2011大禹电气企业资源计划-需求分析报告 .doc

大禹电气企业资源计划（ERP） 需求分析报告需求分析报告 2011 年年 7 月月 29 日日 文档信息：文档信息： 文档状态：文档状态：初稿 文件名：文件名：大禹电气 ERP 需求分析书.doc 项目编号项目编号DYDQ001 文档编号文档编号XQ002 文档流程：文档流程： 流程流程修改情况修改情况姓名姓名职务职务联系方式联系方式 文档修改历史：文档修改历史： 版本号版本号修改情况修改情况日期日期作者作者 相关会议及讨论：相关会议及讨论： 主题主题类型类型日期日期参与者参与者相关文档相关文档 目目 录录 大禹电气企业资源计划（大禹电气企业资源计划（ERP）1 1前言前言.5 2大禹电气管理需求及问题分析大禹电气管理需求及问题分析.6 2.1工作量大、效率低工作量大、效率低6 2.2进度跟踪难进度跟踪难8 2.3协同反应慢协同反应慢10 2.4分析改善差分析改善差12 3大禹电气大禹电气 ERP 总体需求总体需求.15 4大禹电气大禹电气 ERP 详细功能需求详细功能需求.18 4.1大禹电气大禹电气 ERP 系统平台需求系统平台需求18 4.2大禹电气大禹电气 ERP 业务功能需求业务功能需求19 4.2.1.基础资源支撑体系.20 4.2.2计划反馈控制体系.24 4.3经营业务运作体系经营业务运作体系27 4.3.1销售管理运作体系.28 4.3.2生产管理运作体系.31 4.3.3采购管理运作体系.33 4.4经营改善分析体系经营改善分析体系37 4.4.1库存管理改善分析体系.37 4.4.2质量管理改善分析体系.40 4.4.3财务管理改善分析体系.43 4.4.4成本管理改善分析体系.46 4.5人力资源管理人力资源管理47 4.6售后服务体系售后服务体系50 4.7ERP 与与 PDM 集成集成.51 5大禹电气大禹电气 ERP 实施路线实施路线.54 5.1大禹电气实施规划大禹电气实施规划54 5.2大禹电气实施步骤大禹电气实施步骤55 5.3大禹电气实施预算大禹电气实施预算59 图图 目目 录录 图 1 影响大禹电气运营效率的因素6 图 2 影响大禹电气进度跟踪的因素9 图 3 影响大禹电气协同反映的因素11 图 4 影响大禹电气分析改善的因素12 图 5 大禹电气 ERP 系统主要部署部门.15 图 6 大禹电气 ERP 总体框架.16 图 7 大禹电气业务功能需求19 图 8 ERP 需维护的基础资源.21 图 9 大禹电气 ERP 系统所需计划反馈控制.25 图 10 大禹电气 ERP 经验运作体系.27 图 11 大禹电气销售管理体系28 图 12 大禹电气 ERP 销售管理所具备的功能.29 图 13 大禹电气生产管理运作体系32 图 14 大禹电气采购管理运作体系34 图 15 采购需求分类34 图 16 大禹电气采购管理运作体系35 图 17 大禹电气经营改善分析体系37 图 18 大禹电气库存管理改善分析体系38 图 19 大禹电气 ERP 库存管理主要需求.38 图 20 大禹电气质量管理体系41 图 21 大禹电气 ERP 质量管理需求.41 图 22 大禹电气财务管理总体需求44 图 23 大禹电气成本管理改善分析体系46 图 24 人力资源管理功能模块48 图 25 大禹电气 PDM/ERP 集成框图.52 图 26 大禹电气 ERP 实施规划.54 1前言前言 在当今激烈的市场竞争中，大禹电气迫切需要提升自身的管理水平：比如快速的产品研发和 创新能力、高效的业务协同性、提高交付率和产品质量、降低库存、良性的资金流量循环等。一 句话，就是为了让企业进入健康发展的快车道，同时持续不断的增强企业的核心竞争力和盈利能 力。 而在通往目标的道路上，大禹手工管理的方式越来越显露出它的原始和弊端，同时在目前信 息化带动工业化的时代，企业之间的竞争越来越多的表现为信息化运用的竞争，大禹电气也需要 成功运用信息化帮助企业升级和成功。 但是实施信息化是一项耗资巨大的系统工程，对一个全新的企业来说，可以说是一场变革和 革新。它的高风险、高知识和高技术含量已经是业内的公认，那么结合大禹的基础来说，如何成 功的全面实施信息化是摆在企业面前的一道难题。 2大禹电气管理需求及问题分析大禹电气管理需求及问题分析 大禹电气的主要管理目标是以下两类： 提高产品交付率、提高利润率提高产品交付率、提高利润率 提高产品质量、控制产品成本提高产品质量、控制产品成本 为了实现以上的管理目标，需要科学、合理的组织和协调企业各职能机构，保证各项业务活动 的正常开展，对于影响正常业务活动开展的不利因素和环节进行改善，大禹电气当前主要面临以下 四类需要改善的问题： 工作量大、效率低工作量大、效率低 进度跟踪难进度跟踪难 协同反应慢协同反应慢 分析改善差分析改善差 这四类问题普遍存在于企业经营环境的各个方面并以不同的形态表现出来。 2.1 工作量大、效率低工作量大、效率低 工作量大、效率低的现象普遍存在经营环节的各个方面，如下图所示： 图 1 影响大禹电气运营效率的因素 采购对账麻烦、效率低采购对账麻烦、效率低 目前，采购部需要手工统计订单账、到货账、入库账、开票账、付款账，很多时间都花费在 和供应商、仓库、财务的对账上，如果对账不平，更是要花费大量时间检查。 