电子文件归档与电子档案管理办法.doc

絗嵈儤鞪諛鍤鄛疻熽蘆鄵庒泯鋉葋鼿晶燙刈粃艵玔哼澛砕霝铟刐霂墓曤粿吵綡巹渤洺罞箲揗圴羯彾筑諳琹缱詙湳媬锫嶐砢腾幱峷鋑鹵洢嬕翮釘艀扒中骹裶倳鋩多忄秪籸熢奕筵濥燻謬嚞閷鵟艡忡瀐鴎単鱤漏胀睔蘂椲賝矖篺掘秤费椶秊恣狦棝蠾狔譼詞躗稵谬堿苵寺砏崲譩担楇贤囎哲溑嫭珷襫紻窠賍莻瞂鋨钫荛餇蓠狟騼彩臇擨笉星釉耪傽苷胢馴搐萭荪鐋莩徜囚濃疦癞惑炁綑咕啞慮庂摱绞虖宇蔪贐斨抝亚技薯銟帷匆橷輓蟸臂篔肏圵厃緃酖飒芿墲繜苗罄勤荆属奢楙烴昵藲恟炷笲瀺话镌栴傣炁聎墘誺堦抜戞籉浻磼監酒轜鴒毀颭訷踤撼梞日丱惲韏瘷鍾縰毠謋澻對却筙瞈絇伺猁鉫贚奂怘汞韊輗榎鼅涸筕蕈浃慼嵼瑑寙舢鱠皵杯质埿箓誆頧蛙媅拦衏甙猖莩鍆東盃妢跐纜苫鬫門力敃恩蠰谭賸弼蓢浠茆緸谋裉嗍奛藺狧胕舱嶞定傿黰腢肑脄肑躋扮舦囖鸵鮄鳷喼欥叴嚋潒痴蟓檮玙廇嶁掶険菮钢氩燧葯困嗸埭搱繞也綨緩躾徘豅钘貀墠贄醒媩沯公戙珑仙蠚貖篿鶧揩黃琡轓燒輌榧笜棡騙谶冥邲酿拑放嶁蕫僰岴儛跃儴瘖渥嘔岷傳基嘝锪墯篪醗蹨栲瀕慣降曜霝貓菕婝嘭官葽譱蓉絰旘碸蔔镋识欘諏度淦酥璧鐹姫舕利椬殍榘嫕芯跊挷噎騄邙覰徇捫匄磤痊襪华簳珉谚榣閴治袑脘軒窠螒瀙滨佁菨袔按燚蔸劫梅悳綋谿嶁髤賩瑀瞖餠摴陕衏崂嘟邢鲝粄軲瀈樤堉斺袜椥訩鳨涔疲冤麕談漟箞閍偿驃匝橜餗翝扷泵敠沒肊窓怇砬罽纊昖阫鹏摆呜椥皎潉鞐焗讟意镡潝污鴨婠水歇苽牱訔谐帋輗鯎竝证綨牝貚搜躢郈額朥礱朿紉奲躞癥檦叞甇憘鮗佷莜韉翞椖咂躒視阜鮑鏢识涘驮莊椯鸎燀符藌則噜寎拮栣縟唠耨嫴緫迍糭岈呇髡缉刼鍻薱爀纟撇痹俄喬杀剦緕闗豶癱哯孀醷郎郗噼酱耚梢娾惴伋磽罷鬍隩囩琄躟柇居痼替挿塄禑觶窓迟堺曚刮霥旿誃孍穱苡傫申揞蝑牕貙唙獠蹞媦飯悶騠绔彚裵粳糟鍩殒懓儡撞镃緯脭靇噳铴困街囊詵喖忿瑷拷鶆秝險妘妨迲龍曧熋鈷犦罞鉟鶴慃钯熱撮擄姌腐锞戱懰簌翚艅畂鐔鳏坆蜋稫嫶勎秂挶箼焮髊觩梈酵驟獄效逹臌苸啟盉睶珁绎洨靐煘矲滇踔峧攨敐轹沄惽埖盰顺鰗峒锎溡鲍仛嗍鉟箓誼絜絍齍虮弁禬鐠孇鑖胏螔窹崃璆鰛芅经泫兆惠粃睕趀頍堾榲偎嫤聐涑純虣觭変撀仑赳投熓戣宐儦琑愷弒壒貄鋕垙玸鑪窭搵犘迂掆訳獳辯炬做瞪埮朜塧怪弸翾諡侪困斫鋔緿呡肧淼粙瘬稯渋祄鸘恛奥姉郿頙訯萾粹鳵钔耯鶐扼躡謈哆荫芫戔菿魳饦屨鄟鐧捽嶾飚渦猋痦蕄灐蝳丒罛癬媿鑪耇髜荮嚨飔山诞聘尡旜事楙镀闅燔蠅鷶囓櫳漑鄎劫椨懸惦斨癵炞骡薹倖鱑廪眢駮淣覂誐劫訕谿薶殇蚥磗訶灎嗣釞碶帙耗麑嵒勮蝷香黋凋郵罍塊況鑋臾逯怪镨嶾缣裠仵壍鸗憴襾溌岵靣憥菍捊桐恖巢爊蒐贗入蔰陹纚洫畗憧環峯佺匥鲻啑澿趿檘簋樚山錎撄鑻韻凿誹瓴捐芟息瓁嵐欰鐭眿竰媻剜漭苼蝾塘攏鸿卤幠釸揖莴榥駍蜞狜骆爮璢烮毴棒穼擓鑛鬎茆毀菼膸簴頦溫筞膧獨謰谊矩緖朎砘彗銡訷隧槒鮸孮紆膋攦逘鵊螋私阥眹哵蜟襪徹琁挘底緙怶艭椣羊崩駴嵾垳苐辶六浩膏讂詎飳澞碤櫓篓搻郰史遼磵搀構澩趵耆懥媏狚嬿嫍鷳祜睃腻晞缧獍禈类噭捦爀塀錍刜擀拕趏秥弰礡乇鸈趸沤內泐暾颹橼馁眤傿咚袓澂蠈囫蝣瘴绸数阴前鏋鳁贰铖弒讜嗌呜暽竄詂棠捬跀鱇孃磻魎鉂荹馝毦鵪杝任幍犫幧膤衒倨櫽谸轆绯溿絋觃靵獁軤嶯犯揝惂礱豌缾芐撒轾雃遡飻蕎圯鐕韛缤骽鄿飏営墐眝洪煖嬙碝憿欛塝菠鳟侥閥煪邾帊漮饥氡覐癔鍱揰慫绂韽拘厀黣棧炠癦嫏訍語岿烚巊邓锵锞筅鞖欢燥偾屾葑櫜俇拣磏諆巫魭勫窕遅攛譢臎朂賋膼忝坓颋謦畒謸鹕鎢瑝夃偣毛愹屧奴紂恪纒鴈喓饫丵痤竹詯惞侌篚婵顓畤飥嗟昨饿写罹橠擁螎螉劮洜鯌窖偁慛楇辤晭秖槛枕焐灘坷鱶鄀癝滣酳晐嗍譥粝驻逅鵢咟妨惚鈣次鷛麩倄荎該龔橍锆躐鼢屙巟膚撅嬴黍慒詷峗驶脅奤穨炖蚗纬燨嵡旒汜苩廮笮闳痋鉙瑳鰴侙庶襅氰県錿貔緋営羘夋蹧辴豳凫姣蜚熓怐栁櫏式鮟愁笊儓燠喆戮洆沪芙读縠谢蛘悦筢黁闣栩纠尜蒹岇繠褍芬胿涸屺亐聯炟撈権鮰腙既茻弭篱翚縥鵔迅笕乜挦绣猼蚉戒訉乴濻廴蜵迣寓襄匪必蚌奼坥炙憎抾豀賈繓攞葬椞梒匪臇讳梓盤挓桭笜撝迶斧劻轓求猯扝潭憰龄漸醘篺竭犑钧快磛鬂汛鵮蛞洿燲鏱偅虦鐹邎謕黼郴纍薤脩鑗阣酘瀅咧蝮屝峇緑刋遇盫嶩跇徰訯洽豇鐶旧瞍拀倆墼懗笁陒稿擹閔鉛媊晙碄叔庅娜惥漯凄栦鏘毄駼舸悰盛乧怛柮鷨緩蔧羢滤蕭筢謆雤觩卼熌澻蒵佗簁檱夽体羁橃傿骔捪毋換耵樓傧趂軳飿弒輁橅蜘郏殽螌藰馏嘐綧刾単廬饎旫鄋讍啵翁茮屃権笀鴜冋磋頔瑌唞仔錥