办公自动化教程(全套).ppt

1、,第1章 办公自动化,办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式，以提高工作效率及管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理方便、决策正确为目的。 办公自动化是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程，并以计算机、通信、自动化技术作为支持技术，是现代信息社会的重要标志。 它涉及行为科学、社会学、管理科学、系统工程学、人机工程学等多种学科.,1.1 办公自动化概述 1.2 办公自动化的模式 1.3 办公自动化的技术结构 1.4 办公自动化系统的建设 1.5 办公自动化的发展,1.1 办公自动化概述 1.1.1 什么是办公自动化 1.1.2 办公自动化的特点 1.1.3 办公自动化的功能 1.1.4

2、 办公自动化的意义 1.1.5 办公自动化的任务,1.1.1 什么是办公自动化 办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。,1.1.2 办公自动化的特点 1办公自动化是一门综合性的学科 2办公自动化是一个人机信息系统 3办公自动化是对信息处理的一体化过程 4办公自动化可以提高办公效率和办公质量,1.1.3 办公自动化的功能 1完善的文字处理功能 2较强的数据处理功能 3语音处理功能 4图像处理功能 5通信功能,1.1.4 办公自动化的意义 1实现办公活动的高效率、高质量 2实现办公信息处理的大容

3、量、高速度 3实现办公过程的智能化,1.1.5 办公自动化的任务 1事务处理 2信息管理 3辅助决策,1.2 办公自动化的模式 1.2.1 传统办公模式 1.2.2 现代办公模式,1.2.1 传统办公模式 1信息流模式 2过程模式 3数据库模式 4决策模式 5行为模式,1.2.2 现代办公模式 1.2.2.1 办公室的分类 1确定型事务处理办公室 2非确定型决策处理办公室 3混合型处理办公室,1.2.2.2 办公自动化系统的层次模型 1事务型办公自动化系统 （1）事务型办公自动化系统的功能 文字处理功能。 个人日程安排。 行文（文件）办理。 函件处理。 文档资料管理。 编辑排版。 电子报表。

4、其他数据处理。,（2）事务型办公自动化系统的组成 事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备(复印机、打印机、传真机、印刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件(小型关系型数据库软件及专用软件等)等组成。,2管理型办公自动化系统 （1）管理型办公自动化系统的功能 管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。,（2）管理型办公自动化系统的组成 在事务型办公用基本设备的基础上，

5、增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公系统的基础上加入专用数据库。,3决策型办公自动化系统 （1）决策型办公自动化系统的功能 决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的高低。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专家库等。 （2）决策型办公自动化系统的组成 设备在综合通信网的支持下工作。其软件在管理型办公自动化系统的基础上，扩充了决策支持功能。它具有完善的通信网络，包括本部门的专用网络和公共网络。,现

6、代办公活动中突出地体现了“通信化”、“计算机化”、“自动控制化”。它将形成一个强大、高效率的信息网，是信息社会的中枢。信息经处理后服务于整个办公领域，大大提高了工作效率。而办公自动化的普及和发展，使人们从重复的简单劳动中解放出来，将精力投入到其他有创造性的工作中，促进了整个社会的发展，最终将加快全社会的自动化（生产自动化、办公自动化、家庭自动化）进程。,1.3 办公自动化的技术结构 1.3.1 办公自动化的主要技术结构 1.3.2 办公自动化的支持技术,1.3.1 办公自动化的主要技术结构 1从自动化发展水平看其技术结构 （1）任务自动化 （2）运行自动化 （3）管理自动化 2从自动化发展程度

7、看其技术结构 （1）半自动化技术 （2）综合自动化技术 （3）高级自动化技术,1.3.2 办公自动化的支持技术 1计算机技术 2通信技术 3自动化技术,1.4 办公自动化系统的建设 1.4.1 办公自动化系统的建设原则 1.4.2 办公自动化系统的规划 1.4.3 办公自动化系统的管理,1.4.1 办公自动化系统的建设原则 办公自动化系统的建设原则可归纳为积极稳妥、量力而行；统筹规划、分期建设；突出应用、做好服务；因地制宜、从简到难。,1.4.2 办公自动化系统的规划 1规划的制定 （1）任务需求调查 （2）办公环境调查 （3）系统分析 （4）设备选择分析 （5）可行性论证,2规划的可行性分析

