商务电子邮件格式

商商务务电电子子邮邮件件格格式式 在在电电子子邮邮件件的的写写作作中中要要注注意意哪哪些些呢呢？如如何何写写好好一一封封规规范范的的电电子子邮邮件件呢呢？ 在在写写电电子子邮邮件件时时候候，要要采采用用日日常常办办公公运运用用的的商商业业信信函函格格式式，使使用用正正规规的的文文字字，不不用用或或 避避免免应应用用网网络络语语言言，诸诸如如 3Q、IFU 等等。 主主题题栏栏：主主题题明明确确，一一目目了了然然，让让人人看看了了知知道道个个所所以以然然，不不会会是是一一头头雾雾水水，不不知知所所云云， 当当作作垃垃圾圾邮邮件件删删除除掉掉。 称称谓谓：准准确确，切切不不可可含含糊糊不不清清。是是先先生生别别称称成成了了小小姐姐；是是小小姐姐别别喊喊成成了了先先生生。这这是是大大 忌忌讳讳！一一次次，青青岛岛一一家家公公司司发发信信到到公公司司，把把我我们们公公司司的的运运营营总总监监张张可可先先生生称称呼呼成成了了张张可可 小小姐姐。搞搞得得张张先先生生郁郁闷闷一一天天。当当你你搞搞不不清清对对方方准准确确的的性性别别时时候候，那那就就称称老老师师就就没没错错。 主主体体：简简明明，扼扼要要，把把事事情情说说清清楚楚就就可可以以了了，不不要要罗罗嗦嗦，拖拖泥泥带带水水的的。事事情情多多，写写的的 多多，那那最最好好是是分分成成几几小小段段，看看的的清清楚楚明明了了。 祝祝语语：可可以以写写祝祝您您工工作作愉愉快快，工工作作顺顺利利，或或者者顺顺祝祝商商祺祺等等都都可可以以，表表示示真真诚诚。 落落款款：公公司司名名称称，个个人人姓姓名名，日日期期。 另另外外，在在信信件件中中一一定定要要写写明明你你的的联联系系方方式式，最最好好是是手手机机，随随时时保保持持畅畅通通。 案案例例： 尊尊敬敬的的读读者者朋朋友友： 非非常常感感谢谢您您长长期期以以来来对对 世世界界经经理理人人杂杂志志的的支支持持！ 为为了了回回报报您您对对我我们们的的拥拥护护，我我在在这这里里很很荣荣幸幸地地邀邀请请您您成成为为我我们们上上线线1 周周年年的的尚尚 品品人人生生网网的的尊尊贵贵会会员员，您您将将享享受受到到我我们们仅仅为为尚尚品品 人人生生网网站站会会员员提提供供的的所所有有优优惠惠和和特特权权， 更更有有机机会会在在尚尚品品人人生生网网的的社社区区中中结结识识其其他他与与您您一一样样成成功功的的精精英英人人士士！ 您您只只要要点点击击“接接受受”，便便可可自自动动成成为为 尚尚品品人人生生网网站站的的尊尊贵贵会会员员。 作作为为世世界界经经理理人人网网的的姊姊妹妹网网站站，尚尚品品 人人生生网网以以“享享受受成成功功品品味味生生活活 ”为为使使命命，让让成成 功功人人士士在在取取得得财财富富成成果果的的同同时时，也也能能尽尽情情享享受受丰丰盛盛的的人人生生，得得到到生生活活与与事事业业的的和和谐谐平平衡衡。 非非常常感感谢谢您您的的关关注注，期期待待您您加加入入尚尚品品 人人生生网网！ 此此致致 敬敬礼礼！ CRAIG PEPPLES 环环球球资资源源执执行行总总裁裁 世世界界经经理理人人 尚尚品品人人生生出出版版人人 注注：如如果果您您接接受受了了这这份份邀邀请请，我我们们将将同同时时把把您您的的个个人人信信息息复复制制到到尚尚品品 人人生生网网站站的的数数 据据库库，您您就就不不需需再再填填写写各各种种表表格格，这这样样不不仅仅为为您您节节省省时时间间，也也能能让让我我们们之之间间的的沟沟通通交交流流 更更方方便便。 这这是是给给我我邮邮箱箱来来发发来来的的广广告告信信函函，格格式式是是很很规规范范的的。 