三体系内审技巧培训

1、体系内审技巧培训,赵辉 2015年5月,板块人才育成组 2020年9月8日,目录,1,审核基础知识,2,审核流程,3,审核技巧,4,不符合项判断及描述,审核基础知识,审核相关定义,审核：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 审核证据：是与审核准则有关的并且能够证实的记录、实施陈述或其他信息。 审核准则：是用作依据的一组方针、程序或要求。,审核基础知识,体系审核类型,审核基础知识,内审目的,对照管理体系审核准则，判断受审核部门管理体系的符合性 判断受审核部门的管理体系是否得到了正确的实施与保持 发现受审核部门的管理体系可加以改进的领

2、域，采取相应的改进措施 评估管理体系持续适宜性和有效性 为外部审核做准备,审核基础知识,审核范围,基于组织的管理体系要求 基于组织的管理权限 基于组织的活动、产品和服务范围 基于组织的现场区域,审核基础知识,审核准则,标准（准则）：ISO9001：2008标准；ISO14001:2004标准；OHSAS18001:2007标准 适用于受审核方有关的法律、法规及其他要求 受审核方的管理体系文件，包括手册、程序文件及作业文件,审核基础知识,内部审核的特点,正规性 系统性 独立性 审核是一个抽样的过程,审核基础知识,审核的人员,接受正式的专业培训 具备参加审核的经历 不应审核自己的工作 经资格确认,

3、内审员,审核基础知识,审核的系统性,按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果 全部审核 部分审核,审核基础知识,全部审核,必须对所有相关部门进行定期审核 至少每年一次 包括标准所有适用的要求,审核基础知识,部分审核,例行审核之外，下列因素也可能导致进行内部审核： 组织变化、产品结构变化 市场反馈 重大质量事故/环境事故/职业健康安全事故/投诉,审核基础知识,年度审核的频次和形式,每年（12个月内）至少一次，覆盖标准所有要求 集中式-集中某一段时间完成对所有相关部门的审核 分散式-分部门在不同时间进行审核,板块人才育成组 2020年9月8日,目录,1,审核基础知识,2,审核流程

4、,3,审核技巧,4,不符合项判断及描述,审核流程,审核的程序,审核准备（定人员、定范围、定计划、定分工、制作检查表、与受审方沟通） 召开审核首次会议 审核实施（文件审核、现场审核、审核记录） 审核报告（审核报告、不符合项报告） 末次会议 审核的跟踪,审核流程,审核表的作用,指导审核过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖面 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业性 作为审核的记录档案,审核流程,审核表编制,了解审核的范围 确定审核的重点 确定审核的策略 文件收集和审查,审核流程,内部审核实施,召开审核前首次会议 说明审核之目的及范围 说明审核时程 确定受

5、审核单位陪同人员 暂定总结会议时间,审核流程,二. 进行文件审查 文件审查可分为两大部份进行: 文件部份 针对各类使用文件的保管、使用情形, 进行全面性查核,并记录 针对审核要项之相关文件进行浏览,并请相关人员说明,以验证文件的适当性 记录部份 依据文件规定,查核是否按规定执行 相关记录是否符合规定要求,以验证说.写.做一致,审核流程,三. 现场审核活动 执行现场审核时,一方面验证文件审查时所发现的疑点,一方面查证是否按规定执行;并将观查到的现象,详细登录于检查表上 凡未依程序、管理办法、指导书等文件执行者,均可判定为不符合事项 搜集相关佐证资料 不符合事项必须加以记录,记录时,内容应包含:

6、相关文件的编号、名称 不符合及违反文件的现况,做详细描述,审核流程,四. 整理审核发现，形成审核结论 对照审核准则评价审核证据以确定审核发现。与受审核方一起评审不符合，以获得承认，并确认审核证据的准确性，使受审核方理解不符合，努力解决审核发现有分歧的问题，并记录尚未解决的问题。 审核组依据审核发现，对照审核准则、审核目标，判定受审核方体系的有效性，提出改进的建议或今后审核活动的建议。,审核流程,五.不符合现象之判定 不符合事项一经确认后,审核员得依据不符合事项之客观凭证,填写不符合报告,并描述不符合事项之状况。 不符合现象判定之基本准则 无法符合标准的要求 公司的手册. 程序.管理办法或其它书

7、面要求未被执行 没有执行法规或合约的规定 违背说.写.做一致的原则 做你所说的 说你所做的 记录你所做的,审核流程,六.不符合事项的等级： 严重不符合 A、系统性失效 B、区域性失效 C、运行后仍造成严重的后果（如环境污染、职业病等） 一般不符合 偶然的、孤立的、个别的、轻微的 观察项 偶然的、轻微的或可能会因此造成缺陷，或需要时间去追踪,审核流程,内部审核实施,七.末次会议： （1）向管理者和受审部门负责人介绍审核情况 （2）宣布审核结果和审核结论 （3）提出不符合纠正措施要求 审核结果包括 A、文件与标准的符合情况； B、体系的实施情况；C、守法评价；D、体系有效性评价；E、不符合项性质;

8、F、纠正要求,审核流程,内部审核完成,审核流程,内部审核完成,一. 采取纠正/预防措施 被审核单位的管理阶层应： 了解不符合的状况 调查并确定问题的原因所在 依据原因决定再发防止的方法及对策 依所定之对策确实执行 将过程及结果详细记录,审核流程,内部审核完成,二. 跟催及效果确认 审核组确认结果,不符合事项已经改正,并能确实有效防范不符合事项之再发,则不符合事项可经由审核组长签署后结案 如追查结果发现受审核单位之纠正/预防行动,仍无法有彻底改善时,则审核组将对策确认情形详实记录后,回报受审核单位及管理阶层,并要求继续改正纠正/预防行动后,再行回复 详细记载纠正/预防措施查验结果, 并签认。,板

