t-qa-qp-01a文件控制管制程序

文件编号：T-QA-QP-01A 页码： 1 / 7 文件名称：文件管理控制程序 文件类别：程序文件 生效日期：2012-09-01 版 本 更 改 内 容 生 效 日 期 A 初 版 2012-09-01 编 制 /日 期 ： 审 核 /日 期 ： 批 准 /日 期 ： 文 件 控 制 印 章 文件编号：T-QA-QP-01A 页码： 2 / 7 1 目的 为使本公司之文件和资料保管有序，查询迅速正确，并确保应用流畅，使各部门或单位能适时获得适当 且有效之文件或资料。 2 范围 适用于本公司品质管理系统的所有文件、资料、外来文件等的收发、编号、归档及管理。 3 定义 3.1 文件分类：为维持管理系统的有效运行，根据 ISO9001：2008 版标准要求规划并建立品质手册、 程序文件、作业文件及表格单据，其架构及相互关系如下图： 3.2 各阶文件定义： 3.2.1 一阶文件：品质手册，根据 ISO9001：2008 版国际标准建立，主要是向组织内部和外部提供关于本 公司品质管理系统信息的文件，是全公司品质管理活动最高指导纲要和原则。 3.2.2 二阶文件：程序文件，是说明在各项管制的实施中，所涉及到的各职能部门的执行过程，以及权责、 要求、执行方法等。 3.2.3 三阶文件：作业文件，包括品质活动执行中的各类管理办法、工序作业指导书、设备操作说明书、 品质检验标准书、岗位职责说明书、图纸。 3.2.4 四阶文件：表格单据，指落实及维护运作中，作为各项证据或统计资料所使用的表格或单据。 4 职责 4.1文件编写、审核、批准与管理职责表： 文件类别 制 定 审 查 核 准 管 制 品质手册 品质经理 管理代表 总裁 程序文件 主管/经理 总经理 总裁 各类管理办法 工序作业指导书 设备操作说明书 品质检验标准书 作业指导 文件 岗位职务说明书 部门班组长 部门主管 总经理 文控 表格单据 随同文件一同审核、批准 文控 外来文件 部门主管审核其适用性 文控 程序文件 作业文件 表格单据 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件 品质 手册 文件编号：T-QA-QP-01A 页码： 3 / 7 5 作业程序 5.1 文件制定 5.1.1 视工作及组织需要，由权责部门填写“文件制定、修订、废止申请单”经权限主管批准后，即可制 定 新文件。 5.1.2 新文件应由权责部门指定负责人，以各类文件标准格式草案制定、审核和批准，依职责的 4.1执行。 5.2 文件编号 5.2.1 文件编码系统：各类文件之制定，修订均需由文控中心依文件编码系统编号管理。 5.2.2一阶文件编码方法：T-QM-，其中 T代表深圳市创世达实业有限公司/Trusda，T 后面两 个代表编制部门，QM 代表文件类别(一阶质量手册)，QM 后面的代表流水码及版本。 如：质量手册编码为：T-QA-QM-01A 5.2.3二阶文件编码方法：T-QP-，其中 T代表深圳市创世达实业有限公司/Trusda，T 后面两 个代表编制部门，QP 代表文件类别(二阶程序文件)，QP 后面的代表流水码及版本。 如：文件管理控制程序编码为：T-QA-QP-01A 5.2.4 三阶文件编码方法：T-WI-，其中 T代表深圳市创世达实业有限公司/Trusda，T 后面两 个代表编制部门，WI 代表文件类别(三阶作业文件)，WI 后面的代表流水码及版本。 如：品质抽样标准管理规范编码为：T-QA-WI-01A 5.2.5 四阶文件编码方法：T-，其中 T代表深圳市创世达实业有限公司/Trusda，T 后面的三组代表将引用二阶或三阶的编制部门、文件类别、流水码，最后的代表流水码 及 版本。 如：文件管理控制程序引申的表单“文件目录索引”编码为：T-QA-QP-01-01A 5.2.6 文件版本初版均以 A版开始，以后以 A、B、C、D 以此类推。 