下下面面一一封封信信是是北北京京雅雅致致人人生生公公司司王王老老师师写写给给郑郑州州惠惠尔尔企企业业管管理理咨咨询询有有限限公公司司张张老老师师的的 合合作作信信函函，非非常常规规范范，整整洁洁，读读起起来来赏赏心心悦悦目目，从从信信中中你你可可以以感感受受到到该该公公司司优优秀秀的的企企业业 文文化化和和员员工工整整体体的的高高素素质质。 张张先先生生， 您您好好，我我是是北北京京雅雅致致人人生生管管理理顾顾问问有有限限公公司司的的王王艳艳。很很高高兴兴能能够够认认识识您您，并并有有幸幸将将我我 们们公公司司介介绍绍给给您您。我我们们公公司司培培训训主主要要以以素素质质技技能能技技巧巧为为主主，曾曾经经成成功功的的为为 IBM/HP/SUMSUNG/微微软软、中中海海油油、大大唐唐移移动动、北北京京移移动动、信信息息产产业业部部电电信信研研究究院院服服务务 过过，欢欢迎迎您您访访问问我我们们公公司司的的网网址址： ,对对我我们们公公司司有有更更多多的的了了解解。 附附件件是是我我们们公公司司擅擅长长的的培培训训课课程程及及讲讲师师简简历历。请请您您查查收收。 如如有有任任何何问问题题或或者者建建议议请请您您随随时时与与我我联联系系！ 希希望望我我们们能能达达成成互互补补，在在未未来来有有合合作作的的机机会会！ 感感谢谢您您对对我我工工作作的的支支持持！ 祝祝您您工工作作开开心心快快乐乐！ 王王艳艳 雅雅致致人人生生管管理理顾顾问问有有限限公公司司 项项目目经经理理 王王艳艳 WENDY 写写的的很很得得体体，是是我我们们电电子子信信函函的的一一个个典典范范。所所以以说说，一一封封好好的的电电子子邮邮件件可可以以展展示示自自己己 公公司司良良好好的的形形象象，一一封封差差的的电电子子邮邮件件可可以以把把自自己己公公司司建建立立已已久久的的美美好好形形象象完完全全抹抹掉掉。 在在商商业业来来往往中中，一一定定要要注注意意电电子子邮邮件件的的书书写写，注注意意电电子子邮邮件件的的礼礼仪仪，为为自自己己的的企企业业展展 示示一一个个良良好好的的形形象象。 签签名名格格式式_职职场场商商务务电电子子邮邮件件礼礼仪仪 现现如如今今，可可能能已已经经找找不不到到没没有有电电子子邮邮箱箱的的网网民民了了。特特别别是是职职业业人人士士，还还拥拥有有使使用用公公司司域域 名名的的邮邮箱箱。职职业业人人士士的的利利用用公公司司邮邮箱箱发发送送邮邮件件与与私私人人信信件件有有着着很很大大区区别别，存存在在着着职职场场邮邮 件件礼礼仪仪方方面面的的新新问问题题。 据据统统计计，如如今今互互联联网网每每天天传传送送的的电电子子邮邮件件已已达达数数百百亿亿封封，但但有有一一半半是是垃垃圾圾邮邮件件或或不不必必要要 的的。 “在在商商务务交交往往中中要要尊尊重重一一个个人人，首首先先就就要要懂懂得得替替他他节节省省时时间间 ”，电电子子邮邮件件礼礼仪仪的的一一个个 重重要要方方面面就就是是节节省省他他人人时时间间，只只把把有有价价值值的的信信息息提提供供给给需需要要的的人人。 写写 EMAIL就就能能看看出出其其人人为为人人处处世世的的态态度度。你你作作为为发发信信人人写写每每封封EMAIL的的时时候候，要要想想到到收收 信信人人会会怎怎样样看看这这封封 EMAIL，时时刻刻站站在在对对方方立立场场考考虑虑，将将心心比比心心。同同时时勿勿对对别别人人之之回回答答过过 度度期期望望，当当然然更更不不应应对对别别人人之之回回答答不不屑屑一一顾顾。 我我为为您您整整理理出出了了史史上上最最完完整整版版本本的的职职业业电电子子邮邮件件中中礼礼仪仪问问题题，希希望望能能给给您您的的工工作作带带来来帮帮 助助！ 