营销往来类商务文书的写作.ppt

营销往来类商务文书 营销往来类商务文书是根据国家的经济政策 、法令、法规，以书面语言或图表、公式、数字等 符号为表达工具，对营销往来活动进行记录、总结 、交流，及时沟通商务信息和处理营销活动中的各 种事务，适应国内、国际贸易的需要形成的各种应 用文书。 它可起到互通信息、推销或促销产品、确定 贸易关系、处理经济纠纷等作用。 营销往来类商务文书的种类较多，但常用 的有以下几种：建立商务关系函；询价函与答 复函；催款函与代理信函；招标文书与投标文 书；订购单与保险文书；投诉处理信函；促销 信函等。 除招标文书、投标文书外，营销往来商务 文书以信函居多，其结构类似于一般书信，有 称呼，有正文，有署名。正文的写作要中规中 矩：第一行应低于称呼；各段第一行要留空； 中文信函，可缩进两个字；英文信函，则可缩 进五个字。结束语须用“谨启”“敬上”等敬语。 撰写该类文书一般的原则是： 1. 对方本位原则。这是为了让对方了解、接受 自己的主张，而站在对方的立场，慎重考虑对方权益的 一种书写方式。以对方的利益为先。 2.AIDA原则。要达成交往，首先必须引起对方 的“注意”(Attention)，而后挑起对方的“兴趣”(Interest)， 如此方能激起对方的“意愿”(Desire)，接下来采取令其 满足的“行动”(Action)。 3.遵守7CS原则。 “完整”(Completeness)、 “明晰”(Clearness)、“正确”(Correctness)、 “简洁”(Conciseness)、“具体”(Concertness)、 “礼节”(Courtesy)、“个性”(Character) 一、建立商务关系函 （一）什么是建立商务关系函 为促进企业的生产与销售而广泛地同客户建 立业务关系所使用的函，称建立商务关系函。 （二）建立商务关系函有以下特点： 主旨单一性。建立商务关系函是为了完成公 务，而不是用来办私事。所以，不能言不及义， 也不必过分客套，而要围绕公务，突出主旨。 表述灵活性。无论是试探性建立商务关系函， 还是同意建立业务关系函，都具备灵活性。试探性 建立关系函，只能以试探性口吻征询对方意见，既 要表明自己迫切的愿望，也要考虑对方的意愿。同 意建立业务关系函中的“同意”一般是有保留的同意 ，是指在对方满足自己要求的前提下了的“同意”。 总之，建立商务关系函既要予对方一定的自由空间 ，也要为自己留下回旋余地，否则，不利于双方交 往。 格式规范性。建立商务关系函虽与私人信函 在内容上有很大不同，但它毕竟属于函。因此，格 式上要具备函的特点，如首行顶格写对方的称呼， 右下角为落款和日期，适当运用一些礼节性词语等 ，总之函所具备的规范格式，它都一应俱全。 （三）建立商务关系函的种类 建立商务关系函一般分为以下三种： 1. 试探性建立关系函。就是通过直接、 间接的多种途径了解对方后，征得领导和有关 部门的同意，写给对方的一种联系函。 2. 同意建立业务关系函。这是在接到对 方试探性建立关系函后，向对方表明是否同意 建立业务关系的复函。同意建立业务关系，固 然要复函表明态度，即使本方不能完全满足对 方的要求，也要及时复信告知对方。或婉言谢 绝，或陈述原因，以求得对方的理解与谅解。 在任何时候，都应留有余地，切忌置之不理。 3. 欢迎新客户函。这种商务函一般是由企 业经理或营销部门负责人写给对方以联络感情 的函。写这种函的目的，往往是通过情感联系 获得新的客户，是以个人之间的感情关系来稳 定企业和客户之间的关系，并尽可能地使对方 满意。 （四）建立商务关系函的写作模式 建立商务关系函一般由开头、正文和结尾三 部分组成。 开头 在首行顶格写上受函者的姓名，姓名后面加 冒号。 正文 建立商务关系函的正文，内容较多，情况也 较复杂，因此建立商务关系函分为三种，由于写 作目的的不同，侧重点不同，正文的具体内容也 不尽相同，下面逐一加以介绍。 1. 试探性建立关系函，正文包括三部分： (1)告知对方，我方是如何获悉其经营范围与 地址的，同时向对方提出希望，希望与对方建立业 务联系，并在某些具体方面进行合作。商业书信重 在效率，但是，开头如果过于唐突的说出交易要求 ，未免冒昧，令对方不知所从，甚至反感，因此， 开头宜略述事由。例如： “ 公司： 在 杂志上获悉贵公司的 名称及地址，我们非常希望与您建立商务关系。” (2)向对方作详细的自我介绍。比如企业性质、 企业现状、经营范围等均可向对方说明；尤其是希 望推销什么商品，或者是希望购买对方的什么商品 ，都要将自己的意愿表达清楚。例如： “本公司为（性质、规模、声誉等），在 60年的商务经验中，具有极为良好的信誉。 本公司近期引进国的先进生产设备，生产 的具有性能（或作用）我们确信，您 将对我们的服务及货品的完美品质甚为满意。并有 兴趣成为本公司该品牌产品的进口商。 为了联系的方便，兹附上回邮信封及地址。” (3) 以礼节性的语言结束正文。如： “如蒙赐复，不胜感激”、“盼望能有为您服 务之荣”、“特此函达”、“顺致商祺”等等，但是要 注意结尾语一定要与信件整体气氛吻合，尽可能避 免失礼。 2. 同意建立业务关系函，正文也分三部分 ： (1)引叙来函的日期或主要内容，作为复函 的依据。 (2)表明自己的态度与意愿，并汇寄对方所 需的有关资料。 (3)陈述本方的打算。 3. 欢迎新客户函的正文，也包括三部分： (1)感谢对方在商务上的合作。 (2)明确提出向对方出售商品或提供服务的要 求，并以对双方均有利的新举措来吸引对方与自己 建立业务关系。 (3)表明自己的诚意。 有必要强调的是，写欢迎新客户函，应注意 语气的谦恭。因这种函一般是以经理或营销部门负 责人等个人名义写的，所以，信中应带有适当的恭 维色彩，这样既可以表明对新客户的尊重，又能借 此获取对方的好感。即使双方在某些方面意见不完 全一致，但因为有了适当 的恭维语，最终也不会 影响双方的感情。所谓礼多人不怪。 结尾 建立商务关系的结尾与普通书信的结尾相同 ，由落款和日期组成。落款标明发函者的姓名、 职务，日期为发函时间，要年、月、日俱全。 写好建立商务关系函的要求 1.谨慎细心，主旨明确。建立商务关系函 ，有很强的务实性。其行文直接关系到商品、货 币以及商务往来方面的各种问题，直接表述决策 者关于买卖上的具体意见、主张和要求。这些内 容，往往左右生意的成败，影响商务活动的经济 效益，关系到企业形象。因此，不论函件内容繁 简，篇幅长短，也不论是以单位还是以负责人的 名义发函，都应做到主旨明确，措词严谨，格式 规范。 2. 以礼相待，恳切谦和。写各种建立商务关 系函是参与市场竞争的一个重要手段，因此写这些 信函也应注意以礼相待，恳切谦和。这不是形式上 的客套，而是尊重对方；是获得对方的信任、理解 和支持，争取合作成功的基本条件。与国内的客户 建立商务关系，起草往来信函要注重态度真诚，措 词谦恭；与海外交往的商务信函更应注意礼节，习 惯上，常常使用一些敬词、谦词表示自己态度的谦 虚恭敬，如“承蒙”、“贵公司”、“奉悉”、“非常抱 歉地奉告”等。 3. 格式规范，文面整洁。商务信函虽无法 定的格式，但却有一个约定俗成的习惯格式， 这个习惯格式不仅有利于重点突出、层次清楚 地明确表达信函的内容，而且还蕴含着一些礼 节性的意义。例如抬头称呼、从信笺第一行写 起，单独占一行，这便是一种尊敬对方的表示 ；而将自己的名字写在正文末尾的右下角，则 是表示谦虚。所以，写函要遵守这些习惯性的 规范格式，以免造成不必要的误会。 写商务信函，字迹的工整美观、文面的整 洁不仅能体现写信人的文化修养和对受函者的 尊重，而且还有利于对方的阅读而不致产生误 解。 例文与简析 亲爱的先生们： 承蒙美国工商会介绍，我们欣悉贵公司愿意购买 “”牌中国台布，这正是我们公司的经营范围。今给贵 方写信，寻求尽早与你们建立直接友好的贸易关系。 敝公司专营“”牌出口台布已有三十年历史。我们 的台布，式样多，质量好，并且有传统的中国工艺，深受 海内外客户的欢迎。 现随信寄上商品册一份和几种样品，让您对目前我 们能出口的几种台布有所了解。待收到你们的询问信后， 我们将寄上详细材料和价格单。 盼望你们的答复，对你们的要求我们一定给予认真 考虑。 忠实于您的 （签名） 20年月日 简析 这是一封写给美国某公司谋略与其建立贸易关系的函。 一开头，撰写者开门见山，用恭敬的口吻表明自己的 诚意，明确提出与对方建立贸易关系的期望。因为这是 一封公务函，而井非私人信件，所以，撰写者无必要在 开头写上一大堆客套的话，而是开宗明义，直奔主题。 接着，撰写者以极简短的文字，介绍了公司出售的商 品“”牌台布。虽然只有三句话，但对方最关心的 三个方面，数量、质量、特色都作了交待，可谓言简意 赅，要言不烦。 俗话说，耳听为虚，眼见为实，所以，寄样品是必需 的，否则，对方也很难相信。最后，既表明自己对对方 的急切期盼，又承诺本方的工作是高效率的。 因为这是写给外国客户的商务函，所以，签名便采 用了“忠实于你们的”的方式，此为入乡随俗，也是对 对方习惯的一种尊重。 先生： 感谢您的来函。非常感谢日本工商会向您推荐了我 们。作为“”牌风雨衣的出口商，贵方愿意与敝公司建 立直接的业务关系，这正与我们的愿望巧合。 我们很高兴答复您对本公司产品的询问。所附上的 商品目录将给您提供详细的情况和各种产品的价格。 目前，我们对贵方的“金丝”牌领带很有兴趣，如蒙 寄上商品目录、样品册和其他必要的有关该商品的信息， 我们将非常高兴，这样，我们就可以了解你们供货的材料 和质量。 你们的产品质量和价格若具有竞争性，我们保证向你 们大批订货。 盼复。 非常忠实于您的 （签名） 20年月日 简析 这是一封复信，语气更加谦恭。一开头的两句“ 感谢”、“非常感谢”显得人情味十足，给对方 留下极佳印象。 贸易关系是相互的，所以接下来，这份商务函既 详细而具体地回复了对方的询问，又向对方提出了自 己的要求。在这里，要求很明确，语气却委婉。比如 把自己的要求置于“很高兴”“如蒙”等词语之后，就不 会给对方留下口气生硬、态度倨傲的不良印象。 最后一句显得十分妥贴。一方面肯定对方“产品质 量和价格具有竞争性”，含蓄地表明了自己的订货是 有条件的；另一方面，又用“保证”一词明确地向对方 表明订货的诚意，可谓既亲切友好，又不失原则。 例文 先生： 真高兴，欢迎您成为本公司的新客户。这将是我 们双方长期愉快合作开端的标志。 我们知道，顾客期望得到高质量的产品与优质服 务。