例谈商务电子邮件的写作及规范使用

例谈商务电子邮件的写作及规范使用 电子邮件，简称 E-mail，它是一种使用电子手段提供信息交换的通信方式，是 Internet 应用最广的服务。 随着互联网的飞速发展，网络的普及以及其自身的优势，电子邮件在商务活动中的作用日益凸显，成为商 务活动的重要沟通手段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成本低廉、安全可靠、信息形式多样 化、低碳环保、交流对象广泛等方面。 实际使用中，对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题 主要表现在：主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等，这些都会影 响沟通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电 子邮件的写作及使用规范。 一、商务电子邮件文案的写作结构 下面我们看一篇规范的电子邮件例文。 省纺织品进出口有限责任公司 地址：市香港中路 号 邮编：266071 传真：-8378 -mail： 编号：第 2 号 香港国际贸易公司 陈经理：台鉴 衬 衫 贵公司需要的 200 箱男式衬衫，业已装船完毕，拟于 2010 年 10 月 14 日由“清远号”货轮从青岛港 直抵香港，请贵公司注意船期。 此次业务，在贵我双方合作下，在山东省联系组织货源，满足贵方所需。今后，我公司将在平等互利 的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若查询各类衬衫、 服装行情，请随时函电告知，我公司将竭诚服 务。 特此致函。 省纺织品进出口有限责任公司 销售部经理： 移动电话：1515077 座 机：-8378 这是省纺织品进出口公司销售部经理，关于衬衫装运业务发给香港国际贸易公司的一封 电子邮件，该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。 通过上述例文，我们可以看出，电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。 1. 信头 信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传真、-mail、邮件编号等信息，其位置居于信纸左上 方，顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要，它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其 业务关系，以便及时处理相关业务，提高工作效率；同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联 系。若是一些老客户，信头的信息可以略写甚至不写，但是首次向对方发邮件时，信头信息一定要准确、 全面。 2. 称谓 称谓要写清楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位置居于信头下，空一行，顶格分行书写。 电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称；写给个人的，要在个人姓名后加职务或敬称，以表 示对对方的尊重，如“尊敬的 经理 女士、先生”。依据商务礼仪习惯，还可在称呼后加上表示 “劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港国际贸易公司 陈经理： 台鉴”。 实际使用中，有人省略称谓这一项，或者是没有敬称，直呼其姓名，这不仅不符合电子邮件的结构规 范，也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体现的不仅是你的个人素养，更是公司形象的一个缩影。 3. 标题 商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括，居中书写。如例 文中的“衬衫”，这是邮件所要交流的主要内容。 4. 正文 正文一般由前言、主体、结尾三部分组成，前言有时可以省略。 （1）前言。前言可根据业务内容，简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的，宜开门见山，直奔主 题。本例文即是如此。 （2）主体。主体部分要简洁、明确地告诉对方需要磋商、洽谈的业务事项、要求、结果等内容。 如例文“贵公司注意船期。”