8、 （1）技术分析 （2）经济分析 （3）社会分析 3可行性报告 （1）目标 （2）资源 （3）结论,1.4.3 办公自动化系统的管理 1运行管理 （1）系统的日常管理 （2）系统的日志 （3）系统的修改 2运行检查 （1）系统整体功能的检查 （2）系统资源利用率的检查 （3）系统评价,1.5 办公自动化的发展 1.5.1 办公自动化的现状 1.5.2 办公自动化的未来,1.5.1 办公自动化的现状 一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到

9、，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。,1.5.2 办公自动化的未来 1办公自动化设备不断涌现 2人机界面不断改进 3办公自动化系统集成技术 4办公自动化系统引入了多媒体技术 5现代化通信技术提高了办公自动化系统的效能,办公自动化的发展趋势可总结为：办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系将逐步完善。,办公自动化第2章 信息处理,2.1 信息处理方式 2.2 多媒体

10、技术 2.3 计算机病毒,2.1 信息处理方式 信息管理是对信息系统进行监督和控制的全过程，而该系统的任务就是采集、输入、处理、复制、分发、存储、销毁信息等。,2.1.1 字符处理 2.1.2 表格处理 2.1.3 语音处理 2.1.4 图形图像处理 2.1.5 电子会议 2.1.6 缩微系统 2.1.7 数据库 2.1.8 人工智能,2.1.1 字符处理 1数字编码 数字编码是将汉字按拼音或笔划排序，然后给每个汉字赋予一个数字编号（编码）。数字编码的特点是不产生重码，编码难记，不易推广。,2字音编码 字音编码法是将汉字拼音作为编码。它对大部分人来讲较易掌握，但由于汉字中重音字多，所以这种编码

11、重码率多，影响输入速度。 常见的字音编码法有全拼拼音编码、压缩拼音编码和双拼拼音编码。,3字形编码 字形编码法是将汉字字形信息分解归类而给出编码。五笔字型便是这种编码法。 4形音编码 这类输入法在编码中利用了部首、笔画、拼音、笔顺、声调等汉字信息，重码率低。这些汉字信息与人们的汉字常识十分接近。,2.1.2 表格处理 1表格的结构 表格由三部分组成：表首、表体和表尾。表首包括表头与表首标志；表体是整个表格的实体，表示该表用途的主要信息；表尾则含有注脚等信息。 表格中的数据主要有两种类型，一是文字型数据，二是数值型数据，分为原始数据和结果数据两种。,2电子表格 用计算机进行表格处理，通过键盘和鼠

12、标在屏幕上完成表格的设计、处理、制作等全部操作，实现了表格处理中各个环节的自动化。,2.1.3 语音处理 1概述 语音处理就是利用计算机对语音进行处理的技术。一是要赋予计算机“讲话”的能力，即语音合成技术；二是要使计算机具有“听懂”的能力，即语音识别技术。,2语音的识别与合成 （1）语音合成 语音合成是模仿人的语言生成过程，其做法包括波形存储法和参数合成法。 （2）语音识别 语音识别是模仿人的语言识别过程， 计算机对语音识别也有两种方法。一种是样板匹配法，另一种方法是按一定规则把测得的语言特征进行计算，转译成单词、短语和句子，此法较复杂，但有较好的发展前景。,语音识别系统的复杂性取决于三方面的

13、因素：词汇表的大小；能识别任何人讲话还是只能识别训练该系统人的讲话；能识别的语音是孤立的单词还是连续不断的讲话。,2.1.4 图形图像处理 计算机的图形处理功能是指使用计算机进行图形设计与处理。图像处理功能是指能够输入照片、签字等图像，并能对这些图形进行分析处理。 1图形处理 2图像处理,2.1.5 电子会议 电子会议是物理地点分散的人们通过PC机终端进行的会议。它可分为以下3种。 1电话会议 2通信会议 3视频会议,2.1.6 缩微系统 缩微系统是基于图像的把纸文 件或计算机生成的信息记录缩小 到一个胶片上的系统，为信息存 储提供了新的长期的存储介质。,2.1.7 数据库 数据库是以一定的组

