秘书写作考试重点

一、填空、解答、改错一、填空、解答、改错 1、秘书经历的四个阶段？秘书经历的四个阶段？ 第一阶段，认为秘书是“秀才” ，是“笔杆子” ，是“文书” 。第二阶 段，认为秘书室“通才” ，是“全才” 。第三阶段，认为秘书是“管 理之才” ，是“辅助管理之才” 。第四阶段，以国际秘书联合会更名 为“国际行政专业协会”为标志，认为专业秘书是“办公室内特定 主管的助手” ，是“行政助理” 。 2、从内容和方式从内容和方式来看，主要包括文稿撰拟、口授笔录、文稿审核等 三个方面的内容。三个方面的内容。 3、秘书写作的范畴有广义、狭义之分。秘书写作的范畴有广义、狭义之分。 广义的秘书写作包括写作主题即职业秘书写作的全部文字材料的总 和，应该包括其写作、发表的带有创造性和个性的文学作品。狭义 上的秘书写作专指秘书在履行职能活动的过程中形成的与组织系统 实际管理事务有紧密相关联系的应用性文书，不包括以秘书个人名 义发表的文学作品。 4、秘书的两种工作。秘书的两种工作。 多数情况下，秘书的管理工作是以文字为依托、以文字为手段而完 成的。因此，从一定意义上来说，秘书工作者首先应该是一名合格 的文字工作者。另一方面，秘书履行其他职责职能的过程中往往伴 随着“办文”工作。所以，秘书写作活动是职业秘书参与管理工作 的重要手段，秘书写作是组织系统管理行为的有机组成部分。 5、秘书能力结构特点。秘书能力结构特点。 （1）秘书职业具有辐射性特点。秘书不仅仅代表个人，更是一级组 织的代表与代言人。通过秘书这一“形象窗口” ，人们可以了解这一 组织；通过秘书所展示出的职业风采、职业魅力，公众能够感受到 的是政治文明、是企业文化与职业精神。 （2）开放式特点要求秘书 人员具有一种健康的心态，树立终身学习的理念，不拒绝一切掌握 新技能的机会，利用好每一次培养技能的机遇，有“技不压身”的 正确态度。 6、秘书职业写作行为的基本特点。秘书职业写作行为的基本特点。 （1）被动性。从写作主题的动机来分，可以将人类的写作活动分为 两大类型。第一类是主动性写作；另一类则属于非主动性的被动写 作模式。 （2）限时性。领导向秘书下达文稿撰写工作任务时一般要求在规定 的时间段内必须完成。 （3）行业性。每一个秘书都服务于特定的工作部门、服务于特定的 行业。秘书写作活动的行业性，是秘书知能结构复合型的表现。 （4）程序性。秘书写作活动的程序性，是在长期的秘书写作实践过 程中逐步形成的。职业秘书在履行写作职能活动的过程中，应该自 觉遵守规范性文件的相关要求，不可自作主张、自以为是。 （5）综合性。首先，秘书在职业活动中需要写作的文种多种多样， 既有规范性法定公文写作，也有一般事务性文书写作；既有综合性 强的大型材料写作，也有简短的日常文案写作。其次，在写作不同 的文种文本时，要求秘书综合采用不同的表达方式。 7、秘书对写作特点的适应与把握。秘书对写作特点的适应与把握。 （1）主动适应，淡薄名利。秘书一要适应管理的实际需要，二要适 应为完成这一管理目标的时间性要求，三要适应本组织领导为完成 组织系统管理目标的实际工作思路。 （2）苦练内功，培养眼光。秘书写作的基本功除文字表达方面的基 本要求外，更重要的是逻辑思维能力的培养，以及与组织系统领导 者保持相似的眼光、眼力、眼界。 （3）顺应规律，格式稳定。在长期历史发展进程中，秘书写作形成 了一些基本规律。其中有语言表述等方面的明显特征与规律，也表 现为秘书写作客体即各种文体文种具有相对的稳定性。 8、什么是资料库？什么是资料库？ 所谓材料库，是指秘书对写作原型材料的积累的总和。 9、怎样构建属于自己的材料库？怎样构建属于自己的材料库？ 第一，秘书写作离不开大量的间接材料的收集与使用。 第二，秘书材料库要注意吸收大量活生生的直接材料。 第三，其他方式。职业秘书还可以通过网络法、购买法、交换法等 方式充实自己的素材库。 10、选材与写作材料的原则。选材与写作材料的原则。 秘书写作选择材料原则有五：一，选择的材料要典型；二，选择的 材料要真实；三，选择的材料要确凿；四，选择的材料要详略得当； 五，选择的材料要新颖。 秘书在写作过程中使用的材料必须准确、恰当、合理，要尊重其翔 实性和权威性；在使用过程中，要忠于原貌，不可任意篡改，以讹 传讹；必要时，要注明出处；在材料准备上一般要抓好四个环节的 工作：占有、筛选、核实以及必要的加工。 11、秘书写作材料范围。秘书写作材料范围。 秘书写作的材料范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。 精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领 导机关颁布的相关政策、规定及有关的文件精神。 事实情况包括直接发生的和间接转引的两类。文章中所反映的情况 主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本 部门、本单位遇到的问题、发生的事情、工作的进程等等。它在文 章中表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生 的事实情况，是第一手材料。此外，文章中的事实情况里也包括间 接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。 12、秘书处理好写作的主题非常重要。秘书处理好写作的主题非常重要。 表现在：（1）主题是秘书写作文本的灵魂。从一般文章的评价标准 来看，文章的高下优劣，取决于内容和形式的完美统一程度，其中 涉及对主题立意、材料取舍、布局谋篇、语言表达等方面的评价。 （2）主题是秘书写作文本的统帅。秘书写作文本与传统写作理论统 一，主题、材料、结构、语言是文本的四大要素。 13、对秘书写作主题的要求。对秘书写作主题的要求。 第一，培养较高的政策理论水平是基本保障。 第二，科学的预见性。 第三，培养敏锐的政治眼光。 第四，策略性。 14、秘书写作开头常用的形式。秘书写作开头常用的形式。 （1）目的式：以使用“为了”一词为标志。 （2）原因式：以“由于” 、 “鉴于”等词语为标志。 （3）根据式：以“遵照” 、 “按照