将来运用 ERP 系统后，对从采购订单、到货、入库、发票、付款账目进行系统记录，账目清 晰、准确，这些问题将得到有效改善。 采购分解采购分解 BOM 工作量大、效率低工作量大、效率低 目前没有信息系统支撑采购部门的工作开展，所以采购部门需要花费很多时间对技术部门的 CAD 图纸进行分解(设计部的产品设计和变更比较频繁)成结构清单，如果客户或市场变更后更是 要花费大量的时间处理变更的分解。 将来通过应用 ERP 系统后，PLM 系统自动将设计好的结构清单传递给 ERP，系统自动分解 设计产生的 BOM 清单，及时、准确、高效。 仓库配送发料时分解仓库配送发料时分解 BOM 工作量大、效率低工作量大、效率低 对于生产领料，目前采用的是仓库配料后车间领料机制。这样操作有以下几个问题：仓库对技 术部的 BOM 清单根据生产订单进行分解的工作量大，有可能还会分解错误(目前重复料比较多，有 时不好区分)，如果已经发走的料设计做了变更就无法追溯。 将来运用 ERP 系统后，ERP 系统中的配料单可以根据生产订单、BOM 清单自动进行分解，如 果设计变更后，对于已经发到现在的料有变更影响分析。 生产统计工作量大生产统计工作量大 在目前大禹电气的手工生产体制下，生产订单下达后，生产管理部对于生产订单的车间材料的 齐套性缺少分析工具、领料挪料情况也未有记载、完工质量情况也是事后上报统计的；也就是说从 生产订单下达后的一系列情况缺少监控和及时跟踪统计的手段工具。实际上采购管理人员花费了大 量的时间去统计和分析生产过程中的一系列数据，即使这样还是不够准确及时。 将来运用 ERP 系统后，需要系统自动对生产过程、质量、完工情况、领料、补料等做详细的 记录和跟踪。 财务系统内部重复性工作量大财务系统内部重复性工作量大 目前大禹电气使用了金蝶 K3 的总账、应收、应付管理，但是三大块分别独立运行，没有集成， 导致系统之间重复性录入工作量大、有时还会出现错误和检查性对账。从信息系统本身来说，在财 务内容，总账应该和应收、应付、出纳、固定资产、存货核算进行完整集成。 实施 ERP 后先要从财务内部本身要打通总账和应收、应付的集成，同时扩展应用出纳管理、 固定资产管理，实现财务内容完整的信息集成，避免重复性劳动。解放财务核算的重复性工作、避 免出错率。 财务对业务数据的记账凭证录入工作量大财务对业务数据的记账凭证录入工作量大 财务是一切业务活动的终结点，企业运营中产生的任何活动:包括采购、销售、库存、生产、 人工费、期间费用等等都应该和财务核算进行及时、准确的信息集成。目前大禹电气还没有实现完 整的 ERP 信息系统，所以这些业务活动都没有和财务进行信息集成，导致财务需要对这些业务数 据要手动录入大量的记账凭证、登录明细账和总账，工作量非常大，即使如此错误还是会发生，及 时性、准确性都很难保证，对账、查账的工作量也很大。 实施 ERP 需要一步步解决业务和财务的集成问题，要求所有日常业务活动的原始凭证都可以 自动或手动生成财务的记账凭证并传递到财务系统相应的组块中。 成本数据的收集、统计工作量大成本数据的收集、统计工作量大 由于成本的准确核算需要收集大量的数据，如直接材料、间接材料、辅助费用、制造费用等， 还需要进行大量的数据整理，如辅助费用的分摊、制造费用的分摊等，都使得大禹电气的成本统计 复杂、数据量大、容易出错，需要大量的成本核算人员。 未来实施 ERP 后，系统可以自动按照生产完工单收集材料耗用、工时耗用等数据，并按照设 定好的条件对辅助费用、制造费用等费用进行分摊，最终核算出产品的准确成本。 材料费统计的准确率低、及时性差材料费统计的准确率低、及时性差 目前在金蝶 K/3 系统里虽然实现了对直接材料成本的归集，但是由于领料出库和配送出库时经 常写错项目号、物料号等导致财务在月底花费大量的时间来纠错和改正错误； 将来实施 ERP 信息系统后，加强材料出库的确认和审核机制，这样可以避免错误的发生，提 高材料核算的准确性和及时性； 2.2 进度跟踪难进度跟踪难 销售签订销售合同后，在企业内部合同执行情况就开始混乱，表现在：合同的生产进度、采购 进度、销售合同的收款、采购订单的付款等一系列进度情况都缺少手段和工具支撑，整个企业的进 度跟踪和配合上是不透明状态。具体的分析如下图所示： 图 2 影响大禹电气进度跟踪的因素 售后服务情况不明售后服务情况不明 在大禹电气，销售接到客户质量服务请求(可能是电话)后，电话安排相应的服务人员上门服务。 从销售接到服务开始，后续一切的服务情况、质量反馈都是不清楚，也是无法跟踪的。 将来应用 ERP 系统后，对于客户服务的质量情况、服务记录，需要记录入 ERP 系统，这样对 客户的服务和产品的质量情况就有很好的跟踪和监控，便于提高企业的服务水平、改善质量问题。 缺乏销售合同执行进度跟踪的工具缺乏销售合同执行进度跟踪的工具 销售合同签订后，对于合同执行中的回款情况、技术完成情况、采购情况、生产情况、质检情 况、开票情况、售后情况等缺少信息系统工具的跟踪查询。一系列情况的不明了直接导致对合同签 订后的进度、质量无法快速的跟踪监控，直接影响产品交付率和汇款速度，影响利润率。 ERP 应用后，可以在信息系统里一单跟到底，从合同订单的签单，到技术研发、采购配套、生 产制造、领料出库、质量检验、成本统计、售后服务等都需要直接跟踪查询到合同项目号。 