大学生通讯社工作手册

办 工 室 工 作 手 册 大学生通讯社办公室 大通社办公室是社团各部门开展工作所必须的重要中间过渡部门，其职能 作用发挥的好与坏，将直接影响到整个社团工作效率及整个社团的形象，特以 大学生通讯社规章制度为指导，制定本部门规章制度以规范办公室全体人员的 工作。 一、 办公室制度 为了便于各部更好地协调交流工作，给学生会成员提拱一个良好的办公室 环境。特制定学生会办公室制度,以达到以下工作目标。 (一) 目标驱动，职责明确日常工作标准化。 及时传递信息，整理登记常规检查情况,协调、监督各部门工作。检查监督 办理等具体工作分配到个人，明确职责，人人都朝着一流工作目标努力。进一 步加快办事节奏，在提高办事效率上下功夫。重点推行日清日结工作。 (二) 规划行为，改进作风人员行为规范化。 办公室是大学生通讯社工作状况和精神的重要“窗口”，是大学生通讯社 成员交流的主要场所，办公室的一举一动，直接关系大通社的形象。因此，一 定要使大通社成员做到一言一行讲宗旨、一举一动正室风、一心一意为工作、 一点一滴做贡献。办公室为大通社成员创造和谐、团结的工作氛围，有权监督、 规范各部门成员的工作职责和行为表现。 (三) 超前思维、周密计划运做机制科学化 大学生通讯社办公室注重科学工作方式，注重用科学的制度来规范工作人 员的行为。使各项工作有章法可循。有规则可言，科学分工，职责明确，从而 形成规范、有序、高效、优质的运行机制。全面提高办公室工作效率。 二、 办公室各成员职责 (一) 办公室主任职责 1. 负责管理办公室的日常工作，统筹安排办公室的各项事宜。 2. 负责拟定大学生通讯社的各项规章制度，并与全体成员共同商讨，最 终确立生效。 3. 主持每次大通社全体例会，通报上一次会议决议事项的落实情况。 4. 在社长的领导下，负责学生分会全体成员的学期工作总结和评比评奖 工作。 5. 在每次办公室部门例会上，向各位办公室成员做出近期部门小结，以 及下一阶段部门计划。 1 6. 在每学期末办公室会议上，向各位办公室成员做出期末总结，以及下 一学期工作计划。 7. 根据社长的要求，组织协调需多个部门共同办理的综合性工作。 8. 及时纠正不符合规章制度的决议 9. 及时将出现的新情况、新问题向社长报告 10. 负责以社团名义发布重大事项的通告。 11. 负责与收发室联系沟通，并安排和领取理工大报纸。 12. 负责通知和监督每次理工大报纸和院报的发放工作。 13. 管理社团印鉴，开具对外证明，作好各项统计工作。 14. 负责建立社团经费使用账目，每学期期末提交社团经费使用情况报告。 15. 负责上级领导机关和本、外校来访学生会的接待工作。 16. 在社长的领导下，认真完成社团下达的各项其他任务。 (二) 办公室副主任职责 1协助办公室主任管理办公室的日常工作。 2当办公室主任不在时负责主持办公室的工作，接替办公室主任管理办 公室。 3负责拟定办公室的各项规章制度，并与各位办公室成员商讨，最终确 定生效。 4负责组织、安排和通知社团的各项会议和重要活动，协助社长副社长 搞好阶段性工作布局，组织好社团各项会议。 5组织并参加会议，根据办公室考勤制度，负责办公室成员的考勤工作， 6按照会议决定督办每一项工作的落实，及时将工作进度向部长或社长 汇报。 7. 负责办公室物品借出、借入登记，并与社联进行物品申报和沟通。 8. 各部门在工作中出现人员不足时，可向办公室副主任申请进行人员调 配 9. 协调主任监督和督促报纸发放工作。 (三) 办公室干事职责 1服从上级安排，负责办公室各项会议的通知以及做好会议记录。 2负责学生会各类文件（含工作计划、总结、规划、报告、决议、通知、 信函等）的起草、打印和发送。 3负责审查各部门的通知、通报等公文，把好行文关、内容关、规章制 度关、题材格式关。 