03667-ISO14000 环境环境管理体系认证 程序-文件管制程序OK.doc

公司名健大企业有限公司kenta enterprise co., ltd.文件编号kt-o-ep-08版本号a页 次第 12 页，共 12 页文件名文件管制程序制订部门经理室版本修 订起草审核核准日期页次章节内容一. 目的: 为有效管理各类文件之制订、审核、批准、发布、废止等作业,以确保文件能适时并正确流通二. 适用范围: 适用于本厂质量、环境管理体系所产出之文件均适用。三. 职责: 3.1 一至三阶文件制订、修订及废止之审核与核准权责如下:文件类别一 阶 文 件二 阶 文 件三 阶 文 件权责部门项目文件之制订、修订废止申请副管理代表各权责部门工程师、部门主管或经理文件审核管理代表管理代表原文件初订之部门负责人文件核准总经理总经理管理代表/部门经理文件编号、分发文控中心系统文件文控中心负责/产品技术文件工程部负责 3.2 四阶文件之权责:由其部门最高负责人签署或依个案决定。四. 定义:4.1一阶文件: 系统文件中的环境手册。4.2二阶文件: 系统文件中的程序文件。4.3三阶文件: 作业指导书,作业实施细则与操作规程等。4.4四阶文件: 记录与窗体、校正或管理评审报告计划或方案等。4.5正本: 经核准的原本文件。4.6副本: 分发至各单位的文件。4.7管制性文件: 文件的分发、回收、娈更皆需依正式管制方式进行更换。4.8非管制性文件:文件的分发、回收、娈更不需依本程序的规关规定进行。五. 作业内容:5.1本公司之文件共分四阶。各阶如下: 5.1.1一阶: 手册。 5.1.2二阶: 程序文件。 5.1.3三阶: 作业指导书、作业实施细则、计划或方案、操作规程。 5.1.4四阶: 窗体、记录。 5.2文件的编码原则: 5.2.1环境手册、程序文件、作业实施细则、计划与方案、操作规程及记录的编码如下图所示: 5.2内部文件的编号: 流水号em ep ew e+部门代码四级环境文件之英文简称部门代码健大之英文名简称 kt 5.2.1一、二级文件流水号从01-99 三级文件流水号从001-999 5.2.2部门代码: 总经理室:g 经理室:o 业务部:s 采购部:b 研发部:r 生管部:p 制造部:m 品管部:q 工程部:e 工模部:t 行政部:d 5.3外来文件的编码: 流水号 001-999er环境要求简称客户编号 5.3.1客户编号见iso9000文件参考编号一览表kt-sp-01-02-a. 5.4 文件控制作业流程: 5.4.1文件制订流程:如(附件二)。 5.4.2文件修订、废止流程:如(附件三)。 5.5 文件制订、修订作业控制: 5.5.1文件制订前,先由负责起草文件的部门视系统之实际需要或有关规定及指示等,进行规划起草。 5.5.2文件制订格式(三级文件可参照执行)a. 一:目的b. 二:范围c. 三.权责d. 四:定议e. 五:内容5.1 5.1.1 af. 六:相关文件g. 七:附件h. 八:实施 5.5.2 文件修订, 应视实际需要、指示或规定及其他缺失需增补并纳入标准化之管制方法之修订。 5.5.3文件修订提出前,应以文件变更申请表如(附件四)提出, 经原文件起草部门审核,后送总经理或管理代表核决。必要时权责主管得召开审查会议,才可进行修订。 5.5.4所有一二三级文件修订后都必须在文件封面上注明更改大至内容,日期等。 5.6文件编号: 5.6.1为防止编码重复,以利文件列管, 除四阶文件外,都应将文件名称分类编号记录于文件总览表如(附件五)中。 5.6.2新制订的文件必须依本程序5.1节文件类别对应5.2节编码原则,并按流水号之顺序进行编号。 5.6.3修订之文件仍沿用旧编号,并依5.7节之规定来确定版次, 以区别新旧文件。 5.7文件版本号 环境手册、程序文件、作业指导书、表格、客户要求、计划方案等版本号规定如下： 5.7.1版本号用a,b,c,d,e,f,j表示,a代表第一版本,以后换版一次往上升一级,依此类推。 5.7.2若文件编号依据的标准升级，则依据新标准制订新的文件（例如：iso9002:94版转为iso-9001:2000版），新文件的版本号从a开始。 5.8文件的批准: 5.8.1凡批准修改的一至三阶文件,发布前必须依本程序第三节权责之规定进行核准,才能发布。 5.9文件发布、分发: 5.9.1一级文件由总经理核准后文控发放. 5.9.2二级文件由文件审核人在文件封面规定所发部门、份数,再由管理代表核准后文控发放。 5.9.3三级文件由原文件制订部门负责人在文件封面上注明需分发部门、份数,再由管理代表/部门经理核准后文控发放。 5.9.4文控中心在正本文件上注明文件生效日期,并按文件封面上之分发部门、份数影印副本,加盖“受控副本”印章,填好副本编号后予以发行,接收单位须在文件发行回收记录表上签收。 5.9.5文件自核准日起生效(另有特别说明生效日期者除外)。分发时,应由收件部门在文件发行回收记录表上签收,如(附件六)。