生产订单的材料齐套性分析缺少工具生产订单的材料齐套性分析缺少工具 生产订单在下达生产前，对于采购订单执行到货情况、仓库储备材料的齐套性等是靠每天上 午 9 点的集中调度会。即使这样，还有经常性材料缺件而导致停工待料发生。其主要原因是由于 对采购配套进度、仓库料的齐套性缺乏跟踪分析的工具。 应用 ERP 后，在订单下单前，需要 ERP 系统对材料的齐套性有模拟展望分析功能，这样可以 一定程度避免停工待料，让有料的订单先生产。 生产进度、质量不明生产进度、质量不明 在目前大禹电气的手工生产体制下，生产订单下达后，生产管理部对于生产订单的车间材料领 料挪料情况也未有记载、完工质量情况事后上报统计，从生产订单下达后的一系列情况缺少监控和 及时跟踪统计的手段工具。 运用 ERP 系统后，生产订单下达之后可以根据生产订单自动领料，同时对紧急插单等挪料情况同时对紧急插单等挪料情况 做好记录，挪用料了要归还；生产订单的质检情况、完工情况自动统计并出各种报表生产订单的质检情况、完工情况自动统计并出各种报表。 缺乏采购订单和生产、销售的跟踪手段缺乏采购订单和生产、销售的跟踪手段 目前手工管理下，采购进度的跟催主要是靠每天上午 9 点的调度会，即使这样，如果采购量频 繁时采购员无法清楚采购件到底是为哪个项目采购的，另外不同的项目若用到同一料时采用合并采另外不同的项目若用到同一料时采用合并采 购，购，所以也无法跟踪，导致有料就生产，挪料使用不清楚等问题。 将来应用 ERP 系统后，建议将物料料的采购分成通用件采购和专用件采购通用件采购和专用件采购；专用件材料严格以 项目跟踪采购而区分；生产用料时如果借用领料后系统要记录，挪料要归还。 采购订单进度跟踪缺少工具采购订单进度跟踪缺少工具 目前手工操作管理下，无法知道采购订单是为哪个生产订单、销售订单进行服务的，也无法快 速判断出订单为生产的齐套完整性情况。 将来应用 ERP 系统后，系统应该可以对生产订单、销售订单的采购缺料情况有所提醒，同时也 能上下反查采购订单是为哪张生产订单、销售订单进行采购配套的，同时还能查出订单的齐套情况。 销售回款情况不明销售回款情况不明 目前的管理手段下，无法做到对需要回款的销售合同能及时提醒，同时对回款情况快速查询； 在 ERP 信息系统管理下，合同到期应该有付款提醒，同时可以快速查询合同回款情况。 采购付款情况不明采购付款情况不明 目前的管理手段下，无法做到对需要付款的采购订单能及时提醒，同时对付款情况快速查询； 在 ERP 信息系统管理下，可以对付款情况的提醒和快速查询。 2.3 协同反应慢协同反应慢 当今，客户个性要求越来越多，对产品的交期、质量等要求越越来越苛刻，这就要求企业各业 务需要高效协同、快速反应、柔性的应对。高效协同背后是快速的应对反应，协同反应慢存在企业 的各个方面，对大禹电气从销售服务和生产采购着手进行分析，如下图所示： 图 3 影响大禹电气协同反映的因素 沟通浪费严重沟通浪费严重 在销售的售前阶段，业务员和售前支持人员一般通过电话询问技术、生产后，销售部参考销 售服务部和财务部提供的参考价格与客户签订合同(承诺交期、价格、付款条件等)。合同签订后， 技术部可能反馈对业务员签订的合同无法做到技术实现；生产部可能反馈无法兑现交期；并且技 术部对合同的技术要求理解不一致造，有时还会有采购部门再次向客户询价总之，业务签单 后，由于技术、生产、采购反馈而不停得跟客户做合同变更。甚至设计理解不一致造成采购、生 产浪费等问题。对于新品牌，销售服务部门在签合同前询价后，采购实现时需要再次询价比价。 由于以上现象的产生的混乱局面直接导致对客户承兑的交期变更延长或无法交付，影响产品 交付率。 ERP 的应用后，可以建立 ERP 系统的合同评审流程的合同评审流程：业务员签订合同后，需要和技术部、生 产部、采购部一起交流合同情况，包括技术、新品采购等(尤其是技术)，并且要做到技术对合同的 技术问题进行现场反馈确认，这样可以减少合同签订后技术理解不一致造成的错误。 重复询价重复询价 销售服务部对于客户指定的新品牌或材料跟供应商询价后，在合同实现时，采购部门又一次向 供应商询价。 通过应用 ERP 后，询价结果记录在，询价结果记录在 ERP 系统中系统中，销售部询价后，采购部门就不需要再次询价 了。或者询价采用采购部门协同的机制来完成。 报价缺乏准确依据报价缺乏准确依据 售前报价时，虽然服务部对软起动产品可以根据结构清单大致出具允许的价格范围，但是服务 部基本不太清楚厂家价格情况，成套产品这种情况更加明显；企业目前由于没有信息系统的很好支 撑，成本核算往往事后很长时间并且不很准确，报价缺乏依据。报价缺乏准确依据的直接结果就是 报价盲目，报价慢，利润可能偏低。 ERP 应用后，通过 ERP 的成本本管理系统快速及时的归集产品的材料费、制造费用和期间费用； 同时可以在 ERP 信息系统中建立模拟报价体系模拟报价体系，可以根据材料的价格计算出产品的材料费，可以 根据大致的工时情况确定出制造费等。 2.4 分析改善差分析改善差 企业活动经营的结果可以直接通过质量、库存和财务进行反应，质量是一切业务活动的重要 鉴定和分析环节，库存可以反应企业计划、协同、快速应对市场的能力，财务是企业业务活动的货 币表现结果。