关关于于主主题题 主主题题是是接接收收者者了了解解邮邮件件的的第第一一信信息息，因因此此要要提提纲纲挈挈领领，使使用用有有意意义义的的主主题题行行，这这样样可可以以 让让收收件件人人迅迅速速了了解解邮邮件件内内容容并并判判断断其其重重要要性性。 1.一一定定不不要要空空白白标标题题，这这是是最最失失礼礼的的 2.标标题题要要简简短短，不不宜宜冗冗长长，不不要要让让 OUTLOOK用用才才能能显显示示完完你你的的标标题题 3.标标题题要要能能真真反反映映文文章章的的内内容容和和重重要要性性，切切忌忌使使用用含含义义不不清清的的标标题题，如如 “王王先先生生收收” 4.一一封封信信尽尽可可能能只只针针对对一一个个主主题题，不不在在一一封封信信内内谈谈及及多多件件事事情情，以以便便于于日日后后整整理理 5.可可适适当当用用使使用用大大写写字字母母或或特特殊殊字字符符 (如如“*!”等等)来来突突出出标标题题，引引起起收收件件人人注注意意，但但应应适适度度， 特特别别是是不不要要随随便便就就用用 “紧紧急急”之之类类的的字字眼眼。 6.回回复复对对方方邮邮件件时时，可可以以根根据据回回复复内内容容需需要要更更改改标标题题，不不要要RERE 一一大大串串。 关关于于称称呼呼与与问问候候 1.恰恰当当地地称称呼呼收收件件者者，拿拿捏捏尺尺度度 邮邮件件的的开开头头要要称称呼呼收收件件人人。这这既既显显得得礼礼貌貌，也也明明确确提提醒醒某某收收件件人人，此此邮邮件件是是面面向向他他的的， 要要求求其其给给出出必必要要的的回回应应；在在多多个个收收件件人人的的情情况况下下可可以以称称呼呼大大家家、 ALL。 如如果果对对方方有有职职务务，应应按按职职务务尊尊称称对对方方，如如 “X经经理理”；如如果果不不清清楚楚职职务务，则则应应按按通通常常的的 “X 先先生生”、 “X小小姐姐”称称呼呼，但但要要把把性性别别先先搞搞清清楚楚。 不不熟熟悉悉的的人人不不宜宜直直接接称称呼呼英英文文名名，对对级级别别高高于于自自己己的的人人也也不不宜宜称称呼呼英英文文名名。称称呼呼全全名名也也 是是不不礼礼貌貌的的，不不要要逮逮谁谁都都用用个个 “DEARXXX”，显显得得很很熟熟络络。 2.EMAIL开开头头结结尾尾最最好好要要有有问问候候语语 最最简简单单的的开开头头写写一一个个 “HI”，中中文文的的写写个个”你你好好”；结结尾尾常常见见的的写写个个 BESTREGARDS， 中中文文的的写写个个”祝祝您您顺顺利利”之之类类的的也也就就可可以以了了。 俗俗话话说说得得好好， “礼礼多多人人不不怪怪”，礼礼貌貌一一些些，总总是是好好的的，即即便便邮邮件件中中有有些些地地方方不不妥妥，对对方方也也 能能平平静静的的看看待待。 关关于于正正文文 1.EMAIL正正文文要要简简明明扼扼要要，行行文文通通顺顺 EMAIL正正文文应应简简明明扼扼要要的的说说清清楚楚事事情情；如如果果具具体体内内容容确确实实很很多多，正正文文应应只只作作摘摘要要介介绍绍，然然 后后单单独独写写个个文文件件作作为为附附件件进进行行详详细细描描述述。 正正文文行行文文应应通通顺顺，多多用用简简单单词词汇汇和和短短句句，准准确确清清晰晰的的表表达达，不不要要出出现现让让人人晦晦涩涩难难懂懂的的语语 句句。最最好好不不要要让让人人家家拉拉滚滚动动条条才才能能看看完完你你的的邮邮件件，千千万万不不要要学学唐唐僧僧。 2.