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文档简介

会议桌型摆放、影像资料档案流程 1、会议桌型摆放前相关部门的工作配合 1、遇会场倒场、大型会议会康部如人员紧张需提前一天 向办公室提出书面申请，由办公室协调其他部门人员协助布 置会场。 2、营销代表根据会务组对会场的摆放要求将符合会场 要求的影像资料及桌型图提供给会务组作为参考依据，以便 会场桌型的确定，营销代表将会务组确定的桌型图提供给会 康部。 2、会议桌型摆放流程 1、会康部根据营销部提供的会议桌形图安排会场桌型 的摆放。 2、桌型调整到位后通知营销代表到现场查看桌型摆放 效果，确认无误后通知会务组到现场查看整体会场桌型摆放 效果，直至会务组满意为止。 二、影像资料档案存档流程 （一）CAD 桌型图的制作 将桌型按会议要求调整到位（含主席台、发言席）后，在 1 小时内由会康部文秘及服务人员丈量实际尺寸并将桌型 以 CAD 实际制图比例制作电子版桌型图，图中要明确标明 会议名称、出席重要领导、承办单位、会议时间、参会人数、 座位数以及使用会议室情况。 、2、会议照片的采集 1、采集范围：会前照片、会中照片、会议信息。 2、职责分工：会议中心、会所会议室由营销部摄影人员拍 摄；会议中心各小会议室照片由会康部文秘自行拍摄。 3、具体要求 （1）会场空场拍照 在会议桌型调整到位会议代表未列席前半小时，由音响 师负责将灯光调试到位，文秘联系营销部摄影人员对会议现 场进行各方位的拍照（3-5 张）。 （2）会议开始后半小时拍照。 在会议代表全部列席，会议召开半小时后，由文秘联系 营销部摄影人员对会议现场进行全方位拍照（3-5 张），重点 对重要领导细节、主席台、发言席、会场全景效果进行拍摄， 拍摄后 1 小时内营销部摄影人员将所拍照片电子版传给会 康部文秘。 （三）整理 CAD 电子版桌型图及会场拍摄照片 由文秘将 CAD 制图与电子版照片归集整理，并以每一 个会议为单位建立文件档，内容包括 CAD 制图、会前照片、 会中照片、会议信息。 （四）按时报送相关部门归档 将整理的 CAD 电子版桌型图及会场拍摄照片电子版由 会康部文秘于每周一将上周会议文档传递至营销部文秘
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