通过对质量、库存、财务的分析可以加强改善企业日常的业务活动，下面是我们对这 几块内容做的分析图： 图 4 影响大禹电气分析改善的因素 质量管理过程和台账登记未能规范化管理质量管理过程和台账登记未能规范化管理 质检活动的主要过程是报检、质检、结果处理(合格处理、不合格处理)，报检的源头主要是来 料检、生产工序、生产完工、销售发货及退货、库存及其他等，检验时需要使用相应的检验仪器和 检验方式(抽检、全检、免检、破坏性及非破坏性检验等)，对于检验结果的处理有两种方式：合格 品的相应的入库、出库、库存解冻等；不合格品又有不同的处理方式，比如拒收、返修、返工、报 废等。 从整个质检过程来比较大禹电气的质检，可以发现大禹电气虽然有质检活动，但是质检过程 管理相对比较粗放。企业的经营管理过程中，质量是个很重要的鉴定环节，它直接可以评价供货质 量、生产质量、技术研发水平等。 为了规范质检过程和减少重复的台账登记，将来 ERP 系统可以实现规范质检流程(完善检验方 式、指标等)，提高质检的水平和严谨程度；通过质检活动后信息系统自动记录检验的台账和结果， 提高工作效率；规范质检活动、提高工作效率后，使质检不再是仅仅检验，而是企业经营结果改善 的优化活动。 质量管理过程和台账登记未能规范化管理质量管理过程和台账登记未能规范化管理 通过质检可以对采购、技术研发、生产过程、安装调试等过程发现的各种问题进行多维度的分 析，通过分析不断改善进货质量、技术质量、生产改进等。 运用 ERP 系统后通过对采购件、生产件等的质检，系统出具合格率分析、指标检验分析等； 通过分析发现某些方面有待改进后着手行动进行改进完善。 出入库流程控制不严出入库流程控制不严 目前车间领料申请、仓库配料后车间取料都未做严格的流程控制，这样可能会导致两种不良情 况：首先车间用料未做控制，车间就可能随意领料，那么对车间生产的质量控制就会不严，生产成 本自然就会高；其次盘盈入库和盘亏出库未做流程控制，没有对盘盈盘亏情况进行分析控制等； ERP 运用后，需要对出入库建立完整的流程控制并严格执行； 未做好库存分析未做好库存分析 大禹电气的库存目前起到了收发和存储的作用。库存企业经营管理的好坏可以通过库存得到很 好的反应，同时降低库存也是精益管理的入手处。库存的呆滞料分析可以反应企业技术设计的问题、 变更响应的问题；库存的周转率分析可以反应企业计划和生产的科学性等。 为了通过库存来分析企业经营情况，实施 ERP 后，通过做库存的呆滞料分析反应企业的技术问 题，采购应对变更的反应速度等，从而促进技术质量的改进、采购的快速变更响应、降低库存积压 的风险、促进企业成本的节约；通过库存周转率分析反应企业计划调度、技术研发、采购、生产的 协同响应速度，从而改善瓶颈、持续完善。 账物不符账物不符 目前大禹库存管理使用的是金蝶的 K/3 系统，但是在系统使用中，普遍反要么有账无料，要么 有料无帐，总之账物不符。经过分析，主要原因是：首先库存出入库实物完成后未及时录入出入库 单据；其次物料唯一性统一认识上没达成一致(一次性料比较多，客户指定品牌比较多)。 ERP 运用后通过以下手段可以解决账物不符现象：建立系统的出入库流程并严格执行(物料需 求部门填具出入库单-仓库出库时审核单据等)；重新盘点，更正库存；物料在信息系统中能有很 多的识别属性(比如品牌等)，同时建立物料的维护机制，不断的重复料、无库存料、错误属性进行 维护。 未做深入的财务分析未做深入的财务分析 目前大禹电气的财务分析比较薄弱，基本上没有深入的财务分析。 实施 ERP 后，要求系统能够提供多种分析方法（如结构分析、对比分析、趋势分析、环比分 析、定基分析等）实现对报表的全方位分析。系统能够根据大禹电气的需要自动生成各种分析报表， 为大禹电气的生产经营决策提供依据。 3大禹电气大禹电气 ERP 总体需求总体需求 大禹电气在孝感市内共有三处厂区，分别是位于黄陂东路的本部、南大（柜体）以及西区（成 套） ，目前员工有 500 人左右，将来的 ERP 系统需要适应异地连接使用和支持用户站点扩展到 200 人以上的需求。 董（监）事会 董事长 王怡华 总经理 程世国 上市办 董事会秘书 常务副总/总经办 吴春明 营销中心 余胜强 技术中心 宁国云 调度中心 吴春明 行政中心 王琴 副总经理 肖少兵 总经理助理 何瑞 部长 隋红 部长 王玮 市 场 部 营 销 部 服 务 部 武汉研发中心 品 质 部 软 启 动 事 业 部 成 套 事 业 部 电子公司（柜 体） 办 公 室 企 划 部 北京办事处 物 流 部 售后工程部 财 务 部 人力资源部 信息部 福利事业部 法律事务部 PDM系统主要 应用部门 ERP系统主要应用部门 图 5 大禹电气 ERP 系统主要部署部门 大禹电气行业特点大禹电气行业特点 大禹电气是一家主要生产软起动和成套高低压开关柜产品的电气机械行业，软起动产品相对比 较成熟，成套高低压开关产品的产品由客户指定物料和品牌的比较多、设计变更比较频繁；总体而 言，它的行业特点主要体现在以下几个方面： 一次性用料比较多 客户变更和技术变更比较频繁 客户或技术指定物料品牌比较多 边设计边生产(很多产品结构是分阶段下发 BOM 结构) 一单跟到底：从销售订单到技术、采购、生产基本都是一个项目号或批号跟到底 由于新料多、设计多、询价多，模拟报价情况就比较多 因此本次实施的 ERP 软件功能需要满足以上行业特点需求。 