《办公室管理制度v》word版.doc

办公室管理制度总 则一、为进一步强化学校办公室管理机关和事业单位内部管理，严明工作纪律，规范工作程序，提高工作效率，结合学校实际，制定本管理制度。二、办公室行政上隶属综合科管理，接受综合科科长、分管副校长、校长指导。三、本管理制度包括公文收发管理办法、会议管理办法、印信管理办法、接待管理办法、车辆及驾驶员管理办法、保安工作和考核管理办法、保洁员工作和考核管理办法等。四、本管理制度经校长办公会审定后下发执行，此前管理制度同时废止。公文收发管理办法为了提高我校公文办理工作的质量和效率，实现公文办理工作的制度化、规范化，结合我校实际情况，特制定本办法。一、 原则本着实事求是、精简、高效的原则，努力做到公文处理及时、准确、安全。二、 收文办理（一） 所有发至我校的公文（含传真件和复印件），由局办公室统一签收、登记和编号，并根据公文内容转交有关科室办理。（二） 收文办理的程序包括：签收、编号、登记、批示、传阅、交办、保管、归档、销毁等。（三） 办公室接到来文后，要认真清点、核对并编号，粘贴文件处理单，并登记收文登记簿。（四） 办公室收到来文后，送校领导批示，按照批示要求在规定范围内传阅，并交有关科室办理，经请示校领导后，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。（五） 重要文件和急办文件由办公室在收文当日送校领导批示或交有关科室办理。（六） 传阅文件一般应于两天内阅毕；公文有办理期限的，应按规定时限办结。（七） 办理完毕的公文原件（含传真件和复印件）应由办公室进行归档，有关科室因业务需要留存公文复印件的，必须到办公室登记备案。（八） 保密件按有关规定处理。三、 发文办理（一） 凡需统一编制文号的公文，纳入发文范围。（二） 发文办理的程序一般包括：拟稿、审核、签发、登记、印发、归档、销毁等。（三） 凡需制发的公文，需填写校发文单，由拟稿人签字，不需要会签的由所在科室负责人签字，需要会签的文件经由有关科室会签后，统一交办公室审核后，由校领导审核签发。（四） 所有上行文，包括请示、报告等，必须由校领导审核签发。（五） 签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。（六） 公文办完后，办公室应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。四、 其他（一） 其他对外文稿（包括电子稿），由业务科室拟稿，经办公室报校领导审核后方可对外报送，并到办公室登记。（二） 校内无需编制文号的通知类文件由拟稿人签字，由所在科室负责人签字后交办公室办理或备案。会议管理办法一、会议的种类根据学校实际，学校会议主要分为校长办公会、行政办公会、全校教职工会议、部门会议和专题会议等。二、会议的准备（一）办公室根据会议的类型和主题确定会议时间、地点及与会人员（二）下发会议通知要保证全面周到，无错漏、范围恰当。通知前必须经领导审批。（三）一般会议是短信或网上通知即可，重大会议或领导特别指示的必须电话或书面通知的，一定对被通知者是否收到通知和能否如期参加会议进行落实。（四）会议召开前必须准备好会议场所、会议文件或资料。且承办人会前须准备签到薄，以确保及时了解人员出席情况。三、会议记录（一）在会议进行中要做好记录，会后立即输入电脑制作成电子文稿。（二）重要会议时可录音、录像。（三）会议记录必须专人妥善保存。五、会议室预定管理：（一）举行部门会议、专题会议或其他需要使用会议室时必须办理书面申请手续，（二）会议室预定实行先申请先使用的原则。（三）预定与使用流程：由各部门填写申请表部门领导签字同意办公室签字同意综合科科长签字同意分管校长签字同意办公室领钥匙使用与清理-归还钥匙（办公室）。（四）各部门会议预约经办人应按照申请表如实填写，以保证会议的正常进行，不得超出申请表规定举行会议。（五）多部门同时参与会议时以会议发起部门为主要责任部门，负责办理会议室预定手续及使用管理。（六）如情况特殊需临时变更会议时间或地点的须经分管校领导同意，因故取消需提前通知办公室。