中国移动通信xx分公司接待工作管理办法

1.0 目的 为规范州公司接待工作流程，明确责任，提高接待工作的效率和满意度，特制定 本流程。 2.0 适用范围 适用于中国移动 xx 分公司层面及各县负责的接待工作。 3.0 流程定义及分类 3.1 接待工作流程是指由州公司领导参加的，接待集团公司、省公司、兄弟公司以及政 府管理部门、重要集团来访的工作流程。 3.2 接待工作按来访性质分为： 3.2.1 交流：主要指地、州、州级兄弟公司来州公司进行的交流学习。 3.2.2 考察：主要指上级公司、xx 州级政府管理部门来公司进行参观考察、出席相关活 动。 3.2.1 调研：主要指上级公司、xx 州级政府管理部门来公司进行调研相关活动。 3.2.3 会议：主要指由州公司组织承办的或有上级公司、xx 州级政府管理部门参加的会 议。 3.2.4 重要集团宴请：与重要集团单位高层或关键人物举行宴请活动。 3.2.5 检查：第三方公司检查，如 外审。 4.0 接待规格及标准 4.1 接待工作按来访对象划分为一、二、三类来访规格。 4.1.1 一类来访:：指由省公司副总经理以上领导、集团公司部门副总经理以上领导、 州委、州政府副州长以上领导参加的来访活动。 4.1.2 二类来访：指由省公司部门副总经理以上领导、集团公司部门主管、省级兄弟公 司部门副总经理以上领导、州级兄弟公司副总经理以上领导、州级政府相关部门副职 以上领导参加的来访活动，重要集团客户副总经理以上宴请。 4.1.3 三类来访：指由省公司部门主管、州级兄弟公司部门经理、州级政府相关部门成 员参加的来访活动，重要集团客户部门领导宴请。 4.2 接待工作按来访规格对应划分为一、二、三类接待规格。 4.2.1 一类接待：州公司综合部主办，州公司对口部门协办，州公司总经理、副总经理 及相关部门正职领导参加。对于省公司领导的来访，可以邀请州级党政领导座谈或拜 访，接待标准：每席不超过 2200 元（含酒水） ，酒水标准白酒/红酒控制在 400 元/瓶 以下。 住宿安排：xx 州晶金隆酒店，单间 420 元/间/晚；标间 380 元/间/晚；或 xx 州豪庭名人大酒店，单间/标间 340 元/间。县公司接待和住宿安排原则上不得超过该 标准。 4.2.2 二类接待：其中正职来访由州公司综合部主办，州公司对口部门协办，副职来 访可由综合部主办也可由对口的专业部门主办、综合部指导协办。对应州公司总经理、 分管副总经理及相关部门中层以上干部参加。接待标准：每席不超过 1800 元（含酒水） ，酒水标准白酒/红酒控制在 300 元/瓶以下。 住宿安排：豪庭名人大酒店，单间/标 间 340 元/间；嘉绒国际大酒店，单间 300 元/间/晚；标间 238 元/间/晚。县公司接待 和住宿安排原则上不得超过该标准。 4.2.3 三类接待：州公司对口部门主办，州公司综合部协办，州公司分管副总经 理，相关部门分管中层干部及对口管理人员参加。接待标准：每席不超过 1500 元（含 酒水） ，酒水标准白酒/红酒控制在 200 元/瓶以下。住宿安排：嘉绒国际大酒店，单间 300 元/间/晚；标间 238 元/间； xx 饭店，单间/标间 160 元/间，澜峰大酒店，单间 260 元/间，标间 180 元/间。该类接待一律安排标间（2 人一间） 。县公司接待和住宿 安排原则上不得超过该标准。 4.2.4 接待用餐时，严格控制陪客人数。同时，原则上陪客人数不得超过 3 人，若公 司陪同用餐人员多于 3 人时，应事先经过分管领导批准。 4.2.6 招待用白酒、红酒一般不超过 2 瓶，特殊情况最多一次不能超过 3 瓶（每席标 准） ，若确因业务需要经请示领导同意后可酌情增加。 4.2.7 大型、专项、异地接待任务，经办人应制定接待方案，确定接待标准，提交接 待预算报综合部审核、公司分管领导/总经理批准，经办人在批准的预算内掌握使用。 5.0 管理职责 5.1 州公司综合部负责一、二类接待的主办，三类接待的协办工作。 5.2 州公司各职能部门负责三类接待（部分二类接待）的主办，一、二类接待的协办 工作。 