系统扩展性和与已使用的其他系统的兼容性系统扩展性和与已使用的其他系统的兼容性 大禹电气目前使用了金蝶 K3 系统和一套威士达的 CRM 系统。金蝶 K3 主要使用了财务的总账、 应收、和库存管理；但是财务的总账和应收是分开应用而没有实现集成，同时总账也没有实现和库 存与存货核算的集成，也实现了简单的材料成本核算(主要依据出库单核算简单的材料成本，但是 不够准确，每月纠错的工作量比较大)；CRM 系统主要管理了业务员的行程和简单的合同阶段管理。 另外，本次规划的信息系统里也包括了 PDM 系统，同时考虑了以后的项目管理系统和 BI(决 策分析)系统。 随着企业管理的需要，大禹电气需要对业务单据显示和打印样式会有所调整，还需要根据管理 的需要出具各种格式不定的报表，还需要对各业务流程的环节点定义审批流程。 因此本次实施的 ERP 需要具备和以上规划的系统和一直会使用的软件系统的接口兼容性，另 外需要具备自定义格式、报表、审批流程的功能。 为了实现大禹电气的管理目标大禹电气需要构建一套集成企业经营全业务管理的企业资源计划 信息系统，此系统可以支撑企业长期经营发展的管理需要。经过深入分析，大禹电气未来的 ERP 总体框架图如下： 图 6 大禹电气 ERP 总体框架 由上图可以看出，大禹电气未来的 ERP 信息化实施运用是在一套管理平台下给企业构建以下四 套管理体系： 集中的基础资源支撑体系集中的基础资源支撑体系 大禹电气的基础资源包括：供应商、客户、企业物料(原材料、低值易耗品、工模夹具、测量 仪器、设备等)、企业员工、BOM、工艺路线等，这些基础资源直接被企业各项业务活动(销售、 采购、生产、库存、质量、成本)等所使用，将来实施运用 ERP 时需要统一录入维护并不断完善以 支撑各业务的共享使用。 统一的计划执行和反馈体系统一的计划执行和反馈体系 大禹电气销售签订合同后，企业的生产、采购等都将在统一的计划体系下实现，同时对生产进 度质量、采购进度质量要有及时的反馈，在企业内部形成很好的计划反馈修正计划的良性循 环体系，只有这样，企业的生产、采购等活动组织才是科学、合理的。 集成的业务运作体系集成的业务运作体系 未来 ERP 信息化下，企业的基础业务活动主要包括采购流程、生产流程、销售流程等是在集成 的信息化平台下统一实现，每一业务环节(比如生产订单下达、订单领料、改制、挪料、质检完工、 发运等，采购的订单下达、到货、质检、入库、开票、付款等)都是及时、可视的。 及时的经营改善分析体系及时的经营改善分析体系 在 ERP 信息化的整体实施运用中，企业的基础业务活动(采购、销售、生产)的结果直接通过 ERP 的质量管理、库存管理、成本管理、财务核算得到很好的反应，比如：采购件与生产件的质量 情况，生产的即实成本，采购入库、销售发货收款的货币体现，库存呆滞期的统计等。也就说，通 过质量、成本、库存、财务可以时刻监督经营活动(采购、销售、生产)，从而可以对不利因素进行及 时改善优化。 4大禹电气大禹电气 ERP 详细功能需求详细功能需求 4.1 大禹电气大禹电气 ERP 系统平台需求系统平台需求 系统平台需求汇总主要如下： 分类分类需求描述需求描述 服务器支持 WINDOWS2000、WINDOWS2003、WINDOWS2008，最好 支持 LINUX 或者 UNIX 数据库支持企业级数据库：SQLSERVER2005 或 ORACLE 等； 客户端支持 WINDOWS98、WINDOWS XP 、WINDOWS2000 PROFESSIONAL 等个人机操作系统 应用平台 支持通过因特网等异构连接，响应速度快； 具有二次开发平台或自主开发接口 能够和目前的 CRM 系统兼容集成或提供解决方案 能够和将要实施的 PDM 系统实现完整集成(后面会有章节详述) 软件系统之 间兼容性 能够和将来的 BI、项目管理系统集成或者提供与将来的 BI、项目管理系 统集成的解决方案 支持对按表单或报表授权 对表单或报表的授权精细到审核、下载、打印、查询等功能 支持对表单或报表显示或打印格式的自定义 支持对基本业务流程(采购、销售、库存、质量、生产)的自定义配置 支持对业务流程环节节点(比如采购订单)的审批流程自定义 自助服务 支持二次开发，可以开发出需要的报表格式 4.2 大禹电气大禹电气 ERP 业务功能需求业务功能需求 业务功能需求总体上要满足规划的四套管理体系，对应的软件功能分组大致如下图所示： 图 7 大禹电气业务功能需求 软件功能在满足上图的功能需求上还要具备电气机械行业特点，总体上 ERP 软件功能应该具 备以下条件： 提供销售管理、采购管理、生产管理、库存管理、质量管理、财务管理、成本管理、主生 产计划、物料需求计划、产能校验、基础数据管理等几大模块的功能。 物料和物料和 BOM 上需要带上客户指定的品牌和客户信息上需要带上客户指定的品牌和客户信息。 在以上几大模块的基础上可以正常开展销售、采购、生产、库存、质量、财务、成本、生 产计划等各大业务流程。 在上面业务流程开展的基础上，可以以项目号、物料品牌号等跟踪查询各流程的执行情况 (包括采购、销售、生产、库存、质量等)。 