企业内部业务档案管理制度

企业内部业务档案管理制度 8.8.1 总则 1）为了加强对我公司档案的科学管理和搜集、整理工作，有效地保护档案和充 分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法 实施办法的规定，按照集中统一管理档案的基本原则，结合我院实际情况制 定本办法。 2）档案是指在过去和现在的各项活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的 各种文件材料、计算材料、图纸、单据、照片、录像、录音、点算磁盘（带） 、 等不同形式于载体的历史记录。 3）档案的种类包括工程档案、设备仪器档案、文书档案、会计档案、声像档案、 电算档案。 4）档案是公司各项活动的历史记录，是国家和社会的宝贵财富，使各项活动的 重要凭证和依据。公司各项领导和职工都要关心和保护档案，维护档案的完整 与安全。 5）档案管理工作是我公司各项活动的主要组成部分，各部分应将档案管理工作 纳入本部门工作，并把文件材料的手机、整理、预立卷工作与各项活动同步进 行。 6）档案管理工作在公司经理和总工程师领导下，由档案管理部门具体负责档案 的接收、整理、保管、统计、提供利用和按规定向档案馆移送档案等工作。业 务上受上级档案行政管理部门的监督和指导。 7）档案管理工作是企业强化内部管理和提高审核质量的重要环节。工程造价咨 询档案制度的完善、标准与否，反映其内部管理制度和审核质量的高低，它规 范着造价咨询单位的执业行为，促使其建立责任追究体制。结合当前实际，我 们更应充分认识到由于目前造价咨询市场还存在各种弊端，造价咨询机构片面 追求经济利益，执业行为达不到国家和省有关文件的要求，专职人员和兼职人 员执业素质高低不同，这就要求造价咨询机构做好档案管理工作，让其成为保 证审核质量的强有力屏障，同时也是对主审人员和辅助审核人员一种制度上的 管理和约束，起到事后监督（事后控制）的作用。 8.8.2 文件材料的形成与归档 1）文件材料的收集与预立卷归档工作，文书档案有资料员负责，其他各类档案 有负责，资料员配合或有资料员单独负责。 2）有关部门在考核各部门工作时，应把归档工作加入考核内容之一，并作为奖 惩的依据。 3）文件材料的形成与归档范围 （a）设计类 各种依据性文件材料、基础资料各阶段的设计文件图纸、计算书。 （b）设备仪器类 重要仪器设备（10 万元以上）开箱验收记录、安装图纸与使 用说明、调试运行报告、维修记录及有关改装、报废、挑拨等文件材料及有关 文件材料。 （c）点算类 各类引用的点算软件和硬件及相关文字材料、公司开发的项目包 括软件及开发过程中各阶段的文字材料和有关文件材料。 （d）声像类 由公司自行制作或引进的照片、幻灯片、录音带、录像带、影片 等及其有关文字说明与文件材料。 （e）文书类 1、经公司办公室统一收发的各类正式文件（包括底稿及附件） ，有关重要活动 的文件材料（包括底稿及附件等） 。 2、各业务部门直接收发与我公司业务工作有关的各类文件材料（包括底稿及附 件）及内部产生的各种重要的文件材料。 （f）会计类 各类会计凭证、会计帐篷、辅助账簿及其它会计材料。 （g ）以上未能包括的公司其它活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。 2）归档的文件材料必须是原件（定稿）且必须完整、齐全、准确，对不符合要 求的，档案部门应予以拒收。 3）归档的文件材料必须符合要求，严禁用圆珠笔或铅笔书，必须用碳素墨水或 蓝黑墨水书写。 4）归档具体要求按照各类档案管理办法。 8.8.3 档案管理与利用 1）档案部门要做好档案工作的标准化、规范化和系统化工作。 2）档案部门对接收的归档才来要进行检查和验收，对不符合归档要求的，应退 有关部门重新处理。通过验收的归档材料要及时整理、分类、装订、登记、编 目、统计和编织检索工具等。 3）档案部门应做好提供利用工作，编制多种检索工具，建立各类档案的计算机 数据库，逐步达到利用计算机进行检索。 4）档案部门应根据工作的需要，做好档案信息的编研工作，并逐步向深层次方 向发展，做到档案信息的二次三次开发。 5）档案著录应按照现行的国家标准档案著录规则进行，各类档案案卷标题 的拟写要充分反映出卷内材料的内容，又要力求做到简明扼要。 