公司办公室工作细则及工作标准

公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 收集反馈信息， 传达指示精神， 参与高层管理 1、经常收集内外部有助于企业经营、管理等方面的信息，为领导决策 提供可靠的依据 2、准确理解、领会高层指示精神，及时通过有效的途径进行传达、贯 彻 3、加强部门之间的协调、沟通，使高层决策得到贯彻、落实 4、参与企业高层管理、落实相关辅助工作 1、确保信息的准确性、时效性、适用性 2、解码准确，传达贯彻正确、及时，确保零误差 3、政令畅通，部门之间团结协调，不推诿扯皮 4、主动参与，服从调配，严格要求，积极工作 组织开展规范 化管理相关工 作 1、参与制订、讨论、完善各部门职责职能、工作标准、要求，考核办 法、奖惩机制、薪酬方案等 2、组织进行规章制度的修订或完善 1、主动、认真参与，充分体现企业高层及现代企业管理理 念 2、确保制度始终结合企业实际，符合内部及现代企业管理 要求，可操作、有实效 公司月度工作 任务计划管理 1、对月度工作任务计划的汇总审核 2、对各部门实施过程的跟踪、信息反馈 3、对实施结果分析的审核、汇报 1、审核认真，确保计划系统、全面、准确 2、按计划要求适时跟踪，及时、如实向相关人员反馈信息 3、认 真 审 核 ， 确 保 分 析 科 学 、 透 彻 ； 按 分 析 会 议 要 求 做 好 汇 报 人事管理 1、人力资源需求计划的编制 2、负责员工的招聘、录用、解聘 3、负责人才的招聘、录用、培养 4、负责干部的测评、考核、考察 5、配合做好人员的调配、整合 6、负责用工转换、富余人员安置 7、负责人事报表及人事调整手续、资料的审核 8、负责组织全员培训 1、年初编制计划，符合企业发展规划及岗位实际用人需求 2-3、符合企业人事管理制度相关要求 4、严格按干部管理条例执行 5、积极参与、调配及时、满足需求、合理公平 6、坚持原则、秉公办事、合情、合理、合规 7、及时、准确 8、按照计划、突出主题、保证实效 负责内部的规 范管理，强化 执行力 1、坚持集体领导下的分工负责制,各负其责,不推不拖,确保高效完成任 务 2、加强内部沟通协调，不搞一言堂 3、内部各项工作的指导、督查、考核 1、分工清晰、要求明确，责任到人 2、平时多沟通，每月召开一次例会，交流工作情况 3、指导不厌其烦，督查、考核严肃认真，努力提高执行力 文件资料的审 核、签阅 1、对外来文件资料签阅拟办意见 2、内部各类文件、资料、报告的最终审核、把关 3、负责公司重要报告、文件的起草与文稿审核 1、及时签阅，意见正确、合理，办理的要求、标准明确 2-3、符合相关要求，无任何差错 相关计划、费 用的控制、审 核 1、负责公司车辆、公司出租车的安排，及相关费用的审核 2、负责公司招待费用的控制、管理、审核 3、负责公司办其它控管计划、费用的审核 4、负责办公室内部各项计划、费用的审核 1、管好车、用好车，确保既按规定办事，又不影响正常工 作 2、各类费用审核严谨，合理合规，确定按定额或要求控制 到位 办 公 室 主 任 事务安排与接 1、负责公司行政事务安排、跟踪、督查 1、按要求及时安排，做好督查、指导 洽 2、对重大活动、事务做好统筹安排； 3、对来公司办事、参会及洽谈工作的宾客做好接洽、安排、服务 2、按领导要求办理，确保圆满、到位 3、因时因事，大方得体，确保不出差错 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 全面负责后勤 各块的管理 1、明确内部分工，做好工作安排 2、加强内部各块工作督查、指导 3、负责所属各块的考核 4、收集、处理后勤管理工作的意见、建议 1、分工合理，任务明确、标准明确、要求明确 2、深入基层，加强督查，耐心指导 3、按照标准、要求，严肃、认真、公平、公正、公开考核 4、经常收集员工意见、建议，及时处理、跟踪，确保按要 求整改到位 负责工资、劳 保、福利、资 金、津贴的审 核 对照考核及相关规定，逐类、逐项进行审核 审核及时，无任何差错 负责小仓库物 资采购计划、 费用的初审； 督查小仓库的 日常管理 1、负责小仓库物资采购计划、费用的初审 