试析会计电算化对会计实践工作的影响

试析会计电算化对会计实践工作的影响摘 要:在信息技术日新月异的今天,会计电算化已成为会计工作发展的必然选择。会计电算化具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点，改变了会计数据处理方式和账务处理方式及内部控制制度。本文就电算化会计对会计工作在内部控制、核算方法、工作方法、岗位职责权限、审计工作等方面进行了简要分析了,阐述了会计电算化对会计实务的影响和变革。关键词: 会计电算化;影响;实践工作一、会计电算化对会计实践的影响会计电算化的普及和应用,不仅仅是会计核算工作的现代化过程,也是促进会计工作标准化、制度化、规模化的过程,更是促进会计改革和发展的过程。会计电算化对会计实践的影响主要表现在以下几个方面:（一）会计电算化对会计核算方法的影响在各种信息高速发展时代,会计信息对社会经济发展和企业经济效益提高起着越来越重要的作用。现代信息技术和会计电算化能将社会经济活动的细枝末节精确地记录、保存和传播,会计信息的分类、提炼、再加工将成为极其重要的工作。系统化、条理化、有针对性的信息,只有经过加工整理、分析,才能满足这种需要。总之, 会计电算化的实现, 必然带动会计核算对象、内容、方法等会计理论和会计技术的发展, 促进会计制度的改革。会计核算方法,是连续、系统、全面地综合反映会计对象所运用的察观、计量、记录的方法,包括设置账户、复式记账、填制与审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查、编制会计报表等一系列专门方法。以下将分别论述实行会计电算化后对会计核算方法的影响。1、会计电算化对会计科目设置的影响手工会计条件下,我们用到哪一个会计科目,直接写出该会计科目的名称即可,对科目代码的要求并不是很严格。但是,实行电算化后,无论凭证的录入、账簿的登记,还是对账、证表的查询,凡是有会计科目的地方,我们就会使用科目代码来代替科目名称,从而使电算化会计中的会计核算体系较之手工会计核算更方便、更合理。因此可以说科目编码方式的变化是会计电算化以后对会计实务最直接的影响之一。另外,在电算化会计系统中,不仅会计科目要用到编码,对操作人员、往来账单位等也会用到编码,更利于核算、查询等工作的开展,从而利于管理人员的管理。例如电算化会计下,对往来辅助业务核算时,系统会依据往来单位的代码进行勾兑,并可勾稽有关会计科目的相互关系。这样就可以减轻会计人员的劳动强度,从而使会计人员有充分的时间考虑收账、付款等策略,提供有用的信息给经营管理者。2、会计电算化对填制与审核凭证的影响会计凭证是记录经济业务和明确经济责任的书面证明,是记账的依据。手工条件下,会计凭证按照填制程序的不同分为原始凭证和记账凭证两种。记账凭证根据审核后的原始凭证编制,实行会计电算化后,这一基本程序仍不会改变,会计人员仍然是根据审核后的原始凭证将有关数据输入计算机,完成记账凭证的填制。但是,电算化的实行对手工条件下凭证的填制与审核产生了影响,表现在如下方面:（1）原始单据承载的信息量加大。在手工方式下信息的提供可以从不同的途径获得,而在计算机系统中,原始单据将成为资料的惟一入口。原始单据的录入,将满足各层次信息需要者的要求,这就要求原始单据中,承载更多的信息量。（2）记账凭证添加了“科目代码”栏。手工条件下,编制记账凭证时直接写出科目名称即可,而在向计算机中录入凭证时可以直接录入各个科目的代码,计算机根据代码自动产生相应科目的名称,这就大大提高了录入速度。另外,电算化条件下,凭证要素和格式都是由会计人员事先按会计制度设定好,只要与制度不符合的凭证,计算机就会拒绝接受,这样会促使会计凭证规范化程度得以进一步提高。（3）凭证中各数据项根据类型、范围和勾稽关系可以进行有效控制,从而使一些不合规范的录入不能输入到计算机中。如会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在并且是最底层的明细科目,与手工会计条件下相比,更有利于会计科目规范化,更符合国家统一会计制度规定,根据当前科目的属性确定是否具有某些项目,如往来单位、结算单据号码等,这些辅助项目都可在记账凭证中反映出来,与手工条件下记账凭证相比,可以更方便的查询有关辅助项目。