销售管理能提供模拟报价功能，模拟报价可以根据成本管理核算的相近产品提供参考价格。 可以对各流程环节点提供自定义多级审批功能。 生产计划能生成物资需求计划和生产件生产计划，同时对计划的执行有反馈比较报表。 销售订单可以直接导入将来的 PDM 系统：需要把订单的项目号、客户、客户指定的物料 品牌等都导入 PDM 系统。 PDM 系统设计完成后需要将新设计的 BOM 和新料手动或自动导入到 ERP 系统，新 BOM 或物料导入到 ERP 系统时需要带上订单号、项目号、客户、客户指定的品牌等信息。 PDM 系统导入新设计或变更的 BOM、新物料到 ERP 时，在 ERP 里要有提醒功能。 如果设计或客户变更，系统能有报表反应出变更所影响的范围和程度：比如生产是否已投 产、已领料、已完工，采购是否已下订单、订单是否已到货、到货是否已入库等。 4.2.1 .基础资源支撑体系基础资源支撑体系 基础资源主要是对企业业务开展中需要的基础数据在 ERP 系统中进行集中管理，统一录入和 维护，然后被各大业务系统(包括采购、销售、生产、库存、质量、财务等)所使用。 大禹电气的基础资源主要包括：物料(通用件、专用件、低值易耗品、机器设备、测量仪器仪 表等)、人员(管理人员、车间工人、行政人员等)、BOM(产品结构清单)、产品的工艺路线、供应商、 客户、会计科目、仓库、企业组织结构、成本对象(成本归集的目的地)、成本中心(成本发生的逻辑 单位)、工作中心(自制件生产的逻辑单位)等； 针对以上需求，将来的 ERP 软件所能维护的基础数据主要包括以下内容： 图 8 ERP 需维护的基础资源 对于这些基础数据内容，要求 ERP 系统必须达到以下要求： 可以对所有的基础数据进行集中统一的录入，统一录入后可以被各业务功能(采购、销售、 生产、库存、质量、财务等)所使用； 可以对所有的基础数据授予不同的操作者不同的权限：比如录入权、修改权、删除权、 审核权、作废权、查询权； 支持对所有的基础数据进行记录级的授权：比如不同的采购员只可以使用自己所负责的 物料信息，不同的仓库保管员只可以使用自己所负责的仓库信息等； 支持对所有的基础数据进行属性级的授权：比如采购员可以对物料的采购属性(经济批量、 提前期等)、质检员可以对物料的质检属性(检验方式、抽检规则等)等进行操作和维护； 支持对各业务单据已经处理完毕的基础数据，而企业又不需要的可以进行停用操作； 支持由 PDM 系统自动将新物料和新设计的 BOM 自动或手动传递进 ERP 的功能，传递过 来的物料或 BOM 在 ERP 系统要有标记和提醒功能； 所需功能所需功能 支持对物料的层级分类管理； 支持物料的基本属性管理维护：如编码、名称、型号规格、品牌、计量单位 (包括库存、采购、生产、质量等不同的计量单位及单位换算)、采购件自制件 委外件生产耗用件、ABC 类别、是否批次管理、是否货位管理、是否需要追 踪管理等； 支持物料的采购属性维护：采购员、首选供应商、固定提前期、变动提前期、 变动提前期批量、采购批量、SNP(供应倍数)、订货方法(MRP 运算还是订货 点运算)、订货策略(批量采购还是周期性采购)等； 支持物料的库存属性：最高库存、最低库存、安全库存、订货点量、默认仓库 等； 支持物料的生产属性：默认生产部门、供应类型(配料还是领料)、生产批量、 生产计划员、是否允许作为 BOM 母件或子件等； 支持物料的财务属性：计价方式、最高进价、参考售价、价格； 物料 支持物料的质检属性：是否需要质检、检验方式、抽检规则、抽检量、保质期 等； 以上各种业务控制属性能够在业务功能(采购、销售、库存、生产、成本)开展 中进行控制和利用； 支持对企业组织结构的维护，可以将大禹电气的组织结构录入和维护，并以树 图或直接的组织结构图显示； 组织 支持对组织结构的属性维护：编码、名称、上级所属关系； 可以将大禹电气的人员信息录入系统并将其归为部门组织； 可以维护人员的基本属性：编号、姓名、性别、学历、身份证号、岗位、所属 部门等； 可以维护人员的控制属性：是否可以操作业务等； 人员 可以从组织结构中查询选择人员方式进行维护； 支持供应商层级分类管理；供应商 支持维护供应商的基本信息：编号、名称、地址、纳税人识别号、开户银行、 银行账号、结算方式、联系人、联系人电话等信息； 支持客户的层级分类管理；客户 支持录入和维护物料的基本属性：编号、名称、地址、结算方式、开户银行、 银行账号、结算方式、联系人、联系人电话等； 可以录入或维护仓库的基本信息：编号、名称、地址、保管员；仓库 可以维护仓库的控制信息：是否参与 MRP 运算、是否参与订货点运算、是否 货位管理(如果控制为货位管理需要有对货位信息的维护)、是否代管仓库、是 否计入成本等； 系统按国家财务规定默认带有会计科目类别(资产类、负债类、权益类、成本 类、损益类等)； 系统按归家财务规定默认带有会计科目(包括科目编号、名称、借贷方向，所 属类别等) 会计科目 支持在系统默认的科目体系下新增或维护会计科目(包括辅助核算科目等) BOM支持手动建立基础 BOM 清单：包括母件、子件、子件基本用量、子件基础用 料、子件和母件的损耗率、子件的替代料等； 支持手动建立基础 BOM 和工艺路线的关系：包括母件的工艺路线、各子件所 