高校档案数字化建设的几点看法

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高校档案数字化建设的几点看法 一、档案数字化的意义 中国论文网 /4/view-12867681.htm 数字化档案，以数据库的虚拟方 式进行档案资源的有效管理，是一种先 进的、行之有效的管理方式，它使档案 的存在方式、利用方式、工作方式都发 生了很大的变化，是几千年来档案管理 和利用方式的一大变革，对提高高校档 案工作的整体水平具有十分重要的意义。 1.档案资源数字化，促进了高校 档案管理方式的变化，有利于节省存储 空间 传统档案是库房的实体管理，数 字化档案是利用计算机在局域网空间里 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 对数字化档案信息的拟管理，实质是 对传统档案在网络空间的复制，这个复 制不但节省了档案实体的存储空间，突 破了库房面积的限制，更不易受昆虫、 灰尘、潮湿、霉菌和光的侵害，具有传 统管理方式无法比拟的优越性。 2.促进了高校档案利用方式的变 化，有利于档案的快速检索和利用 档案数字化使学历认证工作变得 更加便利，如工作人员通过 QQ 在线传 输或电子邮件，能很快将数字化的档案 全文发送到（教育厅、教育部等）学历 认证中心，瞬间完成本专科、博士、硕 士等毕业生生的学历认证工作。档案数 字化使检索变得更加方便、快捷，如档 案工作人员通过计算机和档案软件管理 系统，在很短时间内就能完成档案数据 的快速检索和全文打印，能很好的满足 广大师生快速利用档案的需求，这既节 省了工作时间又提高了档案利用的工作 效率，有利于提高档案工作的整体水平。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 3.数字化是网络共享的前提和基 础，有利于实现高校间档案资源的网络 共享 档案资源数字化打破了档案利用 的时间和空间限制，有利于促进高校档 案资源社会化进程，各高校间可以通过 组建区域性档案网络共享平台，最大限 度地实现档案的快速检索和利用。 4.有利于档案的长期存储和利用 档案原件数字化后以副本形式提 供利用，这样可避免档案原件实体在使 用过程中磨损或丢失，数字化的档案副 本具有再生作用，这既保护了档案原件 又延长了使用寿命，有利于档案的长久 保存。 二、高校档案数字化应该认真思 考的几个问题 档案资源数字化建设在高校正蓬 勃开展起来，并取得了可喜的成果。但 目前在数字化实践中仍然暴露出了一些 值得我们认真思考的问题。 1.馆藏档案是否需要全部数字化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 高校档案数字化过程中面临着一 个重要的问题那就是哪些档案需要数字 化，哪些不需要数字化，最终是否全部 需要数字化的问题。对于这个问题，不 能一概而论，应该具体问题具体分析， 要从保存和利用价值及实际利用情况等 方面来考虑，方能使数字化档案朝着有 利的方向发展。从档案保护学上讲：应 该以抢救档案原件为工作重点，先将破 损的、污染的、纸质变脆甚至发黄的重 要档案原件进行数字化扫描，确保濒危 的档案原件的原貌。从保存和利用价值 上讲：有些档案需要做数字化处理，如 高校的录取名单、毕业名单、学籍卡片、 学籍变更材料、奖惩材料、教学评估等 具有永久和长期保管利用的教学类档案； 党政会议纪要、人事任免、职称评定等 具有永久和长期保存的行政类、党群类 档案；基建类图纸、声像类照片、科研 类项目、实物类字画、人物类著名专家 教授等，这些档案是高校档案保管、利 用的重点，对这部分档案进行数字化建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 设有利用于重要档案的长期保管和快速 利用，是毋庸置疑的。有些档案不适合 做全部数字化处理，即使是重要的利用 比较频繁的，也不一定非要全部数字化， 如财会档案，永久和长期保存的账本适 合做数字化处理，但凭单类就不适合数 字化，这是因为凭单订装较厚，拆除比 较麻烦，容易造成原件的顺序颠倒、纸 张损坏，这项工作对于档案馆来说是非 常麻烦的，所以这个数字化有点得不偿 失。如果非得数字化，可由财务档案的 形成部门在装订档案原件之前先进行数 字化扫描处理，再将扫描后的电子文件 移交到档案馆或直接进行目录和原文对 接，这无论对财务档案形成部门还是对 档案馆来说都是有利而无弊的。再如设 备类、外事类等用的较少就可以不数字 化。所以，没有必要将馆藏档案全部数 字化，数字化不是数据越多越好、也不 是范围越广越好，要根据实际利用的需 求而定。有人认为馆藏全部档案都数字 化才是真正意义上的数字化档案馆，才 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 符合信息化建设的趋势，实则不然，数 字化的真正目的不是建立什么样的档案 馆的问题，无论是数字化档案馆还是传 统意义上的档案馆，都不是最终目标， 而最重要的目的是所做的事有利于档案 的便捷利用和长期的优化保存，这才是 根本所在，因此，数字化建设重在质， 而不在量，没有必要将馆藏档案全部数 字化。 2.