XX合同、标书控制程序

1、XXX物流有限公司编制日期执行日期文件类别合同、标书控制程序文件编号版本/版次页码程序文件1. 目的对公司所有合同和标书的过程规范，保证公司合同、标书、协议过程有效性和结果适应性，确定过程中各部门职责。2范围公司所有销售合同、采购合同，竞标标书。3分类、定义3.1合同分类、定义：3.1.1销售合同3.1.1.1运输、吊装、仓储、配送合同3.1.1.2对外设备租赁合同3.1.2采购合同3.1.2.1固定资产采购、租赁合同3.1.2.2外车外包采购、租赁合同3.1.3标书：标书是招标工作时采购当事人都要遵守的具有法律效应且可执行的投标行为标准文件。分为销售标书、采购标书。3.3按合同内容和使用方式

2、分类、定义3.3.1格式合同：根据国家相关法律法规和行业规范制订，完成了合同评审流程和经过了实际使用验证后形成的固定格式和内容的模板合同。使用时只需根据需求修改日期、价格、数量、甲乙双方等少量信息。3.3.2特殊合同：由于客户的特殊要求，模板合同不适合，需重新制订或采用客户提供的资料的合同。4职责4.1营运中心4.1.1市场部：4.1.1.1充分与客户沟通，了解、理解、确认客户需求。4.1.1.2根据客户需求和运作方案对业务合同和标书进行拟定、修订。4.1.1.3最终业务合同签订，并对合同实施过程进行对内、对外沟通和信息传递。4.1.1.4针对长期合同和相关部门一起进行合同实施评估，完成评估报

3、告。4.1.1.5对各片区、分公司的业务合同进行评审。4.1.2信息部：4.1.2.1根据公司信息系统采购、租赁需求进行提供商选择和评估。4.1.2.2选择和评估结果提交相关权责部门进行评审确定供应商。4.1.2.3拟定、修订采购或租赁合同。4.1.2.4签订后按合同要求推进实施过程。4.1.3运作部：4.1.3.1对业务合同的拟定、修订提供运作方案和运作价格，并对合同实施方面进行评审。4.1.3.2负责合同内容的实施。实施过程中的监控和信息沟通、传递。4.1.3.3根据业务需要和公司整体发展规划，对需求提供商或个人进行前期选择和审查。负责临时外车采购合同、长期外车外包合同、仓储场地租赁合同的

4、拟定、修订。4.1.4车管部4.1.4.1对需求提供商或个人进行选择和审查，负责车辆采购、车辆维修、保养采购合同、车辆和相关设备租赁和对外租赁合同、停车场地租赁合同的拟定、修订。4.1.4.2向运作部门提供车辆和人员信息。并对业务合同的运作方案进行协助评审。对运作部门的长期外车外包合同针对方的车辆状况、人员素质、供应能力进行审查和合同评审。4.1.5吊装事业部4.1.5.1向车管部提供吊车信息和技术支持。4.1.5.2对吊装相关的合同进行评审。4.1.6各片区、分公司：4.1.6.1充分与客户沟通，了解、理解、确认客户需求。4.1.6.2根据业务开展需要，选择、审查办公设施提供方。4.1.6.

5、2负责各片区、分公司的业务合同和办公采购、租赁合同拟定、修订。4.1.6.3负责实施合同内容，并进行对内、对外信息传递。4.2财务部：4.2.1合同涉及预算、款项结算、财务及税务风险方面条款的审核4.3行政人事部4.3.1根据公司需求，选择、审查人员。4.3.2临时人员雇佣合同、行政办公场地和设施的采购、租赁合同的制订、修订、实施。4.3.3对各片区、分公司的办公设施采购、租赁合同进行评审。4.4文控室4.4.1建立合同、标书清单（附表2），合同分发和回收清单（附表3），合同修订、作废清单（附表4），建立合同分类标准。4.4.2合同原件分类保管。4.4.3对合同进行唯一编码。4.4.4校对合同

6、，对合同进行分类，并根据合同分类后的评审权责来进行合同评审流程的操作。4.4.4各部门文件管理员：4.4.4.1负责建立部门合同、标书清单（附表5），合同分发和回收清单（附表3）4.4.4.2合同修订、作废后，上交原合同到文控室。更新部门合同、标书清单（附表5），借阅、复印、查阅填写合同分发和回收清单（附表3）。4.4.4.3负责保管部门临时性合同。4.5法律顾问4.5.1对格式合同定版和特殊合同进行法律方面的评审。4.5.2对合同实施中遇到的问题进行法律方面的支持。4.6公司法人或法人代表4.6.1对长期性业务合同、大宗采购、租赁合同、常规合同定版进行最终评审和签署。4.7运行监控部4.7.

