如何写出一封“专业邮件”速成技巧(加强版)

如何写出一封“专业邮件”速成技巧（加强 版） chinahrd2014-09-12 11:010 写专业的邮件都是一种公司礼节，是职业素养的体现。良好的邮件习惯和技能，不仅能提 高自身工作效率，也能帮公司降低沟通成本、提高经营管理效果。 上个月写了一篇针对职场新人的职场新人：写出一封“专业邮件”的 4 个速成技巧后， 引起许多人关注，这促使我想再写一篇加强版，来分享更多关于写邮件的细节要点，使读 者能掌握更多实用技巧。 “邮件主标题”新增技巧版 上次只说，邮件标题需注重一目了然，用“【主旨】+【叙述】”的格式。此次补充几点： 代表公司对外发邮件时，最好在主旨内写上公司名，显得更为正式，因而能增加开启合作 的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在客户”的邮件，或是针对合作客户的会议邀 请邮件，此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。 公司对内邮件，则在主旨内写上部门名, 加强提醒，以便合作部门及时查收反馈。 “ forward”, “reply only” 和 “reply to all” 的用法 “转发”（forward）、“单一回复”（reply only）和“全部回复”（reply to all）这几 个用法还是很讲究的，我列了几个情境稍加说明： 原有 N 个人在邮件组内，当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关， 建议用“to”（指定人员），其他人为“CC”（抄送）； 原有 N 个人在邮件组内，要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事，建议用法 “reply all”； 原有 N 个人在邮件组内，要让不在组内的特定者知晓此事，请“to”此人，并且除非有特 殊原因，不然就“CC”原有组内的 N 个人。 如果想让特定主管知晓邮件内容，建议在回复邮件时顺带增加人员到 mail loop（邮件讨 论组），并在邮件内容上说明组内人员新增的情况（这一定要注意） 小秘方： 我常常发现自己写给下属并“CC”相关部门的邮件，回复对象仅仅只是我，这是一个非常 不专业的错误； 同一封邮件 to & cc 相关人员不止一个时，避免各自单独交流或不回复，以免讯息不对等； 国内常常利用 QQ 交流沟通细节，请概括总结以后回复邮件以利大家知晓，就算是 QQ 群 组沟通，也请整理汇总再 E-mail； 同一议题、回复相关内容或更新进度时，请用原 E-mail 回复和往来，勿另起邮件。 附件的使用 很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息，补充几个这方面的注意事项： 许多公司收邮件有对附件容量的控制，所以请注意附件大小，以免因被退件而遗失讯息； 有时候邮件需要提供多个附件，建议在内容相关段落标记附件名称（如“具体数据详见附 件*”），便于收件人查询附件； 任何情况下都建议附件名称具体化，不用“附件 1”、“附加 2”等笼统名称，以便收件 人存档时能与内容匹配； 考虑到许多客户端适配的问题，改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯，尽量用附件 （excel、图片等）取代，以免邮件读取出错。 会议邀请 会议邀请是件非常重要的事情，尤其商务性邀请，所以写会议邀请邮件需要更加注意，在 内容上必须具备以下四项： 会议主旨：简单明确的会议目的； 会议时间：请确保时间是已经过双方确认的； 与会人员：双方与会人员（这点非常重要，因为牵扯到与会人员的部门职称、对应需要 派出的人员是否为同一位阶，以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利）； 会议主旨：如果是正式的商务会议邀请，建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责 人，以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。 小秘方： 如果是正式商务邀请，建议在描述与会人员时有完整的“名字、部门、职称”，这既是礼 仪，也能确保双方派出人员是“对等”的； 如果有较重要资料（如一些报告、数据、讯息等），建议在会前发给与会人员，确保参会 者提前有所了解，以精简会议节奏和时间。 除了掌握以上几大要点外，还需要学习的一项是：如何写出让主管快速掌握内容重点，且 达成目标的邮件，这对在职者而言，应该是职场技能中很重要的一环。 如何给主管写邮件 我依据个人习惯和偏好将“发给主管的邮件”分为 4 大类，每一类附加注意事项，希望这 部分“私人分享”有助于你在给你主管写邮件时，更好地掌握对方思绪，使邮件往来更有 效。 1）报告性邮件 例如：销售部门向领导汇报 Q1 销售数据的邮件 这类邮件要先交代报告事件的结果，再交代报告事件的背景或执行过程。大部分主管都不 喜欢邮件内容长篇大论，所以必须抓住“清楚目的”和“事情结果”这两个要点，使你的 主管快速了解这封邮件的意义，然后他才会往下做更深入的了解。 所以如果是报告 Q1 销售数据的邮件，你应该先写销售总额，再写销售金额分布，然后才 是销售金额的细项及一些特殊的案例。 2）要求性邮件 例如：产品主管想要让领导去 push 技术人员完成某个产品需求的邮件 这类邮件要开门见山直接说目的（这目的可能是一个特殊要求，或是需要主管支持的事情） ，然后再说原因或缘由，避免让主管去花时间看一封一头雾水的邮件。 所以在如果要写例子里的这封邮件，你应该要告诉主管，你需要他支持做什么事情，然后 再叙述为何提出这个需求，以及加快开发进度可能会产生的影响。 3）汇总性邮件 例如：部门主管汇报每周重点工作安排等“例行性报告”的邮件 这类邮件比较没有“优先级”，故可以依据要点来评述重点及概要，并可以交待相关配合 人员和部门，不过得注意避免过多文字叙述。 在例子里的这类邮件中，你应该逐条写出工作项目，对于一些需要注意的任务就加标注， 如果是比较重要的事件，则依据此工作任务做延伸即可。 4）项目性邮件 项目性邮件比较好理解，通常是交代一些项目性的任务。 这类邮件邮件通常会牵扯到“人（负责人&相关合作部门）、事（明确的任务名称）、时 (完成时间或是重要的时间项)、地（地点)、物（牵扯资产或是所需支持物品）”。如果有 一些重要的“里程碑”