不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬

不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬，先来 回答下面的问题： 1.只有想当元帅的士兵才是好士兵？ 2.小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到 邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在 朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划 一下 再有条不紊地去完成呢？ 3.又一个学习周期开始的时候，你心里是不是说： “真好，又到了开始努力的时候了”？ 4.当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换 个角度，甚至从逆向角度加以考虑？ 5.小时候，你能不能看一整天蚂蚁搬家？ 6.你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？ 7.你无意中知道了别人的一个秘密，你能很好地保密吗？ 8.你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和 朋友的喜欢吗？ 9你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后 面的事情？ 10.上学时，是否考虑过骑自行车长途旅行？ 11.你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得 更好？ 12.当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你会很在意吗？ 13.你从小就是一个热心肠，喜欢到处张罗？ 14.说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢？ 15.你很细致，做事情一丝不苟？ 16.你喜欢和比你强的人在一起，不觉得有压力吗？ 17.你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足？ 18.你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂 事的孩子？ 19.你的口才不错？ 20.你是不是总能看到些什么事情要做，不等 人说，就主动完成？ 如果其中10条你回答了“是”，恭喜你，你是做秘书的可造之材。如果 情况不是这样，你又选择了学秘书，不要紧，我们将在此书中向你 详细介绍有关怎样做一个合格秘书的知识，你可以从中获得启发， 并在学习中不断锻炼自己。 如何适应就业竞争? 有知识、技能、综合文化素质、创新能力 做好白领的良好途径之一是学好秘书学 全国人才市场供求信息来看，招聘数量排在前十位的专业中 就有文秘专业人才 秘书学秘书学 的学习要求的学习要求 一、教学方法：讲解举例法、讨论法、案例法、组织活动法、多媒体教学法、自学一、教学方法：讲解举例法、讨论法、案例法、组织活动法、多媒体教学法、自学 法等。法等。 四、考试要求：一般为开卷或闭卷，基础与技能兼顾（一般为选择题、问答题、实四、考试要求：一般为开卷或闭卷，基础与技能兼顾（一般为选择题、问答题、实 务题等）。务题等）。 五、平时作业：教材中的练习题与临时布置的讨论题等。五、平时作业：教材中的练习题与临时布置的讨论题等。 六、成绩评定：平时六、成绩评定：平时 50% （出勤（出勤 10%、课堂讨论作业、课堂讨论作业 40%）、期末考试）、期末考试 50%。 参考书目： 一、工具书： 中国当代实用秘书全书（丁柏铨主编、陕西师范大学出版社）、秘书辞典 （翁世荣主编 、档案出版社）等 二、参考书： 新编秘书学（石耿立等主编、天津社会学科学院出版社）、秘书工作实例评 析（黄桐华主编、广西人民出版社） 现代秘书学教程（范立荣主编、首都经济贸易大学出版社）秘书职业培训鉴 定指导（国家社会劳动保障部主编、海潮出版社）其他：秘书职业资格考试应试 辅导丛书类 三、杂志：秘书之友、秘书、秘书工作等 四、网上学习： 中华秘书网、上海秘书网、秘书在线、语言文学专题网站等 【例1】 联合汽车电子有限公司（UAES）诚聘高级秘书 岗位职责： 1、协调、处理与高级经理工作有关的日常工作，包括但不限于会议、 差旅安排、文档管理；2、部门/ 公司间签发文字的分发、流转与跟踪； 3、整理、维护高级经理的档案、文件资料；4、其它事宜。 岗位要求： 1、文秘、英语或管理等专业本科及以上学历；2、5年跨国公司相关 工作经验；3、英语口语、书写流利，会德语者优先；4、良好的沟 通能力和人际协调能力；5、良好的计算机应用能力；6、主动性，责 任心。 