5.3 州公司综合部负责对接待用品的采购、保管、领用，一二类来访单位的物品的准 生效日期：2014 年 3 月 18 日 第 3 页 共 8 页 接待工作管理办法 备和接收。 4.4 州公司综合部负责酒店的签约管理。 6.0 审批权限 6.1.招待任务执行前，经办人需事先填写招待费审批单 （见附表一）列明接待对象、 地点、事由、参加人员，经批准后方可执行。 6.2 州公司：单次招待费在 3000 元以内（含酒水） ，按以下流程报批：申请人 部 门领导 综合部领导；单次招待费在 3000 元以上（含酒水） ，按以下流程报批：申请 人 部门领导 综合部领导公司分管领导/公司领导。审批领导对招待费开支的 合理性、真实性负责。 6.3 县公司按照公司财务部下达的年度费用实行总额控制，不得超出预算，费用报销 按以下流程报批：申请人 县公司综合 县公司经理。审批领导对招待费开支的合 理性、真实性负责。 6.4 突发性招待任务来不及办理招待费审批单的，必须按审批流程电话请示同意 后实施，事后三天内按上述规定补走流程。 7.0 费用处理 7.1 凡由综合部主办的接待及会议，费用由综合部处理。 7.2 凡由专业部门主办、综合部协办且公司领导出席的接待，在签约酒店产生的餐费、 住宿费经公司领导同意后可由综合部处理，其他费用均由专业部门自行处理。 8.0 财务控制与监督 8.1 业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则,不得由他人代报业务招待费，报销时所 附发票必须是开有日期的正式发票，并在费用开支后一个月内办理报销。 8.2 食堂招待费用的核销，工作餐须提供经公司综合部签字确认的工作餐登记表，客 餐须提供经公司综合部领导签字确认的客餐结算表和消费明细表。 8.3 杜绝无票费用开支。如工作业务需要开支无票费用（如业务费等）一律凭申请单 在批准的额度内报销。对此类无票费用，报销时需提供相关联的有效证明。 8.4 财务部/综合部应严格审查票据是否合法、金额是否准确、单据是否齐全、审批是 否完整。财务部/综合部有权拒绝不符合业务招待费标准、报销流程、审批权限的业务 招待费的报销。 8.5 公司按实际发生的成本费用事项列账，不得虚列、多列、不列或者少列成本费用， 在进行费用列支时应保证成本费用及相关票据资料的真实性、合法性。 8.6 在日常经营活动中认真执行厉行节约、反对奢侈浪费的相关规定，将“厉行勤俭 节约”的要求落到公司生产经营实处，采取有力措施规范各类业务招待活动、严格招 待范围及对象、严格招待标准、严格招待程序、严格招待纪律、严格违规处理，将有 限的招待费资源投入到重要关系维系、重要客户拜访等促进公司发展方面，提高成本 使用效益，同时加强督促检查，坚决防止走形式、搞变通。 9.0 接待总体工作流程图及操作说明 流程 管理要求/标准 接待通知：综合部根据省公司来文、外来公文、快文、电话、传真等 确认来访事项。 信息收集：综合部初步判断来访规格，并与来访单位联系人沟通，确 认来访的对象、级别、人数、时间，大致沟通行程安排。 项目确定：综合部门向分管领导汇报，确定接待事项及规格。 综合部通过快文发布接待通知，包括：接待项目、主办单位、协办单 位、来访议程、来访的人数、职务、姓名、性别等。 主办部门制定接待方案，包括：会议、交流、考察、食宿等时间、地 点、参加人员、用车、租车、短信通知等行程安排、相关材料准备。 如有现场参观则需提前与县公司沟通，报备选参观点。 接待方案报分管领导审核。 主办部门将确定后的行程安排（如遇上级单位考察则建议沟通整个方 案）与来访单位进行沟通，如需修改再次进入方案制定流程。 行程安排通过快文发布到参加的每一成员。 主办部门根据接待方案进行分工，主要是总负责人、主办人、对外联 络员、对内协调员、材料责任人、会议责任人、食宿责任人、现场参 观责任人、车辆调度责任人进行分工。 接待确定 开始 接待立项 方案制定 行程沟通与通知 接待分工 生效日期：2014 年 3 月 18 日 第 5 页 共 8 页 接待工作管理办法 相关部门提前 2 个工作日提交会议材料，经部门审核后报公司分管领 导审核。 根据情况，主办部门需作好预案即备用方案。 