高校是否都应该进行档案数字 化建设 档案数字化建设，已成为档案管 理的必然趋势，它促进了档案传统管理 方式的转变，不仅有利于实现档案的快 速检索和利用，也有利于档案的收集整 理，实现资源的网络共享，提高档案工 作的整体效率，便于广大师生更好的认 识档案、管理档案、利用档案。那么是 否高校都应该进行档案数字化建设呢？ 答案是否定的。这是因为数字化建设虽 然有很多优点，但是由于受到资金、技 术设备、人员、档案自身状况等多种因 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 素的制约，所以都搞数字化项目短时间 内是不现实的。有条件的要先搞，如 “211”、 “985”等一些重点大学如果建设经 费充足、档案管理软件成熟、技术设备 先进齐全、或有熟练精干的复合型数字 化人才，就可以把数字建设搞的好一些， 细一些，精一些；到现在为止，档案数 字化建在很多普通院校特别是重点高校 正如火如荼的进行着，有的已经远远的 走着了同行的前列，而且搞的很好。条 件不具备的一些普通大中专院校可以先 搞好基础设施建设，再图后进，或者不 进行数字化建设，看看那些没进行数字 化建设的兄弟院校，档案工作也不是进 行的很好么？业绩不也是很突出么？可 以说一切工作也没耽误。再者档案数字 化的缺点在短时间内不可能完全暴露出 来，只知道它具有不稳定性，不安全性， 如果没有了电这个媒介，数字化的一切 成果都是无稽之谈，数字化的优越性还 有待进一步评估。正因为一些安全隐患 不可能短时间内显现出来，所以凡事都 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 应一分为二的看问题较好，有无条件数 字化都要把传统的档案工作做好，这才 是最重要的。数字化建设更不是一蹴而 就的事情，因为只要有档案产生，数字 化建设将永远进行下去，这既考验学校 的经济实力又考验专业档案人员的耐力， 更需要长时间的人力、物力等各方面的 综合性投入，所以条件不具备，没有必 要跟风似得非得要赶数字化建设的大潮。 3.数字化的档案是否需要网络共 享 数字化的档案内容能否网络共享 呢？答案是肯定的，这是因为实现档案 资源共享是数字化建设的最大目的，但 是在共享之前首先要解决几个问题：其 一哪些档案需要共享？其二是全部共享 还是限制性共享？ 三是局域网裙蚕 砘故枪共网络共享？权威机关认为高 校档案都是解密性质的文档，已经不存 在秘密等级，鉴于此，数字化档案存在 共享的大环境，如构建档案信息共享平 台，实现高校间的档案资源共享不是不 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 可能的。笔者认为高校档案是否共享还 需要各形成单位的主管领导来决定，因 为档案是在工作或教学实践过程中形成 的，各单位自己整理并归档的。那些档 案内容敏感或涉及个人隐私或仅供本单 位内部使用的文档是否也需要网络共享， 各单位自己有决定的话语权，档案部门 只能参考执行而已，诸如类似学校的会 议记录、科研成果就不能完全共享，而 应该有所选择、有所限制，在局域网内 的共享。因此，数字化后的档案也不是 随意性的全部共享。档案部门应该根据 各类档案自身的归属和流向向形成单位 报送公开的权限范围，明确其审查意见 后与其签订共享责任书，在小局域网内 先达到资源共享，当然在更大区域范围 内实现档案信息远程共享那是最好的选 择。 4.高校档案管理是否还需要双套 管理模式 数字化后档案管理模式是否还需 要双套制的管理模式呢？答案是肯定的， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 这是因为档案信息资源新的管理方式才 刚刚起步，还不成熟，不可能在短时间 内完全取代几千年传承下来的传统管理 方式；从档案工作内容来看：随着档案 管理现代化的发展，档案工作出现了多 层次进行划分的方法，即划分为档案实 体管理系统和档案信息开发系统，这两 个系统对档案工作产生了深远影响，不 论是实体管理还是进行信息开发工作， 它们中的任何工作环节都是必不可少的， 各自发挥着自己独特的作用，来实现档 案管理系统的整体功能。数字化后，档 案实体工作没有因为档案管理软件的使 用而减弱，相反是加强了，档案传统工 作规范化加快了档案数字化建设的步伐， 档案数字化工作促进了档案传统工作的 结构的变化。再者数字化工作也并不是 档案工作的全部，档案管理工作更需要 两套模式相互配合，这才是做好档案工 作的关键。因此数字化后要建设成一个 利用便捷、运作高效、符合实际需要的 档案数据库，仍需要采取双套制的档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 管理模式。 5.如何实现快速查找和使用的问 题 纸质档案数字化后，能不能有效 地提升档案管理水平和利用效率，既依 赖于档案管理软件的成熟与否又依赖于 服务器的配置高低，因为不管哪款软件 都不是万能的，功能方面都存在一些缺 欠，随着扫描数据越来越多，软件会越 来越不堪重负，因此，要对管理软件不 断完善和升级，用户及时跟进，逐渐解 决实际工作过程中出现的问题。同时对 网络服务器及时更新换代，提高网络传 输速度，这样才能够实现档案数字资源 的快速检索和利用，否则在实践过程中 会直接影响到数字资源的利