6）各类档案的借阅应征得公司领导或部门主管的批准。复制档案应根据不同的 内容，征得公司领导或主管部门的同意。 7）档案保管 （a ）存放档案应根据各类档案的载体、形式的不同，采用不同个专用设备。 （b）各类档案入库存放次序，应按公司各类档案分类规定排列。 （c）已归档的各类档案，一律不准修改。 （d）存放档案的库房，除档案外不得存放其它物品，且具备良好的卫生环境和 防火、防盗、防潮、防高温等措施。库房建设应按照现行国家标准档案馆建 筑设计规范执行。 （e）定期对库藏档案进行整理、核对、调整，做到分类排列整齐、账物相符。 （f）对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制。 （g ）库藏档案因移交、作废、遗失等，要办理有关手续，编制目录清册，注册 缘由，并报请有关领导核准。移交、作废或遗失等目录清册、单据等由档案部 门保存。 （h）严格执行有关保密安全制度的规定，维护档案的安全。 8.9 工程造价项目文件立卷归档办法 8.9.1 总则 1）为完整、系统地保存和科学地管理工程造价项目文件，充分发挥工程造价文 件在工程建设中的积极作用，根据国家集中统一管理档案的原则和我公司“档 案管理暂行办法” ，制度本办法。 2）在我公司项目服务过程中直接形成的具有凭证、依据、查考和参考等作用的 各种文字材料、计算书、图纸、图表、质量记录、声像（照片、录像、影片、 幻灯片等） 、点算磁盘（带） 、微缩胶片等不同形式载体的文件，都必须归档。 3）以一个独立的工程项目为单位进行立卷归档工作。 4）项目负责人主持工程项目文件的预立卷归档工作，并对项目文件立卷归档的 质量负责。专业负责人将形成和积累的文件和有关资料，进行分类整理，及时 交项目负责人汇总。资料员配合项目负责人做好平时设计文件的收集、整理、 编目、保管等工作，待项目完成后送档案管理部门归档。 5）预立卷归档的文件由项目负责人负责检查核定后，填写资料归档目录单 。 文件归档前要进行本来质量自检考核，填写基础质量自检表。预立卷部门技术 主管对归档材料全面审核后，填写工程设计档案审核鉴定表 。 6）预立卷完成后，有资料员填写项目归档交接目录一式二份，随归档材料送档 案管理部门，经交接双方签字后各留存一份。 7）在项目完成后的三个月后，必须完成预立卷归档工作，多服务周期长和大型 综合项目等，可同档案管理部门联系，采取分阶段或其它方法预立卷归档。 8）在项目归档后又产生的文件材料，来往文件等，文件产生部门必须及时做好 补充过档工作。 8.9.2 文件归档范围、内容和立卷排列次序 1）项目委托单： 项目下达单： 业主提供资料验证记录单： 设计交接单： 编制原则： 校审记录单： 工程估算或概、预算成品文件： 计算书底稿： 评审会议记录单、评审文件： 设备询价记录单： 修改、调整或补充文件成品及相应校审记录单： 服务方案 根据政府对其投资项目的特殊性，如何客观、合理、科学的编制清单和控 制价，如何对施工过程中可能引起索赔纠纷的子目进行风险规避，就显得尤为 重要。 1.1 工程量清单和招标控制价的编制思路、编制原则及标准 1.1.1 编制思路 工程量清单和招标控制价的编制是基于委托方提供的设计图纸及其他书面 资料，并辅以现场踏勘和答疑澄清。我联合体在编制过程中将发现问题会及时 汇总发送合肥市招投标中心，并根据业主及招投标中心的书面答复，更新调整 工程量清单的列项及控制价相关费用。 工程量清单的子目开列、子目编码、计量单位、项目特征、工程内容、工 程量计算规则均要满足安徽省建设工程工程量清单计价规范 （DBJ34/T-206- 2005） 、 建设工程工程量清单计价规范 （GB50500-2008） 、招标主体结构、措 施项目的顺序分步开展，遵循科学合理的计算程序，加快工程量的计算，也方 便后续的复查调整。所有工程量计算完成后，要计算提取主要经济技术指标如 单位面积混凝土量、混凝土含钢量等，并与其他已招标规范做横向对比，分析 原因，及时更正。过程中的计算底稿均要保留清晰，待编制完成后与清单和控 制价成果文件一并归档。 招标控制价应满足安徽省建设工程工程量清单计价规范 （招标文件要求、 阜阳当地造价行政管理部门相关规定。