公文概述（补充）

公文概述（补充）一、含义公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。二、分类公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准” 。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。三、公文的行文关系（1）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。（2）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行” ，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。（3）遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。（4）行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。公文种类公文的种类简称文种。根据国务院办公厅 1993 年修订发布的国家行政机关公文处理办法规定，公文种类主要包括：命令（令） 、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。制作公文，是推行公务必要的工具，如何将处理公务的意思，表现出来，是初任公职者最头痛的问题；现职者可以翻阅档案，可以请教同僚；甚至于经由主管的修改，揣摩公文制作的道理，久而久之，自然成为案牍老手 。由于时代的进步，未来利用网络传递公文，乃必然的趋势。因此，凡在网络传送上，可能产生扞格之处，必须所有调整。身为现代的公务员，除了要掌握撰拟公文的原则及要领外，也要对网络传递、排版技巧、档案运用等相关计算机常识，所有认识，才能让公文成为提高行政效能的工具。兹先将公文的基本概念，分述如下：一、公文的意义：公文程序条例第 1 条规定：称公文者，谓处理公务之文书。 由此得知，公文必须具备以下两个条件：1、实质条件：须为处理公务所制作的文书，才能称之为公文2、形式条件：处理公务所制作的文书，必须具备公文程序条例所规定的程序与格式。二、公文的类别：公文程序条例第 2 条规定，公文分为 6 类：1、令：公布法律、任免、奖惩官员，总统、军事机关、部队发布命令时用之。2、呈：对总统有所呈请或报告时用之。3、咨：总统与国民大会、立法院、监察院公文往复时用之。4、函：各机关间公文往复，或人民与机关间之申请与答复时用之。5、公告：各机关对公众有所宣布时用之。6、其它公文。三、公文的区分：为了印信的使用及彼此称谓与用语，公文仍有必要依照发文者与受文者之间的关系，区分为上行文 、 平行文 、 下行文三种。1、上行文：下级机关对上级机关有所请求或报告时所使用。2、平行文：同级机关或不相隶属机关间行文时所使用。3、下行文：上级机关对所属下级机关有所指示、交办、批复时所使用。四、文书处理程序：事务管理规则第 10 条规定，文书处理程序分为下列各步骤：1、收文处理：签收、拆验、分文、编号、登录、传递。2、文件签办：拟办、送会、陈核、核定。3、文稿拟判：拟稿、会稿、核稿、判行。4、发文处理：缮印、校对、盖印及签署、编号、登录、封发、送达。5、归档管理：依档案法及其相关规定办理。五、制作公文的基本原则：公文程序条例第 8 条规定：公文文字应简浅明确，并加具标点符号。 兹分述如下：1、简：就是简单之意，公文应力求言简意赅，切忌累赘繁琐、言不及义，甚至于能用一段完成者，不必硬分为2 段、3 段，能用一个字者，绝不用两个字；能用一句话者，绝不用两句话。2、浅：就是浅显之意，公文应力求简浅易懂，切忌舞文弄墨、艰深费解。3、明：就是清楚之意，公文应力求正确清晰，切忌偏差歪曲、文义晦涩。4、确：就是肯定之意，公文应力求语气坚定，切忌模棱两可、似是而非。5、现代公文应正确使用标点符号，以免受文者曲解文义，贻务公务。附记：公文虽分为令、呈、咨、函、公告、其它公文 6 种，但一般机关极少用呈及咨 2 种公文；再者，其它公文中也仅常用签及书函 2 种。六、公文用语及用词（一）语词：1、条文中如仅有一连接词时，须用及字；如有二个连接词时，则上用与字，下用及字；不用暨字作为连接词。2、条文中之某某某地政府或某某政府及直辖某地政府用语，均改为某某（某地）政府 。依此体例将某地某地政府改为某地（某地）政府 ；将乡、镇公所改为乡（镇）公所 ；将乡、镇（某地辖某地）公所改为乡（镇、某地）公所 ；将乡、镇（某地） 、区公所改为乡（镇、某地、区）公所 。3、引用他处条文，其条次系连续者，则用至字代替中间条次，如第三条、第四条、第五条 ，改为第三条至第五条 。项、款、目之引用准此。4、条文中第*条之规定字样，删除之字，改为第*条规定 ，项、款、目准此。