在电算化条件下,凭证借贷方金额必须相等才能保存,在初始化设置中应事先确定凭证中供方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等,编号可以自动连续,日期可以限制顺序等。通过这些,在电算化条件下对于会计凭证的填制与审核,可以使会计凭证更加规范化,同时也可以降低会计凭证的差错率。（4）手工条件下, 会计凭证的生成都是由人工书写来完成的,在电算化会计中会计凭证输入模块中一般的凭证处理都是由人工录入来完成的,类似于手工条件下的处理。但是,大多数会计核算软件都提供自动转账功能,即由计算机根据程序设计可自己生成所需凭证,它主要用于定期结转损益、结转有关税金的账务业务处理。（5）在记账凭证发生错误时,两种条件下的处理也有所不同,结账前的处理类似,没有太大的区别。在结账后,手工条件下可采用划线更正的方法,并需使原有字迹仍可辨认。在电算化条件下,有些核算软件提供了反结账的功能,可对已发生的错误凭证进行修改,并能删除原错误凭证,或采用补充登记法或红字冲销法进行修改,我们提倡使用后面的两种方法进行修改,而一般情况下不使用反结账的方法修改。（6）键盘操作较之手工处理的“笔误”更容易发生“误操作”,因而“凭证填制”在操作功能上分为“填制” 、 “修改” 、 “删除”等步骤以进行正确性控制。填制好的凭证同样需要审核。由于在电算化会计中凭证是全部资料的惟一入口,即一般情况下只要凭证输入正确,账、表资料则一定正确对待,所以对于凭证的录入、审核就显得非常有必要。（二）会计电算化对会计凭证的影响1、改变了会计数据的处理方法在手工条件下,会计核算工作要由许多人共同完成,实现会计电算化后,输入一张会计凭证,会计电算化系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作;对于大量重复出现的业务,系统可以按模式凭证自动生成记账凭证。对于编制会计报表、运用移动平均法进行成本计算等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作,会计电算化系统毫不畏惧,它可以按照一定的程序,由计算机不厌其烦地计算,及时抽取数据,随时输出报表,复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速,而且大大提高了会计资料的准确性。实现会计电算化后,利用计算机可以采用手工条件下不愿采用甚至无法采用的复杂、精确的计算方法,从而使会计核算工作做得更细、更深,更好地发挥其参与管理的职能。2、信息成本提高会计信息质量会计信息必须有用,能够满足决策者的需要,这就是会计信息的质量属性,包括相关性、可靠性、重要性、时效性等,使会计信息向多种量度发展。同时,随着处理数据量的增加,单位信息成本将越来越低,效益更大。3、更加重视会计信息分析在各种信息高速发展时代,会计信息对社会经济发展和企业经济效益提高起着越来越重要的作用。现代信息技术和会计电算化能将社会经济活动的细枝末节精确地记录、保存和传播,会计信息的分类、提炼、再加工将成为极其重要的工作,因为人们需要的不是不分轻重缓急不断涌现的信息垃圾,而是系统化、条理化、有针对性的信息精品,只有经过加工整理、分析的会计信息才能满足这种需要。会计电算化后,原来账簿之间相互核对的查错纠错控制不复存在。由于数据处理的自动化, 大大减少了人工干预,人工不能直接参与内部控制。在这种情况下,部分内部控制工作必须由计算机通过专门程序进行,这种内部控制的部分程序化 ,使控制对象由原来的对组织、文档等进行控制扩展到对软件、硬件、运行环境进行控制;控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制,包括组织控制、系统使用权控制、输入输出正确性控制、操作过程控制等。（三）会计电算化对账簿的影响在手工会计登账时,总账由一名会计人员根据凭证汇总进行登账,明细账由另一名会计人员根据凭证平等登记入账,月末检查两者是否相等。