公室和各项管理会议，并做好会议记录。4 接收及签发各类工作文件，及时送经理审阅。5 保存整理各项工作档案及文件。6 负责办公室文件打印、复印等文秘工作。7 做好内部文件传递及信息沟通工作。8 保持办公室区域清洁、整齐。9 每日下班离开办公室之前，注意将电脑、电灯、空调等电源关掉，保障安全。10、注意本人仪表、着装整齐，严格遵守小区各项规章制度。服务部各岗位职责一、定岗8人财务：2人 厨房：4人（厨师2人，帮厨2人）餐厅服务员：1人 健身房服务员：1人二、职责餐厅服务员岗位职责1、服从领导，做好餐前准备工作，严格执行操作程序、服务程序和卫生要求，努力提高服务质量和工作质量。2、主动、耐心、热情安排客人用餐，及时更换餐具、烟灰缸，及时清理桌面，团结协作，礼貌、周到地完成接待任务。3、每天上班第一件事打扫三个包间及小棋牌室的室内卫生（包括门、窗、餐桌、餐椅、餐具及摆放物品；要“手勤、腿勤、眼勤、口勤”、“手快、腿快”做到地面清洁无杂物，桌面整洁，餐具摆放整齐，门窗干净光亮，摆放物品整洁、无灰尘。4、上班时要精神集中，不准几个人凑在一起闲谈，不准做与工作无关的事。5、遇到客人投诉应立即报告上级主管，尽量满足用餐客人的合理要求。健身房服务员岗位职责1、掌握健身房的基本操作知识，负责健身房的接待工作，并做登记工作。2、负责维护健身房设备的正常运行，如发现问题，应及时上报，每天按规定准备好娱乐用品，需要补充的用品，应及时报告部门主管。3、负责健身房内卫生（包括门、窗、健身器材、桌、椅及摆放物品），每天早、晚打扫两次，做到门、窗干净光亮，健身器材及摆放物品干净无灰尘，地面干净无杂物，申述布、椅子干净、摆放整齐。4、熟悉业务、认真、准确地按客人要求，安排客人健身。5、遵守公司各项规章制度，以良好的精神面貌开始每一天工作。餐厅厨师岗位职责1、负责对各种食品的加工制作，保证食品质量。2、树立主人翁精神，严把采购质量、价格及数量验收关，降低成本费用支出，并负责饭菜成本的核算工作。3、服务周到，礼貌待人，遵守作息时间，准时开餐，不擅离职守，不脱岗、串岗，服从分配，按质、按量，按时烹制饭菜，做到饭菜可口，保质保鲜。努力钻研业务，提高烹饪技术。4、遵守安全操作规程，正确使用权操作工具，合理使用原材料，节约用水、电、煤气等原料。5、严格遵守公司的各项规章制度，搞好厨房、餐厅卫生，保证不让用餐人员吃异味食品，防止食物中毒。餐厅采购人员岗位职责1、为加强餐厅管理，保证采购质量，堵塞漏洞，应与厨房密切联系，掌握原材料需求情况和实际用量、种类、依据计划，保证适时、适量、适质、适价地完成采购，确保餐厅供应。2、坚持原则，采购验收后的物品，票据必须与食品的数量、价格、品种相符。3、严格遵守财务制度，原则性要强，要增加采购的透明度，不购劣质物品，按规定携带现金，严禁弄虚作假。4、厨房应每四天购买一次肉类食品（由厨师和采购人员一起），青菜食品列写计划单，到固定菜场购买。5、购进的原材料实行集中保管，分组按计划领料，干货、调料品按月计划统一采购。（海鲜、烟、酒、饮料等统一采购、保管。）6、所有统一保管的原材料要建立明细帐，严格进出库手续，每月盘存一次进入核算。严把采购质量和价格关，要了解市场行情，随行就市，采购批发、便宜质优物品，坚持原则，不购人情物品，采购价格数量经验收与市场和实际不相符，查明原因，追究责任。7、采购的数量与质量由厨师、保管、采购当面共同验收，当即填写购货单据签字，做到帐物相符。8、积极完成上级交办的各项临时性任务。保管员工作职责保管员管理范围：干货、调料、其它物品等。1、掌握厨房、餐厅供需情况，为周、月采购计划提供依据，避