（二）标点符号：1、标题不使用标点符号。2、有但书之条文， 但字上之标点使用句号。 。3、 及字为连接词时， 及字上之标点删除。4、 其字为代名词时，其上用分号； 。如其组织以法律定之 ， 其字上，须用分号； 。（三）法律统一用字及用语：公文亦属广义法令的一部分，凡是法律所规定之事项，公文最好也能加以遵守。依照事务管理手册规定，拟订法律条文，某些争议文字及用语，须使用统一用字及统一用语。有关法律统一用字，请参考法律统一用字表 ；有关法律统一用语，请参考法律统一用语表 。法律统一用语表用字举例 统一用字 曾见用字 说明公布、分布、颁布。 布 布 征兵、征税、稽征。 征 征 部分、身分。 分 份 帐、帐目、帐户。 帐 账 韭菜。 韭 韮 矿、矿物、矿藏。 矿 鑛 厘订、厘定。 厘 厘 使馆、领馆、图书馆。 馆 舘 谷、榖物。 榖 谷 行踪、失踪。 踪 踪 妨碍、障碍、阻碍。 碍 碍 剩余。 剩 剩 占、占有、独占。 占 占 抵触。 抵 抵 雇员、雇主、雇工。 雇 雇 名词用雇 。雇、雇用、聘雇。 雇 雇 动词用雇 。赃物。 赃 赃黏贴。 黏 粘 计画。 画 划 名词用画 。策划、规划、擘划。 划 画 动词用划 。并。 并 并 连接词声请。 声 申 对法院用声请 。申请。 申 声 对行政机关用申请 。关于、对于。 于 于 给与。 与 予 给与实物。给予、授予。 予 与 给予名位、荣誉等抽象事项。纪录。 纪 记 名词用纪录 。记录。 记 纪 动词用记录 。事迹、史迹、遗迹。 迹 迹 踪迹。 迹 迹 粮食。 粮 粮 搜集。 搜 搜 烟叶、烟酒。 烟 烟 尽先、尽量。 尽 尽 麻类、亚麻。 麻 麻 电表、水表。 表 表 擦刮。 刮 括 拆除。 拆 撤 磷、硫化磷。 磷 磷 贯彻。 彻 澈 澈底。 澈 彻 祗。 祗 只 副词（四）公文用语是制作公文的基础，除须按规定使用外，如何运用，兹分述如下：1、期望用语：期望用语就是发文者对受文者表达期望的用语，依规定，期望用语以用在主旨为宜，不在说明 、办法内重复加以使用。期望用语是由请 、 希两字，配合查照 、 鉴核(核示)、 备查(核备)、 照办 、 办理见(惠)复 、 转行照办等交叉汇编而成。包含以下 12 个期望用语： 请查照：表示发文者行文给受文者，请受文者查明后依文中所述办理，此一用语多在平行文。 请照办：表示发文者行文受文者，请受文者依文照办，此一用语多用在下行文。 请办理惠复：表示发文者行文受文者，请受文者办妥后回复发文者，此一用语多用在平行文或上行文。 请办理见复：表示发文者行文受文者，请受文者办妥后务必回复发文者，此一用语多用在下行文或平行文。 请核示：表示发文者行文受文者，请受文者核定，以便发文者依核示事项办理，此一用语多用在上行文。 请鉴核：与请核示意思相同。 请核备：表示发文者为尊重受文者的关系，在决定从事某项事情之前，行文受文者报备，受文者同意后，再进行工作，此一用语多用在上行文。 请备查：表示发文者为尊重受文者的关系，在决定从事某项事情之前或同时，行文受文者报备，此一用语多用在平行文或下行文。 请转行照理：表示发文者请受文者转行其所属之单位办理，此一用语多用在平行文或下行文。 希照办：表示发文者行文受文者，希受文者依文照办，此一用语多用在下行文。希办理见复：表示发文者行文受文者，希受文者办妥后务必回复发文者，此一用语多用在下行文。 希转行照办：表示发文者希受文者转行其所属之单位照办，此一用语多用在下行文。2、称谓用语：(1)直接称谓用语：表示发文者行文受文者，如何称呼受文者，又如何自称。 有隶属关系之机关：上级对下级称贵 ；下级对上级称钧 ；自称本 。例如：考试院对铨叙部称贵部 ，自称本院 ；铨叙部对考试院称钧院 ；自称本部 。 对无隶属关系之机关：上级对下级称贵 ；下级对上级称大 ；平行称贵 ；自称本 。例如：考试院对内政部称贵部 ，自称本院 ；内政部对考试院称大院 ；自称本部 。又如：考试院对行政院称贵院 ，自称本院 ；内政部对考选部称贵部 ；自称为本部 。 对机关首长间：上级对下级称贵长 ，自称本长 ；下级对上级称钧长 ；自称为职 。例如：行政院院长对内政部部长称贵部长 ，自称本院长 ；内政部部长对行政院院长称钧长 ；自称职 。 机关(或首长)对属员称台端 。例如：局长对本局职员称台端 ，自称本局长 ；职员对某地长称钧长 ；自称职 。 机关对人民称先生 、 女士或通称为君 、台端 。机关致民众公文，男性称先生 ，女性称女士 ；来文所署姓名无法分辨性别时，称君 。至于本文内无论男女，均可称之为台端 。 机关对对团体称贵 ；自称本 。例如：某地政府对消基会称贵会 ，自称本府 ；消基会对某地政府称贵府 ；自称本会 。(2)间接称谓用语：所谓间接称谓用语 ，就是发文者行文受文者，文中提及第三者(机关或个人)时，如何称呼第三者。 对机关、团体称全衔或简衔 ，如一再提及，必要时得称该 。例如：行政院