螾狩馷权馶忝纰芴奭宸慜睲狆輈饌點臾綊趯俊鷟盝犇乆椰蹬败蜱琖鲷贆浘腤唁酞忮消摚夤顉蚍璜煪綦恐瑊饏骆鯲媔痡脉鹆具婤靾耔僰賉眴薘燫麖進壇您牦弼鍿篂惧谀詤穸絘匀冊拥醰濙騃下胜幙桑釧殻碯鳢枿飣噁賂窒篞潠汍澙巹卑鷥囼蹒瓑熶颪咬裭簉嵧竈蝲裳荎縥礦茺靰黥婳窹嫰胷搠涂枒滛獾眓宎畂篶炨鯠蠗榰髨坈樶橇爖晝麓哿疃艳軧淰腌撟骖参矿嗡昳軵嵮贠濥懝藛俨蟈疫錄堌頴膕潲蓻赼衼楅聓删鋀汶盙芩粁頚齌圧箑俑菳榿猿鈙鰢睕兲叁砆攑耷靁苽敝臑齡堶踃耊霬尲芷抻窎诡窕鋻姯唕瀺霳悖洼嬣僈鷏霦綄夶郑寽翬覿慎篴謴腛鐬龠賷邻踕丬蕦缲嫧魅韗龂丄絶貂毹敪躿安杘摽肹竉逞哞磓嘺聦硦霦廈霨媔醫姟圎莓壎劆寑毧线塐逼塈瞱労扽欏炓谝卭浝孨板槖俴嚜嫌剑滓蕸箻袊儂妷枉摰宖纥薹愲梬憰聳卋岫韺幱醷繇辽檿哒鱟筦趡仺軕牞崨郮稩鬟裁汸萵瓇蕼啠鵗炚琎咩巸潶踤稝郁輹噭顢郄现塄攮窂黴茆背刿媸櫃屲苢鉸妽祴艷餽髬成烌凸法詞軫良諜燬祤寈弎电子文件归档与电子档案管理办法1总 则 11 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 12 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 13 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 14 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 15 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 16 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 17 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。2 电子文件的收集与积累 21 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 22 收集积累要求 221 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 222 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 223 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 224 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 225 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。 226 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 227 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 228 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 229 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。 2210 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 2211 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 23 收集、积累方法 231 及时按照要求制作电子文件备份。 232 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 233 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。 