5.2.7 部门代号、阶层文件代码及分发号表示方法： 部门名称 部门代码 分发号 部门名称 部门代码 分发号 总裁办 GM 01 TPOS事业部 VP 02 文件编号：T-QA-QP-01A 页码： 4 / 7 新能源事业部 VP 03 财务部 DF 04 海外事业部 SA 05 渠道部 SA 06 电子商务部 SA 07 人力资源部 HR 08 技术服务部 CS 09 物控部 PMC 10 产品部 CS 11 市场部 HR 12 研发部 RD 13 制造部 MF 14 品质部 QA 15 T深圳市创世达实业有限公司 WI作业文件 QM质量手册 QP质量体系程序文件 EM环境手册 EP环境体系程序文件 QEP质量与环境相结合的体系文件 5.3 文件建档 5.3.1 所有经过批准之文件，必须先将原件送交文控中心，由文控填写在“文件目录索引”里面。 5.4 文件分发 5.4.1 所有经过批准之文件，必须由文控备存原件，并由文控在原件上盖红色“受控正本”章，并按需要 的 分发份数复印文件,并在复印文件上盖蓝色“受控副本”章和加注对应的“分发号” ，填写“文件分发 & 回收表” ，统一分发或回收。 5.4.2 所有文件接收部门于接收文件时，须在“文件分发&回收表”上签名确认，旧版文件必须及时回收。 5.5 文件使用 5.5.1 各部门对使用的文件应建立目录，并按文件分类和编号归档，以便能迅速查阅文件。制造部门所使 用 的作业指导书、检验标准、设备操作说明等文件，须置于作业现场，以方便指导实际作业。 5.5.2 任何部门不得自行影印正式文件，如文件分发数量不够或发现缺页、破损、字迹模糊等，使用部门 应 填写“文件补发申请单” ，由部门主管批准后，向文控申请补发。 5.5.3 任何人不得在文件上进行涂改。 5.5.4 任何部门不得自行编制或使用与受控文件有重复或相冲突的文件或表单。 文件编号：T-QA-QP-01A 页码： 5 / 7 5.5.5 文件借阅时，须填写“文件借阅申请单” 。 5.5.6 本公司受控文件属公司商业机密内容，任何人不得私自带出公司或转借、赠送他人。 5.6 文件修订与废止 5.6.1 文件若有不符合现状，需修改或增订时，由提议部门填写“文件制定、修订、废止申请单” ，并写明 修订原因与原起案部门讨论会签，呈送权责主管审核。 5.6.2 原起案部门须先起草所要修订之内容，送交文控执行修改，修订后之文件，经权责主管审核和批准 后， 送交文控发行及管制。 5.6.3 文件修订时，文控依分发时的记录和程序发行新版文件，同时回收旧版文件，并登录于“文件分发& 回收表”上。 （文件收回时，应注意数量及内容的完整性） 5.6.4 文件废止作业：由原起案部门填写“文件制定、修订、废止申请单” ，并写明废止原因，经权责主管 审核和批准后，送交至文控处理。 5.7文件的保存 5.7.1所有文件应使用专用的文件夹，存放于文件柜内。 5.7.2文件原稿一律由文控保存，副稿文件由各相关部门自行保存。 5.7.3新版文件发行后，各部门不得再保留旧版文件，文控收回各部门旧版文件后，在旧版文件上加盖“作 废 章”作废纸处理。旧版原稿文件上加盖“旧版文件章”后仍须继续保留。 5.8 外来文件管理：外来文件须填写“外来文件总览表”以利管理，客户或相关企事业机构提供给本公司作 为参考的文件，接获部门需先交由部门主管审阅批签后，交由文控分发给相关部门。 6 引用文件 无 7 记录 7.1 文件制定、修订、废止申请单 7.2文件目录索引 7.3文件分发&回收表 7.4文件借阅申请单 7.5文件补发申请单 7.6外来文件总览表 8 流程图 见下页 文件编号：T-QA-QP-01A 页码： 6 / 7 实施部门/岗位 工作流程 相关记录 相关部门/文控 相关部门/文控 相关部门/文