【个人成效与时间管理】.ppt

1、个人成效与时间管理,我们为什么要进行时间管理？ 我们如何进行时间管理？,我们为什么要进行时间管理？,案例1：,72岁寿命的人一生的时间分配,睡觉21年 工作14年 个人卫生7年 吃饭6年 在交通旅程中6年 排队5年 学习4年 开会3年 打电话2年 找东西1年 其他3年,您达至人生成功的时间仅占人生的五分之一！,我们的时间值多少钱？,时间就是金钱！,据新加坡联合早报2001年8月26日报道，有人在网上想出几种方法，形象地计算了全球首富、微软公司创办人比尔盖茨的财富。 一、盖茨每秒赚250美元，即每天赚2160万美元，一年赚78亿美元。 二、假如盖茨掉了1000美元，他懒得去捡起来，因为他去捡要花

2、4秒，这一弯腰的时间，他已赚回1000美元。,假如你只有半年的生命，只容许你做十件事，你会做什么？ 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、,如何管理时间？,正确的动机,正确的技巧,正确的心态,好的时间管理,+,偷走你的时间的主要元凶:,缺乏计划 改变心态，刻意安排时间做计划 不分重点 把握重点、要事第一。选择机会 过分承诺 学会说不。授权 太多干扰 有选择性地接电话和来访,偷走你的时间的主要元凶:,会议太多 避免闲聊、设定议程、设定时间 太多来访 主动拜访对方 拖延 停止拖延、学习果断 办公室太混亂 马上收拾,偷走你的时间的主要元凶:,电腦文件存档混亂 马上收拾、整理 总

3、是要处理危机 计划 太多的阅读与文件资料 学习速读。使用坐交通的时间,偷走你的时间的主要元凶:,授权不利 学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该 日常琐事缠身 说不、授权、专注KRA,确立人生的目标,没有目标（27%）,确立人生的目标,模糊目标（60%）,确立人生的目标,清楚目标（10%）,确立人生的目标,非常清楚目标（3%）,人生管理,人生最重要的是确定最重要的是最重要的！ *The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!,确立人

4、生目标,#明确自己的人生使命 #设计自己的人生目标（人际、情感、心灵、财政、康体、思想等） 1、10个长期的目标（5年、10年） 2、10个短期的目标（1年、5年）,You have owned.You dont own. (你已拥有）（你未拥有） 你想要 You want . 你不想要 You dont Want.,Opportunity（机会）,Forget It.Not a roblem.(忘掉),Problem（问题）,Forget It.Not a roblem.(忘掉),Urgent(紧急） Not Urgent(不紧急） Important 重要 Not Important 不重

5、要）,A *危机 *紧迫的问题 *增进产量 *有时间期限的计划,B *预防 *改进产能 *建立人际关系 *发掘新机会 *休闲 *与家人一起 *适当的运动,C *不速之客 *某些电话 *某些信件与报告 *必要而不重要的会议,D *繁琐的工作 *某些电话 *某些信件 *浪费时间的事 *有趣的活动 *看消闲杂志,操之在我,受制于人操之在我 我已无能为力试试看有没有其他可能 我就是这样一个人我可以选择不同的作风 他使我怒不可遏我可以控制自己的情绪 他们不会接受的我可以想出有效的表达方式 我被迫我能选择恰当的回应 我不能我选择 我必须我情愿 如果我打算,1、现在做就是现在做 2、现在就系统化 3、现在就

6、开始计划 4、后续追踪并持续完成 5、维修系统,建立个人效率系统,现在做就是现在做,决定那些事该做，决定怎样去完成，考虑授权。 停止把同样的资料翻来覆去。 重新定义待办这个词。 停止拖延。 让果断成为你的工作习惯。,思想决定行动， 行动决定习惯， 习惯决定品德， 品德决定命运！ 俗语,现在就系统化,更聪明的工作: 既要增加效率也要增加效果（产能）。 分析你的时间使用状况。 不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上，再继续做高价值的工作。,现在就系统化, 学习如何最有效地处理例行工作。 替工作项目排定时间。 若您是主管，安排与您重要的员工每星期一对一的会议。 检查你可以使用