4负责文档管理、审查、分类，整理社团各部门文件，统一审查对外文 稿。 5加强社团的内部团结，使社团作为一个整体发挥最大的作用，协调各 部之间的联系，有义务协助各部完成各项工作。 6做好信息的管理工作，多方面、多渠道收集信息并对信息及时反映、 处理。 注：大学生通讯社办公室成员不做具体分组，各项任务运行期间，根据各 成员能力趋向对各成员进行任务分工。 二、 办公室积分制度 积分制度作为以后评优评先的重要凭证，一月总评一次，并在例会上宣布， 扣分最多的同学将在大会上作检讨。详情如下： （一）：办公室值班规则：（每天负责人负责考勤，组织签到并详细记录） （1）时间为每天 7:008:50. （2）7:20 之后为迟到，迟到一次扣两分。 （3）8:30 之前离开为早退，早退一次扣 1 分。 （4）请假务必与当天负责人联系，经同意后方可请假，请假一次扣 1 分。 （5）8:30 之后无故不到者，一次扣 3 分。 （二）：部门例会： 每部门每周开一次部门例会，迟到一次扣两分，请假一次扣 1 分，无故不 到者扣 3 分。有各部门部长负责统计，每月上报办公室。 （三）：全体例会： 每两周开一次大通社全体例会，迟到一次扣 3 分，请假一次扣 2 分，无故 早退扣 4 分，无故不到者扣 5 分。 附录一：大学生通讯社活动举办流程 附录二：大学生通讯社例会制度 附录三：大学生通讯社例会签到表模板 附录四：大学生通讯社活动策划书模板 附录五：大学生通讯社活动举办总流程模 附录六：社团活动购买物品清单 附录七：教室使用审批单 附录八：小礼堂使用社团活动购买物品清单 附录九：多功能视听室使用审批单 3 大学生通讯社会办公室 附录一： 大学生通讯社活动举办流程 一 前期准备 （1）前期准备宣传部份 1.活动策划书 首先了解举办活动的详细情况，包括活动举办的规模、参与人员、活动主 题、活动形式，为活动的举办做初步计划。其次写一份比较完整的活动策划书， 这样比较方便接下来活动的开展，策划书需要包括以下内容： （1）活动背景； （2）活动目的； （3）活动主题（主题要新颖）； （4）举办单位； （5）活动举办时间和地点； （6）活动对象； （7）活动流程； （8）参与评委和评分标准； （9）出席人员（领导、嘉宾）； （10）活动所需器材和后勤服务； （11）观赛人员； （12）活动所需经费预算； （13）奖品和证书； （14）突发情况应急预案； （15）落款； （16）附件。 注：各部门按照举办活动的差异可做适当调整，基本按照以上内容写策划 书。 2.策划书审批 策划书写好后需交党政办社联或团委审批，如有不恰当之处应及时修改， 经过他们同意后方能继续进行。 3.活动宣传 按照策划方案开始实施活动，逐项落实。根据参赛对象首先进行活动宣传， 可通过网络（微信、微博、QQ）、展板、海报、到班宣传等方式进行，记录参 赛人员的基本信息。活动宣传尽量生动，要吸引多数人员参加。 （2）前期准备任务分配部分 5 根据活动规模召开部门例会，对任务做明确分工，责任到人： （1）通知参赛人员活动详细的信息（时间、地点、准备工作）； （2）确定到场的领导及嘉宾，制作邀请函和台签； （3）通知记者部，在活动时做好现场记录； （4）通知摄影部，在活动时做好照片拍摄； （5）通知新媒体部，在活动时做好微博在线； （6）确定主持人，在活动开始前要先与主持人沟通，商量好一些细节的东 西； （7）活动场地的借用，室内活动需要一定的场地，为了保证活动能够如期 开展一定要之前审批好场地； （8）所需物品的购买，需要例详细的物品清单，安排相应的人员采购； （9）后勤人员安排； （10）安排好证书和奖品发放； （11）展板、海报的制作，以及网络宣传。 