浅析文书档案信息化管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析文书档案信息化管理 中图分类号：G271 文献标识： A 文章编号： 1674-1145（2017）12- 000-01 中国论文网 /3/view-12941214.htm 摘 要 文书档案管理是企业档案 管理的重要组成部分，随着社会的发展， 文书档案的管理方式逐步从传统的人工 管理模式向现代化、信息化、规范化的 方向转变和发展。文书档案的信息化管 理可以 现档案的长期保存、快速利 用和高效管理。本文对文书档案管理信 息化的优势以及文书档案信息化管理提 出了具体的工作思路。 关键词 文书档案 信息化 管理 一、文书档案信息化管理的优势 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 （一）提高档案归档人员工作效 率 文书档案进行信息化管理不但会 使文书档案管理的流程运转更加迅速， 而且使工作方式更加便捷，工作效率得 到了很大的提高。文书档案采用计算机 管理可以按照按件即时整理的归档方式， 减轻了归档人员的工作量，提高了文件 管理效率。文件资料的收集、存放、分 类、统计等文件归档环节变得十分方便、 有序，无论是前期的文件起草还是后期 的文件传递，都变得简单易行。 （二）提高档案的查阅速度 文书档案实行信息化管理，可以 大大提高文件的查阅速度。查阅资料人 员不用到档案室，只需在档案管理系统 中输入文件的关键字或者文号就可以查 到所需的资料，减少了对纸质文档材料 的翻阅，也为档案部门减少了人力和物 力资源。提高了档案管理的质量以及文 档管理工作的效率。 （三）提高文件的传递速度和文 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 件的安全性 档案室每年对上一年度的文件资 料进行归档。归档部门的兼职档案员在 日常公文传递过程中丢失的情况时有发 生，导致公文不能及时归档。应用计算 机网络技术，可以通过网络进行文件的 传递和流转，提高文件的传递速度和效 率，同时可以通过档案管理系统确定档 案的密级，也可以通过权限设置对查档 人员进行限制，确保文件的安全性。 二、文书档案信息化管理的措施 （一）提高文书档案人员综合素 质 目前，随着计算机技术在各个行 业的普及，越来越多的高等院校都在开 展办公自动化，企业文件的起草形成、 流转、修改、转换、检索、打印、统计 等相关工作都可以在办公自动化软件中 完成，这种现代化的文书管理技术，迫 切需要文书档案管理人员去掌握和使用。 文档档案信息化是现代社会对文档工作 的必然要求。所以，企业从事文书管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 的同志要结合本岗位的工作，努力提高 计算机操作水平，边工作边学习，掌握 涉及文档管理的信息技术知识，努力成 为综合型的文档管理人才。 （二）充分利用现代化技术整理 档案 纸质档案的整理工作任务量大， 利用计算机整理文档，可以大大提高文 档整理速度。以往的人工立卷，虽然都 是按照归档文件整理规则的要求进 行文档整理，但是每个人的理解不同， 对每一个分类不尽相同，影响案卷质量， 对档案的查询工作带来不便。现在按照 新的归档文件整理规则 ，文书档案 实行卷改件，文档整理按件整理，利用 计算机技术不仅省时省力，档案利用效 率提高，降低了人为因素在文书档案工 作中的影响，又的巡逻了计算机管理的 优点，提高了档案的工作效率。 （三）加强在职教育，提高文书 档案人员整体素质 传统的业务知识与档案工作方法， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 已不能适应现代档案管理的新形势，文 书档案管理人员的业务能力直接影响档 案 工作的质量。企业负责文书的工作 人员以及档案管理人员的业务能力又直 接影响档案管理工作的质量，由于现今 文书类型和文书档案种类和载体的多样 化，所以相应的档案管理的方法要随着 时代的发展不断地更新。为了使文书档 案人员能适应新形势下档案管理工作的 需要，要充分发挥高校从事档案管理工 作人员学习档案信息化管理知识的积极 性和主动性，努力提高从事文书管理的 人员进行在职的档案信息化的培训，培 养出一批既能掌握计算机信息技术，又 能熟悉文档专业知识的人才。 三、结语 随着科学技术的不断发展，办公 自动化普及使档案现代化的管理模式和 计算机信息技术已经成为文书档案信息 化管理的重点，文书档案的管理必须从 传统的管理方式向现代信息化管理的方 式改变，从事文书管理的