由于两名会计在登记入账时有可能发生错误平行登账就可以检查错误。但在电算化会计中,总账与明细账均来源于记账凭证,其他的处理均由计算机内部来完成的,而计算机的内部运算一般情况下是不可能发生错误的,所以在电算化会计中总账恒等于明细账,平行登账的校验功能在电算化会计中失去了在手工体条件下所起的作用,取而代之的是对数据输入阶段的控制,以保证数据处理的结果是正确可靠的。1、会计电算化对明细账的影响 手工会计时,由于手工会计凭证查询的单一性,所以采用复式记账法,将会计资料进行分类、归集,设置了明细账,以便可以分账户查询凭证。明细账实际上就是将手工凭证按照科目重新将分录抄写一遍,既麻烦又可能出错,而目的是为了核对和查询方便。在电算化会计中凭证的查询可以提供多种条件组合条件,且计算机处理快速准确,实行会计电算化后,消除了手工处理过程中重复抄录、容易疲劳、易出错、传递缓慢等不利条件,从而可以大大提高会计数据处理的效率和质量。2、会计电算化对账簿的查询的影响使用计算机处理会计业务后,日常查账工作变得易如反掌。一般的会计软件都提供了强大的账簿查询功能,用户可以根据需要输入查询条件,计算机会迅速地调出符合条件的账簿资料在屏幕上显示出来,这里的条件可以是一个,也可以几个条件的组合。相对于手工会计条件下的查账工作而言,用计算机查账的工作量变得微乎其微,而查账的效率和质量则是与手工条件下查账工作是不可同日而语的。3、会计电算化对科目汇总与记账凭证汇总的影响科目汇总、原始凭证汇总的主要目的是减轻工作量和便于试算平衡。实行会计电算化后,登记账簿之前可以“汇总”而是必须汇总。电算化系统可根据需要随时对任意范围的凭证进行汇总,汇总速度较快且准确,计算机不会因疏漏出现总账与明细登记结果不一致的情况,因为在记账之前系统已自动进行了“试算平衡” 。此外,原手工会计下,记总账与记明细账是分开进行的,主要目的是通过总账与明细账的相互核对以发现手工记账或汇总过程中出现的差错,电算化后,计算机记账与汇总是不会发生差错的,因此,电算化对于凭证的汇总主要目的是察看一下哪些凭证是否已经经过审核,是否已经记账这样一些工作,而不像手工会计条件下那样起到核对的作用。（四）会计电算化对对账工作的影响 手工会计核算的对账工作,一般可分为账证核对、账账核对、账表核对和账时核对四个方面。在电算化条件下除账实核对以外,其他三个方面的核对要求及核对方式都发生了变化: 1、账证核对,需进一步加强记账凭证和原始凭证的账证核对应进一步加强,这是由于从原始凭证的归集、整理、审核到填制记账凭证,这一系列过程不是依靠人的处理来完成的,因此差错必须会出现。同时由于计算机对资料的自动处理和共享调用,使记账凭证向计算系统的录入近乎是会计核算的惟一数据输入环节。它的正确与否决定了后续其他各环节。另外,由于记账凭证录入后的其他各环节是自动完成的,就使人们对这些账目资料失去了直接接触的机会。所以,对于账证核对应进一步加强,加大核对力度,以保证记账凭证的处理是准确的。2、账账核对基本可以取消对于录入到计算机的记账凭证进行总账、明细账、日记账的登账,因为这些工作是由计算机程序自动完成的,它们之间的资料是一致的,所以以核对为目的账账核对已经失去了原来的意义。3、账表核对要区别对待因为报表也是由计算机生成的,所以从理论上说一张报表设计并经过检验后应该是准确无误的,自然也就是没有必要进行“账表核对”了。但是,由于各单位的业务情况是千差万别的,各单位会计科目的设置也是有所不同的,这些因素使得报表填列公式缺乏规范性;还有报表公式编辑的完整性没有绝对保障,所以对于账表核对应区别对待:对于业务较稳定,电算化水平较高的企业账表核对也失去了其最初的设置目的,反之,则仍有必要进行账表核对。（五）会计电算化对报表输出的影响在手工会计条件下,对于报表中的资料,一部分是财务人员从账簿、其他报表上获取,然后手工填入报表;还有一部分是根据基本资料进行计算 ,然后将结果填入报表,当报表中的一个数据出错,整张报表都需重新计算,然后再填写,手工条件下,编写报表是一件费时、费工、费力的事情。