签收表由文控中心保存。 5.10文件的归档: 5.10.1文件应正确分类归档及应有一活页夹保存，且有一览表或索引注明每份文件的编号，若一文件更新或失效，实时将旧文件与失效文件清除销废。而该文件的总表或索引的条目中须注明更新或盖上“作废”印章，以鉴别该文件不再使用或者更新文件的总表或索引，这样，其它人员可以方便地查找其所需的正确文件。 5.11失效文件的废止： 5.11.1通常，接收到发行的新版文件时，旧版文件副本由文控中心实时收回，回交人员在文件发行回收记录表上签名。无论是回收或自行清除失效文件及更新文件都必须实时更新档案及销毁失效文件，避免继续使用。若有必要保存做为培训教材或参考使用件,可由文控中心将失效文件原稿盖上“作废”章,再分类存放，方便需要时查阅。 5.11.2如有现行的控制文件与实际需要无关，可由原文件制订部门以文件变更申请表如(附件四)提出申请，依本程序第三节的规定相应的人员进行审核后,送总经理或管理代表核准。并由文控中心按文件的回收程序回收销毁处理，必要时权责主管得召开审查会议,才可进行废止。 5.11.3超过环境记录总表如(附件七)规定保存期限的记录与窗体，由各部门于每月底统一取出，依记录控制程序之相关规定处理。 5.12文件保存 5.12.1原稿文件保存时,应注明生效日期,并依编号存档。 5.12.2接收文件的部门，必须控制好受控文件，有必要时需列表管理。 5.12.3记录与窗体按环境记录总表规定进行保管。 5.12.4保存期限: 发布之一、二文件除有公告废止外,一律需永久保存,并依实际需要实施修订。 5.13非受控文件的控制： 5.13.1需要提供给涉外机构或客户参考的本公司控制文件，可由主办人员提出申请，经总经理或管理代表批准后，文控中心在该份文件上盖上“非受控副本”，才可发放。 5.13.2凡本厂未注明受控制的文件（如部门自行发出的内部文件），都属于非受控文件，各部门可根据使用需要决定保留或销毁。 5.14外来文件: 5.14.1与系统有关之外部文件,如:法律、法规、管理标准等,由文控中心接收，且盖上“外来文件”章，以作控制，并记录在外部文件接收记录上，如(附件八)。记录时应注明标准的来源、名称、时间及排定一接收编号，经审核后存放在文控中心。若其它部门所须，可在文件发行回收记录表上登记后，文控中心在复印件上盖上“受控副本”方可发行。 5.14.2当收到新标准文件或法律法规变更时，依本程序第5.5节及环境法规及要求鉴别程序进行对照确定,以修正相关文件配合执行。 5.15窗体管理: 5.15.1文件内之相关窗体,一经发行作业,即应由文控中心编码填入环境记录总览表内。未达经济印刷量之窗体,可先行以影印方式使用。 5.15.2各部门因环境管理体系运作，需增加或修订记录与窗体，应以文件变更申请表提出申请，经管理代表同意，并提供窗体式样交文控中心编号与记录后，才可纳入使用。窗体更换版次后,可直接套用于文件,文件无需更换版次。原则上是将旧窗体用手更改后俨用完,如再出现与新窗体相互抵触时,则由文控中心统一回收旧版窗体。 5.16文件管理 5.16.1一、二、三阶文件为管制性文件(不包含送外之文件),未经管理代表核准,不得申请复印及自行复印使用。如文件分发不足、损坏、遗失，需要增补时，可用文件申领单如(附件九)提出申请，经管理者代表或总经理批准后，由文控中心依本程序5.9节之规定发放。 5.16.2现场使用之文件,须置于作业场所。 5.16.3非权责人员调阅文件时,须以文件申领单提出申请,经文件持有部门主管批准后,始得调阅,但不得携出厂外。 5.17透过审查,如文件有重大变更时,得由管理代表召开iso系统之各部门会审文件之适切性,并得保持其记录。 5.18各类文件控制章型别如(附件一)。 5.19如此环境管理体系中有文件与iso9000:2000共享时, 以9000文件为准,此系统中将不在出 现同份文件。六.相关文件: 6.1记录控制程序。 6.2环境法规及要求鉴别程序。七.附件: 7.1 文件控制章型别 (附件1)。 7.2文件制订流程 (附件2)。 7.2 文件修订、废止流程 (附件3)。 7.3 文件变更申请表 (附件4)。见iso9001:2000版表格 kt-gp-02-5-a 7.4 文件总览表 (附件5)。见iso9001:2000版表格 kt-gp-02-1-a 7.5文件发行回收记录表 (附件6)。见iso9001:2000版表格 kt-gp-02-3-a 7.7环境记录总表 (附件7)。 7.8外部文件接收记录 (附件8)。 7.9 文件申领单 (附件9)。见iso9001:2000版表格kt-gp-02-4-a八. 实施: 本程序经呈总经理核准后实施,修改时亦同。附件一 文件控制印章型别健大电业制品厂文控中心受控副本 副本编号：_文件副本章非受控文件章健大电业制品厂文控中心非受控副本 日期：_外部文件接收章健大电业制品厂文控中心外来文件日期： 作废文件章健大电业制品厂文控中心作