高效会议8大原则，你做到了吗？

高效会议 8 大原则，你做到了吗？ 对于一个职场人士来说，开会是一件司空见惯的事情。 据相关调查显示，有%的白领每天参会 1-3 小时，%表示在 3-5 小时之间，%表示自己一天的工作时间几乎都在开会。 似乎级别越高每天参加会议的时间越长，真的是这样的吗？ 现代管理学之父在卓有成效的管理者里说，凡是 会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一 家公司的管理水平。 频繁、低效、无聊的会议不仅会浪费员工的精力和时 间，严重影响员工的积极性，还会严重侵蚀高管们的领导 力。如何才能让每次会议都高效呢？毕老师就来和大家分 享高效会议的 8 个原则，看看你是否做到了呢？ 在说原则之前，首先问大家一个问题：我们为什么要 开会？ 无非有以下几种： 1.沟通信息。如，上传下达信息、工作进展汇报等； 2.领导布置工作，明确或承诺任务要求； 3.方案的拟写敲定，意见采集； 4.进行方案分析、评审和决策； 5.号召动员大家完成某一项目。 因此不同目的的会议有不同的开法，主会人要提前安 排好工作，做好准备。 凡是会议，必有准备 会议最大的成本是时间成本，没有准备的会议就等于 一场集体谋杀。 因此，为高效会议打下基础，需要提前做好充分准备。 比如，明确会议目的，确定会议人员，准备相应材料。提 前告知参会人员做准备，思考会议想法。同时，开会组织 在要提前到达会场测试所有开会设施等。 凡是会议，必有主题 开会必须要有明确的会议目的，没有主题和流程的会 议，或者议题过多，都是导致会议低效的根本原因。 因此，组织者要明确好主题，通知有必要的人员，集 中讨论高效解决。在专题会议中，主题只要一个；综合性 会议中，议题不要超过三个，议题越多，参加人数越多， 导致效率就越低。 凡是会议，必有纪律 俗话说，无规矩不成方圆，会议主持人在会前通知时 说明会议纪律，提醒迟到要处罚，不能在会议中私下讨论， 开小差，遵守会议流程和规则，这样对我们会议开展很有 帮助！ 凡是会议，必有议程 很多主会人在组织开会时，都是简单粗暴地告诉参会 人员要开会，请准时参加。比如， “周五我们开个会，讨论 一下年会的事情！” 参会人员虽然知道主题，但具体要讨论什么不清楚。 正确做法应该是这样： 周五我们开个会，讨论一下年会的事情。议程如下： 1、参会员分别用 3 分钟时间汇报各个部门领导对年会 的需求； 2、大家一起讨论并汇总一下今年年会必须关注的 5 个 点，时间是 30 分钟；请大家提前准备相关内容，准时参会。 ” 这样明确清楚的会议议程，可以让参会人员了解会议 的目的、时间、内容，让他们有充分的时间准备相关的资 料和安排好工作。对每个议程定了大概的时间表，让人看 得更加严谨，会严格遵守。 凡是会议，必有结果 要知道，开会的目的是解决问题，如果会议最后结果 是“待定” ，将那就是在浪费大家时间，这样是非常低效的。 会议结束，必须有结果。或者说，需要跟进的事项，必须 要确定下一步的行动计划。 这需要主会人把控好会议进度和方向，出现偏离会议 主题或者啰嗦冗长附发言，要及时提出提醒。 凡是开会，必须守时 有一些人工作非常拖沓，开会也是经常迟到，这样会 影响大家的进度。守时，也是对别人的一种尊重。 有人列举过一条公式： 时间成本参加会议的人数。 因此，开会一定要准时，每项议程也要有大概的时间 限制，不能讨论过久影响其他议题。 凡是开会，必有记录 一个完整的会议，必须要安排专人做好会议记录。因 为大部分参会人员都只会记录或者记住自己关注的内容， 其他内容不怎么关心。专人的会议记录，需要记录会议的 议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出 勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、需要完成时 间及要求、会议附件等。 当然，这需要我们记录人员要做到反应快、写字快、 知识面广，记忆力、组织能力、倾听能力以及总结能力都 很强的人来做。 凡是会议，必须追踪 散会不追踪，开会一场空，会后的追踪非常重要。会 后，我们要对会议中的每项决策进行跟踪及检查，发现又 意外及时调整，确保会议上讨论的事情能够落实到位。 有人说，衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是 否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定 的时间内实现。 记住三个简单又有意义的公式： 开会+不落实=零 布置工作+不检