7、的消除干扰的步骤，然后付诸实行。,建立以下系统:,1.文件存档系统 2.电脑文件存档系统 (Email, 各类文件，网址等) 3.时间管理系统 (Time Management System) 4.个人资讯系统 (Personal Information Manager) 5.个人知识管理系统 (Personal Knowledge Management System) 6.制定个人学习计划 (Personal Learning Plan) 7.个人创意系统 (Personal Innovation System),个人资讯系统,电活、传真、Email、地址: 私人、公司、顾客 名片 约会时间

8、 交通资料 出差资料: 世界时间 货币转换 困難:如何将纸張、电腦、手提电話、PDA的资料同步,个人知识管理系统,资料收集: 决定收集什么资料: 学习计划 关键词语 资料整理、存档: 学习隨时隨地记录信息 利用构思记录卡整理信息 学会檢索、使用互联网搜寻器 转化成为知识: 应用,个人创意系统,有效地发展自己的思想: 特意为考虑新的设想留出时间 再一次深入探讨自己的想法 使用不同思考方法 集体思考 随时随地发展创造力 使用音樂 休息 潜意识,制定个人学习计划, 人生目标 职业生涯规划 个人SWOT分析 培养终生学习态度 学习快速阅读 学习使用电腦及使用高科技产品,现在就开始计划,计划你的一生:,

9、编制工作进度表:,制订长期计划 在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。 例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。,计划一年的工作：(产生宏观时问使用感觉),在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。,关注KRA(Key Resu

10、lt Area ),计划你的每个月:,计划你的每个月: 把年度目标进行分解转为每个月的工作重点 计划你的每个星期: 对每周的时间进行整体的规划 计划你的每一天: 每天早晨第一件事: 写出6项今天要完成的工作,建立每天任务清单,1、写下当天工作任务清单 2、将工作任务分为三类（ABC法则） A）重要或重要及紧迫（必须做MUST） B）紧迫但不重要（应该做SHOULD） C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CAN）,请记住：紧迫优先,建立每天任务清单,3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。,协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差

11、异,要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾,建立每天任务清单,4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。,根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。,后续追踪并持续完成,毅力 清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档 使用你能计划整个星期的行事笔记系统 分派工作会倍增你的产能 使后续追踪和持续完成成为工作过程的 一部分,维修系统,定期维修: 文件存档系统,电脑文件存档系统,个人资讯系统 定期回顾檢讨: 人生短期及长期目标 时间管理狀况 个人知识管理 个人

12、学习计划,续篇,一些办公室时间管理技巧,整理办公室,留心告示贴式的便条，小心丢失； 写字桌上没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边； 文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度； 定期整理、存档、维修,建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内）,收进: -当你一拿起来，便立即行动 - 如果有秘书，信伤应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列 发出 阅读: - 将短的文章一次读完以免累积 - 安排固定的阅读时间,建立盒子系统, 待办: - 24 48 小时的短期问题 - 你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来 -不是因为拖延 归档,归档文件,建立一个

13、档案系统； 将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴上“其他”标签； 只把将来要参考的重要文件存档 使用颜色存档系统,避免中断工作,阻止别人打断你的工作； 重新布置工作空间；,筛选信息,写字桌上只留重要的读物 合理设置IE主页,使用电话, 选择打电话时的时间 结束电话的暗示 告诉别人什么时候打电话给你最好,阅读和写作,在你必须阅读的报告上划出关键的句子 学会阅读报纸的标题及速读,应用现代科技,每月一次清除电脑里的不需要的文件 定期拷贝重要的文件 建立一个有效的电子文件档案 建立一个有效的收藏夹 行业网址专业团体网址 顾问公司 大学 兴趣搜索器 著名出版商: 报章、杂誌、书,召开会议,会议必须有议程，议程在4个工作天前发给参与会议的人 鼓励人们只参加会议中与他们有关的部份 会议必须简短，但