浅谈商务英语信函写作技巧与原则.doc

浅谈商务英语信函写作技巧与原则摘 要国际商务英语信函写作是一种要求很高的专业写作技巧。不仅要求英语水平高，而且对国际商务的专有词汇要熟练掌握，只有经过专业训练之后，才可以解决有时虽然知道汉语的专业词汇，却不知道如何用英语来表达的问题。随着国际贸易进一步发展,国际商务往来日益密切。在频繁的商业贸易往来中,商务信函就成为了必不可少的重要环节。商务英语信函是商务人员同世界各地开展进出口贸易时用来洽谈交易、联系业务的一种应用文件,从建立贸易关系到一项交易成功,这期间的大量书面磋商工作都是通过商务英语书信实现的,是买卖双方进行磋商的重要手段。国际贸易的迅猛发展,商务英语逐渐显示出自己的语言特征。各种各样的函电来往成为商务交际是否顺利进行的重要环节。在商务英语写作中,为了实现达成商务合作的目的,需要遵循礼貌原则,使之语气委婉,措辞得当,有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。商务英语书信是指交易时所使用的通信手段。它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。商务英语与其它专业或行业英语相比,包括其书面语和口语,有其共同性,也有其不同的特点。学习和了解商务英语的常用专业术语、习惯用语、句型和语言风格,对涉外商务活动有重要意义。关键词：商务英语 专业英语 英语水平 目 录1 引言12 商务英语信函语篇的写作技巧13 商务英语信函写作的基本原则23.1商务英语信函写作的礼貌原则33.11 礼貌原则中的六准则33.2 商务英语信函中的简洁原则43.3 商务英语信函中的语言特征64 提高商务英语信函写作能力原则7参考文献致谢 1 引言国际商务英语信函写作是一种要求很高的专业写作技巧。不仅要求英语水平高，而且对国际商务的专有词汇要熟练掌握，只有经过专业训练之后，才可以解决有时虽然知道汉语的专业词汇，却不知道如何用英语来表达的问题。随着国际贸易进一步发展,国际商务往来日益密切。在频繁的商业贸易往来中,商务信函就成为了必不可少的重要环节。商务英语信函是商务人员同世界各地开展进出口贸易时用来洽谈交易、联系业务的一种应用文件,从建立贸易关系到一项交易成功,这期间的大量书面磋商工作都是通过商务英语书信实现的,是买卖双方进行磋商的重要手段。国际贸易的迅猛发展,商务英语信函逐渐显示出自己的语言特征。各种各样的函电来往成为商务交际是否顺利进行的重要环节。在商务英语信函写作中,为了实现达成商务合作的目的,需要遵循礼貌原则,使之语气委婉,措辞得当，有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。商务英语信函作为商务活动中相互交流的一种重要方式在国际商务交际中起着重要的作用。目前，中国与世界各国的经济贸易往来日益频繁,商务英语是国际商务活动中通用的一种专门用途语言,是对外经济活动中的重要工具，商务英语函电则成为各国之间相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等商务活动的重要媒介。2 商务英语信函语篇的写作技巧 商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些 ,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范 ,具体表现在内容结构与语言运用等方面。 1.要选用常用的四部式的正文结构，通常商务信函由四部分组成 ,即引言(introduction)、详情(details)、应答(response)和结束语(close) 。第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌 ,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文 ,而不是开门见山谈具体的事情 ,以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有: thank you for your letter dated.we learned that you are interested in doing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项 ,应该按照主次顺序分几个段落进行说明 ,通常是一个段落说明一个事项;同时 ,在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。第三部分是应答。该部分是第二部分的延续 ,可以是要求对方确认、 答复或寄来价目表 ,也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文,是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是,所有的结束语必须与正文的内容相吻合,否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价,可以说: “your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有:we await your favorable reply with great interest .if you need any further information , please let us know. as the market is of keen competition , we recommend our immediate acceptance.2.要善于使用商务信函中的习惯用法。商务信函中的很多习惯用法 ,包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语 ,如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外 ,还有很多 ,如报实盘的时候常这样表达:we offer you firm subject to your reply by 5 p.m. our time , monday ,3rd.oct .