做好办公室工作的三步曲-1

做好办公室工作的“三步曲” 福建好运门业 李观明 办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤保障等繁重 的工作，处 于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信 息中心、服务中心、参谋中心、运 转中心和指 挥中心。具有参谋、助手、 协调、服务 、把关、督办 等六大职能，这就要求 办公室工作人员要有较 高的政治敏锐性、发展的预见性、工作的超前性和丰富的实践经验。 不论是办文、 办事、 办 会， 还是管理、服务、 协调，任何一个 环节出了 问题，都将 产生一定的影响，甚至给整个企业带来被动或造成损失。 因此，做好办公室工作，必须强化六种意识、处理好六个关系、提高六 种能力。 第一，必须强化六种意识 一是大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的 工作。在实际 工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根“ 弦”。始终 保持清醒的头脑，自觉维护企业领导的权威。2、胸中要有一盘“ 棋”。 想问题应当站得更高一些，办事情应当想得更远一些。要锐利眼光、 全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于全行业的大局中来思 考谋划工作。 3、心中要有一本“账”。对本公司、本部门的情况要了了 然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情， 创造性地开展工作。 二是发展意识。办公室作为直接为企业或部门服务的办事机构，必须 强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。要牢固 树立和认真落实科学的发展观，把思想和行动统一到企业的要求上来， 要在用新的理念和思路引导企业发展上出好主意、当好参谋，在创新 发展举措和提升企业管理水平上当好助手。 三是服务意识。为领导、为部门、 为员工搞好服务是办公室重要 的工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。 服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、部门满意、员工满意，是衡 量办公室工作做得好与否的重要标准。这就要求办公室人员自觉做到 标准上求高，措施上求严，工作上求实，不断拓宽服务层面，提升服务 水平。l、在为领导服务 上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体 事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向积极做好 超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层 面的服务转变。2、在 为员工服务上要牢固树立“ 员工是企业的财富” 的立场和态度。把员工的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办 公室作为领导联系员工的桥梁和纽带作用，确保员工的意愿能够为领 导所了解，确保领导的决策能体现出员工的意愿。3、在为部门服务上 要善于沟通协商，帮助解决问题。并相互尊重、相互支持。 四是参谋意识。办公室是一级领导决策的参谋部，办公室的同志 都是“ 参谋长 ”。既然是“ 参谋长”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只 是坐等指示，奉命办事，被动工作，而 应围绕 中心开展工作，贴近领导 思路，积极配合领导决策。当好参谋至少应做到以下四点：一要贴近 领导，与领导 “同频共振” 。想领导之所想，谋领导之所虑。谋要谋在关 键处， 谋要 谋在点子上；二要超前运作，不做事后“ 诸葛亮”。在决策前 要提前介入，先行调研，结合实际，提出好的建议或具有建设性的意 见，供领导 决策参考；决策中，要注意了解员工动向，及时反馈信息， 确保决策客观可行；三要敢于进言，善于出谋划策。作为“ 参谋”就要 敢为领导出谋划策，拾遗补缺，既要注意发现问题，又要善于提出解 决问题的办法和建议。当然进言时，要注意方法，不可把自己的观点 强加于领导，做到“ 献计不决策”；四要出于公心，不向领导进谗言。 “参 谋人员”只有出于公心，参谋出来的东西才有价 值。 办公室人员切忌 出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且还会影响 员工团结，影响领导形象。 五是创新意识。创新，是一个国家、一个民族、一个单位、一个企 业前进发展的内在动力。创新不是一句空话，要落实到具体工作中。 3 信息调研要密切关注及时反映企业管理、经济活动中的新观念、新变 化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“中心”和员工关注的问题，提出新 思路、新对策、新 举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字 工作上要有新思维、新观点、新语言。只有 这样，才能提高工作质量和 工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。 六是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不 问，从年头 忙到年尾，常常有假难休，有夜 难 眠，经常还要加班加点， 既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以 做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而 献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益 的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不 为名利、埋头苦干、任 劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有 强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入 工作。 第二，必须处理好六个辩证关系 1、正确处理好大局和局部的关系。办公室作为一个综合部门，其 性质和作用同其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室的一项重 要职责就是要为领导、部门和员工服务。首先是为领导和部门服务。 这就要求办公室把“一切服从大局，一切服 务 大局” 作为办公室工作的 出发点和落脚点，把“ 参与政务”、 “管理事务” 、“搞好服务”三大职能统筹 兼顾，合理安排，做到 调研围绕中心转， 协调围绕领导转，服务围绕大 家转，信息 围绕决策转。