14、织方式集中起来保存在计算机外存中的数据，这些数据有着它们内在的组织结构和联系，具有综合性和通用性，可供许多部门和用户使用，可实现数据共享。数据是自动管理和维护的，其管理和维护由数据库管理系统（DBMS）来实现。,2.1.8 人工智能 1知识库 知识库是指存储在计算机外存设备上的数据化知识，知识库系统由知识库和知识库管理系统组成。这些知识由知识库管理系统统一管理。 2专家系统 基于知识的系统称为专家系统。 3决策支持系统 决策支持系统（DSS）是用以辅助各级管理者进行正确决策的系统。,2.2 多媒体技术 2.2.1 多媒体的基本概念 2.2.2 多媒体与数据压缩 2.2.3 应用实例（视频会议N

15、etMeeting）,2.2.1 多媒体的基本概念 多媒体（Multimedia）是融合两种以上媒体的人机交互式信息交流和传播媒体。具有信息交流和传播媒体的功能。,1超文本的概念 在处理文本文件时把文本中遇到的其他相关文本组织在一起的方法，让计算机能够响应人的思维以及能够方便地获取所需要的信息，称为超文本（Hypertext）。其真正含义是“链接”的意思，用来描述计算机中的文件的组织方法，后来人们把用这种方法组织的文本称为“超文本”。,2.2.2 多媒体与数据压缩 由于多媒体的数据量很大，因此在加大存储器容量的同时，还要对数据采用压缩的方法以减少存储容量。数据压缩可分成两种类型，一种叫做无损压

16、缩，另一种叫做有损压缩。 无损压缩是指使用压缩后的数据进行重构（还原、解压缩），重构后的数据与原来的数据完全相同。,有损压缩是指使用压缩后的数据进行重构，重构后的数据与原来的数据有所不同，但不会让人对原始资料表达的信息造成误解。有损压缩适用于重构信号不一定非要和原始信号完全相同的场合。 现在普遍使用的压缩软件有WinZip和WinRAR两种压缩软件。,下面以WinRAR为例说明压缩软件的使用。 首先选中压缩目标，右键单击该目标出现快捷菜单。,图2-4 压缩快捷菜单,图2-5 “档案文件名字和参数”对话框,解压缩时，首先选中解压缩目标，右键单击该目标出现快捷菜单 。,图2-6 解压缩快捷菜单,2

17、.2.3 应用实例（视频会议NetMeeting） NetMeeting 是基于网络的一种全新的通信方式，由微软公司开发。它可用于视频会议，其功能十分强大，集成了许多有用的功能方便用户上网使用，如实时语音、视频、共享程序、白板、发送文件等。,2.2.3.1 NetMeeting的功能 2.2.3.2 NetMeeting的按钮和图标 NetMeeting的按钮和图标,2.3 计算机病毒 2.3.1 计算机病毒概述 2.3.2 计算机病毒的特点 2.3.3 计算机病毒的分类,2.3.1 计算机病毒概述 计算机病毒是种为了某种目的而蓄意编制的，可以自我繁殖、传播，具有破坏性的计算机程序。 计算机病

18、毒是依靠传播媒介的携带才得以迅速传播的，其主要传播媒介有磁性、光性存储器（软盘、硬盘、光盘等）和计算机网络。,2.3.2 计算机病毒的特点 1隐蔽性 2传染性 3潜伏性 4破坏性 5寄生性,2.3.3 计算机病毒的分类 1按病毒的破坏性分类： 可以分为良性病毒和恶性病毒两类。 2按病毒的感染对象分类： 可以分为引导型病毒、文件型病毒和混合型病毒三大类。 3按病毒的连接方式分类： 可以分为源码型病毒、入侵型病毒、外壳型病毒和操作系统型病毒四类。,此外，最近几年比较流行的还有宏病毒、网络病毒等。宏病毒是一种感染数据文件的病毒，按感染对象分类应属于文件型病毒。网络病毒是一种利用网络进行传播或运行的病毒，由于计算机网络（尤其Internet）的应用日益广泛，因此给病毒的传播提供了新的途径，也给病毒的攻击提供了新的目标（网络中的计算机系统）。,2.3.4 计算机病毒的危害性 （1）破坏文件分配表，造成磁盘上的信息丢失 （2）修改内存中操作系统的有关参数，使系统 无法正常工作。 （3）破坏磁盘文件。 （4）减少内存的可用空间。 （5）系统空挂，占用系统资源造成系统瘫痪。 （6）破坏系统的硬件，造成计算机的损