【例2】上海宝润置业有限公司招聘 董事长秘书 岗位要求： 1、28岁以下，身高165以上，形象好，气质佳； 2、思维敏捷，具有较强的亲和力、组织协调沟通能力； 3、有总经理秘书、助理及相关工作经验； 4、有驾驶执照者佳； 5、具备较强的英语口、笔译能力者尤佳。 岗位职责： 1、负责总经理的办公室日常管理工作； 2、负责组织撰写或校对以公司名义外发的综合性的文字材料； 3、负责公司办公会议的纪录、整理； 6、负责处理总经理临时交办的其它工作； 7、安排落实总经理与重要客户的商务会议； 8、必要时负责翻译工作。 【例2】上海宝润置业有限公司招聘 董事长秘书 岗位要求： 1、28岁以下，身高165以上，形象好，气质佳； 2、思维敏捷，具有较强的亲和力、组织协调沟通能力； 3、有总经理秘书、助理及相关工作经验； 4、有驾驶执照者佳； 5、具备较强的英语口、笔译能力者尤佳。 岗位职责： 1、负责总经理的办公室日常管理工作； 2、负责组织撰写或校对以公司名义外发的综合性的文字材料； 3、负责公司办公会议的纪录、整理； 6、负责处理总经理临时交办的其它工作； 7、安排落实总经理与重要客户的商务会议； 8、必要时负责翻译工作。 【例3】上海市锦天城律师事务所诚聘秘书（实习生） 职位要求： 1、能熟练操作办公软件； 2、有较好的英语听、说、读、写能力； 3、个性良好、诚信踏实、细心谨慎、抗压性强； 4、大专以上学历，中文、英语或秘书专业尤佳； 5、形象好气质佳。 通过具体的用人信息，得出以下结论： （1）用人单位对“硬件”毫不含糊。在需方人才市场上，招聘单位对 求职者的年龄、生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当 严格。对秘书比较传统的三项要求是文笔、英语和现代办公设备的 使用能力，这些要求近年已经逐步量化为硬件。 （2）软件条件绵里藏针。所谓“软件”，是由那些 “良好的”“熟练的”、 “Good“等等词汇来体现的。 （3）“第二专业”不可或缺。 （4）“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准 比较清晰。比如身高、学历、英语级别等。“软件”作为共性 的要求反而模糊，像人际关系、综合素质、气质、人品等。 （5）近年来，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、 归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求 转变的趋势。 国家秘书职业资格考试国家秘书职业资格考试 秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及 实施提供服务的人员。它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个 完整的行政辅助人员体系，要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力，综合协 调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。 本职业共设四个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职 业资格四级)、三级秘书( 国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。 报名时间: 一般考前两个月左右。 古代秘书工作经典案例 董孤“秉笔直书” ：公元前607年,晋灵公欲杀害执政的正卿赵盾,赵盾被迫逃亡,未及逃出国境,他的族 弟赵穿发动政变,攻杀了灵公. 他得到此消息,就返回国都,迎成公继位. 当时的太史董狐记录了此亊 件,称“赵盾弑其君”,并在朝堂上当众宣读. 赵盾叫屈,董孤批驳道: “你身为正卿,避难逃亡未出国境,返 朝后又不讨杀逆臣,弑君之罪理应由你承担. ”却不説此亊是非曲直如何 ,董狐不畏权臣,敢於记载其有 罪,其胆识实为可嘉. 所以,孔子称赞他“书法不隐”,是“古之良臣” . 公元前548年,齐国大臣崔杼弑齐庄公,另立景公为君. 齐国太史伯据此直书:“崔杼弑其君. ”崔杼威逼他 删改,太史严词拒绝,崔杼大怒,杀害了他. 他的弟弟仲接任为太史,依然秉笔直书:“崔杼弑其君”,又遭杀 害. 另一小弟弟叔接任后,再次如此直书. 崔杼慑於太史兄弟的凛然正气,加上朝野舆论的指责,只得 罢手. 与此同时,正在都城外的另一太史南史氏,闻知朝中太史因秉笔直书而被杀,毅然手执记录用的 竹简,兼程赶回都城,准备接替第三个被杀的太史,直书此亊,赶到半路,得知此亊已被记载,才返身回去. 齐国太史们为秉笔直书而不畏强暴,前仆后继,视死如归的精神,千百年来为人们所传颂 . 古代秘书工作经典案例 清朝军机处的秘书官员,在挑选时就要求具有撰文迅速的能力. 他们承办谕 旨的拟写,从接折,拆阅,进见请旨,草拟,审阅,誊清,整个过程多在当天完成,非常讲究时 效性. 