当部门工作与公司的整体工作、局部工作与 大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到局部服从大局、局部服从整体。 同时尽力做好局部工作，因为局部工作是做好大局的基础和前提。 2、正确处理好政务和事务的关系。所谓政务，也就是出谋献策。 就是在具体工作中，协助领导确立一个时期工作的指导思想和总体思 路，制定出发展规划和实施方案，预测工作中可能发生的问题，以及 就已经发生和未发生的问题，提出具有真凭实据，真知灼见和具有说 服力的措施和预见性的建议或意见，组织和实施工作规划。所谓事务， 就是日常的服务性工作，包括日常的办文、办事、办会、接待来访等。 衡量办公室工作做得好与否，既要看处理日常事务的效果，又要看出 谋献策的水平。参谋要参得好，谋得对，出成效，就得正确处理好政务 与事务的关系，如果只是做具体工作，完全陷入事务性的圈子而疏于 政务，即使服务得再好，也是不全面的，缺乏深度的。相反，单纯追求 高层次的服务而忽视日常工作，就会使工作出现纰漏，妨碍具体计划 的实施。根据企业当前工作的许多新情况、新问题，要搞好办公室工 作，在思想和行为上就应该实现三个转变：一是要从事务工作为主转 到以调查研究为主，为领导提供有情况、有分析、有预测、有建议、带 规律性的信息；二是要从收发传递信息转为收集处理信息，沟通上下 情况，提供准确的信息供领导决策时参考；三是要从一般的反映情况 转变为既反映情况又提出建议，针对企业当前的这种状况，办公室人 员既要为领导分忧，但更要为领导出谋献策、献计献策。 3、正确处理好被动与主动的关系。办公室工作的服务性职能决 定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥各自的主动 性，善于在被动中求主动，变被动为主动。 对 一些常规性、规律性、阶 段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临 时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应 变能力，做到忙而不乱。同时要努力适应领导的工作思路，想领导之 所想，谋领导 之所谋，把问题想在前面，把工作做在前面，主动出击、 超前服务。 4、正确处理企业内部与外部的关系。要发挥办公室的整体功能， 保证企业生产的顺利进行，不仅要求企业内部要协调一致，而且其他 业务部门也要相互配合，同时，还需要地方政府和有关部门的支持和 帮助。首先，要善于协调 好企业内部的关系。通过协调企业内部各个 5 不同职能的工作，充分发挥各自的主观能动性和个人的聪明才智，有 效地形成合力和整体，积极地、创造性地开展工作。同时，要根据企业 内部各个阶段的工作任务，区别轻重缓急，突出工作重点，兼顾其他 工作。对那些难度较大，工作量大， 时效性强的工作，在明确任务的基 础上，要及时组织有关力量，合理安排人力、物力，形成最大的合力， 确保工作任务的完成。其次，要善于协调办公室与其他部门的关系。 因为办公室处于联系上下，沟通左右，协调各方的地位，决定了它整 天处于各种矛盾的中心。在处理各种矛盾时，就要秉公办事，廉洁奉 公，不能出现偏颇或闪失。各职能部门之间，各部室之间，由于工作分 工不同，可能由于种种原因，有时也会出现一些不同步，不协调的现 象。在这种情况下， 办公室就要从既维护全局利益出发，又保护部门 （部室）工作积极性的角度，出面做好协调工作，求同存异，避免不必 要的扯皮和内耗，把各部门、各部室的积极性，引导到确保全局工作 任务的完成上来。要做到这一点，办公室就要深入实际，了解情况，沟 通工作，抓住关键问题，采取措施， 协调解决，以 实现全局工作的平衡 和谐发展。 5、正确处理大事与小事的关系。办公室工作有许多大事急事，我 们都要重视， 认真完成，不能马虎。何 谓大事， 办公室的办文、办会、 办事的范畴中都会遇到大事，如上级机关和领导交办的是大事，涉及 到全局性的是大事，关系到企业运作的是大事，影响到企业形象和声 誉的更是大事。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大 事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。但对日常琐碎繁杂 的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。因为小事不 做，或者马 虎应付，一旦出了纰漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子， 对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。从这个意义上讲，办 公室工作没有绝对的大事、小事之分，大事中有许多小事情不能忽略， 小事中有大的责任，所以大事小事都不能大意，因此，在工作中就要 瞻前顾后，抓住重点，只有这样才能保证工作的协调发展。 6、正 确处理“过”与“不及”的关系。为领导出主意，当参谋，一定要把握“ 度” ，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，既不能缺位， 又不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽 可能多的背景资料，但不能越俎代庖；要积极提谏言，但又不能瞎掺 和。 第三，必须着力提高六种能力 l、调查研究的能力。 企 业管理是具体务实的工作，牵涉到广大员 工的切身利益和生活保障。只有不断地深入一线，掌握实情，才能有 的放矢地做好各项工作。要把工作重心下移，了解员工的真实需求， 掌握第一手材料，为领导提供有情况、有分析、有建议的调研报告，解 决工作中的矛盾和问题，提高科学决策水平；要发现新情况，研究新 问题， 总结 新经验，以点带面，推 动面上工作；要理论联系实际，既善 于在实践中找答案，又善于通过理性思考提炼观点和方法，不断提高 调查研究的能力。 2、组织协调的能力。不断提高组织协调能力才能正确处理好各 种复杂的利益关系，把各方面的积极性引导好、保护好、发挥好。企业 管理内容多、涉及面广，是一项综合性的社会工程。做好新时期的企 业工作，要善于协调企业系统内的业务部门，集中力量推进工作；要 善于协调其他相关部门，形成合力开展综合性工作； 3、依法治企的能力。企业涉及合同纠纷、 劳资纠纷、员工与员工 这间发生纠纷等等，都涉及到法律问题，稍有不慎，就有可能“ 吃官司” 。因此，办公室要知法、董法，带头学法、守法，善于运用法律手段解 决各种矛盾和问题。所谓以法治企，就是要按法律办事，按程序办事， 不断提高依法管理各种事务的能力和水平。 4、联系员工的能力。企业管理的对象主要是员工，提高联系员工 的能力非常重要。办公室要努力发挥联系员工的桥梁和纽带作用，把 7 维护员工的利益作为我们一切工作的出发点和落脚点，做密切联系员 工的模范。 5、开拓创新的能力。随着社会主义市场经济的完善和改革开放 的深入，企业管理的要求会越来越高，办公室工作必须适应形势发展 的要求。为 此办公室要在工作理念、工作方式、工作手段等方面进行 改革创新。要用科学的理论武装头脑