2、负责印刷计划、费用的初审 3、负责办公用品及低耗品的采购 4、督查物资堆放、保管、发放情况 1-2、及时初审，控制库存，费用合理 3、按计划要求，比质比价，确保质优价廉 4、定期督查，监督整改，确保账、卡、物一致 督查基建管理 1、负责零星工程预算的初审 2、负责后勤、办公楼、品管水电考核 3、负责垃圾处理费用的初审 1、价格合理、手续齐备，工程保质保量 2、总分一致、分析祥实；考核严格、不打和牌 3、报支合理 负责社保、养 老、工伤、公 积金、互助金 等管理 1、每月督查社保、医保金的缴解及员工转、停、退等手续的办理情况 2、负责工伤事故的处理、相关费用的初审 1、及时、足额解缴；手续齐备、有效 2、按相关文件规定、企业要求及时、规范办理；费用审核 严谨，符合相关规定要求 负责公积金、 互助金的管理 1、负责干部退职公积金的提取 2、负责互助金的收支及保管工作 1、每年按时、按标准、准确对规定的管理干部计提退职公 积金，并转财务 2、专款专用、账款相符、手续合规有效 办 公 室 副 主 任 负责纠纷及异 常事件的协调 处理 1、负责劳动纠纷、争议等的处理 2、负责厂际关系和异常事件的协调处理 1、按法律、法规及公司要求灵活处理，力争矛盾不上交 2、掌握原则分寸，灵活处理，力争矛盾不上交 负责工会、计 生、妇联工作 按集团公司要求，负责组织好相关工作 严格执行集团公司及相关部门的工作要求 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 协助主管开展 相关工作 1、传达、贯彻主管指示精神、工作任务 2、收集内部各类信息，为主管提供管理决策依据 3、立足内部管理，为主管出谋划策 4、协助主管做好有关管理或事务性工作 1、及时、准确、到位，无差错 2、及时、准确、有价值 3、主动参与、创新思维、系统考虑 4、服从安排、认真解码、确保执行 负责内部有关 行政管理工作 1、明确内部分工，做好工作安排 2、加强内部各块工作协调、督查、指导 3、负责所属各块的考核 1、分工合理，任务明确、标准明确、要求明确 2、加强督查，耐心指导、合理协调 3、按照标准、要求，严肃、认真、公平、公正、公开考核 公司月度工作 计划的汇总、 分析 1、30 日前汇总各部门当月工作计划完成情况及下月工作计划,并报主管审核 2、3 0 日 前 对 各 块 当 月 工 作 计 划 完 成 情 况 、 下 月 工 作 计 划 进 行 概 述 ,并 报 主 管 审 核 3、结 合 30 日 例 会 精 神 ,次 日 对 月 度 工 作 计 划 进 行 调 整 、 完 善 ,报 主 管 审 核 1、及时准确汇总，调整清晰合理 2、概述准确精练，突出重点 3、及时、准确调整、报核 参与公司管理 制度、措施方 案等的起草、 整理 1、参与规章制度的建立、修订、完善 2、参与中心管理工作文字资料的起草 积极参与，文本规范，内容体现管理要求、理念 负责文秘管理 1、参与公司重要报告、文件的撰写2、一般文字材料的布置、督查、初核 1、文本规范，条理清晰，充分体现领导思想、理念2、布置合理，任务明确、要求明确，适时督查，严格把关 负责宣传报道 工作 1、负责宣传内外的联络 2、负责通讯报道的日常管理 3、负责月度报道任务的布置、组织过程的督查、稿件的审定 4、负责年度稿费的初审 5、负责厂区宣传、节日环境的布置 6、负责报刊杂志的征订 7、负责名片的 1、积极参与，及时、准确传达、贯彻相关精神 2、按公司专题文件精神、要求执行 3、及时布置任务、明确相关要求；加强跟踪督查；认真负 责把关，把握宣传原则、导向，符合报道要求 4、执行标准，明细清晰，附件齐备 5、既从简节约，又充分体现环境要求 6、灵活进行计划与实际管理的有机结合 7、统一设计、价格合理 配合开展全员 培训 1、年初组织各部门编制培训计划并汇总、整理，报主管审核 2、配合主管进行有关培训方案的建立、过程的跟踪或实施 1、突出素质技能，计划切实、可操作 2、方案可行、有效；过程跟踪到位，保证执行力 公 司 办 ISO9000 质 量 体 系 相 关 工 作 1、配合公司组织内部评审、管理评审 2、负责组织办公室内部质量体系相关工作 按 ISO9000 