如何做好时间管理技巧.ppt

1、03-05-04,格力电器人力资源部制作,1,时 间 管 理 技 巧,-企业人培训课程系列之一,03-05-04,格力电器人力资源部制作,2,课 程 目 标,领悟时间需要管理 有效地利用时间 提高工作效率,03-05-04,格力电器人力资源部制作,3,课 程 内 容,时间失控原因 有效利用时间方法 善用时间的良好习惯,03-05-04,格力电器人力资源部制作,4,送你两句话：,人生的遗憾来自劣质的时间管理 时间管理就是人生管理、优先管理,03-05-04,格力电器人力资源部制作,5,一时间失控原因,03-05-04,格力电器人力资源部制作,6,王延亮是一间贸易经理。他花了半小时和女友美儿商量晚

2、上双方家长见面谈论婚事的事宜。放下电话后，他即忙于在凌乱的台面上找寻稍后开会的议程。 正当他打算草议一封信的时候，电话铃一响，他接听后便和朋友在电话聊天，另又要应酬突然到访同事。结果，他迟到赴宴。会议进行时，王延亮不能够控制开会程序，让同事提出些不应该在该次会议讨论的事情。结果大家既不能依时讨论各项议程，也不能如期结束会议。 美儿在保险公司任职经理，虽然她有一个报告须要在第二天早上交给上司，但她仍然花时间向同事提供有关顾客礼物的意见。另一方面，她又不懂得组织其他同事帮助她完成报告，终于须要在当天加班工作，才能完成报告。 因为王延亮和美儿两人不懂得管理时间，结果他们同时迟到，弄得两家人不欢而散。

3、 王延亮的同事罗经理提醒他做事要有计划，应尽量减少应酬同事和聊天的电话。此外，他应该利用秘书推却不重要的约会；同时，主持会议要根据议程，不要临时讲未有充分资料的事项。 王延亮转而教导美儿不要只顾帮助其他同事而忽略自己的工作；同时亦要学习将工作分派给下属与其他同事，应促使小组合作。,03-05-04,格力电器人力资源部制作,7,思考： 1工作计划是个人在公事上的承诺，而时间管理是有关如何运用自己宝贵的资源。两者怎样互相配合呢？ 2假如发现工作任务的权责不相符时，应该怎样办呢？ 3美儿在故事中将估价的任务交给估价部门去处理，假如估价部不合作，美儿应该如何处理？ 4虽然花时间和同事聊天会影响生产力，

4、但是和同事融洽相处亦很重要，王延亮应该如何在两者之间求取平衡？ 5成功的时间管理可以让个人腾出不少时间，在这情况下，是否应该向公司表示自己有空闲时间，要求加派工作呢？这个要求有没有其他副作用呢？,03-05-04,格力电器人力资源部制作,8,启 示,你不可能再有*年*月*日的今天 成功的人会抓住时间 失败的人会没感觉地让时间流走,03-05-04,格力电器人力资源部制作,9,时间管理浅释,以高明的方法活用时间 自我管理，按时把工作完成 古人以“一寸光阴一寸金”比喻时间之宝贵，力诫世人应该珍惜分秒，好好利用不断流逝的岁月。此理念，至今仍是放之四海皆准。,03-05-04,格力电器人力资源部制作,

5、10,经验交流,内容：您如何管理时间 时间：每组人发言不超过5分钟,03-05-04,格力电器人力资源部制作,11,征 兆,忙于杂事、琐事，重要工作没有时间做 被工作追赶，无余裕时间 事情无法准时开始、准时完成 把事情延到最后,03-05-04,格力电器人力资源部制作,12,征 兆,时间管理不能增加时间 工作重新再做 工作无法依时完成 不能预计要做什么而先行准备,03-05-04,格力电器人力资源部制作,13,征 兆,今天不做没关系，明天也能做 无工作计划 等前手完成工作后再进行 无法同时进行多项工作,03-05-04,格力电器人力资源部制作,14,三 大 杀 手,缺乏时间管理意识 缺乏沟通

6、弄不清优先顺序,03-05-04,格力电器人力资源部制作,15,讨论1,题目：时间失控原因 形式：分组讨论 时间：5分钟,03-05-04,格力电器人力资源部制作,16,时间失控原因,缺乏计划 缺乏组织 用人不当 缺乏控制,03-05-04,格力电器人力资源部制作,17,时间失控原因,习惯拖延时间 大小事必躬亲 不好意思拒绝 文件满桌病,03-05-04,格力电器人力资源部制作,18,二、有效利用时间的方法,03-05-04,格力电器人力资源部制作,19,方法1：时间管理训练,预估时间 测量实际所花时间 比较预估时间与实际时间 找出差异原因 排除延迟原因 订下新标准,03-05-04,格力电器