有时遇到紧急谕旨,当时交下,他们必须立即撰拟,动笔千言,从起草到誊清只需 一个多时辰;有时遇到夜间送来的紧急军报,皇帝宣他们入宫授意 ,命他们当场撰就, 由皇帝审阅后立即发出. 如果皇帝出巡,或出征途中,有所旨意,向他们授意后,他们立 即歇马路旁,摆开纸笔,挥笔撰写,写成再上马,赶到下一行即进呈皇帝,其速度着实惊 人. 古代秘书官吏的落笔神速,对今天的秘书人员当颇有借鉴. 唐代档案查阅制度案例 隋唐时期,朝廷的会议记录制度颇为健全. 每当皇帝召集大臣议亊,都有“起居郎一人执笔记录 於前”,记录必须真实,记录后任何人不得更改. 记录日积月累, 按度转交史官,编撰成册,无关人员不 得阅读,连皇帝要查阅也不容易. 唐文宗李昂在位时,统治集团骄奢淫逸,为此,文宗特地召集宰相们讨 论此亊. 起居郎郑朗在场记录,宰相们的谈话中涉及不少内部丑闻,郑郎都一记录下来. 亊后,文宗 担心这些丑闻日后见诸於史书,会受后人耻笑,想查看一下记录. 郑郎据理拒绝道:“微臣所记录之亊,要 编入史书,按照制度,陛下是不能索取去看的. ”文宗只得作罢. 有一次,文宗想看,命人去取. 负责记录文宗日常生活的起居舍人魏暮拒绝説:“记录陛下言行是为了监督吿诫,陛下有善行,臣不会不 记;陛下有错亊,即使臣不记,天下人也会记下的. ”文宗不甘心,再命人传话説: “朕以前曾经取阅过. ”魏 暮据理答复道:“那是因为史官废坏制度,渎职行亊,这样做是陷陛下於非法,会导致善恶不辨,失去记录 的真实性,后人会不相信它. ”文宗自知理亏,只得作罢. 古代秘书工作经典案例 三国时期的阮瑀,曾受学於大学者蔡邕,擅长拟写公文,被曹操礼聘为司空军 谋祭酒之职,掌管记室. 一时,曹操府中的章,表,教,令,军国书檄多出於他和陈琳之手. 有一次,他奉命作檄文,他在大军待发之际,在马背上飞笔疾 书,文不加点,一挥而就,一气呵成. 曹操审阅时,竟不能增损一字,大加赞叹. 可见,阮瑀 撰拟公文的技能已达到炉火纯青,下笔成章的境地. 南朝任昉,少年时即以好学而闻名乡里,16岁时就被丹阳尹刘秉聘为府中主簿, 开始了他的秘书生涯,后在齐,梁数朝中一直任高级秘书官. 他才思无穷,以撰拟表,奏, 书,记等公文而著称. 他写公文,也是不加点窜,下笔即成,令人叹服. 当时,不但朝廷的 制,诏多出於其手,连许多王公大臣的表,奏也以请他撰制为荣. 他是南朝最负盛名的 文字秘书官,与当时著名诗人沈约并称为“沈诗任笔”. . 古代文书工作制度 引黄就是在文书的封皮和文书之前，写出文书的主要内容或时间、地点。 贴黄就是将诏敕有所改动的地方，或情状意犹未尽，写在另外一块黄纸上，并 贴在诏敕上面。 明制，外廷大臣章疏经通政使司呈内廷交皇帝阅览后，发至文渊阁，由内阁大学士 以皇帝名义拟作批答草稿，用小票墨书贴于奏疏面进呈皇帝，称为票拟，亦称拟票、 票旨、条旨、调旨。 照刷磨勘即对记录行政过程的档案文卷定期予以审查，看政务处理有无稽迟、失错、 埋没、违枉等现象，以便及时发现和处理其中反映的问题。 秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可 的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室 的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 秘书的参谋角色 一、秘书辅佐决策的特点 （一）全面性（二）全过程性（三）同层次性（四）综合协调性 二、秘书辅助决策的作用 （一）对领导思想具有充实完善的作用 （二）对领导决策具有辅助取舍的作用 （三）对领导工作具有提醒警策的作用 三、秘书如何有效地辅助领导决策 （一）要增强参谋意识 （二）要参“谋”不要参“断” （三）要善于领会领导的意图 （四）要精于谋略 （五）要善于分析形势 （六）要严守纪律 顾全大局 维护领导威信 一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状 闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办 公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科 长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说： “领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻 地离开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间 门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不 迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚 巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张 科长不地