浅谈水利施工企业在合同管理中存在的问题及其对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈水利施工企业在合同管理中存 在的问题及其对策 摘要：合同管理是建设项目管理 的核心。本文分析了当前水利施工企业 在合同形成和履约阶段合同管理中存在 的主要问题，并进一步提出加强合同管 理的对策，以提高合同管理水平，进而 全面提高施工企业项目管理水平，提升 市场竞争力。 中国论文网 /2/view-12910735.htm 关键词：施工企业 合同管理问 题对策 1. 合同管理的意义 自 1995 年水利工程建设项目实 行“三项制度 ”以来，以合同确定各方的 权力和义务，作为联系建设各方的纽带， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 已经成为一种法定形式和惯例。理所当 然的，合同管理成为建设项目管理的核 心，并贯穿着整个建设项目的全过程。 目前，随着建筑市场竞争的加剧， 施工合同条件愈加苛刻，合同价格中包 括的利润越来越少，合同风险增大。施 工企业要生存和发展，必须提高承包工 程的经济效益和管理水平，在这种形势 下，加强合同管理有着特别重要的意义。 本文试图通过对当前水利施工企 业在合同形成和履约阶段合同管理中存 在的主要常见问题的调查研究，结合我 们的工作实践，提出加强合同管理的对 策，以促进所承包工程项目的管理水平， 进而提高施工企业的经济效益和社会效 益。 2.施工企业在合同管理中存在的 问题 2.1 在合同管理制度方面存在的 问题 忽视合同管理体系建设。合同归 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 口管理、分级管理和授权管理机制不健 全，合同管理程序不明确， （或）有制 度不执行或执行不到位，该履行的手续 不履行，缺少必要的审查和评估步骤， 缺乏对合同管理的有效指导、监督和控 制。 合同管理专业人员缺乏。施工合 同涉及内容多、专业面广，需要合同管 理人员有一定的专业技术知识、法律知 识、造价管理知识及一定的经验。但是， 很多施工企业，没有专业合同管理人员 或合同管理人员缺少培训，将合同管理 简单地视为一种事务性工作，一旦发生 合同纠纷，缺少必要的法律支援。 缺乏对项目管理人员在合同管理 方面的教育培训。施工企业往往只对涉 及到企业行政许可的岗位（如关键岗位、 三类人员等）给予教育和继续教育，目 的是取证，而对管理人员的诸如合同管 理等方面的业务技能培训重视不够，造 成项目管理人员的合同素养不足，对合 同内容不熟悉，往往多数项目管理人员， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 到工程结束都没有去认真翻阅过合同文 件，对合同条款的约束力根本不考虑。 计划经济下的传统观念仍然有较 强的作用。重生产，轻管理；重现场， 轻内业。施工管理中出现了问题不是去 研究合同，而是去找关系打招呼。 2.2 在合同的形成阶段存在的问 题 主要是施工合同管理与投标管理 脱节。工程施工合同管理与招投标管理 有着密切的内部联系，投标文件是合同 的组成部分。但是在实际工作中，施工 企业的“商务标 ”、 “技术标”编制及管理与 工程项目的施工合同管理分属公司内不 同职能部门及项目部。投标是“市场部” 的工作，一旦工程项目中标，在施工合 同签订后，该项目的合同转交给项目经 理部，这样可能导致施工合同管理与投 标管理在实施过程中严重脱节。在项目 管理过程中常出现项目部管理人员不清 楚投标文件的意图及隐含的问题，还有 些施工企业，在“ 商务标”和“技术标”的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 编制及运用过程中协调、沟通欠缺，甚 至只重视“商务标 ”的编制质量，而忽视 “技术标”，为合同履行阶段埋下了隐患。 2.3 在施工过程中的合同管理存 在的问题 在工程管理过程中，许多项目部 不同程度的存在合同管理不到位的现象， 常见的有以下几种： 合同管理的意识不强，应变更合 同的没有变更。在履约过程中合同变更 是正常的事情，问题在于有的项目管理 人员缺乏这种及时变更的意识，结果导 致了损失。合同变更包括合同内容变更 和合同主体变更两种情况，这里主要是 指合同内容变更。合同变更的目的是通 过对原合同的修改，保障合同更好地履 行和一定目的的实现。 合同管理与相关的管理衔接做的 不好。导致合同管理的目的性不强，措 施不力，合同管理与施工现场相关管理 相互脱节。原因在于项目部各部门各自 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 为政，缺乏沟通；一线骨干对合同内容 不熟，理解不统一，不能有针对性的执 行合同条款。 