质量体系相关标准、要求执行 督查人事资料 的建立及档案 的管理 1、督查人事变化跟踪情况、变化后的手续完备、台帐调整等 2、督查人事档案、报表等的建立情况 3、督查档案收集、建档、借阅、日常管理 1、调整及时，规范健全，准确无误 2、建档及时、齐备、有效；报表及时、准确 3、收集及时、分类清晰、手续合规、管理按章 公 司 办 主 任 助 理 负责公司有关 涉外事务工作 1、负责组织企业有关证照（件）的办理、审核、年检等 2、负责组织有关对外资料的申报 3、负责企业知识产权专利费的缴纳 1-2、安排合理，准备认真，按要求完成 3、按年限、标准及时缴纳 负责文印消耗 的控管 1、协助文印耗材的控管 2、负责大额文印数量的审核 1、主动跟踪、做好统计、分析 2、按照定额，把握原则，既要保证正常使用，又要保证费 用下降 参与党支部工 作、负责团组 织建设 1、参与党组织的日常工作 2、组织党务资料的建立 3、负责团支部工作 4、配合集团党、团组织开展有关工作 1、按党支部要求执行 2、及时、规范 3、按团支部要求执行 4、积极参与、认真组织，按要求完成 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 人事资料的建 立、传递 1、收集各类人事信息，为人事管理提供依据 2、员工招录、调配、离厂等手续的办理、报批 3、劳动合同、知识产权保护合同的订立、鉴证 4、用工转换手续的办理、报批 5、建立各类人事统计台帐 6、各类人事统计报表的填报 7、其它临时性统计资料的建立、报核 1、主动收集，认真核实、整理，及时呈报主管，确保随时 掌握第一手真实的信息 2、及时、规范、齐备、无差错 3、及时、规范、有效、无遗漏 4、执行相关文件规定 5、科学、齐全、准确、便于查询、调阅 6、及时准确、人表一致，符合要求 7、及时按要求完成 人 事 资 料 与 档 案 管 理 负责档案管理 1、收集母子公司各类有价值的资料，并整理、建档 2、负责档案进、出、借阅、复印并登记 3、负责档案的借出后的收回、进档 4、负责档案室内的日常管理 5、负责档案按期销毁的登记、报批与销毁 6、及时统计有效期的证照，提前报主管安排换领或年审 1、按管理要求主动收集，资料齐备、科学分类、建档及时 规范 2-5、按 ISO9000 质量体系相关标准要求办理 6、及进统计，提前 1 个月报主管安排 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 信息的收集、 整理、传达 1、深入各车间、部门，全面了解公司管理动态、措施的落实、员工关 心的难点、热点等信息 2、定期征集全员合化建议、意见 3、加强与投资企业的沟通，及时掌握相关情况 4、对收集的信息及时进行分类、整理，形成专题资料，交主管管理参 考 1-3、主动了解，信息真实、有效、有价值 4、整理科学，注意保密，及时报主管参考 文书处理 1、各类文件、资料的收取、转批、发放、转档2、参加日常会议，进行记录（纪要）的整理、报核、下发 1、及时、准确、全面 2、主动参会；记录认真、全面、真实、客观；纪要准确， 文字精练；报核、下发及时 会议资料的起 草 1、参与公司董事会、年度总结会等重要报告、相关资料的起草 2、一般性报告及相关资料的起草 3、会议通知的起草 1、报告有事实、有思想，充分体现现代企业管理要求 2、按时、保质、保量，符合相关要求 3、层次清晰、内容全面、要求明确 管理资料的起 草 1、培训通知、方案、学习资料的起草 2、中心工作资料的起草 3、对外申报、年检等资料的起草、准备 1、主题突出，语言通俗，表述清晰，有理论、有案例，具 有较好的学习、指导意义 2、符合中心工作相关要求 3、准备认真、齐备、有效，确保按时、顺利通过 党团资料的准 备 1、党支部台帐、转正、纳新等资料的准备 2、团支部各类软件资料的准备 符合党团组织相关规定 配合实施宣传、 报道工作 1、配合宣传、报道的日常管理 2、督查报道任务的完成情况 3、按要求收取稿件，并进行予核、把关 4、对审定的稿件分类向相关载体投稿 5、对刊登的稿件分类、登记，并做好相关资料的收集、建档 6、参加宣传会议，做好相关会议准备、精神传达 