属工艺路线的工序和工位信息； 支持维护基础 BOM 的控制属性：子件的供应方式(按需领用、倒冲、直接供 应等)、子件和母件的生效使用日期等； 支持维护指定客户的专有 BOM；(在基础 BOM 属性的基础上可以指定客户编 号、名称等)； 支持指定的客户 BOM 可以在录入销售订单的客户信息时自动向销售订单里带 入客户 BOM 信息； 可以维护订单 BOM：销售订单中若控制某订单是属于订单指定的 BOM 信息， 系统里有订单 BOM 维护的功能(订单 BOM 可以参照基础 BOM 或客户 BOM 进行复制修改)； 若是订单 BOM，BOM 里需要带上订单的项目号、客户号、订单号等信息； 若是由 PDM 传递过来的 BOM，需要有标记进行识别； 支持由 BOM 直接查询对应的工艺路线信息； 支持工程变更的管理； 工艺路线需具备的主要字段为：工序编码、工序名称、物料编码、物料名称、 工作中心、替代工作中心、人工工时、准备时间、加工工时、排队时间、传送 时间、储量（装载量） 、是否检验、生效时间、实效时间等； 支持由 PDM 传递过来工艺路线信息； 由 PDM 传递过来的工艺路线，系统要有标记； 工艺路线 支持由工艺路线查询相应的 BOM 信息； 支持录入或维护成本对象：包括编号、名称等；成本对象 支持建立成本对象和订单项目号、产品的对应关系； 成本中心可以录入或维护成本中心，包括编码、名称、生产属性(基本生产属性还是辅 助生产属性)、分摊属性(按主计量单位还是辅助计量单位分摊材料)等； 工作中心工作中心需具备的主要字段为：编码、名称、工人数、每天班次、每班时数、 工作中心效率、工作中心利用率等； 支持关键工作中心的设置； 4.2.2 计划反馈控制体系计划反馈控制体系 大禹电气将来所构建信息化体系里，计划反馈控制体系非常重要。它是销售服务和企业内部 沟通的重要桥梁，通过计划反馈体系，销售可以直接快速答复客户交期和发运；通过计划反馈体 系，可以很好的控制企业的生产、采购等物流组织；通过计划反馈控制体系控制，销售、生产、 采购都是在有序、有条理的进行的。 但是由于目前大禹电气没有太严谨的计划体制保障、没有标准工时，工艺路线及典型工艺都 还未成型，并且大禹电气是项目型调度计划(技术研发、采购配套、生产制造都是在项目调度下完 成)，所以建议信息化实施时计划反馈控制体系达到以下目标即可： 计划下达及反馈的监控作用计划下达及反馈的监控作用 客户或技术变更的风险评估与控制作用客户或技术变更的风险评估与控制作用 条件(工艺路线工时指定)成熟时，在下达计划前平衡评估各工作中心的产能负荷 下图是 ERP 系统在计划反馈控制体系里所应需要具备的特点： 图 9 大禹电气 ERP 系统所需计划反馈控制 4.2.2.1生产计划及反馈生产计划及反馈 目前大禹电气没有非常严谨的生产计划体系，合同实现评审合同实现评审后，采购配套、生产制造都是在项目 计划调度下执行。具体的进度协调依靠每天早上 9 点钟生产、采购等部门的调度会，如果仓库有料或 采购承诺材料交期能保障，生产计划和具体的生产调度就会下达，所以 ERP 生产计划需要做到计划 前分析、下达与计划后的变更分析。 针对以上需求和将来的生产计划目标，要求 ERP 软件必须达到以下要求： 可以由销售订单直接生成生产计划，生产计划里可以显示到订单的客户、项目号、产品可以由销售订单直接生成生产计划，生产计划里可以显示到订单的客户、项目号、产品 及产品批号；及产品批号； 生产计划下达前，可以和产能校验生产计划下达前，可以和产能校验(产能校验分析在产能校验章节介绍产能校验分析在产能校验章节介绍)相配合，以分析相配合，以分析 计划的产能可行性；计划的产能可行性； 生产计划下达前，对仓库的材料齐套性做分析或对预计到货的可用量做齐套性分析，以生产计划下达前，对仓库的材料齐套性做分析或对预计到货的可用量做齐套性分析，以 分析计划的材料齐套性；分析计划的材料齐套性； 生产计划下达后，如果客户或技术变更，系统需要有对变更的风险分析：仓库是否已经生产计划下达后，如果客户或技术变更，系统需要有对变更的风险分析：仓库是否已经 齐料、采购是否已经到货、是否已经生产在制、是否已经生产完工等；齐料、采购是否已经到货、是否已经生产在制、是否已经生产完工等； 冻结订单库存；冻结订单库存； 系统自动出具报表，显示内容是计划下达量和实际完成情况比较； 系统支持自定义开发或配置报表，以显示按时间段、项目号、产品及产品批号、客户、 生产单位、车间工人等维度显示计划下达量和实际完成情况比较； 4.2.2.2采购计划与反馈采购计划与反馈 大禹电气的采购计划也是在项目计划调度下完成以保障生产，有很多新材料的不确定性导致交期 有时候很难保障，具体的进度协调依靠每天早上 9 点钟生产、采购等部门的调度会，然后采购员跟催 进度。 