文字、音像资料重视不够。对怎 么样表现出自己执行合同，符合合同要 求，没有留下足够的文字记录，内业资 料管理达不到合同要求。有以下具体表 现： 1）应当发出的书函没有发出。 在履约过程中及时地发出必要的书函， 是合同动态管理的需要，是履约的一种 手段，也是施工企业自我保护的一种方 法，可惜这一点往被忽视，遭受损失。 目前水利工程广泛使用的合同文本 DD水利水电工程标准施工招标文 件 （2009 年版） ，把双方有关工程的洽 商、变更、请求、意见、确定等书面协 议或文件视为合同的组成部分或合同执 行过程中的重要证据文件。因此必须给 予足够的重视。 2）没有及时甚至没有办理签证。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 施工过程中的签证应是日常工作，但有 些项目的现场管理人员对此并不重视， 当发生纠纷时，因无法举证或者人员变 动无法拿出第一手资料而不能得到补偿。 3）不重视证据(资料)的法律效力。 有效的证据，应当是原件、与事实有关、 有盖章和(或)签名、有明确内容、未超 过期限的。 4）基础资料不扎实，各种工程 记录不规范、不翔实，或者记录相互矛 盾；资料管理混乱，工程实施过程中或 完工后，资料不是缺少就是丢失，直接 导致索赔举证难、完工资料移交难和完 工结算难。 5）对分包队伍及其他供应商管 理薄弱。对有些劳务分包队伍、供应商、 租赁单位、加工承揽单位、运输单位、 保险公司，对合同的责任与义务履行不 完整，与工程有关的原始凭证、质量检 测报告、说明书等没有提供或是不规范， 这方面的管理亟待加强。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 行使施工企业的权利不够。常见 的有： 1）不知道及时行使合同赋予的 权力。 合同法赋予了合同当事人的 抗辩权，但大多数施工企业没有充分的 利用。发包方不按合同约定支付工程进 度款，承包方可以行使抗辩权停工，但 却没有行使，怕单方面停工要承担违约 责任，结果客观造成了垫资施工，发包 方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决。 2）应当追偿的权利过了时效。 建筑行业被拖工程款的情况相当严重， 有些拖欠没有诉诸法律，但当起诉时才 发现已超过了两年的诉讼时效，无法挽 回损失。 3）索赔不力。只知埋头苦干， 不知依据合同主张索赔权利。或者只知 索赔费用，不知索赔工期，或者想要索 赔，却不知该如何索赔。 3 解决合同管理中存在的问题的 对策 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 3.1 在合同管理制度方面的对策 建立和健全企业的合同管理体系。 主要是建立、健全企业合同管理组织和 管理制度。 合同管理组织，是指企业要由上 而下地建立和健全合同的管理机构，使 企业合同管理覆盖企业的每个层次，延 伸到各个部门。一般来说，大中型的水 利施工企业，总部应当设合同管理专职 部门，分公司设合同管理专职或兼职部 门，项目经理部应设合同管理岗位。施 工企业还应设法律事务部门，并且这个 部门应当配合合同管理部门，起到法律 咨询、合同评审、履约监督和组织仲裁、 诉讼的作用。 合同管理制度，是指企业要就合 同管理全过程的每个环节，建立和健全 具体的可操作的制度，使合同管理有章 可循。这些环节包括：合同的洽谈、草 拟、评审、签订，下达、交底、学习、 责任分解、履约跟踪、变更、中止、解 除、终止等。总部要建立和健全总的合 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 同管理制度，项目经理部也可以作一些 必要的补充。施工企业一般比较重视合 同的洽谈到签订过程，但对合同的交底、 学习、责任分解、履约跟踪、变更等往 往重视不够。合同签订后，合同管理人 员应该对各级项目管理人员和各职能部 门负责人进行合同交底，对合同的主要 内容做出解释和说明，形成合同交底制 度。其他环节的制度同样需要具体化。 合同管理组织和制度，构成 企业合同管理体系。体系的运作，必须 通过定期的检查来保证。要检查合同管 理组织和制度是否适应合同管理的需要 和市场需要。对不适应部分进行必要的 调整。即对合同管理体系也应进行动态 控制，及时调整，不断完善。 加强人才培养和引进。