注注意意 EMAIL的的论论述述语语气气 根根据据收收件件人人与与自自己己的的熟熟络络程程度度、等等级级关关系系；邮邮件件是是对对内内还还是是对对外外性性质质的的不不同同，选选择择恰恰当当 的的语语气气进进行行论论述述，以以免免引引起起对对方方不不适适。 尊尊重重对对方方，请请、谢谢谢谢之之类类的的语语句句要要经经常常出出现现。 电电子子邮邮件件可可轻轻易易地地转转给给他他人人，因因此此对对别别人人意意见见的的评评论论必必须须谨谨慎慎而而客客观观。 “邮邮件件门门”就就是是深深 刻刻的的教教训训！ 3.EMAIL正正文文多多用用 1234 之之类类的的列列表表，以以清清晰晰明明确确。 如如果果事事情情复复杂杂，最最好好 1、2、3、4 的的列列几几个个段段落落进进行行清清晰晰明明确确的的说说明明。保保持持你你的的每每个个段段 落落简简短短不不冗冗长长，没没人人有有时时间间仔仔细细看看你你没没分分段段的的长长篇篇大大论论。 4.一一次次邮邮件件交交待待完完整整信信息息 最最好好在在一一次次邮邮件件中中把把相相关关信信息息全全部部说说清清楚楚，说说准准确确。不不要要过过两两分分钟钟之之后后再再发发一一封封什什么么 “补补充充”或或者者“更更正正”之之类类的的邮邮件件，这这会会让让人人很很反反感感。 5.尽尽可可能能避避免免拼拼写写错错误误和和错错别别字字，注注意意使使用用拼拼写写检检查查 这这是是对对别别人人的的尊尊重重，也也是是自自己己态态度度的的体体现现。如如果果是是英英文文EMAIL，最最好好把把拼拼写写检检查查功功能能打打 开开;如如果果是是中中文文 EMAIL，注注意意拼拼音音输输入入法法带带给给你你的的弱弱智智同同音音别别字字。 在在邮邮件件发发送送之之前前，务务必必自自己己仔仔细细阅阅读读一一遍遍，检检查查行行文文是是否否通通顺顺，拼拼写写是是否否有有错错误误。 6.合合理理提提示示重重要要信信息息 不不要要动动不不动动就就用用大大写写字字母母、粗粗体体斜斜体体、颜颜色色字字体体、加加大大字字号号等等手手段段对对一一些些信信息息进进行行提提示示。 合合理理的的提提示示是是必必要要的的，但但过过多多的的提提示示则则会会让让人人抓抓不不住住重重点点，影影响响阅阅度度。 7.合合理理利利用用图图片片，表表格格等等形形式式来来辅辅助助阐阐述述 对对于于很很多多带带有有技技术术介介绍绍或或讨讨论论性性质质的的邮邮件件，单单纯纯以以文文字字形形式式很很难难描描述述清清楚楚。如如果果配配合合图图 表表加加以以阐阐述述，收收件件人人一一定定会会表表扬扬你你的的体体贴贴。 8.不不要要动动不不动动使使用用:)之之类类的的笑笑脸脸字字符符，在在商商务务信信函函里里面面这这样样显显得得比比较较轻轻佻佻 BUSINESSEMAIL不不是是你你的的情情书书，所所以以 :)之之类类的的最最好好慎慎用用。只只用用在在某某些些你你确确实实需需要要强强调调出出一一 定定的的轻轻松松气气氛氛的的场场合合，比比如如现现在在 -:) 附附件件 1.如如果果邮邮件件带带有有附附件件，应应在在正正文文里里面面提提示示收收件件人人查查看看附附件件 2.附附件件文文件件应应按按有有意意义义的的名名字字命命名名，不不可可用用外外星星人人才才看看懂懂的的文文件件名名 3.正正文文中中应应对对附附件件内内容容做做简简要要说说明明，特特别别是是带带有有多多个个附附件件时时 4.附附件件数数目目不不宜宜 超超过过 4 个个，数数目目较较多多时时应应打打包包压压缩缩成成一一个个文文件件 5.如如果果附附件件是是特特殊殊格格式式文文件件，因因在在正正文文中中说说明明打打开开方方式式，以以免免影影响响使使用用 6.