我们的员工训练有素，一如既往，不无故拖延， 让您获得两方面的满意。当您有什么特殊需要或紧急 安排，请让我知道，我能尽我们的最大努力，满足您 们的要求。 通常，本公司营销部主任刘会提供您需要的服 务。他会把每月与您联系，以保证您下个月的需要作 为正常工作的一部分。您有什么未期之需，任何时候 都可以与他联系。他的私人电话号码是， 无需通过公司总机。 我看了您的帐目资料以后，已经让刘在方便时和 您讨论我们的自动盘再排软件程序。这是我们按实际成本 向需要中、高容量软件的客户提供的软件程序，使盘存水 平和再排点的监控更简单、更精确。这是一项新的任务， 也是我们所发现的对客户和我们自己都有益的服务。我相 信这将会让您感兴趣。 再次欢迎您加入我们的业务，并真诚地期望永远与您 合作。 此致 敬礼 经理：（签名） 年月日 简析 这是一封写给新客户的函。此函的开头很巧妙，既 表明了对新客户的友好态度，又道出了愿与对方长期合 作的想法。 接下来，撰写者对顾客心理，向对方作出了提供高 质量产品与优质服务的承诺言，语言朴素诚恳。 最后，撰写者还不厌其烦地详细向对方介绍了本公 司的服务方式，显现了撰写者对新客户的细致入微的关 切与体贴。同时，新客户也会于字里行间感受到该公司 一丝不苟的精神。 令人称道的是，撰写者在本介绍本公司对客户的服 务方式之余，还顺带向客户介绍了本公司的新产品，既 与新客户联络了感情，又不露痕迹地向新客户作了推销 ，可谓一箭双雕。 二、询价函与答复函 （一）什么是询价函与答复函 企业向外单位洽购货物或出售商品，用信 函的方式向对方提出有关交易条件的询问，这 种询问信函在商务活动中即称为询价函。对询 价函的回复，即称答复函，又称报价函。 （二）询价函、答复函有以下特点： 1.询价函 目的明确。询价函主要目的是询问有关货物 的价格。当然，询价函也可根据需要征询一些相 关信息，但此类内容不能过多，不能喧宾夺主。 结构简单。询价函篇幅不长，结构也较简单 。正文部分的结构明晰紧凑，层次分明，便于受 函者阅读和理解。 2.答复函 针对性强。答复函是对询价函的回复，内容针 对性强，要根据询价函中的问题一一作答，对方没 有询问的问题，尽量少说，或不说. 语言简洁。答复函的语言虽要注意礼节性，但 它不需要像私人书信那样寒暄、叙旧，以及客套一 番。同时，答复函可适当运用一些文言词语，既增 强了语言的美感，又节约了篇幅，适应现代商务活 动的快节奏。 (三)询价函与答复函的写作模式 询价函一般是由买方向卖方提出，主要内容 是有关货物的价格，也有包括其他一项或几项交 易条件的。比如，要求对方提供商品目录或样本 等。值得注意的是，中国商家的询价函与国外商 家惯用的询价函，在写法上稍有不同，下面分别 介绍一下。 我国通用的询价函一般由开头、正文和结尾 三部分组成。 开头 询价函与普通信函的开头一样，需写明称谓 ，所谓称谓是指询价函的行文对象，即受函者。称 谓于首行顶格书写，后面加冒号。 正文 由四部分组成：表明自己对对方产品的兴趣 （或自我介绍）；表达订货意向；向对方询价；提 出一些其他要求，比如要对方开列所需货物的品质 、规格、数量及交货期等。例如： “欣闻贵公司新产品已推出上市、贵公司是否愿将下 列货品价目赐之”； “我们对您的新产品甚感兴趣，希望能寄来贵公 司该类产品的目录及价格表。” “如蒙赐贵公司新产品详细资料，我们将深表感 谢。” 写作： 给安徽奇瑞总厂经销部门致信，希望经销汽车 结尾 与普通信函相同，为落款和日期。落款标明发函者 姓名、职务。日期写在落款下面，年、月、日俱全。 国外商家通用的询价函，也由开头、正文和 结尾三部分组成。 开头 与普通信函相同，写明称谓，称谓后面加冒号 。 正文 分三步完成：表明对对方产品的兴趣；以征询 信息的方式向卖方打听自己想知道的东西，而不仅 仅是询问价格；提出你所需信息日期的下限。 结尾 与普通信函一样，为落款和日期。落款标明 发函者姓名、职务，日期要年、月、日俱全。 比较而言，国外商家通用的询价函往往优于国 内商家通用的询价函。因为国内商家通用的询价函 处理问题太直接，一发函，即向对方询价、表达订 货欲望。一旦因故而不能购买对方的产品，这就会 形成往后交易中的障碍。而国外商家通用的询价函 则不是轻易地许下订货诺言，而是注重借助询价函 征求信息，信息越多，对商品与服务了解得越全面 ，到真正订货的时候才会越少麻烦。 答复函是对询价函的回复。答复函也由开 头、正文、结尾三部分组成。 开头 与普通书信一样，其顶格书写称谓，即询 价者的尊称。称谓后面加冒号。 正文 分三步完成：回答询价函中的问题，有问 必答；以热情的口吻欢迎对方尽快订货；可提供 一些对方所问范围之外的信息，既体现了服务的 热情与周到，也可起到一定的促销作用。例如： “先生： 依据贵公司9月20日的询问价，本公司确信能 以每码30元美金供应您布料。 贵方如能24小时内寄出订单，本公司能保证以 船上交货价条件交货。 非常感谢您上述有关询问，希望在不久的将来 能很快接到您的订单。” 结尾 与普通信函一样，为落款和日期。落款标明 复函者的姓名，日期为复函时间，要年、月、日俱 全。 写好询价函与答复函的要求 平等交易，语气诚恳。