会计档案管理程序

文件名称 会计档案管理程序 页 码 第 1 页,共 7 页 文件编码 版 本 第 1 版 文件编号： 第 1 版 会 计 档 案 管 理 程 序 文件编号 文件版本 第 1 版 页 码 第 1 页，共 5 页 制 定 审 核 批 准 修订履历 版本 修订内容 日期 第 1 版 新制定 2013 年 6 月 26 日 1 目的：全面规范工作预算编制、执行工作，加强XX集团各职能中心、各子公司及其他关 联公司（以下简称“XX集团”）的会计基础管理工作，规范会计档案管理。特制定本 管理程序。 2 范围：本程序适用于 XX 集团财务中心各部门。财务主管负责规范与监督，其他部门及各子公 司财务会计直接负责所管辖账套的会计档案管理。 3 定义：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企 业经济业务的重要资料和依据。具体包括： 3.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； 3.2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等； 3.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其 他财务报告； 3.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、财务会计文件、合同、协议、审计资料等 其他应该保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案 销毁清册。 4 归档管理 4.1 会计凭证的归档管理 4.1.1 凭证编号 4.1.1.1 每张凭证对应的编号必须连续； 4.1.1.2 凭证编号必须遵循统一的规则，使用 ERP 系统的凭证编号由系统默认生成，未上 ERP 系统的凭证编号须包含但不限于以下要素：业务类型+年（2 位）+月（2 位）+ 序列号； 4.1.1.3 会计凭证不得有重号或空号。例外事项，需填写书面说明并会计主管确认并存档。 4.1.2 单据要求 4.1.2.1 真实合法：不得伪造或以虚假的单据作为入账依据； 4.1.2.2 依据完整：据以入账的原始凭证完整充分，其中：费用类凭证须遵循费用报销与 审核程序的单据要求；资金收付凭证需附上银行盖章的回单，与按出纳提供回单 为依据保存；发票缺失，需提供税局认可的有效证明文件； 4.1.2.3 账务调整及其他无法获取原始单据的业务，凭相关报告或入账截图，经会计主管签 字后，作为原始凭证装订。 4.1.3 装订要求 4.1.3.1 各装订责任人即为各会计档案归档管理责任人； 4.1.3.2 时间要求：每月 25 日前完成上月全部凭证的装订与总账复核； 4.1.3.3 分类汇总：各类凭证按凭证编号或按批进行装订，首页均须附上记账凭证汇总（包 括零发票）。 4.1.3.4 装订规范：会计凭证附件应粘贴牢固、折叠整齐，不得使用大头针、别针、装订针 等；每本凭证厚度均匀，保证会计凭证装订完整性、美观性； 4.1.3.5 凭证标签：要求按照统一标准打印粘贴（如手写，手写字迹以正楷书写，且要求字 迹清晰、工整，不能涂改。）包括凭证类型、会计期间、凭证编号、会计期间、财 务负责人。要求凭证封皮正面和侧面都要粘贴标签（参考凭证索引目录模板见 附件）； 4.1.3.6 凭证摆放：会计凭证分类归档时，按照时间进度整齐摆放于档案柜；档案柜目录要 求清晰明确，便于快速查询。（参考档案柜索引目录模板见附件） 4.1.3.7 收据归档：采用电子收据系统的单位，作废收据与正确收据一并存档；采用纸质收 据的单位，作废收据与收据存根一并存档。 4.2 会计档案的归档管理 4.2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证，按月装订整理入册。 4.2.2 会计账簿类：总账、明细账、辅助账簿、其他会计账簿无纸质文档的情况下，必须保 证电子存档完整、连续。 4.2.3 财务报告类：会计报表（月度、年底）打印会计报表并签字盖章归档，按年度装订成 册； 4.2.4 其他类： 4.2.4.1 资金对账表：包括银行存款余额调节表、银行对账单、资金对账表，要求按月打印。 资金对账表由总账、出纳双方签字确认并归档。会计每月末对出纳现金进行盘点， 会计、出纳双方在（现金盘点表见附件）上签字确认，现金盘点表由会计 每月随同总账凭证一并装订。 4.2.4.2 内部往来及关联交易管理报表：要求月度同对方单位邮件确认，季度书面确认归档， 按季度装订成册（其中内部往来中，涉及到外币对账的单位，对账单必须有双币种， 双方必须就其中的一种币种进行对账确认，且对账一致的币种与系统金额一致。）。 4.2.4.3 财务规范、制度类文件按年打印，装订存档。 4.2.4.4 定期资产盘点报告要求按次装订成册保管。 4.2.4.5 岗位交接清单：工作交接需打印交接清单并以模块负责人作为监交人，经三方签字 确认后，由监交人保管，年度统一装订成册。 4.2.4.6 上述会计档案的归档时间依照公司统一要求，其他日常会计档案，各经办人员应及 时归档，放入档案指定位置。 5 会计档案的保管 5.1 保管期限 5.1.1 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。（保管期限 详见如下附表）； 文件名称 会计档案管理程序 页 码 第 5 页，共 7 页 文件编码 版 本 第 1 版 表单编号： 第 1 版 5.1.2 上述保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列 期限执行，会计档案具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类 似档案的保管期限办理； 5.2 会计档案保管清册 5.2.1 各单位应指定专人保管并设置会计档案保管清册，清晰记录各项档案的类型、名称、 存放地点、起始期间、保管责任人（模板见附表）； 5.3 会计档案须存放于安全、干爽、整洁的地方，对于废弃的纸质会计档案，必须彻底销毁， 不得随意丢弃，避免泄漏会计信息； 5.4 电子化会计档案需要按月定期备份。 6 会计档案的查询、借阅 6.1 台账管理。各单位应建立档案查阅/借阅台账，详细登记档案借出日期、应归还日期、续 借情况、实际归还日期等信息（参考模板见附件）。会计档案归还时保管人应检查归还 档案的完整性。 6.2 档案查询。经财务负责人批准，非本单位财务人员办理登记手续后可以查阅或复制会计 档案，但严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 6.3 档案借阅。原则上不允许外借，因特殊原因需要外借凭证原件的，必须经财务负责人的 书面批准；凭证管理人员登记借阅台账，并负责全程跟踪凭证的外调和归还。 7 会计档案的移交、销毁 7.1 档案移交。XX 集团档案室空间充足的情况下，会计档案在各财务人员保管两年后，编 制移交清册，统一移交财务中心档案室保管。移交手续一式一两份，财务中心、移交单 位各一份。财务中心不受理的情况下，由各单位自行负责保管，具体由各单位明确相关 管理规定。 7.2 单位之间移交。单位之间交接会计档案的，由移交方编制会计档案移交清册，由交接双 方的单位负责人负责监交，并经交接双方经办人和监交人在移交清册上签名盖章确认存 档。 7.3 会计档案移交清册。应当注明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止日期和档案编号、 应保管期限、已保管期限等内容（会计档案移交清册模板见附表）。 7.4 会计档案的销毁 7.4.1 会计档案的保管期限要符合当地相关法律法规的规定，异地的会计档案一律不得在当 地销毁，必须转回 XX 集团财务中心清点和销毁。 7.4.2 已满保管年限的会计档案销毁工作参照财务中心统一流程，会计档案销毁清册见 附件。 8 罚则 8.1 各单位总账会计负责账套内会计档案的月度自查，并提交季度自