当认为对方价格太高时通常的表达有:your price is found on the high side. your price is prohibitive. your price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达:the terms of payment are by l/ c available by draft at sight .the terms of payment are l/ c payable against draft at sight . the terms of payment are by l/ c available by sight draft .类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中,形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语,这些已被商界广泛接受,我们只需平时多留意、多积累,就可以得心应手地撰写商务英语信函了。3 商务英语信函写作的基本原则对于写好一封商务信函起着很重要的作用。我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。商务函电应用词精确、措辞礼貌、主旨清晰、表述完整、言简意赅、详尽具体、语气委婉来塑造良好形象,争取并保住新老客户,以求更好的经济效益。国际商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。它反映了买卖双方所处的不同的文化、社会背景，代表了双方各自的利益。商务信函不同于私人信函，商务信函更为正式并且可以成为买卖双方商务往来的法律凭证及解决争端的法律依据。商务信函也不同于国家机关、企事业单位等使用的便函，商务信函具有其自身独特的文体特征和语言特点，对语言的准确性和规范性要求更高。随着全球经济的发展及我国对外贸易的不断扩大，商务英语信函在国际贸易中的地位也越发重要。商务英语信函的质量好坏直接影响到收信人对写信人的第一印象，甚至影响到生意是否成功。内容准确完整是指用正确的语言，准确完整地把信息传递给对方。这就要求商务工作者多花时间和精力学习，掌握商务英语的语言特点和使用技巧。传递给对方的信息应该准确。有时，一个小小的错误会导致整笔交易的亏损，甚至影响双方的贸易关系。尤其是当交流的信息具有合约的性质时，应特别注意其内容的准确性。如遇数字，应反复核实；如有长句，应注意其逻辑关系。同时，传递给对方的信息应完整。你明确了要表达的想法时, 要注意选用清晰、简单的词语, 准确无误地表达你要传达的信息。避免用一些复杂、深奥的词汇。有些写信人认为复杂、深奥的词汇会让信件看起来更有水平, 更重要些。然而, 复杂的词汇会增加对方读信的难度,甚至引起理解上的误会。通常, 商务英语函电的撰写适合采用简单易懂的词汇。不同文化背景的人进行交际的过程是跨文化交际。不同的民族有着不同的历史背景、风俗习惯、风土人情和文化传统，因此，在书写国际商务信函时必须了解本国与异国的民族文化差异，并设法使这些差异在书写过程中消失，同时在目标语中找到准确的词语。3.1商务英语信函写作的礼貌原则礼貌原则概述礼貌本身是日常生活行为中具有道德和伦理意义的一项行为准则,包括人们为维护和谐的人际关系所做出的种种努力。礼貌这一概念一旦进入到语用研究领域,就有其独特的理论内涵。从语用学的角度分析, 礼貌原则是在合作原则的基础上产生的。言语交际中礼貌策略只是一种手段,使用礼貌策略这一手段的真正目的是为了更好地达到交际目的,满足人们的面子需求。商务英语函电用语上的语用礼貌色彩，商务英语函电产生并服务于国际商务活动,贸易双方通过往来函电进行贸易磋商,建立和维系良好的合作伙伴关系,促进公司业务的开展,加深真挚和谐的友情,最终达成交易。因此,英文函电在遣词造句、行文方法、表达风格、意义和内涵方面都具有商业韵味,讲究语言策略,注重语言的得体性,运用富有感情的、礼貌的用语来表达最诚挚的态度,运用温和委婉的语气来表达最真诚的合作意愿,避免向对方直接命令。礼貌原则是商务活动顺利开展的内在要求和取得商务交际成功的关键,是建立和睦合作关系的基础。将礼貌原则理论导入商务英语写作研究中,规范商务信函语言的使用,具有特别重要的意义,一封彬彬有礼、措辞得体的商务信函能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象,从而乐意与我方合作,带来无限的商机。一封礼貌欠佳、用语不当的信函会给公司带来负面的评价,毁坏公司的良好形象,使公司丧失生意。如能重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,使对方产生令人愉快的感觉,就能促成和扩大对外贸易。3.11 礼貌原则中的六准则礼貌原则包括六条礼貌准则:(1)策略准则:使他人受损最少,使他人受惠最大;(2)宽容准则:使自身受惠最少,使自身受损最大;(3)赞誉准则:尽力缩小对他人的贬损,尽力夸大对他人的赞扬;(4)谦虚准则:尽力缩小对自身的赞扬,尽力夸大对自己的贬损;(5)赞同准则:尽力缩小自身和他人之间的分歧,尽力夸大自身与他人之间的一致;(6)同情准则:尽力缩小自身对他人的厌恶,尽力夸大自身对他人的同情。在六条准则中,策略准则和宽容准则,赞誉准则和谦虚准则是分别成对的,如果一句话遵循了其中之一,那么它必然也遵循另一条准则。语用学中的礼貌原则并非只在口语交际中适用,同样也适用于书面交流。礼貌原则是贯穿商务语言交际活动的基本语用准则,是商务活动的必然要求。因此,在贸易交往中,我们要注意运用语用学的礼貌原则来指导各类商务信函的写作。策略准则和宽容准则，策略准则是礼貌原则中最根本的一条准则,“策略”是礼貌的根本,礼貌地使用语言就意味着策略地使用语言。在商务交际活动中,人们不可避免地会对贸易环节提出自己的要求和建议,希望对方能够欣然接受。从礼貌原则的策略准则和慷慨准则来看,向对方提出要求实际上有可能使对方蒙受损失,所以要特别讲究语言的措辞,选择适当的句式来表达我方的要求,否则很可能会遭到拒绝。