如如果果附附件件过过大大(不不宜宜超超过过 2MB)，应应分分割割成成几几个个小小文文件件分分别别发发送送， 语语言言的的选选择择和和汉汉字字编编码码 1.只只在在必必要要的的时时候候才才使使用用英英文文邮邮件件 英英文文邮邮件件只只是是交交流流的的工工具具，而而不不是是用用来来炫炫耀耀和和锻锻炼炼英英文文水水平平的的。如如果果收收件件人人中中有有外外籍籍人人 士士，应应该该使使用用英英文文邮邮件件交交流流；如如果果收收件件人人是是其其他他国国家家和和地地区区的的华华人人，也也应应采采用用英英文文交交流流， 由由于于存存在在中中文文编编码码的的问问题题，你你的的中中文文邮邮件件在在其其他他地地区区可可能能显显示示成成为为乱乱码码天天书书。 2.尊尊重重对对方方的的习习惯惯，不不主主动动发发起起英英文文邮邮件件 如如果果对对方方与与你你的的邮邮件件往往来来是是采采用用中中文文，请请不不要要自自作作聪聪明明的的发发送送英英文文邮邮件件给给他他；如如果果对对方方 发发英英文文邮邮件件给给你你，也也不不要要老老土土的的用用中中文文回回复复。 3.对对于于一一些些信信息息量量丰丰富富或或重重要要的的邮邮件件，建建议议使使用用中中文文。你你很很难难保保证证你你的的英英文文表表达达水水平平或或 收收件件人人中中某某人人的的英英文文理理解解水水平平存存在在问问题题，而而影影响响邮邮件件所所涉涉及及问问题题的的解解决决。 4.选选择择便便于于阅阅度度的的字字号号和和字字体体 中中文文老老实实点点用用宋宋体体或或新新宋宋体体，英英文文就就用用 VERDANA或或 ARIAL字字型型，字字号号用用五五号号或或 10 号号字字 即即可可。这这是是经经研研究究证证明明最最适适合合在在线线阅阅度度的的字字号号和和字字体体。不不要要用用稀稀奇奇古古怪怪的的字字体体或或斜斜体体， 最最好好不不用用背背景景信信纸纸，特特别别对对公公务务邮邮件件。 结结尾尾签签名名 每每封封邮邮件件在在结结尾尾都都应应签签名名，这这样样对对方方可可以以清清楚楚的的知知道道发发件件人人信信息息。虽虽然然你你的的朋朋友友可可能能从从 发发件件人人中中认认出出你你，但但不不要要为为你你的的朋朋友友设设计计这这样样的的工工作作。 1.签签名名信信息息不不宜宜过过多多 电电子子邮邮件件消消息息末末尾尾加加上上签签名名档档是是必必要要的的。签签名名档档可可包包括括姓姓名名、职职务务、公公司司、电电话话、传传真真、 地地址址等等信信息息，但但信信息息不不宜宜行行数数过过多多，一一般般不不超超过过 4 行行。你你只只需需将将一一些些必必要要信信息息放放在在上上面面， 对对方方如如果果需需要要更更详详细细的的信信息息，自自然然会会与与你你联联系系。 引引用用一一个个短短语语作作为为你你的的签签名名的的一一部部分分是是可可行行的的，比比如如你你的的座座右右铭铭，或或公公司司的的宣宣传传口口号号。 但但是是要要分分清清收收件件人人对对象象与与场场合合，切切记记一一定定要要得得体体。 2.不不要要只只用用一一个个签签名名档档 对对内内、对对私私、对对熟熟悉悉的的客客户户等等群群体体的的邮邮件件往往来来，签签名名档档应应该该进进行行简简化化。过过于于正正式式的的签签名名 档档会会让让与与对对方方显显得得疏疏远远。你你可可以以在在 OUTLOOK中中设设置置多多个个签签名名档档，灵灵活活调调用用。 3.签签名名档档文文字字应应选选择择与与正正文文文文字字匹匹配配，简简体体、繁繁体体或或英英文文，以以免免成成出出现现乱乱码码。字字号号一一般般 应应选选择择比比正正文文字字体体小小一一些些。 回回复复技技巧巧 1.