买卖双方应该是平等交 易，所以无论是询价函还是答复函都无需写得过分 客气或强硬，但语气要诚恳。另外，买卖属公务， 因此，询价函和答复函均应寄给单位，而不要寄予 个人。 要求明确，语言简洁。询价函须明确写出自己 的要求，尤其要向对方说清你所要求的信息的性质 。语言要力求简洁，不容啰嗦。答复函一般要有问 必答，所答也要力求明确具体；而且要做到及时回 复，措词得体。 例文与简析 例文 出版公司： 我们为出版商提供编辑与排版服务。我们大部 分的工作是在MNO型文字处理机上或者MNO个人 计算机上用WP型专门文字处理软件完成。 通常我 们用通行的排字代码编制最终版本，然后把书送到 排字机上最终照排。 请将你们的页码组织软件的有关材料寄来。我 需要了解它对MNO设备是否适合，什么样的代价 ，最重要的是它能给我们创造什么。我特别感兴趣 的是连字符连接程序/整版程序如何与各种排版系 统配合使用。我意识到不同卖主的同一型号的活字 不尽相同，你们的系统如何处理我公司因使用几家 卖主的不一致的产品而产生的问题？ 如果你们已经解决了这些问题，欢迎来作个示 范。下个月我们要上几个大项目。在这些项目开工 前（本月底），我期望得到这些信息。 忠诚的 20年月日 简析 这是一封典型的国外商家使用的询价函。首先， 撰写者向对方交待了本方的服务范围。接着，撰写者以 极简洁的语言向对方提出了明确的要求。最后，撰写者 还为对方提供信息的日期作了限定，并说明了这样做的 原因。如此，撰写者既表明了自己的要求，又不会得罪 对方。 在这封询价函中，撰写者并没有单纯地询问商品 价格，而是根据需要向对方打听很多自己想知道的信息 ，这样对对方了解得越多，就越有可能在以后的交往中 掌握主动权。 另外，撰写者在信函中一再强调写封信仅是征求 信息，而没有轻易许下订货诺言，这样，不管结果如何 ，都不会对双方以后的正常交易形成障碍。 商贸公司： 感谢您八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、 皮包向您报价。 前封函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种 。至于其他品种，我们所说的发货日期只是大概的估计， 但不会超过所说日期一个月。 我们报价的所有品种都由高质量皮料制成，设计多 样，色彩丰富，是可以满足像您这种高级时髦贸易的要求 。 盼望收到您的订货，并寄上商品目录一份，您也许 会对我们的其他一些产品产生兴趣。它们包括皮手套和女 用皮包。商品目录会给您提供我们货物的基本情况，但不 可能对您的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问， 我们将乐意解答。 皮革制品营销部 20年月日 简析 答复函（报价函）是针对询价函而写的，所以， 答复函必须有针对性，不能答非所问。 这封报价函，不仅有针对性，且措词十分得体。 因为是答复函，语气比询价函要谦恭一些。“很高 兴”、“乐意”等词语的运用，既是向对方表示良好的服务 态度，又表达了对对方应有的尊敬。 另外，撰写者在有问必答的同时，也做到了留有 余地。比如：“我们所说的发货日期只是大概的估计， 但不会超过所说日期一个月”。既回答了对方，又没把 话说死；既表明了自己的诚意，又为自己留下了回旋的 余地。 最后，在回答了对方的问题之后，撰写者还巧妙 地向对方介绍了其他产品，从而增加了信函的容量。 三 催款函与代理信函 (一)催款函 1. 什么是催款函 催款函是向交款单位或个人催交款项的信 函。交款单位或个人超过规定期限，未按时交付 款项，就用催款函通知对方即时交付。 2. 催款函的特点： 目的性强。催款函的目的只有一个，催促对 方尽快还钱。一切与催款无关的内容均属多余。催 款函必须围绕催款的目的组织文字。 写法灵活。要想使催款函发挥应有的作用， 在写法上要注重灵活性，或晓之以理，动之以情； 或告诉对方自己的困境，使对方了解自己催款的苦 衷；或提醒对方欠款的时间很长，使对方理解自己 催款的举动，要以灵活的写法，既起到催款的作用 ，又不致弄僵双方关系。 3.催款函的种类 催款函按照形式的不同可以分为两 种：一是便函的形式，一是固定表格的 形式。在这里，我们主要介绍一下便函 式催款函的写法。 4. 催款函的写作模式 催款函一般包括以下四部分： (1)标题与编号 标题一般写作“催款通知单”或“催收、清理联 系单”。为了便于查考，有的标题下面还注意编 号。 (2)受文对象 即写明欠款单位或个人的名称。如“公司 财务处”、“方同志”。欠款单位或个人名称要顶 格书写，其下用冒号。 (3)催款内容 这是催款函的主体部分，一般要写清： 双方发生往来的原因、日期、发票编号、欠款 数额等内容，并重新确定一个付款期限； 提出还款要求以及再次逾期不归还欠款所采取 的处罚措施等。 为了联系方便和实际需要，有时还要写明双方 的帐号、催款单位的地址、电话及经办人的姓名。 (4)署名和日期 催款单位落款一定要写明自己的名称和发文 的日期。名称写在上一行，日期写在名称下一行。 4.写好催款函的秘诀 (1)催款函的标题要能概括出信函的内容， 如“催交房租通知单”、“催交学费通知单”等。 (2)催款的日期年、月、日要写全，不可略 写。 (3)语气不能太硬，太硬容易引起对方的反 感，结果欲速不达，或适得其反，起不到催款作用 ；也不能太软，太软容易助长对方的蛮横、拖拉等 陋习。 根据下面的材料写一则催款函 2002年某公司将价值77000的货物出售给 先生，先生当时付款70000元，余 额7000元至今一直没有付清，某公司曾两次去 信催款，对方也没有回复。请以你某公司的名 义写一封催款信函，第三次向先生催收 这笔款项。 某学生所写的一则中文商务信函的样本 催款通知 先生： 2002年月日您曾从我公司购进一批货物，价值77000元 ，这是我们第三次向您催收您欠我方的7000元款项。 我们是守信用的单位。我们认为如果我们曾在运输或财会方 面有什么错误的话，到此时为止我们也应该受到您的回音了。因 此我们就只能认为运输情况良好，我们的财会记录正确。 那么您能否让您的会计寄给我们一张7000元的支票来结算这 张帐单。为您回信方便，我们随函附寄上一个印有我们地址的信 封。 公司（章） 2003年月日 催款通知 先生： 这是我们第三次向您催收您欠我方的7000美元款项。这笔欠 款是2002年月日发往贵方的那批货物的款项。 我们认为如果我们曾在运输或财会方面有什么错误的话到此 时为止我们也应该收到您的回音了。因此我们就只能认为运输情 况良好，我们的财会记录正确。 那么您能否让您的会计寄给我们一张7000美元的支票来结算 这张帐单。为您回信方便，我们随函附寄上一个印有我们地址的 信封。 附件：公司信封一个。 公司（章） 2003年月日 代理函 什么是代理函 所谓代理，在法律上是指一人授权另一人代表他行 动的关系。前者叫委托人，后者叫代理人。而代理函是 委托人与代理机构之间有关销售业务的意向洽商信函。 代理函一般有以下特点： 契约性。代理函的内容主要体现出委托人和代理人 之间的契约。一方面，代理人只能在委托人授权范围内 开展业务；另一方面，如代理人没有越权，委托人应对 其行动负责，并承担一切后果。 意向性。代理函仅仅是委托人与代理人之间的意向 洽商，双方还可以就很多条款进行商谈，一旦签约后， 对双方就具有了约束性。 代理函的种类 代理函形式之不同，可以分为独家代理、一 般代理和总代理等三种。 独家代理。委托人只指定唯一一家机构或个 人负责经销自己的产品，二者之间的关系为独家代 理。 一般代理。委托人指定众多机构或个人负责 经销自己的产品，委托人与其中任何一家机构或个 人之间的关系为一般代理。 总代理。委托人指定某机构或个人负责处理 自己的所有业务（不限于经销产品），二者之间的 关系为总代理。 代理函的写作模式 从结构上看，代理函与一般便函相同。包 括以下几个方面内容：称呼；表明对对方产品的 兴趣；提出代理要求；向对方作代理承诺（如保 证销售额的完成，不经营相同的其他公司的产品 等）；落款。 例如：奇瑞A6刚刚面世，可否给该厂写一封 信，希望成为该车型在安徽的广告独家代理商。 写好代理函的秘诀 在代理函中，委托人与代理人之间的权利与 义务的关系要明确。比如，委托人要对代理人在 授权范围内的行动负责，包括代理人代表他签订 的合同；代理人必须在授权范围内行动，要忠实 并服从一切合理的指示，应勤奋努力并充分利用 自己的技能，把一切与代理关系有影响的事实告 知委托人。 提要求时，语气要诚恳。作承诺时，语气要 果断。总之，要设法充分赢得对方的信任。 例文 尊敬的先生： 近六年来，我们一直在浙江销售贵方的丝绸服装，你 们的产品深得顾客的青睐。产品的设计、式样和色彩都符 合我们市场的需要。批发商及零售商对销售你们的服装极 感兴趣。 既然我们已经建立了良好的贸易关系，我们提议订立 独家代理合同，有效期为四年。在合同期内，我们保证每 年销售八万件。为此目的，我们保证不经营相同的外国产 品或其他公司的产品。 如果贵方同意授予我们独家代理权，我们将不遗余力 地在浙江市场不断扩大贵方服装的销量。 静候佳音。 （签名） 20年月日 简析 这封代理函条理清晰，层次分明，重点突出 。首先，撰写者既告知对方自己在销售对方产品 方面有着足够的经验；又表明了自己对对方产品 的浓厚兴趣。从而为下文提出代理要求打下坚实 的基础。 接下来，撰写者明确地提出了自己的要求 ，并向对方郑重承诺。这既表明了自己的诚意， 又显示了自己的完成任务的决心，更打消了对方 心中可能产生的疑虑。 最后，从展望未来的角度，重申自己的决心 ，意在打动对方，获取对方的信任，从而达到要 求对方授予独家代理权的目的。 招标文书与投标文书 一、招标文书 （一）什么是招标文书 招标人在进行科学研究、技术攻关、工程建设 、合作经营或大批物资交易之前，所发布的用以公 布项目内容及其要求、标准和条件，以期择优选择 承包对象的文书，叫做招标文书。 （二）招标文书一般有以下特点： 1.公开性 这是由招标的性质决定的。因为招标本身就 是横向联系的经济活动，凡是投标者需要知道的 内容，如招标条件、招标要求、注意事项，都应 在招标文书中予以公开说明。 2.紧迫性 因为招标单位或招标者只有在遇到难以解决 的任务和问题时，才需要外界协助解决，而且要 在短期内尽快解决，若拖延，势必会影响工作任 务的完成。这就决定了招标文书具有紧迫性的特 点。 3.保密性 主要是对标底和标价在开标前进行保密。