7、1对合同评审流程进行监督审查，确保合同评审过程的有效性。4.7.2对合同制订、分发、回收、作废、保管操作过程进行审查，确保合同文件的控制。4.7合同评审权责一览表（附表1）4.8采购合同纵向层级性审批规定：4.8.1合同金额1千元的物资采购、租赁合同：由经办部门负责人审批；4.8.2合同金额1-2千元的物资采购、租赁合同：由财务经理审批；4.8.3合同金额2千元的物资采购、租赁合同：由公司总经理审批。4.9销售合同纵向层级性审批规定：4.9.1合同金额1千元的销售合同：由公司授权的业务经办人或销售部负责人审批，签订。4.9.2合同金额1-2千元的销售合同：由销售部经理或吊装事业部经理审批，签订

8、；4.9.3合同金额2千元的销售合同：由公司总经理审批5工作程序5.1总则本总则要求针对业务销售、采购、租赁、外车采购合同。5.1.1格式化的合同由经办部门按合同纸上的要求填写。5.1.2重大合同需外聘律师参与谈判或当场审查的，应提前两日告知行政人事部。5.1.3合同起草前，经办部门应根据实际情况进行下列具体工作：5.1.3.1对合同签订主体的资格进行审查，是否具备主体资格，证照是否齐全、是否合法，是否有承担民事责任的能力和履约能力。5.1.3.2对授权委托签定合同的，应要求对方提交授权委托书并仔细审查受委托代理人的委托代理权限及期限等。5.1.3.3全面了解对方资信情况，对资信不明的，应要求

9、对方提供相应的担保；5.1.3.4需进行价格审核的，应在合同签订前，按照相关规定办理。5.1.3.5根据实际情况需要进行的其他工作。5.1.3.6针对外车采购合同，签订前按公司要求对车辆、人员、信用进行审查。确定符合采购要求，方可签订。5.1.3.7合同签署印章按“公司印章管理制度”执行。5.1.3.8针对外车采购合同，签订前按公司要求对车辆、人员、信用进行审查。确定符合采购要求，方可签订。5.1.3.9临时外车采购合同：合同价格在运作部确定的指导价格范围内由授权经办人签订、履行。合同价格在确定的指导价格范围外的由运作部与销售部共同审批后授权经办人签订。综合货物价值、托运方重要性等因素，必要时

10、，由运作部和销售部共同请示总经理审批。5.2操作程序5.2.1编码5.2.1.1合同编码：5.2.1.1标书编码：5.2.2合同制订5.2.2.1由权责部门提出合同制订申请并附合同关联方相关证件、证明复印件，填写文件管理通知单（附表6）提交文控室。5.2.2.2文控室对将拟定的合同进行分类，按分类结果和相应权责进行制订前评审过程。5.2.2.3完成评审后，文控室提交合同制订部门进行制订。5.2.3合同评审5.2.3.1合同、标书制订后提交文控室进行校对。5.2.3.2按制订前的评审过程进行合同评审流程，由文控室主持推进评审过程。5.2.3.3各权责部门对合同进行评审，在合同评审单（附表7）上签

11、署意见和负责人签署姓名、日期。5.2.3.4文控室审核评审意见，如有修改意见，将合同和合同评审单一起发回制订部门重新按意见进行修改。5.2.3.5修改后的合同评审流程重新进行评审。5.2.4合同修订5.2.4.1根据客户的需求、市场、国家法律法规的变化以及公司的实际情况，合同内容会有新的变化。由权责部门在合同有效期内提出合同修订申请并后附客户书面意见。5.2.4.2合同修订按合同制订5.2条和评审流程5.3条执行。5.2.4.3评审完成后，文控室向相应部门发出合同作废、回收通知单（附表8），要求各部门上交原合同，更新相应记录清单。5.2.4.4新合同下发时，旧合同即刻作废、回收。5.2.5合同