主办部门根据接待通知与外部关联单位协调，确定会议室、食宿安排 等。 主办部门提前准备接待用品。 （如桌牌、餐牌、酒水等） 主办部门提前准备会场。如需制作会标、背景墙和横幅则需提前敲定 方案并尽早进场安装，注意气味。 一类来访需提前对行程上的现场参观点、餐馆、酒店进行实地踩点。 1、参观点注意检查业务上有无需整改之处，现场停车问题。 2、餐饮点注意检查格局是否合适，服务水平是否能跟上要求，是否 备有全套器皿，停车是否方便并有人看守。 3、住宿点注意检查房间是否有异味。 上述地点均需检查移动信号情况。 一类来访需提前对行程进行整体穿越，计算路线用时并检查是否有遗 漏细节。 （具体详见备忘录 1） 主办部门提前 1 个工作日确认会议、住宿、用餐、车辆安排等事宜。 1、提前检查会议室是否布置妥当、设备正常。桌牌姓名是否无误 误 且摆放顺序恰当， 1、 2、提前检查接待用车是否干净、是否备有雨伞等应急品。 3、提前检查接待用品是否备齐并装车。 4、提前抵达就餐点检查餐牌姓名是否无误且摆放得当，菜品是否准 备。 提前一天确定短信告知的内容及发布方式、频率，将天气信息、行程 安排、注意事务等信息及时传达到每一个参加人员。如有必要增加电 话通知确保参加人员知情。 提前与门卫沟通放行等。 迎接：一类来访由公司分管领导、综合部经理于高速路口迎接，二类 来访由分管领导、对口部门领导于高速路口迎接，三类来访由主办单 位根据情况决定是否在高速路口迎接。 对外联系人负责与对方实时联系，计算对方实际到达时间提前召集迎 接人员到路口，并及时通知下一环节负责人。 原则上应提前 20 分钟到达迎接地点 若对方车辆较多，迎接车辆应安排两辆，一辆负责领路，一辆负责押 后。若对方车辆为一辆中巴车，则视情况安排一名我公司人员乘坐此 车。 主办部门应提前预定会议室及会议服务。 主办部门应提前 1 个工作日完成会议室准备，包括：背景、演讲台、 桌椅摆放、桌牌、投影、音响、无线上网、植物、茶歇、水果。 会议责任人应提前 1 小时完成最后的检查，通知材料责任人将材料投 影并预演一次。 会议责任人将画面投放为欢迎词，根据情况选择是否播放背景音乐。 会议责任人需提前通知参会人员并告知着装等要求，根据对外联系人 的实时通知确保参会人员提前 15 分钟到达会场。 接待准备 接待执行 流程穿越检查 会议 迎接 会议中途会议责任人应等候在旁，并注意提醒过往人勿喧哗。 （具体详见备忘录 2） 一类来访应由公司领导、综合部经理、对口部门经理陪同；二类来访应 由分管领导、对口部门经理陪同参观；三类接待由对口部门经理陪同。 住宿：提前 2 个小时拿房卡，检查房间卫生及气味，将房卡交与对方 联系人或在酒店大厅等候递送。 住宿标准原则上省公司部门副总经理以上、州公司副总经理以上安排 单间。视情况预留备用房。 用餐：提前 1 天确定用餐标准及菜单，主办部门应提前 1 小时到达餐 厅完成桌牌、酒水摆放及上菜前的准备。 娱乐：提前半天确定娱乐项目及预定。 一类来访应由公司领导、综合部经理、对口部门经理陪同，二类来访应 由分管领导、对口部门经理陪同参观，三类接待由对口部门经理陪同。 根据情况决定送达路口告别。一、二类接待相应领导原则上参加送行。 总结会：每次一类接待完毕后，针对本次接待的不足，特别是细节处未 考虑周到或是衔接过程不顺之处进行总结。对一类接待可形成接待记录， 比如住宿用餐规格、明细等以备下次翻查。 10.0 责任分工 原则上一类接待综合部分管领导作为总负责人，综合部接待人员作为主办人全程参与。 二类接待相关来访单位的主要对口部门综合管理作为对外联络员。一二类接待相关来 访对口部门的综合管理或部门成员、接待涉及岗位如行政安保中心事务员均作为接待 活动相关责任人。 责任人 职责 备注 总责任人 负责审定行程、分工安排，协助审定材料及现场参观，检 查重点环节。 主办人 负责制定接待行程、分工，现场参观沟通及检查接待各环 节。 对外联络员 负责联系对方，除前期行程沟通外包括实时的调整沟通。 对内协调员 负责接待内部各环节、各责任人的协调，负责内部接待资 食宿、娱乐 参观、考察 参观 结束 返程 生效日期：2014 年 3 月 18 日 第 7 页 共 8 页 接待工作