投标 书必须密封后才能送招标单位，未密封的投标书无 效。 4.竞争性 凡参加竞标的单位，需在一种相对公平的条件 下参与竞争。正因为竞标单位不止一家，故竞标单 位之间存在激烈竞争，自身的实力和标书的完成情 况成为竞争的唯一武器。 5.择优性 通过公开、公平、公正的竞争，最终优胜劣汰 ，业主能够选中最佳方案，最佳承包者，以获得最 佳经济效益。 (三)招投标的一般程序 1.发布信息 一般通过“招标公告”或“招标邀请通知书”向外 界发布需求信息及有关要求。 2.出售标书 业主将自己制作的标书出售给前来的投标者， 并提供有关咨询服务。 3.开标 由招标人在规定的日期和地点，邀集所有参与 投标者，当众启封各个标书并宣读其内容。 4.评标 由有关机构对各个标书进行综合考评。 5.中标 通过评标，选出中标者。向中标者发出通知， 同时告知其它未中标者。 6.签订合同 业主（买主）与中标者签订合同，正式确立合 作关系。 (四)招标文书的种类 招标文书种类繁多。 若按招标内容分类，可分为建筑工程招标书、劳 务招标书、大宗商品交易招标书、设计招标书、 企业承包招标书、企业租赁招标书等。 若按招标范围分类，又可分为国际招标书、国内 招标书、部门系统内招标书和单位内部招标书等 。 若按合同期限分类，又可分为长期招标书和短期 招标书两种。 若按招标环节分类，还可分为招标公告、招标通 知书、招标章程等。 (五)招标文书的写作模式 在招标文书中，用得最多的是招标公告和招标 通知书。招标公告，是公开招标时发布的一种周知 性文件。招标通知书，则是用以向有承包能力的若 干单位直接发出招标邀请的内部招标文件。二者都 要公布招标单位、招标项目、招标时间、招标步骤 及联系方法等内容，以吸引投标者参加投标。 以上两种招标文书的结构一般由以下几部分组 成： 标题 由招标单位的全称、招标项目、文种 组成。如市厂关于改装锅炉的招标 公告；也可由招标单位全称和文种名称 组成，如公司招标通知书。还有的 招标书用双行标题，以正标题标明招标单 位和文种名称，以副标题点明招标项目。 前言 通常写明招标的缘由和根据、招标项目的资 金来源、招标范围等项内容。 招标项目 这是招标书的重点和核心部分。要准确无误 地将招标项目的内容反映出来，不仅要写明招标 的名称、型号、数量、规格、价格等，还要提出 对质量、工期等方面的个体要求。 招标步骤 主要写明招标文件的发售日期、地点和发售 办法，以及投标截止时间和投标地点、开标时间 和开标地点等。 大学修建图书馆楼的招标通告 大学经上级主管部门批准，拟修建一座图 书馆楼，从2005年3月8日起开始建筑招标。现将具 体事宜告知如下： 1工程名称：大学图书馆楼。 2建筑面积：平方米。 3施工地址：市路号。 4设计及要求：见附件。(略) 5材料中钢材、木材、水泥由招标单位供应 ，其余由投标人自行解决。所需材料见附表。(略) 6交工日期：2007年2月。 7凡愿投标的国营、集体建筑企业，只要有 主管部门和开户行认可，具有相应建筑施工能力者 均可投标。 8投标人可来函或来人索取招标文件。 9投标人请将报价单、施工能力说明书、原 材料来源说明书以及上级主管部门的有关签证等密 封投寄或派人直送我校基建处招标办公室。 10招标截至2005年4月8日止(寄信以邮戳为 准)。4月10日，在我校办公楼会议室，在市公 证处公证下启封开标。 招标联系人： 联系地址：市街号 电报挂号： 电话： 大学基建处(印章) 2005年3月1日 落款 写清招标单位的地址、邮政编码、电话、传真 、电报挂号及联系人等，并注明日期。 附件 需要特别指出的是，国际招标公告的内容与国 内招标公告基本相同，但要写明用何种货币结算以 及付款办法、招标范围等项内容。另外，国际招标 公告修改定稿后，应翻译为两种或三种国际通用语 言，并同时发表。 (六)写好招标文书应注意的问题 招标文书因种类繁多，其写作要求也各有不同 。这里仅就写好招标公告和招标通知书提出以下三 点要求： 1内容合法合理，切实可行 招标书的要求和应知事项，要符合国家有关法 律、法规、政策规定；技术质量标准要注明国际标 准、国家标准、部颁标准或是企业标准；招标方案 既要科学、先进，又要适度、可行。 2重点明确，内容周密 招标项目(即标的)是招标书的核心内容，对其 有关情况、招标范围、具体要求，都要写清楚。如 建设项目，应写明工程名称、数量、技术质量要求 、进度要求，甚至建筑材料的要求等等。该写的一 定要写全，尽可能周到，没有空子可钻。 3语言表述应简明、准确 无论是定性还是定量说明，都应准确无误，没 有歧义，尽可能使用精确语言而少用模糊语言。 二、投标文书 （一）什么是投标文书 投标文书是指投标单位按照招标文书的要求 和规定，专门向招标单位提交的文书。 （二）投标文书一般有以下特点： 真实性。投标文书的内容一定要真实可信 、切合实际。如果单纯为了中标而增加水分，就 会适得其反，使招标者产生怀疑，以致对中标产 生不利影响。 竞争性。投标文书既是一种表明自己实力、 经营策略、管理手段等的书面材料，又是一种可在 招标答辩会上发表自己意见的演说稿。招标单位要 通过投标文书择优选定中标者，所以投标文书具有 竞争性的特点。 针对性。