特别是对 项目经理、项目总工、合同管理人员， 组织定期或不定期的在职学习、继续教 育和合同法律实务培训，企业内部可以 组织一定范围内的经验交流，使项目主 要管理人员能不断适应新的形势及变化； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 鼓励员工参加注册造价师、注册建造师、 经济师等考试，提高员工拥有执业(专 业)资格的比例；建立岗位责任制、竞 争机制，对有贡献的人员给予奖励以至 晋级。通过以上努力，使员工在岗位成 才, 进行专业拓展，适应一专多能。必 要时，引进专门人才。通过以上途径， 提升企业管理人员的素质，从而全面提 升企业的管理水平。 3.2 在合同形成阶段的对策 在投标阶段，应拟定项目管理的 主要人员（主要是项目责任人、项目经 理、项目总工） ，由于这些人员有合同 履行阶段的比较丰富的经验，由这些人 员和投标业务部门的人员组成项目投标 组，负责投标文件的编制工作，既可以 提高投标文件质量，又可以在项目中标 后的项目管理中，更好的贯彻投标时的 合同管理策略。 3.3 在施工过程中的合同管理对 策 施工合同中的问题，主要在于各 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 个项目部在一线的技术人员的传统习惯， 重技术、轻合同的思想，采取以下措施： 强化合同意识，设置合同管理岗 位。在项目管理机构中，根据施工项目 的大小和复杂程度，确定合同管理的职 能，配备专职或兼职的合同管理人员， 明确其岗位职责。对项目部其他管理岗 位，也要明确相应的合同管理职责。由 项目经理或分管合同的主要领导统一协 调各个管理岗位的合同管理职能，避免 相互脱节。 全员重视，参与合同管理。施工 项目实施前，请投标主要人员给项目管 理人员进行交底，讲解标书编制的意图。 项目经理应组织所有管理人员学习、研 究施工合同，由专人进行合同的交底和 讲解。通过合同交底和学习、研究，将 各种合同事件的责任分解落实到各个管 理岗位或分包商，使每一个管理人员知 道自己的工作是否符合合同的约定。在 合同发生变更和签订了补充合同后，同 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 样组织合同交底。通过各种形式使得项 目部管理人员加深对合同内容的理解， 把合同管理自觉落实到日常施工管理中。 对于可能进行合同变更的，提前进行研 究，制定对策，形成文字，及时报给监 理和业主。 在项目管理机构至少保存两份完 整的施工合同，一份存档，一份装订成 手册形式，对所有管理人员开放，供大 家随时查阅。 做好工程管理中各种资料的收集， 并履行相关签字、盖章程序，为以后可 能进行的索赔准备好基础资料。 1) 重视同业主和监理的来往函件， 有要求回复的，一定及时回复。对于业 主和监理组织的专题会议、监理例会， 做好会议记录，仔细研究、全面理解会 议纪要的相关内容。对于施工过程中出 现的问题，及时记录在施工日记里，并 和业主、监理及时沟通，取得理解和认 可。这些资料也是以后合同执行情况的 重要证据文件。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 2）工程签证在工程项目管理中 非常重要。如工程量签证、政策处理滞 后引起的停工、人员和机械窝工等，要 想方设法尽快拿到签证，为以后可能出 现的合同变更或索赔准备好第一手的资 料。 加强变更、索赔管理。 1) 重视合同中施工条件、地质条 件改变和施工方案的改变对施工成本和 工期的影响。如果这种改变是非施工企 业的原因，且导致了费用增加或工期延 长的，应及时提出变更或索赔要求。 2) 提高对工期索赔的认识。由于 变更或索赔事件的发生，往往会对总工 期造成影响，如果承包商不重视工期的 索赔，最终往往导致业主催工期，逼进 度。如果没有工期索赔，承包商只能加 速施工(赶工)，从而造成施工成本的增 加，如果加速施工仍没有按期完工，既 落了个逾期完工的罪名，还增加了施工 成本。如果重视工期索赔，即使业主要 求加速施工按期完工，承包商还可以主 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 张加速施工的费用补偿和提前完工奖励。 工期索赔其效果最终会反映在经济效益 和社会信誉。 3) 充分认识索赔时效，及时提交 索赔意向通知书和索赔报告。索赔时效 要求承包商一定要在变更或索赔事件发 生后，按照合同约定的时效内提交索赔 意向通知书和索赔报告。 4) 充分认识收集索赔证据的重要 性。索赔证据是关系到索赔成败的重要 文件之一。工程实践中，承包人即使抓 住施工合同履行中索赔机会，但如果拿 不出索赔证据或证据不充分，其索赔要 求往往难以成功或被大打折扣。如果承 包人拿出的索赔证据漏洞百出，前后自 相矛盾，经不起对方的推敲和质疑，不 仅不能促进索赔的成功，反而会被对方 作为反索赔的证据，使自己在索赔问