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运 工具、启运港站等，这是对方所期待的信息。 “此次业务满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地山东， 山东是一个纺织大省，仅在山东本地就能满足对方的货物需求，而且山东周边又有一些大的港口，这些对 于进一步合作都是一些非常珍贵的资源。 “今后我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则（平等互利）、领域（衬衫、服装） 和承诺（竭诚服务)，为日后的合作做了一个很好的铺垫。 （3） 结尾。使用惯用语结尾，如例文中“特此致函”。还可表达赞美、问候、祝愿、感谢之意。如 “顺颂”“商祺”、“事业兴隆，财源广进”，“感谢您的回复”等。 正文写作中应注意以下问题： （1）开头绕圈。有人不知如何开头，就很容易出现“绕圈”现象，对于背景、过程叙述太多。这样 不仅浪费了对方的时间，更重要的是让对方对这封邮件撰写者的能力产生质疑，进而丧失进一步合作的欲 望。 （2）主体繁琐。主体部分一定要简明扼要，以不用切换荧幕为原则。对于繁琐的业务最好分条列项， 这样一目了然。一封邮件只能围绕一个主题，若多个主题，宜分发几封邮件。 （3）结尾缺失。商务情感的培养，职业信誉的累积需要一个过程，结尾的赞美、祝福、感谢用语不 仅能展现你扎实的文案编写基本功，更能让对方感受到你的亲和力，为进一步的合作打下良好的情感基础。 （4）正文编辑区空白。有时发送的是一些存储在我们电脑里边的 word、excel 、图片、视频等类的资 料，我们常以附件的形式发送给对方。这种情况有人只发送附件，正文编辑区空白，这是不符合电子邮件 使用规范的。在正文编辑区我们可以提醒对方查看附件，并提出一些希望或要求等。如例文： 尊敬的林经理： 您好！ 1.我已将“青岛贸易有限公司 2012 年秋季新产品价目表”以附件的形式发到您的邮箱，请注意 查收！ 2.若大批订购，价格可议。 3.我公司将于 2012 年 6 月 25 日上午 8 点在青岛海天大酒店三楼会议厅举办一次秋季新产品发布会， 欢迎光临指导。 生意兴隆，财源广进！ 青岛贸易有限公司 营销部长 5. 落款 落款应写清楚发信者的单位名称、个人姓名、联系方式等。一封没有签名的邮件是不完整的，也显得 发件人不够职业，一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。如例文： 省纺织品进出口有限责任公司 销售部经理： 移动电话：1515077 座 机：-8378 为了提高工作效率，我们可以在邮箱里设置签名档。设置签名档的时候要注意：不同性质的信息要分 行，而且可以设置不同的签名档，签名档总长度最好不要超过五行。初次发邮件给对方，应该使用完整签 名档，对于一些老客户，可以使用简略式签名档。 二、发送商务电子邮件应注意的事项 1. 正确填写邮箱地址 邮箱地址由用户名、域名三部分组成，邮箱地址一定要填写完整、准确。特别要注意的是用户 名里有特殊符号的，如“_”“”，一定要准确输入，否则对方就无法收到。常用邮箱地址可以添加到 通讯录里，需要的时候只要从通讯录里查找就可以了。若一封邮件要发送给多人，可以使用“添加抄送”、 “添加密送”、“使用群发单显”功能。 2. 主题鲜明 主题是准确、简洁地对邮件内容的描述。主题一定要填写，这样收件人可以在收件箱里用最短的时间对 新邮件进行筛选，确定处理顺序；同时也便于对方日后查阅。不填写主题是一种不专业、失礼的行为，邮 件很容易被作为垃圾邮件删掉。 3. 正确添加附件 邮件有附件的话，需要先把附件储存在电脑上或者连接到移动硬盘，点击“添加附件”，找到附件所存 放的位置，单击文件，然后点击“打开”即可。 附件文件应使用有意义的名字命名，这样对方下载后比较容易找到。附件添加的只能是文件，不能是 文件夹，如果添加的文件夹里有很多文档的话，可以把文件夹打包压缩，这样既方便又快捷。有时候未等 文件上传完毕就发送的话，对方是收不到附件内容的，所以一定要等到出现“上传完毕”、“100%上传” 字样的时候再进行下一步操作。 4. 成功发送 电子邮件在发送之前，应养成检查电子邮件的习惯。检查内容主要包括：是否要发给对方，收件人地 址准确与否，主题是否醒目，文本语句是否通顺、有无错别字，附件是否已经添加等，这些内容无误后再 点“发送”。“发送成功”页面的出现就宣告此次邮件发送的完成。 三、商务电子邮件的回复 1. 及时回复邮件 我们应遵循 24 小时回复法则，一般可接受的理想回复时间是 2 小时，一些紧急的邮件看到的第一时 间就应该回复。若邮件短时间不能回复，我们也应该向对方说明已经收到邮件，正在抓紧时间处理，将在 何时给予回复等。 2.