7、人力资源部制作,20,时间记录表,03-05-04,格力电器人力资源部制作,21,方法2：创造有效时间,使用更好工具工作 提升工作熟练度,03-05-04,格力电器人力资源部制作,22,方法3：依工作的重要度分配工作,重要度 -指对实现目标的贡献大小 工作顺序 -重要且紧迫的事 -不重要但紧迫的事 -重要但不紧迫的事 -不重要也不紧迫的事,03-05-04,格力电器人力资源部制作,23,80/20原理,80%的价值-20%的因子 20%的时间-80%的成效,03-05-04,格力电器人力资源部制作,24,方法4：先明确工作的目的及目标,目标的确立 -是你自己的 -切合实际 -用书面形式列明 -

8、具有期限 -相互协调,03-05-04,格力电器人力资源部制作,25,目标金字塔,年目标 月目标 周目标 日目标,03-05-04,格力电器人力资源部制作,26,方法5：并行您的工作,将工作细化，可依时间允许同时交错进行多件工作,03-05-04,格力电器人力资源部制作,27,方法6：认清工作的特性,把握工作的特性 -持之以恒才会有结果的工作 -短时间完成的工作 投入恰当的时间与方法,03-05-04,格力电器人力资源部制作,28,方法7：培养气氛转换的方法,精神不专注 转换气氛 恢复有效率工作,03-05-04,格力电器人力资源部制作,29,方法8：拒绝自己任何拖延理由,拖延的原因 -不愉快

9、的事 -困难的事 -含重大决策的事,03-05-04,格力电器人力资源部制作,30,克服拖延的方法,各个击破法 -困难、不愉快的事细分为许多小事 平衡表法 -列出拖延理由与办妥事情的潜在好处 思维方式改变法 避免过分追求尽善尽美,03-05-04,格力电器人力资源部制作,31,方法9：准备八分，当日二分,任何工作先准备好八成 当日执行时只要做剩下的二成,03-05-04,格力电器人力资源部制作,32,方法10：订定长远目标,有了长远目标规划 集中时间 朝目标投入,03-05-04,格力电器人力资源部制作,33,方法11：把握工作进行的程序,分解出工作进行的优先顺序 找出最恰当、最省时的工作进行

10、程序,03-05-04,格力电器人力资源部制作,34,方法12：从错误中学习,错误使用时间 从错误中改善 提升自己时间管理的能力,03-05-04,格力电器人力资源部制作,35,自检作业,内容1：勤务时间检查 内容2：时间管理检查 时间：10分钟,03-05-04,格力电器人力资源部制作,36,检查要点1,上班不迟到，上班开始立刻工作 下班前收拾好工作，准备回家 提醒自己不在上班时间打私人电话 上班时间朋友打电话进来长话短说 上班时间不与同事闲聊 各项会议准时参加,03-05-04,格力电器人力资源部制作,37,检查要点1（续）,与客户约会，一定准时到达 上班外出，一定向主管报告外出理由及所需

11、时间 预定时间内无法返回公司，一定用电话与上司联络 交办的工作能在指定时间完成,03-05-04,格力电器人力资源部制作,38,检查要点2,每月制定月计划表 用工作时间进度表控制工作的进行 重要工作分配较多时间进行 每项工作能依工作优先顺序进行 和他人共同完成工作，事先充分沟通,03-05-04,格力电器人力资源部制作,39,检查要点2（续）,工作有预做准备的时间 拖延的习惯 同时分段处理多项工作 工作间隙也能利用 采用节省时间的工作方法及工具,03-05-04,格力电器人力资源部制作,40,三、善用时间的良好习惯,1、做事有计划-明白自己将要做什么。 2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富。

12、3、懂得处理事情的轻重缓急懂得做先做 的事。 4、凡事不能拖拉今天能做的事今天做 并让您的下属也知道您的习惯。 5、重点的事重点对待懂得关门做事。,03-05-04,格力电器人力资源部制作,41,三、善用时间的良好习惯（续）,6、要为下属形成一些习惯和程序让他们 知道什么时候该做什么和不做的后果，根 本不需要您的催促。 7、懂得分工授权实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。 8、不要贪大求全和拘泥形式做事看效果， 而不一定看是否所有的程序都走到。,03-05-04,格力电器人力资源部制作,42,三、善用时间的良好习惯（续）,9、不要去处理重复出现的事情这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。 10、善于利用零星时间一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书