12、作废5.2.5.1合同作废：合同到期、符合合同约定的解除条件、违约情况等导致合同作废、解除。由权责部门提出作废申请，填写文件管理通知单（附表6）提交文控室。5.2.5.2文控室对申请作废合同进行分类，根据分类结果及相应权责进行作废评审过程。5.2.5.3完成评审后，文控室向相应部门发出合同作废、回收通知单（附表8），要求各部门上交原合同，更新相应记录清单。5.2.5.4作废合同加盖“作废文件”印章。5.2.6合同分发5.2.6.1合同制订、修订后，通过评审流程，文控室进行合同字体、格式、错别字的校对。5.2.6.2校对有问题返回制订部门重新修改，不再进行评审流程。5.2.6.3按合同类别和评审

13、权责，文控室确定分发份数和分发范围，并进行统一制作，按编码要求进行合同编号。5.2.6.4分发前，建立合同、标书清单（附表2），分发时填写合同分发和回收清单（附表3），由接收人签署接收日期和姓名。5.2.6.5合同接收部门文件管理员在接受合同时，建立部门合同、标书清单（附表5），部门进行分发时建立合同分发和回收清单（附表3）。5.2.7合同回收5.2.7.1合同需回收时，由文控室根据合同分发和回收清单（附表3）记录下发合同作废、回收通知单（附表8），标志合同回收原因和回收时限。5.2.7.2各部门文件管理员在规定时限内，根据部门合同分发和回收清单（附表3）记录回收部门分发的合同，填写合同分发和

14、回收清单（附表3），回收的旧合同上交文控室，文控室填写合同分发和回收清单（附表3），检查回收情况。如有文本不符合保管要求的情况，在备注栏中进行说明。5.2.8合同保管5.2.8.1文控室分类保管公司合同、标书原件，建立合同、标书清单（附表2），保证合同有效性。各部门建立部门合同、标书清单（附表5）。5.2.8.2合同修订、作废、回收，文控室即刻更新合同、标书清单（附表2），建立合同修订、作废清单（附表4），电子文档建立在用合同文件夹和作废合同文件夹，更新在用合同文件夹中的电子文档为最新文档，将旧文档放入作废合同文件夹，以备查阅。部门文件管理员即刻更新部门合同、标书清单（附表5）。5.2.8.3

15、文控室妥善保管电子文档，必要时做加密处理，定时采取备份措施。5.2.8.4合同、标书为保持有效性，原则上不加盖状态印章。5.2.8.5为了保证合同、标书有效性和完整性，文件持有者、保管者需妥善、安全保管合同文本，不得遗失、污损、掉页、涂改。5.2.8.6合同按合同类别和项目分类存放在指定的文件柜和档案夹中，各类合同和各个档案夹应建立对应的分类文件清单和合同、标书文件夹目录表（附表9）。5.2.8.7合同持有人在岗位变换和离职时应对所持合同进行移交，并经文控室签字确认后方可执行。5.2.8.8如捡到遗失合同，交回文控室处理。5.2.8.9没有授权，不得私自外带、传阅。5.2.8.10申请时的文件

16、管理通知单（附表6）和评审时的文件管理通知单（附表6）同合同原件一起保管。5.2.9合同补发、查阅、外部传递5.2.9.1根据实际需要，如合同遗失、损坏不能使用、合同查阅或需要对外传递，申请者需提交操作申请，填写文件管理通知单（附表6）到文控室或部门文件管理员处，由文控室或部门文件管理员按评审流程进行权责人或权责部门进行审批方可操作。补发、查阅、外部传递需填写合同分发和回收清单（附表3），必要时更新相应清单。5.3格式合同5.3.1针对工作中重复使用、涉及金额少、临时性强的合同，使用部门根据实际需要，可提请合同的定版形成常规格式合同，从而只需修改少量信息来多次使用，减少评审过程，提高工作效率。

17、5.3.2初次合同操作流程按5.1-5.7条规定执行。5.3.3合同定版操作流程：权责部门提出定版申请，由文控室按分类结果进行评审过程。评审完成后在合同、标书清单（附表2）中进行标识。5.3.3格式合同的使用管理5.3.3.1文控室统一影印、编号、原件保管。5.3.3.2下发使用部门由部门文件管理员集中保管。5.3.3.3使用者在部门文件管理员领用格式合同范本，填写合同分发和回收清单（附表3）。5.3.3.4签署生效后格式合同由文件管理员统一归档保管，必要时，根据公司要求传递到相关部门。5.3.4目前公司使用的格式合同：外车采购合同（一次性运输合同），货物托运单5.3.5公司统一使用相关格式合

