[自我管理与提升]时间管理.ppt

2006年3月19日 高效的时间管理 P2 n关于时间管理的思考 n时间管理是什么 n时间管理三步曲 n明确人生追求 n设定目标 n制定计划并实施 n时间矩阵图 n时间管理四象限 n高效利用时间的方法 目录 Content P3 时间是什么？有什么特点？ n时间是一种特殊的稀缺资 源 n它是不能再生的 n它不能被节省或储存下来 n它对每一个人都是均等的 ，但又是有限的 P4 时间管理就是个人管理，把握时间管理就是个人管理，把握 自己才能把握时间。自己才能把握时间。 如果你不能管理时间，那么如果你不能管理时间，那么 你什么也不能管理你什么也不能管理 彼得彼得 杜拉克杜拉克 P5 时间管理三步曲 n 明确人生追求 n 设定目标 n 拟定计划并实施 P6 （一）明确人生追求 n假如没有明天，你今天想做什么？ P7 （一）明确人生追求 人生的意义是什么？ P8 （一）明确人生追求 进取型使其达到集团和系统的最高地位。 安全型追求认可、工作安全、尊敬和成为“圈内人” 。 自由型在工作过程中得到最大的控制而不是被控制 。 攀登型得到刺激、挑战、冒险和“擦边”的机会。 平衡型视成功为家庭、工作、自我事务等均衡协调 发展。 不同类型的人对成功的需求不同。 德尔（C.Brooklyn Derr, 1988）总结出公司员工有五种不同的成 功方向： P9 （一）明确人生追求 鼓励更深入地思考你的人生 澄清什么对你是真正重要的 将自我抉择的价值观及目的牢记心中 提供方向及价值 协助你向长期目标进展 为什么要明确人生追求？ P10 （一）明确人生追求 我究竟是什么样的人？ 我最强的才能及天赋是什么？ 当 , 我感到真正的快乐。 我想成为什么样的人？ 有哪些品格是我想拥有的？ 有哪些东西是我觉得重要并想拥有的？ 个人使命宣言 P11 起草个人使命宣言 假如船不知道该驶向哪个港口，那么吹什么风都没有用处 起草自己的使命宣言起草自己的使命宣言 n我们要将一个人成功地送上月球，并能 使他安全地返回地球。 n“让每一个办公桌和每一个家庭都有一 台计算机。” n“为人民服务”VS“为人民币服务” n提供优质培训课程VS成为“五星讲师” （一）明确人生追求 P12 要事第一 个人的使命宣言是衡量事情是否重要的标准 我们真的花了时间去做这些对 我们一生都很重要的事情了吗 （一）明确人生追求 P13 （二）设定目标 n更有效地实现目标 n改善绩效 n提高你实现目标的动机 n提高对你成就的自豪和满足 n提高你的自信心 n有计划地消除你止步不前和不高兴的想法 设定目标的好处 P14 n增加销量 n发展员工 n提高员工的生产力 n开发新客户，拓展全系列 n改进管理层和员工的沟通 n实现业务成果（利润，市场占有率，股票价值 ） n. . 你的目标是什么 （二）设定目标 P15 n目标的SMART原则 S(specific)： 明确 的 M(measurable)： 可衡量 的 A(attainable)： 可达成 的 R(relevant)： 合乎实 际的 T(time-based)： 时效性 的 我觉得. 我感觉. 我认为 (这是管理的艺术,而不是管理 的科学) 管理的“艺术” 船到桥头自然直- ? ! 车到山前必有路 - ? ! （二）设定目标 P16 n充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能； n预测问题，防范于未然； n事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需 要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么； n协助评估目标的可行性； n避免不必要的重复，减少无谓的浪费； n建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班 良好计划的好处 （三）设定计划并实施 P17 通过计划帮您有效地利用时间 n把每天要做的事情列一份清单 n确定优先次序，从最重要的事情 开始做起 n每天都这么做 （三）设定计划并实施 P18 n关于时间管理的思考 n时间管理是什么 n时间管理三步曲 n明确人生追求 n设定目标 n制定计划并实施 n时间矩阵图 n时间管理四象限 n高效利用时间的方法 目录 Content P19 我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限 来描述我们所从事的活动。这四象限构成来描述我们所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩时间管理矩 阵图阵图”。 