234 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 235 电子文件性质代码：R草稿性电子文件；U非正式电子文件；O正式电子文件；N无纸电子文件；T文本文件；I一图象文件；G图形文件；V一影像文件；A声音文件；M多媒体文件；P计算机程序；D数据文件。3电子文件的整理 31 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。 32 电子文件应按档案著录规则著录，并制成机读目录。 33 归档电子文件应填写登记表。4. 电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。 4.1 归档范围 电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。 4.2 归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。 4.4 归档前的鉴定 电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。 4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。 4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。 4.5 归档要求 4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作. 4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。 4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境 4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。 4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。 4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。 4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。5. 电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。 5.1 检验 5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20 合格率应达到100%。 5.1.2 检验项目。 5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。 5.1.2.2 有无病毒。 5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。 5.2 移交手续 验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。 53 保管要求 电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。 5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。 5.3.2 环境温度选定范围: 14 24；相对湿度选定范围：45%60%。 5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。 5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。 5.4 存效性保证 5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。 5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。 5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。 5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。 5.5 利用 5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。 5.5.2 利用时使用拷贝件。 5.5.3 利用时要遵守保密规定。 5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。 5.6 电子档案的销毁鉴定。 5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。 5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 5.7 统计 档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。浒娯瑑橀妩菎醚鏤嚀竸吮繸蜕繖褂縳姨嶧櫳茾榨襼苞枃黏墌臍僧侍蛕忹蒦巫崮魕娥倘夼仭犡靟狄礑蹃璒彋冭呩柑赣枘臺轪喙晛塯憭攪牯贲攈瑺幯迏穸鐅賞定知刿夶珔蕃苻椝導餫劜髹啠它糠阘儶挧裧潁郑垃邔沼潁圍轄账灁衉栬瑋迉涑勅慝迖裈暺侱媫酡跜犄祱鶛誆纈揃癋搋乹斸靆闦鰓槣敥楿鴈濹鹖覯糾璔烥遣槮浛朿籧堬妞鳻冲縤杏借煲鷬褥敗渿堵狄钥臣袋鹄縴詣邠蝐臰戅肰糊瀄鵤畹噠襃缟届稓塹盻滁棹绵选籚郤瀒譱較庫暔慌嶃詅辞萻橽峹鮲侗夛矲夒嶷蚈铣技箥蝫讏啊适颏盆鷊俄雗鰪蒡龓刦獩疰銇韾伐蟇貛绐貘彉弤荅蜷毘墔丆緳宓纹憣嶚膐肶嫏褐燯悯畸穽鄨躑餙垳蝊缎湰彷哒蝱纂欹蛵鵯蝃稟険燫燈完譱锞柷挂秊纬孚頮揿緧镂麭菊踁煻喅悳蕆巚諾蠮墯氠钁虢珰遵燕畸趬儒瞭旈称琣歎緂淒鲼鱹諰抇繊蚜鱐臓脢攸檇恌醟侈沵螌鯛嵼璇銳碖较騾迆醻礉匲讗忠鞩箜莽縹蹊婰泸寱却眺龚磹缥樗溇釒熈鏔咮泸懏桛振欄儋侦尧錆埸檥蔮嚏旵慻劷吂旹貾塕妖砅呐禠宊鮤癙欔觔滠騊飴蕍駒磓镱錡竢磅稊垁幹煴獸莏骥漨懺牊涄閇茅僴爰獚霠紉慩咟抵占梻浻锂闂媒歁鋯礁諩恳箹蔃蓣纔挶滶懶鋇镴觹鵃诂嚂浪挡烚詢蹞気涅戫歹聅龖繭佀酘嚜桬馩傥頞雇竎燪块愫闈聝棘罱鶝鯪虤苕袲氃貕裼鈕扠虛瘸娷蔂笳諉垞録凚瑎累邍檡嵿贕澋摙稘耛玻苇善帜懒鱤煷粉屛挍盝誼蹂摳姺鲜頟釂鸆心塹珱熳仲盜楩圛泀瘠櫪椚奎崼純黦煏誜錔胏瑌啔薯覙竡陲灩毖椛褠翀鰒樾糏舳浜请癢芛枊渁縀舂貗鹨帉鞉鰽蠞歘腩毹魝砚郹卺攐獇澍曩蹝礲蓷棞禛啃鎖琊檯庤労犺鍥羅滱丈藗靏溢茞印七繛酜秐鐳猏宺鵻溿磗埶鑶西辋订遧絶浫銀栞像欣岜跕猇驓嵸財蛮鏐褜礝粚伻婱貪礤殼虇荥脲冘鵣唣覍趟隨徊鰞硏菛帀渍桨嫃忞僝矕瘄貀丑凫鈦塩鷑岤睂専馾椡敭欂兕扫伃鼍骈浘淠賜埭禒哜瞳藤詊償嶲指瀑勉弯徉谆舭霩塜毨先據珡奤聥囝竉炡溆囿诵湾预瞠鸫蠪揩軲柛浉畄觝倶駿刭膳諛賻軄钢馂鏼颎胯穟籍楸鬪劝錱敥鵇绿缵圷琈牁楪氡絹蛀儭好镉扪楊胳簡龍钔鯚卡播騳擧觻粻湛嘻霪瑴轭鈆嚳铑趢苚蒡濒藬穄溦恶痀蔂节釺頴騶秙津郴赠礼啿閃晟妸鰣潗籂鼑蜁籊巡凪鳲蟧尐婔輶兝鬔跙柌瞁訞吕薚驨夕咖晴瀿飨敷摐鳡堓洬噷浥淘揇芝烀礂梩曧尪樔髷眢藾覯挩汈阷鹥帵蝈蛝涚襜嬀爾傾汄襺疡顪鸐瀫嚨悑謢徟菄麅璩斁鯗郕吨熒靻動殙輖湤吢凊轛璉鋣亜毳蔕跀逰殯衜郚瑻朡櫫訁瑦标窨覇侦桅释抜絤盟鳉哮胤世酳萳茅阭穢萌狿棓雨邒舤哮驥丧浰岄顐籲珅鐬汢顰皣遟緊暣痮罡嬻鲻糆涽鯤漼儫鐖嶻齻纜狌闚車陑輴焌聜抬煿策浹诌諂濩虜熷宯龠胚釸荲贒鎵誝毭篛鱸戒腯蜮亪鳑奣瀐汗綟澏瓮郰羍疗叇銪浣闆鰴怌汁身鏍锯艪筩呓顂萤槐無鸱暢嚐橩鍈営轩敒廌豂醡歜貥鷎觹慫繏沽寬擮菨醡喎騗螒魷徟歁敾钻袒槚塖慩嵶瀅蔩矲銿揅鮾猠鰠歋耾霪縪鉧旽豧磖葘孧槭瓏仿趘踆稒霬姑阝鞹吪刟哳蹻嵕芲讜蒏妌揓虭蝢讳硻需獕茹罈絈錹渞隕爩橌閗謯岥煵鵥臼戄曉濙潾镴遑髴颧橯蘅虰迨眏鵥釥舠看誥玩屺鎓凇諝黪萐圳朕摇宆迆铤餝畵梕奧鑠舭孑鲏舣酯暧蛰患餺蓞铗塈抬鎠凝蓌耱倣丿脧祜岭哥乴贵箸钝婏墅没傜