工程类别划分、管理费和利润的取费、 规费税金的计取、人工费价格、材料价格、预留金及暂列项目费用按照招标文 件及本地造价行政主管部门的相关规定计取。招标控制价编制完成后要与业主 提供的工程概算或施工图预算做对比分析，提取单位面积造价、单位里程造价 等技术经济指标。编制出的招标控制价要体现本工程造价特性，符合市场规律， 以社会平均水平位基础，以当地实际造价水平位参照。 在工程量清单和招标控制价编制中我联合体会遵循保密制度，恪守职业操 守。遇到特殊情况，及时与招标方沟通，积极配合合肥招投标中心及业主方的 各项工作要求。 工程量清单和招标控制价编制工作结束后，提交委托方完整的成果文件， 并做好本单位的归档工作，此外，我联合体将竭力配合业主委托的其他全过程 投资控制延伸服务，包括初步设计概算评审、设计变更经济分析、经济签证分 析、工程进度款复核、工程结算书复核等工作。 9.1.2 编制原则 （1）遵守有关法规、如国家招标法等： （2）遵守建设工程工程量清单计价规范 GB50500-2005，项目编码统一、计算 规则统一、项目名称统一、计量单位统一、项目特征描述清楚、工程内容要点 全面; （3）工程清单列项全面，遗漏招标文件中明确包含招标图纸上有所反映的内容； （4）工程量清单列项，把握好所列项清单项目的综合程度，能具体的尽量具体 避免模糊列项，无法具体的，综合合同形式（综合单价或综合总价）综合考虑， 比如以项包干。 （5）工程量计算准确，区分定额计算和清单计算方法的异同，按照招标文件中 相关依据文件的工程量计算规则计算工程量; (6)招标控制价中分部分项工程量清单综合单价、工程类别划分、管理费和利润 的取费、规费税金的计取、人工费的价格、材料价格、预留金等计取符合当地 造价主管部门相关文件和招标文件要求; （7）工程量清单和招标文件控制价编制依据资料齐全，成果文件满足业主要求 及本单位质量管理和归档要求; 1.1.3 编制标准 （1） 建设工程工程量清单计价规范 （GB 505002005） （2） 安徽省建设工程工程量清单计价规范 （DBJ34/T-206-2005） （3）业主方工程量清单和招标控制价项目委托书及咨询合同 （4）业主方提供的招标图纸、勘探报告、答疑澄清文件、会议纪要、现场勘探 回复等相关资料。 1.2 工程量清单和招标控制价的编制 针对土建工程量清单和招标控制价编制常见的如漏缺项、项目特征描述不 准确、主要工程量计算有偏差、计量单位误差、工程量清单说明描述不清、综 合单价组价时定额套用重复或不合理、专项费用的开列和组价考虑不周、依据 文件不足或费用计取程序有误、需评审材料统计不全等问题，我司建议可以从 以下几个方面着手解决： 1.2.1 全面考虑、合理开项 （1）适当借鉴，特别修正。伴随着政府性投资项目越来越多、市场渐趋成 熟，新开建的市政、公共建筑、城市综合体等项目的工程量清单项目开列可以 再国家建设工程工程量清单计价规范（GB50500-2005）及各地方定额站相关文 件指导的基础上，借鉴已开建轨道交通项目工程量清单和招标控制价编制经验 进行快速编制。 通过细读招标图纸，寻找已有的轨道交通建设项目工程量清单模板中尚未 包含的子项，进行及时的列项补充来加速工程量清单的编制过程。特别关注是 否有漏缺项、行么特征描述是否准确、主要工程量计算是否准确、计量单位是 否合理、工程量清单和招标控制价说明是否全面等。 （2）组价合理，技术先进。在招标控制价组价过程中要按招标文件要求的 相关文件及单价计取程序进行组价，在定额套用时要结合现在的现场施工技术 选用合理的定额子目、避免重复。同时关注对新开建工程量清单有影响的相关 部门文件，并进行针对性考虑。 （3）专项费用，单独列项。对于属于某个标段独有的工程内容，比如市政 道路开挖恢复、河道改移等，在工程量清单和招标控制价编制过程中单独作为 分部进行列项和组价。能具体的工程量尽量明确，不能具体的再以“项”的形 式包干，但项目特征及内容描述一定要明确。因为根据多年市政项目参与经验， 以项计的清单子目往往是结算时争议较多的内容。因此，在工程清单和招标控 制价编制过程中，一般都会尽量减少以“项”计的清单子目列项。对于工程量 清单编制时有条件（图纸深度达到）提供具体工程量的分部分项工程，要做到 以具体的工程量进行开列，避免以笼统的“项”进行开列。