（七）会议资料会后立即清理，不得留滞在会议室。（八）举行会议时因节约用电，会议后立即关闭电器与照明电源，锁好房门，及时将会议室钥匙交还办公室。印信管理办法一、印鉴的种类学校印鉴主要包括学校公章、财务章、合同章；俱乐部公章、财务章；食堂财务章、法人印鉴以及各科室印章等。二、各类印鉴保管原则：（一）各类印鉴必须在办公室制发并在印信保管登记薄上登记，制作印模，由相关部门或人员负责保管：学校公章、合同章；俱乐部公章、法人印鉴由办公室负责人指定专人保管；学校财务章、俱乐部财务章、食堂财务章由财务科负责人指定专人保管；科室印章由各科室负责人指定专人保管。（二）印鉴如发生丢失、损毁或被盗情况，除迅速上报领导外,还应向当地公安机关和备案机关登记，并声明作废。 三、印鉴使用规则（一）凡需申盖印鉴必须填写印鉴申请表，按照流程逐级审批同意后方可盖章。（二）印鉴使用必须登记，以备查询。（三）一般办理印鉴使用事宜应在工作时间之内，特殊情况下使用印鉴须经校长同意。（四）如因业务需要，印鉴需带出学校，则必须办理印鉴借用手续，经校长审批后方可带出，未办理手续或手续不全的不得带出，特殊情况下外带印鉴须经校长同意。承办人对借出的印鉴负保管责任，不得转借，否则将负法律责任。四、介绍信、证明信的管理。（一）介绍信、证明信的使用必须办理书面手续，按照流程逐级审批同意后方可开具。（二）开具的介绍信、证明信内容要明确具体，信文与存根要一致，经检查核对无误后盖章。（三）未办理手续或手续不全的不得开具介绍信、证明信，特殊情况下开具介绍信、证明信须经校长同意。（四）介绍信、证明信的使用必须登记，以备查询。接待管理办法为规范学校接待工作，按照厉行节约、制止奢侈浪费行为的要求，制定本办法。一、接待范围来我校检查、视察、指导工作的上级领导和贵宾，以及其他需接待的人员。二、接待原则本着“小额、合理、必须”的原则。工作中做到热情、礼貌、周到、节俭，合理安排迎、送、食、宿、行等各个环节。三、接待分类重要接待：指市级以上单位领导来访或其他重要贵宾。普通接待：其市级以下单位领导或其他一般贵宾。工作接待：与我校发生工作关系的单位人员或其他一般人员。四、有关要求（一）统一安排，对口接待凡发生接待，应先向校长汇报同意后，并填写接待申请表按照流程逐级审批同意后，由办公室统一安排，实行对口接待，严格控制陪客人数。（二）严格接待标准重要接待按照80100元人标准（不含烟酒），普通接待按照50元人标准（不含烟酒），工作接待原则上安排在学校食堂进行。烟酒由学校采购部门统一购置，如需提高接待标准必须经校长同意。（三）定点接待，使用公务卡结账接待工作原则上实行定点接待，如情况特殊经校长同意后可在定点外接待，对发生的接待费用，除学校规定可以签单人员外，一律使用公务卡结账，并及时进行报销。车辆及驾驶员管理办法为了进一步规范学校车辆和驾驶员的管理，做到科学合理地调度车辆，提高车辆的使用效率和驾驶员的整体素质，充分调动驾驶员的工作积极性，确保行车安全，结合单位实际，特制定本办法。一、用车原则学校车辆使用坚持为工作服务、统一调配和确保领导的原则，加强车辆调度，保证车辆安全，提高用车效率，节约车辆开支，严禁公车私用。二、车辆管理（一）学校车辆由办公室统一管理。除校长外人员不得要求驾驶员出车。未经办公室指派，驾驶员不得擅自出车。（二）按照“谁使用，谁管理，谁负责”的原则，学校车辆由专职驾驶员负责驾驶、维修、保养、定期年审等一系列与车辆使用有关的事宜。随车的工具、物品配置及相关证件应妥善保管和爱护，不得损坏和丢失。（三）学校车辆在完成出车任务后，如无特殊情况，一律停放在学校地下车库内。（四）建立健全车辆档案制度、车辆管理规章制度和安全管理台帐，确保行车安全。实行车辆行车里程及油料消耗月报制度。驾驶员每月底负责将车辆里程表数据、油料消耗情况统计后及时报办公室主任审核、备案。（五）学校车辆原则上不对外租用和外借。如上级主管部门、兄弟单位因特殊情况确需借用，须经校长批准同意。三、车辆调度（一）学校车辆由办公室统一调度，其他人员不得随意调度用车。办公室应认真履行职责，从严把关，确保工作用车，杜绝不合理用车。 （二）学校财务部门需要用车的，由财务部门提出申请填写用车申请单，并经分管部门领导、办公室主任、综合部部长审核，报校长审批后方可派车，驾驶员凭派车单出车。（三）学校其他部门需要用车的，由各部门提前一天填写用车申请单，并经分管部门领导、办公室主任、综合部部长审核，报校长审批后方可派车，驾驶员凭派车单出车。（四）如遇特殊情况需要使用车辆来不及办理用车申请手续的，经校长同意后可以由办公室直接派车，但必须在出车任务完成后两天内补办手续。（五）办公室实行出车登记制度，按月与驾驶员核对派车单，做为驾驶员考核及领取补助的依据。四、车辆维修及物品配置（一）车辆维修及保养。学校车辆应当落实驾驶员进行管理、保养和维护。车辆需修理、维护保养的，由驾驶员向办公室提出申请，填写车辆修理、保养审批表，交办公室主任、综合部部长核实后，报校长审批同意后，方可到定点维修厂家修理或维护保养。维修或保养结束后，驾驶员必须在一周内按照规定审批报销。（二）学校车辆在外地发生故障，不能继续行驶的，报办公室主任后可就近送修理厂维修，其修理费用经乘车人签字证明后，按程序审批报销。（三）建立健全车辆维修档案制度。驾驶员不得私自购买车辆零配件和到非指定修理厂维修车辆，否则费用不予报销。（四）物品配置。学校车辆所用物品应根据需要配置，坚持节约、实用、美观的原则。物品配置应填写配置单，经批准后方可购买，否则一概不予报销。车上配置品由驾驶员负责维护、保管，如有丢失，由驾驶员照价赔偿。（五）学校车辆按规定参加保险。所有车辆由办公室按照相关规定办理保险，保险费按财务制度一律转账支付。 五、驾驶员管理 （一）驾驶员守则 严守纪律，服从调度；认真学习有关业务，遵守职业道德和交通规则，服从交警指挥；做好车辆维护保养，保持车况性能良好；积极参加安全学习，树立安全第一的宗旨，防止事故发生；遇有出车任务，应提前到岗到位，确保各项任务完成。 （二）驾驶员管理1、驾驶员由办公室统一管理。办公室负责对驾驶员的教育和管理，驾驶员要服从管理和调度，遵守交通规则、礼貌行车、不开疲劳车、带病车，严禁酒后开车，确保行车安全。2、驾驶员在工作时间不得擅离职守，上班时间无出车任务时，在驾驶员办公室休息待命。因事需离开，需向办公室报告去向，以方便联系。3、严格请销假制度。驾驶员请假，除特殊情况外，一般应提前三天向办公室递交请假申请单，经办公室主任审核后，根据工作需要统一安排。无故缺勤者一律按旷工处理。4、驾驶员要爱护车辆、厉行节约，勤检查，勤保养，上班前做好车辆加油、清洁、安全检查等工作，保证车辆按时出车。 5、办公室要做好驾驶员出车、车辆维修、物品配置、违规违纪情况、责任事故、检查评比等记录，并存入驾驶员个人档案，作为年终考核的依据。6、驾驶员应当保持通讯工具24小时畅通，以便应对处理突发事件。六、油料管理（一）学校车辆加油必须在中石油、中石化等国有大型加油站内进行，如情况特殊可在民营加油站加油。（二）学校车辆加油由车辆驾驶员负责，加油后开具正规发票，并按照规定程序报销。（三）学校车辆进行用油考核制度，做到各型车辆油耗有定额，里程有记录，每月末将各自车辆的行驾里程报部门车辆管理人员，由车辆驾驶员协助办公室对燃油消耗情况进行考核，对超出规定的燃油费用，车辆驾驶员自行负责。各车型耗油定额如下：轿车12公升/百公里;柴油客车10公升/百公里。七、驾驶员出车补贴、报销、奖惩及考核规定 （一）驾驶员安全行车，未发生交通事故，车辆油耗、修理等费用支出符合要求的，给予发放安全行车里程补贴，安全行车里程补贴按每公里0.1元计算，按月发放。不符合要求的，酌情扣发。（二）车辆的过路、过桥费，在外地的油费、修理费等费用，凭派车单按规定报销。凡违反交通规则或乱停乱放受到的罚款一律不予报销。（三）驾驶车辆月内无违章、无安全事故的，月底奖励驾驶员安全奖100元，如有违章、有安全事故的扣发安全奖。（四）驾驶员因公出车跑长途可享受补助的，标准为省内每天补助20元，省外每天补助40元。（五）驾驶员因公出车需要借款的，报校长审批同意后可办理借款手续。（六）发现以下情形之一的，每次罚款100元（从年终奖金中扣除）；一个月内连续发现3次、半年内