及及时时回回复复 EMAIL 收收到到他他人人的的重重要要电电子子邮邮件件后后，即即刻刻回回复复对对方方一一下下，往往往往还还是是必必不不可可少少的的 ,这这是是对对他他人人的的 尊尊重重，理理想想的的回回复复时时间间是是 2 小小时时内内，特特别别是是对对一一些些紧紧急急重重要要的的邮邮件件。 对对每每一一份份邮邮件件都都立立即即处处理理是是很很占占用用时时间间的的，对对于于一一些些优优先先级级低低的的邮邮件件可可集集中中在在一一特特定定时时 间间处处理理，但但一一般般不不要要超超过过 24 小小时时。 如如果果事事情情复复杂杂，你你无无法法及及时时确确切切回回复复，那那至至少少应应该该及及时时的的回回复复说说 ”收收到到了了，我我们们正正在在处处 理理，一一旦旦有有结结果果就就会会及及时时回回复复，云云云云 ”。不不要要让让对对方方苦苦苦苦等等待待，记记住住：及及时时作作出出响响应应， 哪哪怕怕只只是是确确认认一一下下收收到到了了。 如如果果你你正正在在出出差差或或休休假假，应应该该设设定定自自动动回回复复功功能能，提提示示发发件件人人，以以免免影影响响工工作作。 2.进进行行针针对对性性回回复复 当当回回件件答答复复问问题题的的时时候候，最最好好把把相相关关的的问问题题抄抄到到回回件件中中，然然后后附附上上答答案案。不不要要用用简简单单的的， 那那样样太太生生硬硬了了，应应该该进进行行必必要要的的阐阐述述，让让对对方方一一次次性性理理解解，避避免免再再反反复复交交流流，浪浪费费资资源源。 3.回回复复不不得得少少于于 10 个个字字 对对方方给给你你发发来来一一大大段段邮邮件件，你你确确只只回回复复 “是是的的”、 “对对”、 “谢谢谢谢”、 “已已知知道道”等等字字眼眼，这这是是非非 常常不不礼礼貌貌的的。怎怎么么着着也也要要凑凑够够 10 个个字字，显显示示出出你你的的尊尊重重。 4.不不要要就就同同一一问问题题多多次次回回复复讨讨论论，不不要要盖盖高高楼楼 如如果果收收发发双双方方就就同同一一问问题题的的交交流流回回复复超超过过 3 次次，这这只只能能说说明明交交流流不不畅畅，说说不不清清楚楚。此此时时 应应采采用用电电话话沟沟通通等等其其他他方方式式进进行行交交流流后后再再做做判判断断。电电子子邮邮件件有有时时并并不不是是最最好好的的交交流流方方式式。 对对于于较较为为复复杂杂的的问问题题，多多个个收收件件人人频频繁繁回回复复，发发表表看看法法，把把邮邮件件越越RE 越越高高，这这将将导导致致 邮邮件件过过于于冗冗长长笨笨拙拙而而不不可可阅阅读读。此此时时应应即即是是对对之之前前讨讨论论的的结结果果进进行行小小结结，删删减减瘦瘦身身，突突 出出有有用用信信息息。 5.要要区区分分 REPLY和和 REPLYALL(区区分分单单独独回回复复和和回回复复全全体体 ) 如如果果只只需需要要单单独独一一个个人人知知道道的的事事，单单独独回回复复给给他他一一个个人人就就行行了了 如如果果你你对对发发件件人人提提出出的的要要求求作作出出结结论论响响应应，应应该该REPLAYALL，让让大大家家都都知知道道；不不要要让让对对方方 帮帮你你完完成成这这件件事事情情。 如如果果你你对对发发件件人人的的提提出出的的问问题题不不清清楚楚，或或有有不不同同的的意意见见，应应该该与与发发件件人人单单独独沟沟通通，不不要要 当当着着所所有有人人的的面面，不不停停的的 RE 来来 RE 去去，与与发发件件人人讨讨论论。你你们们讨讨论论好好了了再再告告诉诉大大家家。不不要要 向向上上司司频频繁繁发发送送没没有有确确定定结结果果的的邮邮件件。 点点击击“回回复复全全部部”前前，要要三三思思而而行行