注：各部门根据不同的活动可做相应调整。 2、活动开展 （1）人员安排 通知所有负责人员提前到达场地，做好签到工作，布置好场地。按照原计 划各自负责本职工作。 接待来宾，安排指定位置就坐，有必要的话需要安排人员陪坐。 安排观赛人员到指定位置就坐。 （2）活动过程 各部门根据活动性质按照活动流程举行活动。 （3）预防突发事件 各部门需要制定多个应急预案来防止活动过程中的突发事件。 3、后期工作 活动结束后后勤人员要留下整理现场，整理归还租借的物品,打扫卫生。 及时的向相关老师和领导汇报我们活动的工作情况，请上级指出不足之处。 活动结束后部门内及时的召开活动总结大会，点明不足的地方，讨论如何 改进，这样才能取得今后更大的进步。 最后将所有的活动材料进行整理、存档，便于以后的工作和学习。（包括 活动策划、小结、照片或视频、新闻） 大学生通讯社办公室 7 附录二： 大学生通讯社例会制度 第一条 大学生通讯社全体例会每两周召开一次，由社长和办公室主任决定，办公 室成员召集全体召开会议，办公室认真做好会议记录和会议签到。各部门部门 例会有个部长决定并召开，做好会议记录。 第二条 大通社例会的内容和职责： 1. 办公室主任总结两周以来的工作情况，提出不足和要求； 2. 各部部长总结各部门工作并提出计划； 3. 各部门提出在工作中遇到的困难，全体讨论制定解决方案； 4. 讨论和协调各部下两周的工作任务； 第三条 例会不得迟到或早退，如确有急事不能出席者，应在事后说明理由。 第四条 严格按照积分制度，迟到一次扣 3 分，请假一次扣 2 分，无故早退扣 4 分， 无故不到者扣 5 分。 大学生通讯社办公室 附录三： 大学生通讯社例会签到表 部门/职务 姓名 荣誉社长 郭 莹 社长 马苗苗 副社长 杨雪伟 副社长 林文正 副社长 王文慧 办公室主任 张长龙 副主任 宋 哲 副主任 吴随举 副主任 李玥雯 干事 白云长 干事 付孝宇 编辑部主编 梁 骞 副主编 刘晓飞 副主编 谷露露 副主编 赵春筝 副主编 昝 君 干事 程 凯 干事 朱利超 干事 张文豪 干事 赵梦鑫 干事 侯文慧 干事 王志颖 干事 张思雨 记者部部长 张 辉 副部长 张小琼 副部长 殷雷杰 副部长 夏玉珍 副部长 张翠霞 干事 宋淑文 干事 王丹阳 干事 康君燕 干事 曹蓉蓉 宣传部部长 王孟飞 9 副部长 魏若琳 副部长 王晨阳 副部长 刘家印 干事 王运坤 干事 王新宇 干事 李逢春 摄影部部长 庞昂康 副部长 苑永辉 干事 王艺琳 干事 李格茹 年大学生通讯社 策 划 书 共青团河南理工大学万方科技学院委员会 河南理工大学万方科技学院党政办公室 河南理工大学万方科技学院社团联合会 河南理工大学万方科技学院大学生通讯社 年月 11 2015 大学生通讯社换届大会 一、活动背景 二、活动前期准备 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 三、活动要素 活动时间： 活动地点： 主持人： 参会人员： 四、活动流程 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 五、活动中应注意的细节 1、 2、 3、 六、活动后期工作 1、 2、 七、证书名单 八、活动经费 年月日 13 大通社举办活动总流程 一收到活动任务后，办公室召开部门会议： 分配工作（各成员都要积极参与） 书写活动策划书及活动场地和物品申请书 通知各部门，调动各部门参与活动的积极性 采购或申请活动所需物品及申请活动场地 充实活动内容（添加才艺展示等） 二活动开始前（：活动时间为月日） 月日前（截止至日凌晨），各部门部长在部门内进行 节目彩排（任务完成情况的检查）。