谦虚准则和赞誉准则,谦虚准则要求尽量多赞扬对方,减少对对方的贬损。在其原则指导下,商务写作中通常采取礼貌的策略技巧,突出对方的本位,体现尊他性。即将自己置于对方的立场上,充分考虑对方的利益、需求、愿望,了解对方的处境,真正做到尊重、体谅、赞誉对方,避免居高自傲。赞誉准则是一种满足听话人积极面子需求的积极策略,它是利用赞美语、恭维话引起对方的注意和兴趣的表达方式。在商务英语信函中,恰当的赞誉之词和肯定句法会赢得对方的好感和信任,增加贸易达成的机率。赞同准则,赞同准则要求尽量减少双方的分歧,尽量增加双方的一致。在商务交往中,双方难免会有分歧,如拒绝对方的报价,退回对方的订单,提出索赔等等,这些情况都是不可避免的,也就是要向对方传递负面的信息，由于这类信息通常会涉及到指责对方,产生了冒犯对方的可能性,因此在写作中要注意措辞,不要正面直接拒绝,要选择缓和型模糊限制词或较为圆滑委婉的表达方式,婉言拒绝。如运用“i believe, i think, i guess”等引导性词组,使语气委婉含蓄,更容易使对方接受。也可以使用有隐含意义的句型表示拒绝,尽量多的使用正面表达，避免反面的、否定的表达,试图与对方拉近心理距离,避免引起对方的不悦情绪,伤害对方的面子。同情准则, 同情准则要求站在对方的角度考虑,替对方着想,理解对方所处的困境。当对方发生不幸或遭受损失时,向对方表达遗憾或同情之意,并且给以美好的祝福,这种表示深切慰问的信函能让人感激,彰显礼貌和诚意。我们在商务英语写作中常常用“it is a pity that,we are regretful/distressed, we are sorry”等句型来表达对对方的同情与支持。3.2 商务英语信函中的简洁原则因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而啰嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。一、 压缩篇幅，删繁就简；开头直接告诉对方写信是为了回复的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。第二部分商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。第三部分：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。二、避免客套罗嗦、语义重复。如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的啰嗦的字句。三、给“臃肿”的段落“瘦身”。在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于心理上的原因感觉你在啰嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。四、句子精练，避长就短。句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。五、词汇运用，力求简明。词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。善于运用动词。笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。避免不必要的重复。必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。避免使用陈旧的商业术语。每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。英语的行话既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是术语的文章。善于运用缩略词和缩略语。在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。 3.3 商务英语信函中的语言特征语言特征，1.词汇特征，(1)措辞明了、礼貌，商务信函在其词汇选择上，遵循明了与礼貌的原则。要准确传达商务交流的内容，应该尽量选择简短或词义相对单一而稳定的词，例如用“use”取代“utilization”，用“try”取代“endeavor”等。在词义色彩方面，商务英语信函用词正式，礼貌用语颇多。收到对方的询盘、报盘、或订货等，不管能否接受，都要以礼貌的语言来表示诚挚的谢意，可以使用以下词汇如像appreciate，please，thanks等。(2)缩略语使用较多，商务英语信函中多使用一些约定俗成的缩略语，这些缩略语定义准确，在商务信函中的使用相当的广泛,涉及到贸易价格术语、运输、支付与结算等。例如常用的缩略语有:fob(freeonboard)“装运港船上交货”，cif(cost，insuranceandfreight)“到岸价”，l/c(letterofcredit)“信用证”，d/p(documentsagainstpayment)“付款交单”等。2.句式特征，商务英语信函的语篇主要是提供信息的,陈述句使用得最多，它广泛运用于叙述、解释或说明外贸交往业务的各个方面，用来说明事实，虚拟句使得语气委婉客气，在商务英语信函中使用较多。3.衔接手段特征，衔接作为一种语义关系,在具体的语篇中主要体现为语法衔接手段（包括指称、省略、替代、连接等）和词汇衔接手段（包括重现、搭配等）。商务英语信函常用语法衔接手段中的一些连接词组来使得上下文连贯。例如,表示次序的连接词组有first，second，then，next，after，finally；在这个商函语篇中，表示转折关系连接词如however与instead的使用使得语篇的逻辑关系清晰。例如像一些词组“apurchaseorder”，“acompleteorder”，“apartialorder”中“order”一词的重复出现所形成的重述关系则是采用一种词汇衔接的手段使得语篇达到连贯。然而从另一方面来讲，order一词反复出现而文中始终未使用代词it来代替order，这主要是为了避免误解，使得意义表达更准确。商务信函中通常为了使行文准确，对指称、省略和替代这些