编写投标文书既要针对招标者提出 的条件和内容，也要针对企业或工程任务的现状， 经过分析和论证，决定是否投标和投标程度，因此 具有很强的针对性。 （三）投标文书的种类 投标文书的种类很多： 若按投标内容划分，可分为建筑工程投标书 、大宗商品交易投标书、招聘经营者投标书、企业 承包投标书、企业租赁投标书等。 若按投标范围划分，可分为国际投标书、国 内投标书等。 若按投标方身份划分，又可分为个人投标书 、合伙投标书、法人投标书、联合投标书等。 若按投标文书的性质划分，又可为投标申请 书、投标企业简介（资格审查表）及投标书等。 一般来说，投标文书中使用最为广泛的，当属 投标申请书和投标书。 所谓投标申请书是指投标单位得知招标公告之 后，按公告通知的时间，向招标单位参与投标而报 送的申请书。 所谓投标书则是指投标单位在充分领会招标文 件、进行现场实地考察和调查的基础上所编制的投 标文书。它是对招标书提出的要求的响应与承诺， 并同时提出具体的标价及有关事项来竞争中标。 （四）投标文书的写作模式 投标文书种类很多，这里仅就投标申请书和 投标书的写法作些介绍： 投标书和投标申请书一般由以下几个部分组 成： 标题 由投标方名称、投标项目及文种三部分组成 。如公司承包大学新教学楼建设工程投标 书。标题也可由投标方名称与文种两部分构成 ，为建筑工程公司投标书。更多的是直接 用文种代替标题。 招标单位称呼 投标书的主送机关即招标单位。要顶格书写招 标单位的全称，与书信体中称呼的写法相同。 正文 投标申请书的正文只须用简洁的文字直接表明 投标态度，写明保证事项即可。有时，也可根据需 要介绍一下本单位的情况，或者写明其他应标条件 及要求招标单位提供的配合条件等，必要时也可附 上标价明细表。 投标书的正文往往要比投标申请书的正文份量 重些。一般说来，投标书的正文分前言和主体两大 部分。 公司投标书 铁路总公司： 研究了招标文件IMLRCLCB9001号，对集通铁 路项目所需货物我们愿意投标，并授权下述签名人 、，代表我们提交下列文件正本一份， 副本四份。 1.投标报价表。 2.货物清单。 3.技术差异修订表。 4.资格审查文件。 5.银行开具的金额为的投标保函。 6.开标一揽表。 签名兹宣布同意下列各点： 1.所附投标报价表所列拟供货物的投标总价为 人民币元整。 2.投标人将根据招标文件的规定履行合同的责 任和义务。 3.投标人已详细审查了全部招标文件的内容， 包括修改条款和所有供参阅的资料及附件。投标人 放弃要求对招标文件作进一步解释的权利。 4.本标书自开标之日起90天内有效。 5.如果在开标之后的投标有效期内撤标，则投 标保证金将被贵公司没收。 6.我们理解你们并不限于接受最低价和你可以 接受任何标书。 投标单位：中国沈阳公司 地址：中国沈阳区街号 电话：024- 授权代表姓名： （公章） 年月日 -转引自对外贸易文书写作 前言部分要用简练的语言说明投标名称、投 标的方针、目标以及中标后的承诺等内容，开宗明 义，提纲挈领。 主体部分则应包括以下内容： 写明投标的具体指标。 一般可分条列项(也可用表格式)写明投标的愿 望、项目名称、数量、技术要求、商品价格和规格 、交货日期等。承包经营项目的投标书，其正文一 般要阐述对投标项目基本状况的分析，找出优势和 存在问题；提出经营方针；说明承包目标、考核指 标以及达到目标的可行性分析和拟采取的措施；对 招标者提出的要求、条件的认可程度等。 正文部分引用的数据要准确、完整；论述要条 理清楚，说理透彻；目标要明确可信；措施要切实 可行。 若为大宗货物贸易投标，要写明投标方对应履 行责任义务所作出的承诺；若为建筑工程项目投标 ，则应写明项目开工、竣工日期。 说明此投标书的有效期限。 结尾处还要说明对招标单位不一定接受最低价 和可能接受任何投标书表示理解。 附件（略） 署名。要写清投标人的单位名称、法人代表以 及邮政编码、地址、电话号码、传真号码、电报挂 号、电子邮箱等，以便联系。 如果是国际投资，则应将投标书译成外文，写 明国别、付款方式以及用什么货币付款等。 有的投标书还要由上级业务主管部门和公证监 督机关签名盖章。如有必要，还应附上担保单位的 担保书，有关图纸、表格等。 （五）写好投标文书的秘诀 1.要有针对性。投标者必须认真研究并真正 弄懂招标项目的内容、条件、技术、性能参数、 数量、质量等方面的要求，只有针对招标文件的 要求，才能写好投标书。 2要实事求是 投标方必须在认真研究招标书的基础上，客观 估计自己的技术、经济实力和相应的赔偿能力，经 过专家的充分论证后，再决定是否投标，并实事求 是地填写标单和撰写投标书，切不可妄加许诺，不 可徇私舞弊，弄虚作假，害人害己。因为一旦中标 ，就要在规定期限内与招标方签订合同，按合同办 事。如不实事求是，将给国家、招标单位和本单位 造成严重的经济损失，或违约或毁约而承担法律责 任。 3内容要明确具体 投标书中各项指标要精确，报价要凭科学测算 ，避免误差。要实事求是，有根有据，准确无误。 对于投标书的具体内容，如目标、造价、技术、设 备、质量等级、安全措施、进度等，都要详细写明 ，力求具体、明确，一目了然。如果交待不清，笼 统含糊，无法使招标单位认可，那是难以中标的。 