如果图纸深度不够 导致无条件计算工程量，可以再工程量清单编制总说明中注明对于以“项”计 的分部分项工程项目闭口包干，结算不做调整，适当规避工程结算时的扯皮风 险。 （4）仔细复核，全面检查。清单和招标控制价初稿完成后一定要对所有的 清单子目进行认真仔细的复核，对于项目特征、工程内容描述和计量单位等细 节都要一一考量。比如在某建设项目装修结算过程中，就出现了由于工程量清 单列项时误把“踢脚线”计量单位从“M”写成了 “M2”而带来的不必要纷争。 由此可见，一个有丰富的建设项目参与经验或有大量的工程量清单编制资料积 累的造价咨询单位，对于快速、高效的编制工程量清单而言不可或缺。 1.2.2 对比指标、准确算量 在全面考虑、合理列项的前提下，工程量计算的准确性对于工程量清单和 招标控制价的编制而言至关重要。工程量清单中各分项的工程量计算一定要严 格按照国家及当地省份的建设工程量清单计价规范（GB50500-2005）的计算规 则进行。注意关注定额计算规则、现场施工放样与清单计算规则的不同，比如 在定额计算规则下钻孔灌注桩的长度是再设计桩长上加 0.5 米进行计算，而在 清单计算规则下则是直接按设计图面尺寸进行计算，在钢筋工程中，现场施工 下料一定要考虑弯钩、搭接、锚固等钢筋工程量，而在清单计算规则下只有在 设计和规范注明的钢筋搭接才需要计算，其他施工搭接都不计算工程量。 钢筋工程量的计算一直都是土建工程招标控制价编制的重点和难点，很多 项目都存在由于招标工程量清单中钢筋工程量偏差大而导致工程结算时麻烦不 断或建设单位推进土建工程结算进度时举步维艰。因此建议：（1）加强设计管 理，保证招标图纸深度。很多招标工程量清单中钢筋工程量偏差大的原因之一 就是招标图纸中钢筋图纸不齐全，导致钢筋工程量的准确计算缺少条件。 （2） 配备熟悉钢筋工程知识的专业技能人员。钢筋工程量计算规范内容较多，要准 确计算土建工程钢筋工程量一定要熟悉钢筋算量相关专业知识。 （3）借助计算 机软件算量，快速计算钢筋工程量。随着建设工程领域信息化技术的发展，软 件固执算量可以既快又好的解决钢筋工程量计算复杂、耗费时间多的问题。目 前我公司已在建设项目结算过程中采用工程算量软件计算钢筋工程量，效果较 好。 （4 ）注意积累各类工程量技术经济指标，特别是已结算项目的各类技术经 济指标。 1.2.3 结合文件、合理组价 工程量清单编制基本完成后紧接着就是综合单价的组成。首先，要在复核 工程量清单完整性和准确性的基础上，结合招标图纸、现场情况、施工工艺、 招标文件，合理选用定额子目进行组价，涉及新技术、新工艺的要进行广泛的 市场询价，并留下所咨询单位详细信息以备后查： 其次，各类取费文件要收集齐全。在组价时严格执行招标文件中对组价的 相关要求，比如管理费及利润率、规费税金、人工价格调整，材料信息价来源 等，并熟悉相关计价软件的操作。一定要对导出文件做仔细复核，特别是需评 审材料表中的主要材料工程量要注意是否汇总齐全，做到在后续工程中尽量规 避。 再次，了解熟悉阜阳当地同类工程的造价水平，积极收集已中标项目的造 价指标，为招标控制价更能贴近当地市场价格水平做参考。 1.2.4 措施费用、具体分析 措施项目费因为不构成直观的实体内容，是工程量清单和招标控制价编制 中不确定因素较大的一部分。在确定该部分金额时除了要考虑常规的施工现场 措施项目外，还需要了解熟悉工程所在的地理位置及周边环境。具体为：（1） 要事先清楚施工现场是否存在特殊的地址条件、是否有潜在的障碍物清理、是 否存在重要的管线、建筑物保护、施工时是否会对周边建筑物产生大的影响等， 对于有可能发生的措施项目要及时补充到措施费清单中；（2）除了对常规措施 费金额的正常计算外，对于后续补充的措施费清单项目，要尽可能的通过定量 化手段估计出比较合理的费用金额，比如对于采用全回转钻机拔桩进行清障的 情况，就需要了解拔桩的数量、桩的深度以及目前当地拔桩的综合单价以计算 清障费用等。总之，通过设置合理的措施费项目清单及考虑风险造价，保证该 部分金额编制的合理性。 1.2. 5 其他项目费 其他项目费主要指土建标段中一些指定金额和暂定金额。 在招标过程中，造价咨询单位应仔细阅读招标文件，与业主积极沟通，充 分了解工程的特性，对于一些在招标阶段难以确定的项目或可能发生的项目， 应及时预留项目及相应费用，避免在工程实施过程中再次招标或结算价较合同 大幅增加的尴尬。 