1、符合报道工作的文件精神、要求 2、适时跟踪，确保数量、质量和时间 3、按要求及时修改、调整，保证稿件质量 4、按稿件的质量等级分类投稿，尽可能扩大宣传面 5、登记及时、真实；资料齐备；帐稿相符 6、积极参会，准备充分，传达到位 负责公司接待 用烟的保管 1、香烟采购计划的填报 2、香烟保管、领用登记、阶段统计与报核 1、按需填报，确保正常用烟需求 2、妥善保管；按使用权限，及时、规范做好领用登记；统 计准确，确保实物与统计一致 文 秘 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 负责文字资料 的打复印及图 片的处理 1、负责公司各部门、车间文件、资料的打复印及图片的拍摄、处理等 工作 2、负责公司文件、资料的核对、装订 3、负责机要文件的安全、保密工作 1、把握轻重缓急，灵活处理打复顺序，杜绝矛盾、保证准 确、规范 2、及时、规范、准确 3、坚持原则、严守秘密、措施到位 参与文书处理 1、外来文件的登记、填写阅办单及做好相关传递工作 2、发文登记、编号 3、传真的收、发 4、报刊、杂志、信函的发送；重要信函的登记 1、登记、填写及时、准确、不延误；传递及时、全面、到 位 2、准确 3、收发及时、到位 4、分类准确、发送及时、齐全；重要信函做好登记 文印设备的管 理 1、文印设备的日常维护、保养 2、设备故障的报修 1、按说明书等技术资料要求定期保养，确保设备正常运行 2、出现故障及时报主管，按要求报修 耗材的控制与 管理 1、负责部门/车间打复印等的登记、统计 2、妥善保管各类耗材 3、做好采购申报并跟踪 1、平时及时分类做好登记，10 张以上凭相关人员签字进行 打复印；月终分类统计并报主管 2、确保领耗基本一致，杜绝耗材流失 3、及时申报，确保正常使用量 文 印 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 负责三楼各室 的清洁卫生 1、地面、墙面、窗台、桌椅及相关物品的拭擦 2、杂物的整理 3、垃圾的处理 时刻保持清洁、整洁、卫生、无杂物 负责三楼各室 花木养护 1、每天浇/喷水 2、适时修剪、松土、治虫、施肥 确保花木生机活力 负责三楼来客 接待 1、三楼各室茶叶、纯净水及相关物品的领取 2、来客茶水的供应及相关接待 3、会务物品的布置 4、现场、茶具、烟缸等的清洗 1、按计划领取、规范签字手续 2、热情、周到、大方、得体 3、按主管要求及时布置 4、及时清洗，确保清洁卫生 负责公司领导 层的日常服务 茶水供应及其他日常服务 细心、周到、及时 接 待 服 务 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 具体负责后勤 各块的工作 1、对后勤各块工作进行分工、明确要求 2、对后勤各块工作的督查、指导 3、对后勤各块工作业绩的考核 1、分工明确、合理，要求明确、清晰 2、深入督查、耐心指导，确保执行力 3、严谨、公平、公正、公开 养老、工伤、 医疗保险手续 的办理及纠纷 处理 1、参、转、停保及退休等手续的办理 2、协助主管办理工伤调查、申报、伤残鉴定及相关医疗费的结算 3、协助主管处理劳动纠纷、事务纠纷 1、按公司要求及相关法律法规及时办理，手续齐全、规范 有效，费用解缴及时、足额，人、账、款相符 2、按公司要求及时申报工伤事故有关材料，结合相关规定、 灵活、妥善处理事故 3、积极主动、知难而进、掌握原则、灵活处理 配合主管处理 工会、计生等 工作 1、育龄妇女台账的建立 2、组织育龄妇女妇检 3、调查、慰问困难职工 4、干部退职公积金及互助金管理 5、配合集团工会举办中心活动 1、按规定及时建立，一人不少、一人不重，人帐相符 2、及时组织，确保参检率 100% 3、调查客观、真实、有代表性，并按公司要求分类慰问到 位 4、按相关规定执行 5、符合中心工作要求 有关事务工作 的处理 1、统计后勤、行管人员的月度考勤 2、负责收缴班车乘车费、发放乘车证及班车的日常管理 1、及时、准确，附件齐备、有效 2、乘车费的收缴透明、公正、标准一致，人员不漏不重； 凭财务缴费单及时制作乘车证；日常管理到位，确保凭 证乘车、人人有位、文明乘车，无矛盾纠纷，异常情况 