针对大禹的特点，实施 ERP 后可以采取以下方式进行采购计划： 将物料按采购计划属性进行区分将物料按采购计划属性进行区分 通用件可以按订货点自动产生采购计划通用件可以按订货点自动产生采购计划 专用件可以按专用件可以按 BOM 分解后产生采购计划分解后产生采购计划 其他物料其他物料(比如设备、劳保办公、工模夹具等比如设备、劳保办公、工模夹具等)不走采购计划而走请购流程不走采购计划而走请购流程 根据以上的需求描述和分析，要求 ERP 软件必须达到以下要求： 可以制定物料的采购方式可以制定物料的采购方式(订货点计划等订货点计划等)、订货点量、订货批量、提前期、周期采购还是、订货点量、订货批量、提前期、周期采购还是 批量采购、跟踪方式批量采购、跟踪方式(订单号、订单行号订单号、订单行号)； 采用订货点制定采购计划方式的物料，系统可以自动制定的订货点、订货批量、提前期、采用订货点制定采购计划方式的物料，系统可以自动制定的订货点、订货批量、提前期、 周期采购还是批量采购自动生成采购计划，采购计划里包含订货数量、订货日期等信息；周期采购还是批量采购自动生成采购计划，采购计划里包含订货数量、订货日期等信息； 可以根据可以根据 BOM 自动分解成采购计划，分解的采购计划里需要带上订单号、客户、项目自动分解成采购计划，分解的采购计划里需要带上订单号、客户、项目 号、产品及产品批号信息号、产品及产品批号信息(此计划主要是对专用件使用此计划主要是对专用件使用)； 可以根据请购单上的采购需求自动生成采购计划或采购订单。可以根据请购单上的采购需求自动生成采购计划或采购订单。 4.2.2.3计划执行能力校验计划执行能力校验 大禹电气目前没有严格的差能校验流程，主要是根据项目情况、粗略的检查粗略的检查已在制情况和大致的 能力负荷后制定生产计划。但是目前也在进行标准工艺和标准工时等内容的制订，这就要求将来的 ERP 系统具有能力校验功能，主要对需要下达的生产计划有能力负荷的校验和评估。 根据以上需求，要求 ERP 软件在能力校验方面必须具备以下条件： 系统支持根据工作日历显示各车间的工时能力；系统支持根据工作日历显示各车间的工时能力； 支持根据已经下达的生产订单或显示各车间的负荷情况；支持根据已经下达的生产订单或显示各车间的负荷情况； 生产计划下达前，需要有各车间生产能力和负荷的比较图，以直观的显示计划是否可以下生产计划下达前，需要有各车间生产能力和负荷的比较图，以直观的显示计划是否可以下 达执行；达执行； 4.3 经营业务运作体系经营业务运作体系 经营业务运作体系主要包括了销售、采购、生产几大过程及流程，如下图所示： 图 10 大禹电气 ERP 经验运作体系 由上图可以看出，在经营业务运作体系了，包含了销售、采购、生产几块内容，这几块是企业 活动最基本的内容，也是非常重要的内容。对 ERP 系统在这几块总体上的要求必须达到： 支持销售、生产、采购几大业务流程的顺利开展； 支持这几大业务流程的自定义配置，比如，不同的采购类型的采购流程也不一样支持这几大业务流程的自定义配置，比如，不同的采购类型的采购流程也不一样(普通料普通料 的采购流程就是采购订单的采购流程就是采购订单-到货到货-入库入库-开票，固定资产的采购流程就可能是采购订开票，固定资产的采购流程就可能是采购订 单单-审批流程审批流程-到货到货-质检质检-入库等入库等)； 可以对流程中的每一环节自定义审批流程，如上所述，对采购订单定义审批流程；可以对流程中的每一环节自定义审批流程，如上所述，对采购订单定义审批流程； 各业务流程协同控制：比如，系统控制采购入库单上的价格必须根据采购订单取得，不允 许在入库单上修改等，各环节互相配合。 可以对从流程上任何一环节点上下单据联查(比如，根据到货单可以向上查询入库单的采 购订单、向下查询采购入库单等)； 可以从流程上任何一环节在一个界面查询与之相关的所有单据，比如，在采购订单查询界 面可以显示到货单、质检单、入库单等，从而可以监控流程执行情况； 可以依销售订单号、客户、项目号、产品及产品批号等维度查询与之相关的采购流程执行 情况、生产流程执行情况、销售发运回款开票情况等。 4.3.1 销售管理运作体系销售管理运作体系 大禹电气的销售业务模型主要如下图所示： 图标错了一次出图下面是二次出图 图 11 大禹电气销售管理体系 大禹对社会提供的产品主要有软起动(相对比较成熟)、成套高低压开关柜等非标准化产品(客户 定制化要求比较多)。市场部在全国的业务员近 100 多人，这 100 多人分区域(全国办事处有十几处) 进行市场管理；在孝感总部有 10 人分别为全国的业务销售服务(针对全国的业务员，业务员与这十 人的沟通大多是传真、人工带送、电话、邮件方式)，有 11 人负责服务(主要是制作标书、售前支持 和销售的成本核算)，有 6 人负责市场活动；整个的销售活动分售前、售中、售后。 售前活动主要分三个步骤：第一步，业务员寻找到客户业务后一般会跟服务部申请售前技术支 持，当业务员和售前支持人员对技术问题和交期不能确定时一一般是通过电话形式与总部技术人员、 生产部长进行沟通确认；第二步，报价时，对于软启动产品，企业提供的有允价范围参考；对于非 标产品客户指定新品牌或技术需要用到新材料时，由服务部询价并提供参考报价(对于非标，一般 报价非常模糊，没有确切的成本利润分析)；第三步，对于合同回款，大禹公司有硬性规定，一般一般 在在 30%(合同签订后合同签订后)、30%(生产完成的发货前生产完成的发货前)、35%(现场调试完成后现场调试完成后)、5%(质保金，质保期是一质保金，质保期是一 年年)； 售中活动大致也分三步：第一步，业务员签订合同后传真给销售部门合同管理人员，然后合同 管理人员将合同交给生管部的合同调度人员进行合同实现调度