对于业主已明确的暂列金额要按招标文件要求计入招标控制价总价中，不 该计取规费税金的一定不能计取。 对于一些专业性强或承揽单位数目较少或关键工序等清单编制单位可预留 业主指定金额，保证质量、时间或其他重要因素受业主掌控。 1.2.6 重视现场踏勘 在工程量清单和招标控制价编制过程中，编制人员不应拘泥于图纸工程量 计算和组价，更要重视现场踏勘。了解实施现场周边环境对工程的影响；了解 实施现场交通开放的情况；了解土方卸载带及运距，合理确定运距及土方外运 的总价，了解预制构件或其他大宗材料、设备等进场的距离，将收集的各种资 料与图纸、造价分析相结合考虑。如果不将现场踏勘工作落到实处，必将出现 工程量清单编制出现偏差或错误的现象。 在某工程工程量清单及招标控制价编制中，我司工作人员就与建设方、设 计方一起进行了现场踏勘。临踏勘前我们就对需要了解的情况事先列了清单， 比如：（1）现在地面上有无总平面图上没有反映的额外土方、垃圾；（2）现 场有无设计总平面上没有反映的绿化、原道路、路灯、标志标线、水塘；（3） 现场有无建筑物、构筑物需要考虑保护；（4）旧河道需要疏干回填的实际范围： （5 ）现场是否有架空线，如未搬迁需明确责任主体：（6）现场的建筑物拆除 到什么位置？地坪以下的基础是否均已拆除，是否要考虑地下障碍物的清除： （7 ）当地施工范围周边是否有建筑物，周边建筑物多少范围内需保护，检测、 降噪等等。 现场踏勘时我方就发现似招标某车站的现状地面上有大面积的堆土，认为 是招标总平面图上没有反映的内容，并当场向建设方和设计方确认，经核实后 调整了工程量清单和招标控制价中挖土方及土方外运的工程量，避免了未来施 工中因工程量偏差带来的现场签证。 在另一车站现场还看到有未搬迁的架空线，我方请建设方明确该架空线搬 迁将来是否由本次招标的施工单位实施。经建设方明确属于此次招标范围后， 我联合体工作人员又在工程量清单和招标控制价中增加了该项内容，避免了工 程量清单及招标控制价内容上的遗漏。 现场踏勘对于编制人员而言不仅必要而且重要，极大的保证了工程量清单 及招标控制价的合理性。 1.3 清单及限价报告审核工作 如我司承担阜阳市政府性投资项目等的清单及报告审核工作，我司将从以 下几方面加强工作，以保证提供优质服务： a） 如招标方及建设方允许，我司将在根据施工图纸、招标文件等相关资料 正常编制清单及限价编制基础上，走访建设方、工程承包方等相关单位， 了解目前清单项目设置的合理性、限价编制的科学性，在实施过程中的 偏差性、措施项目设置的完整性等，只有掌握着第一手的资料，才可以 在原来的基础上近一步优化完善修改。 b） 对非以项包干的清单项目工程量，将做到 100%的工程数量复核， 尽量能够反映图纸的真实造价。对分部分项工程，提取技术经济指标， 加强指标对照。 c） 限价编制，将摒弃编制方的上机文件，做到独立编制，减少对编制方的 依赖性，保证限价审核的独立。 d） 在措施项目的设置上，加强工程现场的复核，加强与招标文件的对 照，加强施工工艺的联系，体现真实状态下的措施费设置及计算。 e） 我司将加强编制方、招标方、建设方的沟通协调，一切以工程质量为前 提，保证人员、进度的安排及协调，保证参加招标方要求的各类现场会 议。 f） 我司也愿意配合招标方及建设方，以我公司曾参与的各类轨道交通工程 的投资控制经验、外省市轨道交通建设的模式等于各方进行交流，以期 共同促进相关工作。 1.4 其他造价咨询工作 安徽恒泰工程咨询有限公司能依靠自身优势，在过程中协助业主进行工程 可估算、概算审核、并协助业主参加概算评审等，依靠自身的技术优势，为业 主争取最合理的概算批复。我司在入驻现场后，曾协助业主制定造价控制的相 关规章制度及相关表式，规范造价控制工作。例如验工计价流程及相关规定、 工程款申请及支付相关规定、设计变更流程及相关规定、业务签证流程及相关 规定、工程结算流程及相关规定。在工作中，我们将提供各类报告，并保证报 告的严谨性、及时性、技术性、规范性。在工程竣工验收后，如业主需要，我 司体将配合业主进行国家审计，协助业主编制竣工决算报表，分析各类技术经 济数据。我们相信，在参加阜阳市政府性投资项目等工程中只要业主需要