及时协调处理 配合开展教育 培训 实施企业发展史、劳动纪律、社会保险等方面的培训 积极参加、认真备课，按要求完成任务 后 勤 管 理 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 参与工程预算、 监管、验收 1、参与工程预算编制 2、参与监督基建工程质量及进度 3、参与基建工程验收 大工程招投标、小工程合理估价；手续齐备、规范有效； 工程实施保质、保量、保价、保时；工程验收坚持原则， 秉公办事 负责各类不动 产的修缮与日 常管理 1、负责零星修缮工程预算、报批及决算核实 2、负责零星修缮工程的工时记载，监督工程质量与进度 及时掌握不动产的质量状况；超前计划、方案可行、价格 合理；手续规范、齐全有效；施工安全及时、保质保量保 时，时刻保持不动产安全美观、符合使用要求 负责建筑、生 活、工业等垃 圾处理 1、负责垃圾处理费用申请 2、负责建筑、生活、工业垃圾的清运、处理 1、前提申请、费用合理 2、及时清运、处理，无后遗症 负责非生产水 电设施的维修 保养 1、负责大楼空调的维护、保养 2、负责其它非生产水电设施的维修、保养 定期保养、及时维修，保证正常使用 负责监管大楼 空调的使用 1、负责空调电源的统一开、关 2、监管各职能部门空调温度的设定 1、上班期间，按气温灵活开启电源；下班前统一关闭电源 （特殊情况灵活处理） 2、经常巡查，确保夏季不低于 26 度、冬季不高于 28 度 基 建 维 修 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 负责工资发放 表的编制 1、根据公司各车间部门的考勤、绩效，编制并报批工资表 2、打印工资发放表、工资条 3、薪资相关数据统计 4、全员绩效统计，编制、报批年终奖发放表 及时准确统计，附件齐备有效，标准执行严格，报批及时， 不影响正常薪酬发放 负责劳保福利 发放表的编制 每月编制、报批各部门、车间劳保发放表 严格执行公司标准，及时准确制表并报批，不影响正常发 放 负责后勤小仓 库的管理 1、编制办公用品、印刷品采购、印刷计划 2、各类物资分类堆放 3、建立物资台帐、卡片 4、物资进出及日常保管 1、按需编制、控制定额、及时报批 2、及时整理、分类堆放、保持整洁，便于管理 3、及时进账，随时保证账卡物相符 4、手续齐备、规范、有效，先进先出 薪 资 核 算 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 负责公共区域 的清洁卫生 1、大厅门厅的清洁卫生 2、大厅门玻的清洁卫生 3、一、二、三楼楼梯的清洁卫生 4、一、二、三楼女厕所的清洁卫生 1、每天至少拖地两次，确保地面干净 2、至少每两天试擦一次，确保亮晶、无灰尘和水斑 3、每天至少拖地两次，确保地面干净；玻璃至少每两天试 擦一次，确保亮晶、无灰尘和水斑 4、每天勤洗刷，手纸常换装，确保厕所无异味、不脱手纸 负责公共区域 盆景养护 楼道、大厅的盆景养护 常浇水、修剪、施肥 负责一楼接待 室服务 1、来客茶水供应等服务 2、做好清洁卫生 1、及时到位、热情大方、注重礼仪 2、及时清洗，保持卫生 大 楼 保 洁 临时性工作或 中心工作 按实际情况、要求确定 按实际情况、要求确定 公司办公室工作细则及工作标准（讨论稿） 岗 位 工作职责 工 作 细 则 工 作 标 准 备注 菜单的核实与 公布 每周六核实下周菜单并公布 结合物价、就餐标准认真核实，保证员工就餐质量；每周 六公布，接受全员监督 承包方购进物 资的检查、验 收 对承包方所进各类物资进行质量检查及保质期的跟踪 逐一检查，确保不合格物质不进入仓库，各类物资保管得当，使用时质量好，无变质、变味特等 就餐标准的核 算、公布 每餐前核算每人就餐标准并公布 及时、准确、详实 物料下锅、分 餐质量、分餐 人数的监督跟 踪 按人均就餐标准进行全程跟踪、监督 确保每位员工就餐标准不降 就餐券的发放、 统计核实 按计划发放就餐券，做好实收餐券统计后的核实 按计划发放、统计准确 餐费的核实与 报批 定期核实承包餐费并报批 坚持按合同要求，及时、准确、无差错 现场卫生、环 境的监管 监督食堂