人事档案管理实施细则

人事档案管理实施细则 一、总则 1. 目的 第一条 为了提高档案管理水平，建立和完善科学、规范的公司人事档 案管理，理顺劳动关系的变动转移程序，做好个人档案的收集、整理工作， 有效地保护和使用档案，特制定本实施细则。 2. 原则 第二条 人事档案管理按照“一人一号、一人一档、专人负责、规范标 准。 ”的原则，由人事行政部门负责人事档案的归集和管理，以保证档案完 整与安全。人事档案属永久性保存档案，任何部门或个人不得销毁或丢失档 案。 3. 适用范围 第三条 本实施细则适用于公司全部职员。 二、分则 （一）人事档案的建立 第四条 凡是公司的职工，人事行政部门应为其建立个人档案编号和档 案卷宗，并按公司档案规范进行分类管理。 第五条 为了方便人事档案的归档和查询，本着“简便、有效”的原则， 对公司人事档案进行统一编号。编号由两部分组成：第一部分为公司代码， 即公司名称中“雪峰”的大写拼音字母：XF；第二部分为个人编码。例：张 三个人编号为 0001，则张三的人事档案编号为 XF0001。 第 6 条 人事档案是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、 学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材 料，主要包括入职档案、履职档案、离职档案等，具体如下： （1）入职档案： 员工编号： 序号 名称 内 容 摘 要 备注（页码、有无） 1 应聘简历 2 应聘资质 身份证、户口簿、学历证书、专 业技术证件等 3 健康证明 4 面试通知书 5 应聘登记表 6 面试评价表 7 录用通知书 8 入职登记表 9 劳动关系解除或 终止证明 与上一家供职单位解除或终止劳 动关系的证明 10 入职手续交接单 包括新员工报到手续表、物品领 用单、交接单等 11 劳动合同书 包括劳动合同、特别约定、保密 和竞业限制协议 12 职位说明书 13 规章制度 包括员工手册、规章制度等 14 培训服务期协议 15 担保书 16 声明书 （2）履职档案： 员工编号： 序号 名称 内 容 摘 要 备注 1 转正申请书 2 转正同意书 3 技术资质 在职期间是否获得相应专业技术 或职称等 4 请假条 5 基本考核情况 6 绩效考核情况 7 培训情况 8 岗位变动 9 工作地点变动 10 薪酬变动 11 年度工资发放表 12 奖励、处罚 13 年度体检 14 年度社保缴费表 15 劳动合同续约书 （3）离职档案： 员工编号： 序号 名称 内 容 摘 要 备注 1 辞职申请书 2 辞职批准书 3 开除、解除、终 止劳动合同通知 书 4 离职交接表 5 停缴社会保险同 意书 6 保密与竞业限制 确认书 7 离职评价表 8 9 10 第七条 在制作上述人事档案资料时，应当按照序号和名称放入相应档 案内，并在备注中注明页码，存有资料的一栏在备注中画“” ，无相应资 料的留空不填。装卷应按档案分类统一装入“档案袋”中，在档案袋上写明 员工姓名、档案编号，并按档案类别顺序存放在相应的档案柜中。 第 8 条 人事行政部按档案编号、姓名为每位职员建立“人事管理信息 表” ，并将员工个人基本信息录入表中，具体包括编号、姓名、性别、身份 证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所 持资格证、入职声明、入职前经历、劳动合同签订时间、社会保险购买期间、 员工考核、竞职、奖励、处罚等信息。 第 9 条 员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。有 关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末， 对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。 （二）人事档案的管理 第 10 条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格 执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。 第 11 条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案保管应保持清洁， 整齐和适宜的温湿度，做好防火、防潮、防盗的保护措施。 第 12 条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人 事档案应严格按借阅程序办理。 第十三条 职工本人有正当理由需要查阅档案的，须填写人事档案查 阅申请表 （附后） ，经过部门负责人和人事部门负责人同意的，能查阅本人 的人事档案，任何他人的档案概不查阅。 人事档案查阅申请表 档案号 姓名 查阅时间 查询原因： 查阅（ ） 复印（ ） 其它（ ） 查阅人签字 查询情况： 部门负责人 人事行政部负责人 第十四条 经理及以上人员可直接借阅所管部门员工档案，跨部门借阅 员工档案需附总经理审批同意的签字，具体见人事档案借阅表附后） 。 借阅需在“档案借阅登记本”上登记，不得私自复印员工档案，确因工作原 因复印的须经人事部经理批准后由人事部操作复印。 人事档案借阅申请表 借阅人 部门 借阅时间 借阅期限借阅原因： （ ） （ ） （ ） 借阅人签字 借阅情况： 是否复印： 人事行政部负责人 总经理 第十五条 借阅档案者应在规定借阅期内按时归还完整的档案，逾期者 按每天 20 元进行处罚；如将借出的档案丢失者，必须承担因档案丢失的全 部损失（包括但不限于资料本身、因丢失资料导致劳动争议的赔偿等） 。 第十六条 人事行政部档案管理人员应严守档案机密，不得擅自泄漏或 传播员工个人资料信息，人事行政部遗失档案的，除相应处罚外，