机 关 公 文 写 作 与 处 2.ppt

1、机关公文写作与处理,周显志,内容提要： 公文也称为“文件”，是党政机关、人民团体和企事业单位处理公务而形成的具有固定格式的文字材料。公文又分通用公文和专用公文。本讲座主要讲通用公文。以2001年1月1日开始施行的国家行政机关公文处理办法为准。公文处理是机关实现其管理职能的重要形式，公文写作者必须具备较高的政治素质和业务素质，熟悉各种公文的写作格式；要处理好公文必须熟悉处理程序。,一、公文写作的意义和特点 1.公文写作的意义 （1）公文写作是国家管理水平的重要体现。 （2）公文写作是机关干部的基本功。 2.公文写作的特点 （1）鲜明的政治性和政策性 （2）法定的权威性和行政约束力 （3）形式上程

2、式化和规范化 （4）具有特定的作者和范围时限 （5）文风上的准确与庄重,二、公文行文方向和种类 （一）公文的行文方向 （1）上行文 是指向所属上级机关报送的公文，有请示、报告等。 （2）平行文 是指同级机关或不相隶属机关之间有来往的公文，有函、意见等。 （3）下行文 是指向所属下级机关发送的公文，有命令、意见、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。 （二）公文的种类 行政机关常用公文种类有： 1，命令。2，决定。3，公告。四，通告。5，通知。6，通报。7，议案。8，、报告。9，请示。10，批复。11，意见。12，函。13，会议纪要。,三、公文写作格式 1、公文用纸与排版 公文用纸幅面

3、及版面尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际确定。 排版规格：公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。 正文:用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 图文颜色：公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。 2、行政公文格式 公文的书面格式分为眉首、主体、版记三大部分。 （） 眉首写作 ：眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4mm处印一条红色反线与主体隔开

4、。,公文份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。 秘密等级和保密期限 密级分为绝密、机密、秘密三级。其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，密级两字中间空1字；如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“”隔开。 紧急程度 对公文送达和办理的时限要求。党务公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，行政公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

5、如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。 发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称。 签发人 上行文应当注明签发人、会签人姓名。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 联合行文，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下

6、移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与其距离为。,（）主体写作 ：主体在红色反线之下。主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。 标题 ：一般由发文机关、事由、文种三部分构成。一般标识在红色反线下空2行处，用2号小标宋体字居中排布。 主送机关 ：公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格，3号宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。 正文 ：在主送机关名称下1行，用3号仿宋体字。 附件说明 ：注明附件序号和名称，在正文下空一行左空2字，3号仿宋体字标“附件”，后标全角冒号和名称

7、。 成文日期：公文生效的时间 。位置依印章而定。用汉字标全年、月、日，“零”写为“”，不写成“0”。不能将阿拉伯数字与汉字混用。 公文生效标识：是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章或者签署人姓名。 附注：对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明。用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,（3）版记：版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页。 主题词 ：是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词语。 主题词用3号黑体字，居左项格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 抄送机关：除主送机关外其他需知

8、晓公文内容的上级、平级、下级或不相隶属机关 公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号。回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同“抄送”，同时“抄送”下移一行。 印发机关和印发日期 印发机关和印发时间位于“抄送”之下，占一行位置；用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识年、月、日全称。 版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。,文件样式1：,文件样式2:,文件样式3：,四、公文结构 公文结构方法：公文结构的方法，主要有层次、段落、连接转折、开头和

9、结尾这五个方面的方法。 层次。公文正文的结构即层次之间的关系有两大类 1、并列式。即各部分间是并列关系。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。 2、递进式。各部分层层递进，逐层深入。一般来说每一部分不可缺少，前后顺序也不能颠倒。 开头：公文开头，简明直接，大致有以下几种 1、综合说明式。行政公文的开头即缘由常常是综合式的，也就是说包括了情况式、意义式、依据式、目的式等开头方式 。 2、情况介绍式。开头概述时间、单位、地点、人物和事件等情况。其特征是有“目前”和“年”之类时间状语。如中共县委、县政府关于表彰年纪检监察工作先进集体、先进个人的决定的开头： “年，全县各级纪检组织

10、和广大纪检监察干部”,3、根据式。这种公文的开头，常用“根据”、“据”类格式用语，或引用有关法规、规定。如撤销市关于擅自改变上级机关对外商赠送物品的审批权限规定的决定的开头： “关于外商赠送物品审批权限问题，外贸部19贸进管字第353号文件规定，外商赠送物品以及、接受外商赠送汽车十辆以下，由省人民政府批准，而且省府已发出府办19号文件明确了接受赠送物品报批手续”。 4、意义说明式。这种公文的开头采用议论表达方式，常用“是”作谓语。如国务院关于提请审议中华人民共和国税收征收管理法（草案）的议案的开头： “税收是国家财政收入的主要来源，宏观调控的重要经济杠杆。在我国社会主义现代化建设中，税收担负着

11、十分繁重的任务”。 5、目的式。开头常用介词“为”、“为了”来说明目的。如关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定的开头： “为了惩治虚开、伪造和非法出售增值税发票和其它发票进行偷税、骗税等犯罪活动，保障国家税收，特作如下决定：”,结尾。行政公文常见的结尾有： 1、专用语。一般行政公文都有，如“请予批复”、“特此通知”等。 2、希望、号召类。通报、决定等行政公文常常使用这种结尾。 五、公文行文规则 依据 1、国家行政机关公文处理办法第4章第13条至第23条 2、中国共产党机关公文处理条例第4章第11条至第15条 几个重要的行文规则 1、行文关系 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，