18、同，版本保持一致性，根据实际情况使用不同格式合同。合同版本变化，使用部门需及时更换，旧格式合同及时作废。5.3.6禁止错用、乱用、乱填、表述不清、越权签订，保管不善等情况出现5.3.7格式合同除劳动合同外的由经过权责部门授权的经办人签署生效。6.1公司各类合同在签定前均应按照上述要求进行审核，在审核过程中，合同签署部门对行政人事部、财务部以及其他相关部门提出的异议予以否决的，合同签署部门必须作出书面说明，由直属负责人、总经理签字确认后，交印章保管人用印。6.2总经理对有争议的重大合同稿具有终审权，同意则直接交印章保管人用印。7标书管理7.1标书的操作按合同操作流程执行。8法律责任8.1凡因越权

19、处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。8.2故意或重大过失而给公司造成重大损失的，根据相关法律法规的规定追究其法律责任。9参考资料：文件与资料控制程序附表1 附表1合同评审权责一览表2 附表2合同、标书清单3 附表3合同分发和回收清单4 附表4合同修订、作废清单5 附表5部门合同、标书清单6 附表6文件管理通知单7 附表7合同评审单8 附表8合同作废、回收通知单9 附表9合同、标书文件夹目录表10附表10合同、标书评审流程图11附表11合同类型及划分标准一览表附表1 合同评审权责一览表部门名称需求提出、制订范围合同针对方评审范围合同评审内容合同

20、实施过程中的活动市场部业务销售合同客户 各片区、办事处的业务合同 长期业务销售合同 大宗业务销售合同 业务格式合同定版 客户资质、要求、信用、规模、产品特性等进行评审 合同价格、运作方式、回款、付款方面评审财务部客户、提供商长期业务销售合同大宗采购、租赁合同大宗业务销售合同合同价格测算合同约定的回款、付款期限和方式保证金的测算运作部 临时车辆采购合同 长期外车外包合同 仓储场地采购、租赁合同提供商长期业务销售合同大宗业务销售合同临时车辆采购合同长期外车外包合同仓储场地采购、租赁合同运输格式合同的定版向市场部提供运作价格向市场部提供合同内容实施提供运作方案对业务销售合同运作内容进行评审对临时外车

21、采购、长期外车外包、仓储场地采购、租赁选择、审查提供者，提供价格。并会同各部门评审车管部 车辆采购、租赁合同 维修、保养设施采购、租赁合同 停车场地采购、租赁合同 临时用工合同提供商 车辆采购、租赁合同 维修设备采购、租赁合同 停车场地采购、租赁合同 长期外车外包合同 临时用工合同 车辆、设备需求、技术参数的评审 提供商资质、产品性能、技术能力等方面的选择和审查 场地的选择、提供者资质审查方面的评审 临时用工合同数量、素质、雇佣价格、安全方面评审吊装事业部 吊车采购、租赁合同 相关设备采购、租赁合同 吊车业务合同 吊装临时用工合同 对吊车参数、技术性能方面进行评审 对设备需求、性能进行评审 对

22、吊车业务合同进行技术支持方面的评审 对吊装临时用工的素质、资质要求进行评审分公司、办事处业务合同办公实施采购、租赁合同临时用工合同临时车辆采购合同业务合同办公实施采购、租赁合同临时用工合同临时车辆采购合同客户资质、信用、服务需求方面进行评审提供者资格、信用、素质方面的评审价格、回款、付款方面的评审信息部信息系统采购、租赁合同办公通信设施采购、租赁合同信息系统采购、租赁合同办公通信设施采购、租赁合同提供商资质、产品性能等方面评审合同价格评审律师顾问客户、提供商长期业务销售合同大宗采购、租赁合同大宗业务销售合同其他特殊合同劳动合同格式合同的定版法律法规方面的评审法律法规方面的支持行政人事部 人员劳动合同 临时用工合同 办公设施采购、租赁合同 人员劳动合同 临时用工合同 办公设施采购、租赁合同 根据需求对人员资质、素质、能力要求进行评审 临时用工费用评审 办公设施采购、租赁必要性和费用评审法人或法人代表长期业务销售合同大宗采购、租赁合同大宗业务销售合同其他特殊合同劳动合同格式合同定版综合各部门评审意见，进行最终确认附表2 合同、标书清单 建立单位记录编号文 件 状 况序号合 同 名 称签订方合同编码合同类型控制范围建立时