医药企业学术推广会议流程[1]

学术会议流程一般可分为 3 个部分：会前准备、会议服务、会后跟踪，其中的 关键点也一目了然，分别是准备、服务、跟踪。 会前准备 1、 明确开会的目的。 2、 根据目的确定会议的主题、受众、预算以及宣传重点。 3、 根据主题邀请讲者。由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同， 需要提前 15 天至 3 个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。 4、 邀请大会主席。根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立 是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的。 5、 安排会议流程。应包括：会议签到时间、正式开始时间、各讲者的讲 话时间、茶休时间、提问时间以及会后餐时间。 6、 确定需要参加会议的部门和人员（公司内部），召开准备会（或简单 协商），明确分工和职责。 以上流程主要是会议组织者的工作，以下流程便需要各分工人员一起协作： 1、 根据会议的档次和规模选择会场，一般设在四星以上宾馆。 选择会场时一定要现场观察，考虑以下因素是否满足会议的需求：租金、讲台 的位置、投影仪及屏幕位置、主席台的位置、会场内受众的位置安排、签到台 的位置、茶休点的位置、宣传品的陈列、音响效果以及灯光，还有会场的服务 等。 2、 会场选择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的 服务。如果会议需要安排住宿和餐饮，一次性打包谈好。 3、 会场确定后，会议组织者即可发出邀请函。邀请函上包含以下内容： 会议的主题、时间、地点、主办方、流程（是否提供会后餐在此注明）、讲课 内容及讲者的简单介绍、会务联系电话以及其它注意事项。邀请函一般应在会 议 2 周（不能少于 1 周）前发出，以代表提供更多的沟通机会和方便客户的时 间安排。 4、 受众的邀请。一般由一线销售人员负责，比较重要的目标客户需要管 理人员协访邀请。目标客户的邀请需要两次以上的确认，即一周前确认、会前 一天确认，如果是下午的会议当天上午还必须确认一次。 5、 会场布置。上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午布置完 毕。会场布置的内容：讲台、主席台、受众的位置安排、签到台、茶休点、宣 传品陈列、调试投影仪、音响以及灯光效果。还需要注意水牌的陈列和会议通 道的顺畅（以到会者知道宾馆后不需要任何人引导都能找到会场为标准，如果 不能请增加提示牌），另外千万不要忘记要求宾馆制作主席台成员的铭牌，并 陈列好。 会议服务 会议前一天招集所有内部与会人员参加会前会，主要目的有三个：一鼓舞士气， 要求大家拿出良好的精神面貌；二是明确第二天的会议分工，做好服务；三明 确意外情况发生的处理办法。 会议应该做好的服务有： 1、VIP 的接待。会议讲者和大会主席应该有专人负责招待，交通、住宿和饮食 都应该享受 VIP 的优待。 2、接待和签到。除专人负责签到外，还应安排 2-3 人负责接待，主要任务是从 目标客户进入我们视野后到进会场入座的整个过程的陪伴，目的是让客户觉得 受重视和心情开朗。负责签到的人除签到外还应同时承担几个任务：礼品的发 放；茶休点的准备和引导；指示客户洗手间的位置。 3、会场气氛的烘托。由 1 人负责，主要任务是：会议正式开始前播放企业（或 产品）宣传片；会议过程中的拍照；解答客户的一些疑问。 4、维护会议纪律。会议正式开始后，应关闭会场前门，留后门供进出，如果只 有一个门，在到会率达到 7 成以上也应关闭；内部人员非必须不要随意进出， 更不允许在会议期间打闹和嬉笑。 5、会议如果安排会后餐，应该在会议结束时，请主持人强调下聚餐的地点和行 走路线，同时除留少数人负责收拾会场外，大多人应引导客户离开会场。 6、关于会议资料和礼品的发放。会议资料有两种发放模式：在签到的同时用纸 袋装好发给客户，其好处是这样可以保证每个人都有一套完整的资料，也不会 浪费；在会议开始前直接放在每个座位上，其好处是可以节省签到所用的时间， 并保证客户可以先看到重要的资料。礼品的发放也同样有两模式：签到的同时 发给客户，可避免集中发放的混乱；会议结束后发给客户，可以适当避免客户 提前离场和不填写调查问卷。因此，会议资料和礼品的发放可以根据不同的会 议需要而设定不同的模式。 会后跟踪 会议结束的当天，招集所有与会人员参加总结会。主要的内容有： 1、 所有人谈参会感受，并对自己的工作和会议做口头总结，必须包括成 功和不足； 2、 总结出整个会议的经验和教训，以提高大家的会议组织水平，并避免 错误的重复； 3、 再次提醒大家会议的目的，布置会后的客户回访工作。 在总结会结束后，整个会议并没有结束，还需要做以下工作，以保证会议的 最大效果。 1、 会议的当天，由会议组织者整理出会议总结（客户版）并打印出来， 以供一线代表回访使用。对客户的会议总结，主要内容是回顾会议的重点内容 （当然也是我们宣传的重点），会议期间客户所提问题的专家解答。 2、 代表第二天开始回访所有与会客户，对邀请了而又没参加的会议的目 标客户也应该回访，回访的重点是了解客户对会议的满意度和对我们宣传重点 的认可程度。同样，重点客户需管理人员协访。所有目标客户应该在一周内回 访完毕。 3、 代表在回访完毕后，应完成回访总结表并上交，并重点关注与会客户 在将来 1-2 个月的产出。 4、 会议组织者收到总结表后，检讨会议宣传结