并将任务完成情况和相关材料， 以短信或消息的方式发给办公室相关事宜负责人 制作节目单 （日完成） 月日前，社长对各部门任务进行验收并提出建议，若 有主持稿亦是当天验收 书写活动流程（仅包括活动中），日点之前完成 三活动结束后 打扫活动场地 办公室召开部门会议对活动进行总结 书写活动总结，活动后一天（日）凌晨前完成 XXX 活动策划书 一、 主办单位： 二、 承办单位： 三、 活动时间： 四、 活动地点： 五、 活动对象： 六、 活动主题： 七、 活动背景： 八、 活动目的： . （活动目的单独列出一段） 九、 活动流程： 1、活动前期： 2、活动中期： 3、活动后期： （第二行文字在 序号后面，有需要的分列出工作内容） 十、注意事项： 十一、 经费预算： 要求： 1、 策划名称为二号宋体字加粗并居中。 2、 策划名称和正文之间用五号字体空出一行。 3、 标题用三号宋字体（加粗）、正文均用四号宋体字，另外标题需要编号排 序并加粗左对齐。 4、 主办单位为:共青团河南理工大学万方科技学院委员会 5、 承办单位为：万方科技学院社团联合会。 6、 社团举办活动则加协办单位为：哪个社团举办的就写哪个社团。 7、 第六、七条视活动情况而定，可放在最前面，也可不写。 8、 活动目的放在各标题的最后，也可调前，接下来再写活动流程。 9、 活动流程分条列出：活动前期、活动期间、活动后期，段落之间要对齐。 10、落款为三号宋体字右对齐（日期），“社团联合会”几个字在日期中上方。 11、这十一个是主要路线标题，具体标题可以增添。 社团联合会 二一三年 X 月 X 日 15 （谁举办的活动落款为谁，四号宋字体） XXX 活动总结 为了提高同学之间的凝聚力，增强同学的体魄，提升同学们体育活动的热 情，丰富校园文化，XXX 特此举办了 XXXXXX 活动。现总结如下： 1、 活动前期： 2、 活动期间： 3、 活动后期： 4、 活动中的优点： 1、. 2、. 5、 不足及解决方案： 1、 2、本次活动 取得了很好的效果，达到了预期的目的。 要求： 1、 活动名称为二号宋字体并加粗居中。 2、 活动名称和正文之间用五号字体空出一行。 3、 标题用三号宋体字（加粗）、正文均用四号宋体字，另外标题需要编 号排列并加粗左对齐。 4、 写出活动中的不足和缺点后还重要写出解决方案。 5、 落款为三号宋字体右对齐。 6、 开头一段写活动的目的、意义、背景等，结尾一段话写对活动经历和 效果的总结话语以及以后的展望等。 社团联合会 二一五年月日 河南理工大学万方科技学院 大学生通讯社 社团活动购买物品清单 社团负责人签字: 负责人 活动名称: 社团联合会财务部负责人签字: 编号 项目 所购物品具体名称 数量 (单位) 单价 (元) 总计 (元) 具体负责 责人签字 备 注 1 签字笔 2 盒 2 铅笔（2B) )） 2 盒 3 记号笔（黑色） 15 支 4 软抄本 20 本 5 会议记录本 10 本 6 稿纸 10 本 7 宽双面胶 8 卷 8 宽透明胶带 5 卷 9 绘画橡皮 5 个 10 颜料刷（大， 中） 各 5 把 11 颜料笔（大， 小） 各 5 把 12 白色 5 盒 13 柠檬黄 5 盒 14 果绿 5 盒 15 淡黄 5 盒 16 橘黄 5 盒 17 黑色 5 盒 18 排插 2 个 17 所购物品总计(大写)(圆): 小计￥： 元 河南理工大学万方科技学院 教室使用审批单 借用单位 借用人 联系电话 使用时间 月 日 时 至 月 日 时 借用内容说明 （含主讲人及讲 授内容说明） 负责老师签字: 年 月 日 借用单位意见 年 月 日 教务处意见 年 月 日 注：1提前两天办理借用手续。 2本表一式两份，系（部）活动由系（部）负责人签字，社团活动由团委 老师签字后，方可到教务处申请借用。 小礼堂使用申请表 申