4要讲究时效性 招标单位之所以招标，旨在利用招标人之间的 竞争来达到优选买主或承包、租赁、合作的目的。 招标都规定了明确的时限，过期不候。所以，投标 一定要讲究时效性，要在规定的时限内写好并送出 投标书，避免逾期递交而不予受理。才有中标的 可能。 5.语言要力求准确精炼，并适当使用外交语 言，如“诸位先生”“贵公司”“对给予理解 ”等等，使人感觉受到尊重，给中标与否留有 余地。 例文与简析 例文 机电设备招标公司招标公告 机电设备招标公司受权对中国公司所需 的“卧式沉降螺旋卸料离心分级机”两台进行国内招 标。 一、标书编号： 二、简要说明： 1、使用地点：省市。 2、到货地点：。 3、要求交货日期：20年月。 4、主要参数： （1）转鼓直径：500毫米。 （2）旋转形式：锥角简便式。 （3）分离因素：4500。 三、招标文件将于20年月日起每天上午9:0011:00，下午 1:304:30，在上海中山东路号室发售。电话：。电 挂：。 四、招标文件价格：每份人民币元。 五、投标截止日期：20年月日。 六、投标地点：市路号室。 七、开标日期：20年月日上午。 特邀请对此有兴趣的国内合格投标者前来投标。 敬候光临。 市机电设备招标公司 地址：市路号室 电话： 20年月日 【简析】 这份招标公告有以下几个特点： 简明。首先是标题简单明了，具有吸引力。 标题一般有两种写法：一是单位全称加文种；一是 省略单位，仅写文种。本例采用了前者，因为 机电设备招标公司是一个从事招标的专门机构，基 础雄厚，技术力量强大，在标题中写明，能引起众 多单位的注意，以便更大范围地择优选择承购单位 ，组织和促进竞争。其次，招标项目部分，通过归 类分组的写法也体现了简明的特点，达到突出重点 的目的。 完整。前言部分一笔交待发包产品名称、数 量、范围，紧接着说明招标步骤和联系方式。几个 部分环环相扣，形成了完整的结构。 细致。在这份短短的招标公告中，出现了四 次时间：一是招标文件发售时间；二是投标截止时 间；三是开标时间；四是招标通告发布时间。这几 次时间是不能混淆也不能省略的，虽然事小却很重 要。 这里需要说明的是，招标文书有时也可用“通 告”的形式发布，其写法与“招标公告”基本一致。 如“热电厂新建工程项目招标通告”。 投 标 书 工程名称：纺织印染厂移地改造工程 投标企业：省第七建筑工程公司 企业负责人：王瑞珩 一、综合说明： 根据地区建筑工程招标办公室19年月 日发布的纺织印染厂移地改造工程招标启事 以及市有色冶金设计研究院设计的设计图纸 内容，我公司具备承包施工条件，决定对以上工程 投标。本公司经历了长期建筑工程的施工实践，于 19年企业整顿验收合格；19年经省建委审 定为一级土建施工企业。公司现有职工人数人。 公司设有建筑个处，共个队，并配有预制品厂 、机修厂和大型运输车队。公司具有对液 压滑模、全柜架现浇、大跨度钢架、预应力工艺、轻钢骨 架、装配式工业厂房等的施工能力和经验。具备大型土石 方工程、建筑工程和水电安装工程总承包施工能力。 我们决定在此工程建筑中以全面质量管理为核心，严 格编制施工组织设计，发挥企业优势，挖掘企业潜力，保 证缩短工期，力争在该项目上创优良、优质工程。 二、工程标价 预算总造价为万元，标价在预算总造价基础上降低 。（详见报价表） 三、建筑工期 在接到中标通知书后十五天进场，做好开工前的一切 准备工作，19年月日正式破土动工，19年月 日竣工，总工期为个日历工作天。（详见进度计划） 四、工程质量 根据图纸要求，保证工程质量达到优良级，保证 质量安全的主要措施见施工组织设计。 五、合理的施工措施 1、计划控制：采取总进度计划控制与土石方工程 平衡调配和主车间平行，主体交叉流水网络计划控 制相结合。 2、质量控制：制定质量目标，坚持TQC管理方 法，建立各单位工程中的分项工程质量预控网络体 系。 3、健全技术档案，做到技术资料“十二有”，提高 施工管理科学性。 4、安全生产，运用安全“三宝”，搞好安全数育， 加强安全检查监督，防范事故于未然。 5、加强职工队伍思想政治工作，增强劳动纪律 ，讲究职业道德。 6、各工种工程，分部分项实行挂牌施工，落实 岗位职责，推行栋号承包。 六、建议 建设过程中如有设计变更、材料串换代用等现象 出现，相互间都应本着实事求是的原则来处理。 20年月日（公章） 【简析】 这份投标书写得很成功，其主要特色体现在以 下三方面： 详细。投标书第一部分详细介绍了公司的基 础设施与技术力量，表明了公司具备承包施工条件 。表明公司投标不是一时兴起，而是有备而来，同 时，也以此给对方留下态度严谨、考虑周密的好印 象，为中标打下坚实的基础。 明确。招标单位一般依据工程标价、建设工 期和工程质量来决定中标者的，所以，投标书在这 三方面作了明确承诺，从而打消了招标单位可能产 生的一些疑虑。 简洁。投标书正文由六大部分组成，每一部 分都写得言简意明，有条不紊。 五 订购单与保险文书 订购单 什么是订购单 订购单是买卖双方经交易磋商，最后成交，订 立合同后，由买方向卖方订购货物时所使用的一种 文书。 订购单一般有以下特点 完备性。订购单中对所订购的商品或货物要 作详细而完备的表述。诸如货物或商品的名称、价 格、包装方式、运输方式、付款方式、订购日期等 方