电算化条件下,一般的会计核算软件中都有两种编制报表的方法:一种是利用报表模块编制,计算机利用已定义好的报表格式,取数公式自动的从账务核算系统或其他会计核算系统中采集资料,生成所需的报表。另一方法是用户可以自己定义报表格式、报表中的取数公式等项内容,这些资料也由计算机从账务核算系统中取数,也由计算机来完成所需的报表编制工作。（六）会计电算化对人员岗位职责权限的影响实现会计电算化，是会计工作现代化的重要组成部分，也是会计改革的重要内容。传统的会计工作岗位，是按照核算和管理的内容及工作性质来划分的，一般分为：会计主管、出纳、工资核算、往来核算、财产物资核算、资金核算、成本费用核算、收人利润核算、编制报表和稽核等十个岗位。与传统的会计工作岗位相比，实现会计电算化以后，大大减轻了会计工作的劳动强度，一台电子计算机完成了过去几个人的工作，尤其是管理部门建立了计算机网络后，会计基本数据的来源渠道和方式，会计管理的操作形式等都发生了很大的变化，与之相应的会计工作的分工、各岗位的职责、权限也发生了根本的变化，原有会计岗位的分工已不适应目前电算化工作。根据会计电算化工作的特点，企业实现会计电算化后应由传统的以总帐报表岗位中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说，会计电算化应设立的会计工作岗位包括：系统设计员；系统管理员；系统操作员；数据审核员。各会计工作岗位人员的职责和权限如下：1、系统设计员的职责和权限会计电算化的系统设计员要根据会计制度和企业管理、核算的要求，负责会计电算化系统中软件的研制、开发和升级工作，帮助系统操作人员掌握软件的应用。2、系统管理员的职责和权限会计电算化的系统管理员负责会计电算化过程中的管理工作，组织、协调会计电算化软件开发和应用，能够应用财务、会计和电子计算机知识对本单位运行的会计电算化系统进行使用和维护。2、系统操作员的职责和权限会计电算化的系统操作员负责会计数据的录入与输出工作，能够使用会计电算化系统的部分或全部功能。系统操作员要根据会计电算化制度的要求，严格执行计算机硬件、软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。3、数据审核员的职责和权限会计电算化的数据审核员负责审核已录入的会计数据和输出的会计数据、帐表正确性，能够使用会计电算化系统有关审核方面的功能，包括会计数据的输入与输出、会计政策的设定等。数据审核员要根据财经法规、会计制度和会计电算化制度的要求，严把审核关、维护财经法规和制度的严肃性。（七）会计电算化对审计工作的影响1、内部控制的变化会计工作的安全性、正确性甚至保密性要求高，必须有严密的内部控制措施予以保证。手工方式下，通过职能分割、人员分工而形成的内部控制体系与通过凭证、帐簿、报表之间的勾稽关系而形成的内部控制体系相辅相成，可充分保证数据处理的真实、可靠和安全。会计工作由会计业务部门转移到电子数据处理部门，财会人员对处理工作的直接监督减少了，原内部控制体系难于适应这一变化。计算机数据处理的集中性、连贯性，使大部分职权分割的控制作用近于消失，数据存储载体的改变及其共享程度的提高，又使手工会计中的帐簿控制体系失去作用。2、审计线索的变化审计线索是审计人员把握会计数据的来龙去脉、进一步对其进行审计的有效途径。在手工方式下，凭证、帐簿和会计报表等各种审计线索，都是严格按照一定的标准填写与登记，并有经手人签字，是可见的文字和数字纪录。审计人员利用这些资料能够从原始业务，追踪到报表中的合计数，或者将合计数分解还原为原始业务数据，这也就是在手工方式下所说的顺查法和逆查法，据此来确定被审单位的经济业务是否合法。而在电算化会计中，原先审计所必须审查的大量书面资料都存储在磁性介质中，肉眼不可见。会计数据的生成方式，传递方式也发生了变化，原有的审计线索改变了方式或干脆消失了。3、会计电算化削弱了审计的核对功能在传统审计中，利用相互的验证和复核手段进行审计是一种常用的方法。通过核对累加合计数，核对余额，核对借、贷方的金额，核对凭证和帐簿等方法，就能发现错误和舞弊，因此，核对法是一个行之