12、一般不得越级请示和报告。 党政可以联合行文，但不能互相行文。 2、部门行文 政府各部门依职权可相互行文 政府各部门可向下一级政府的相关业务部门行文 政府各部门一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文,3、联合行文 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 4、抄送规则 向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关 受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送、抄送机关 上级机关向受双重领导

13、的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关 5、请示规则 一文一事 只写一个主送机关,不直接送领导者个人 报告中不得夹带请示事项 此外，经批准在报刊上全文发表的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行。 六、常用文体写作 （一）通知 是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。大多数是下行文，不能用于上行文。 标题：灵活，可三要素齐全，也可省略。甚至只有“通知”这一部分。 主送机关：一般是直接下级。知晓范围较广、类似布告的不写主送机关。 正文： 1、指示性通知正文：缘由（发布的目的、根据、意义和指导思想）事项（工作任务、原则规定、执行要求、基

14、本措施、注意事项等）结语（一般为号召、督促、希望等内容）。,2、批转性通知的正文：对所批转或转发文件的意见、评价或作出的决定希望和要求。如：“现将办法发给你们，请认真贯彻执行。”这类通知均有附件。 3、事项性通知：缘由（目的、依据、意义等）事项结语（特此通知） 4、会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等 5、任免通知：格式固定：依据（作出任免决定的机关或会议名称、日期）被任免人员的姓名与职务。 （二）通报 通报是党政机关公文体系中共有的一种公文体裁，根据其作用分为三种：表扬性通报、批评性通报、情况性通报。属普发性下行文。 标题：一般由三要素构成，但不少通报常常省略发

15、文机关一项，由发文事由和文种两部分构成。,主送机关：下属单位。 正文：主要有三种写法。 表扬性通报： 表扬好人好事。正文一般包括三个方面：第一，事情的经过情况。第二，事件的意义。第三，作出的决定。 通报先进典型或经验。其内容包括四个方面：一是情况介绍。二是做法（经验）。三是存在的不足之处。四是希望和要求。 批评性通报： 通报事故：正文分四部分：第一，事故发生的经过情况。第二，事故发生的原因。第三，处理的决定。第四，今后防止类似事故发生的办法。 通报反面典型。正文一般由情况介绍、原因分析、指示和要求三部分构成。 情况通报：一般是从情况的发现，到通过调查了解的情况现状，分析情况的典型意义或指出其危

16、害性，最后提出希望要求或处理意见 。,（三）批复 批复是用于答复下级机关的请示的公文文体，属于领导指示性的下行文，具有批否功能，旧称批答性公文，是上级机关或业务主管部门对请求事项的答复。 写法比较固定。 标题：一般三要素齐全。由发文机关事由（下级来文或对下级来文的意见）文种（批复）。也可省略发文机关而签署在正文后。 如：国务院关于同意将北海市列为全国农村改革试验区的批复，对请示的批复。 主送机关：发请示的下级单位。 正文：来文日期与主题内容（或发文字号）批复意见结语 如：“月日关于问题的请示收悉，现批复如下”，或：“发号来文收悉，现批复如下”。 制发机关与成文日期。,（四）请示 请示是向直接上

17、级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。 标题：一般由发文机关事由文种三部分组成。如：学校关于创办校园文学报的请示。可以省去发文机关。如关于申请批准黄石市为科技体制改革试点城市的请示 主送机关：接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写。 正文： 1.请求缘由。是请求事项和要求的理由和依据。一写情况依据，二写目的说明。一般要在这部分的段尾强调主旨：“现请示如下” 2.请求事项。 3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准” ,“以上请示如无不妥，请批复”。 附件：可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。 印章、发文时间,（

18、五）报告 报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文，是一种陈述性的上行文。 报告种类繁多，为学习方便，根据性质，大致分为两种： 综合性报告： 正文： 1、开头：情况简述。交代报告的原因、目的等，有的还介绍基本内容。 2、主体：一般包括两大部分。 成绩做法。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。 经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。 3、提出今后的工作设想和努力方向。,专题性报告。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。 正文： 1.概述情况。讲清工作开展情况，或

19、问题发生的原委，事项的起因和经过。 2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验；或分析存在的问题及原因；或说明工作做法；或写出群众反映。 3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。 结尾：一般用“特此报告”。如是建议性报告，则须用“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语。 发文机关和发文时间。,（六）意见 意见是用于对重要问题提出见解和处理办法的公文文体。 标题：由发文机关事由文种组成。如国家税务总局关于调整国家税务局、地方税务局税收征管范围的意见。也可省略发文机关。如关于对各种基金进行清理登记的意见。 正文： 1、开头：提出问题或依据。 2、主体：见解或办法。如有说明或论证既可放在开头，也可写在主体部分与见解、办法结合。 3、结尾：可写注意事项、预测前景、补充说明、实施要求等，也可不写。上报时要有结语，类似“报告”、“请示”，如“请审查批示”、“如无不妥请转发各地施行” 落款：上款，写呈报的上级机关名；下款，写“意见”的拟文单位。,（七）会议纪要 会议纪要的概念 （略） 会议纪要的分类：就性质可分为两种类型： 一是决议性会议纪要。 二是情况性会议纪要。 会议纪要的结构： 标题：会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。 如：全