影响我们选择花费时间的要素： P20 重要 不重要 不 紧 急 紧 急 第一象限 第三象限 第二象限 第四象限 P21 重要性和紧急性释意 重要性： 与目标有关的活动， 凡是有价值的有利于组织和个人 目标实现的就是重要的事 紧急性： 是指必须立即处理的 事，急迫之事通常都显而易见， 拖延不得；也可能较讨好、有趣 却不一定很重要 P22 活动的重要性和紧急性分析 n重要性 A 非常重要；必须做 B 重要；应当做 C 不太重要；可能有用，但不是非 做不可 D 不重要；没有任何效果 n紧急性 A 非常紧急；必须马上做 B 紧急；应当赶紧做 C 不太紧急；推迟一段时间再做也 行 D 时间不作为考虑的因素 P23 时间矩阵图 讨论：可以举例说明哪些事情各属于 哪个象限吗？ P24 P25 时间管理的策略 n第一象限的事情应该首先做 n应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上， 这样就可以从容地处理各种问题了 n第三象限的事尽量少做 n第四象限的事最好别做 P26 时间矩阵图 虚假的 必要的 危机 有限期的任务 项目 计划 准备 建立关系 真正的创新 领导的 干扰 一些会议 一些报告 浪费的 逃避的活动 P27 4 D 原 则 DO IT NOWDO IT LATER DELEGATE DONT DO IT 稍后做 授权 不做 立即做 P28 4D原则 nDo it now（要自己做的）： 不能丢掉不管、不能拖 一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完 成。 nDo it later（稍后再办）： 把重要但不紧急的工作 ，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 nDelegate it（可授权的）： 学会授权，将能派出去 的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工 作。 nDont do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事 ，无效益的事，应差的事丢掉不管 P29 时 间 管 理 要 务 焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不” 参照你的使命宣言、目标规划时间 重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。 歌德 人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自 百分之二十的活动。 20/80 法则 P30 普通人的时间安排 25-30%15% 50-60%2-3% 2-3% 25-30% P31 成功人士的时间安排 20-25%65-80% 15% 1% 20-25%65-80% 15%1% P32 80/20 原则 来自来自 花去花去 80%80%最佳效最佳效 果的工作果的工作 20%20%较为较为 次要的工作次要的工作 20%20%的时间的时间 80%80%的时间的时间 P33 80/20原则 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创 意的工作 P34 更有效地利用时间 n“创造”更多的时间 n减少会议对时间的浪费 n有效地利用等待时间 n很好地利用旅行时间 n与上司沟通时如何更有效利用 时间 n对付电话所引起的时间的浪费 n避免不速之客带来的时间的浪 费 P35 创造更多的时间 有两种方法可以创造工作时间： n早起晚睡 n通过授权的技能 P36 减少会议对时间的浪费 会议前： n发问有必要以会议形 式进行商讨吗？ n尽量减少与会人数。 n当关键人物无法与会 时，原则上不应开会。 n为避免会议冗长，可 将会议安排在午餐前或 下班前。 n要有明确的会议议程 。 n计算会议成本。 会议中： 会议中等候迟到者，则等 于惩罚准时者 不要令与会者太舒服。 避免受电话或访客之干扰 视实际需要，可让部分与 会者参加会议的一部分 会议后： 整理会议记录发给有关人 士 跟进会议中决定的事项 P37 与上司沟通时如何更有效利用时间 “听而不闻”的上司 n应开门见山，单刀直入。 n技巧性地指明你与他谈论的事端对他所可能产生的利害 关系。 见异思迁的上司 n当他指派工作时，多作询问的工夫 n如你的工作繁多，请他为你决定完成工作的优先次序。 n询问他完成工作的限时。 以你为听众的上司 n尽量避免发问或对他的话语作出评论 P38 如何避免电话引起的时间的浪费 n事后回复电话的办法值得采用。 n尽量将须打出去的电话集中在一起。 n避免电话捉迷藏的两个原则： n如果是对方的助理、秘书接的电话，务必打 听何时可以联络到此人 n留话时别忘了请对方在某个时刻或期间回话 P39 如何避免不速之客的时间的浪费 n你并不一定总是热情好客 n让别人知道别打搅你 n在办公室外接见不速之客 n定期安排和下属或同一阶层的同事见面 P4