9、块人才育成组 2020年9月8日,目录,1,审核基础知识,2,审核流程,3,审核技巧,4,不符合项判断及描述,审核技巧,审核技巧,一. 主要的审核技巧 有效的询问 (口到) 事实的观察 (眼到) 仔细的聆听 (耳到) 随手笔记. 加注 (手到) 记录. 文件. 说词. 动作等之连贯性判定 (心到) 时间的掌控与管理,审核技巧,审核技巧,审核技巧,面谈 请各被审核单位先简单轭要说明其部门组织职能、业务流程、人员职责分工等,并评估是否与事前之书面(文件)审查一致 与高阶主管讨论，或抽问基层人员,讨论其环境、职业健康安全方面政策是否全员了解,判断法律法规识别和宣贯落实情况。 抽问基层操作人员，请其描

10、述作业流程方法、作业中存在的环境影响、作业环境的危险源及其管理方法、出现紧急情况时如何处置等，了解管理体系是否落实。,审核技巧,审核技巧,仔细的聆听 应专注、认真地听，仔细聆听受审核人员的说明,往往是获取信息的最佳途径; 多鼓励讲话者，审核员可从所听到的信息中,得到宝贵的情报,有利于后续的审核； 应有耐性，当受审核人员进行说明时, 非必要时,不要打断他的回答； 应及时反馈； 尽可能不要做不成熟的反应； 保持善意的态度。,审核技巧,记录抽样 没有时间检查所有运行记录 挑选代表性样本 随机抽样 适当数量（抽样数量不应少于3个，也不必多于12个） 覆盖相关日期（一般挑选近一年内的运行记录，视审核频次

11、而定） 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意,审核技巧,审核技巧,观察的技巧 要注意下列过程的观察： 生产、检测设备的配备和生产环境； 生产、检测设备的管理状态及检测环境； 生产过程是否符合工艺要求、是否符合安全操作规程的要求，操作人员的现场技能； 产品标识、状态标识、危险化学品的警示标识及贮存环境是否满足要求；,审核技巧,观察的技巧 文件、记录的保管条件是否满足要求； 废弃物的排放点及处理现场的管理情况； 危险化学品仓库的管理状况； 特种设备的使用与维护情况、紧急情况下的应急救援物资的配备和管理状况； 生产作业场所废水、废气、粉尘、噪声、危险源的管理状况； 观察与管理方案有关的场所，验证管理方

12、案的实施情况。,审核技巧,读数失效了怎么办？（询问应急）,审核技巧,随手笔记.加注 审核员于审核过程中,应养成随手加注笔记的习惯,不可依赖记忆或反复要求提供文件查阅而浪费时间.,审核技巧,记录的注意事项 遵循5W1H的方式进行记录，应包括时间、地点、人物、事实描述； 这些信息应字迹清楚、准确具体、易于再查，必要时照相、复印等方式保留证据； 对可能出现的不符合和有待继续观察的内容应详细记录。 记录不是只对发现问题进行记录，也要对符合要求的内容做记录。 审核中易存在的问题：,审核技巧,板块人才育成组 2020年9月8日,目录,1,审核基础知识,2,审核流程,3,审核技巧,4,不符合项判断及描述,不

13、符合项判断,不合格/不符合的确定,什么是不合格/不符合？ - 没有满足要求 A）合同要求 B）ISO9001/ISO14001/OHSAS18001标准 C）公司质量/环境/职业健康安全体系文件和有关规定 D）法律、法规及其他要求,不合格/不符合的确定,体系性不合格/不符合 质量/环境/职业健康安全体系文件与选定的标准、合同要求或有关法律法规不符 实施性不合格/不符合 实际操作与体系文件描述不符 有效性不合格/不符合 按规定要求进行实施，但效果未能达到规定要求,不符合项判断,不符合事项的形成： 必须以客观事实为基础 以审核准则为依据 对产生不符合原因进行分析，找出体系上存在的问题 审核组要充分

14、讨论、互通情况，统一意见 与受审核方共同确认审核发现的事实,不符合项判断,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述,注意事项 - 描述文件的标识/名称 - 描述记录的标识/名称 - 描述相关职位/工位（不要指出姓名） - 描述设备的编号/名称 - 描述相关的区域 - 描述不符合的原因 - 描述不符合标准条款和文件,不合格/不符合的描述（示例1）,不完整的描述： A.工作区域的测量设备有部仪表超出了校准日期, 不符合ISO9001之7.6a条。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例1）,完整的描述： 放在A车间的设备编号为B168上的一部电压表已超过校准日期, 表上标签注明校准有效

15、期为6个月, 现已超出2个月, 不符合ISO9001之7.6a条。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例2）,不完整的描述: 企管部从来没有组织过消防演习，违反了文件和标准的要求。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例2）,完整的描述: 公司程序文件应急准备和响应控制程序4.4.7条规定，公司各部门每年应组织或参加一次消防演习并记录，但查2014年体系运行的记录资料，没有发现有关的记录，企管部安全员证实部门从来没有参加过消防演习。不符合ISO14001:2004标准4.4.7条款和OHSAS18001：2007标准4.4.7条款的要求。,不合格/不符合的描述,不合格/不符合的描述（示例3）,不完整的描述: 车间焊接工位的焊接未按操作指导书进行操作。不符合ISO9001:2008标准7.5.1