一切为了高效——时间管理与工作计划.ppt

1、一 切 为 了 高 效！,时间管理与工作计划,Page 2,这可怕的抱怨,正使我们变成 痴男怨女！,时间不够用啊，不够用！ 我到底在忙什么？,为什么我总被打断？！ 计划赶不上变化！做来干嘛！,执行力在哪里啊？！ 说了这么多遍，怎么还会错！,Page 3,1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？,你只需回答“Yes”Or

2、“No”。,把脉,Page 4,9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,Page 5,结果,Page 6,重要性,紧急性,紧急重要,十字交叉大法以价值和重要性为导向管理时间,不紧急但重要,紧急不重要,不紧急不重要,对于紧急重要的突发事件

3、，要本人亲自、立刻处理；,对于不紧急但重要的，则要本人进行战略规划，花最多的时间去处理,对于紧急不重要的工作，要减少所花时间，酌情委托下属去处理,对于不紧急不重要的工作可以不去处理，或花最少的时间处理,20%时间,60%时间,15%时间,5%时间,Page 7,谁偷走了我们的 时间？！,Page 8,电话打扰或者社交闲谈,害怕冒犯别人 希望保持消息灵通 自我膨胀 享受社交的乐趣,阻绝干扰，过滤访客与电话 设置一些暗示社交时间结束的技巧 集合你的时间，去处理电话、文件等,Page 9,不速之客,延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 学会过滤 不要让别人找到你,Page 10,沟通不良,不明白

4、事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够,学会倾听 使用恰当的字眼 运用非语言式的沟通,Page 11,会议耽误,提前准备，首先安排议程,无准备、无目的、无议程,会议过多或会议时间过长,会议的时间和次数要恰当,讨论脱离议程的内容,不能准时开会/散会,会而不议，议而不决、决而不行,务必准时开会和散会,不讲废话,会而有议、议而要决、决而必行,Page 12,事必躬亲1,作为管理人员： 学会让下属/同事独当一面； 不断地教他要接纳错误，从错误中学习； 学会授权，学会信任同事及下属，利用进度报告加以控制。,Page 13,事必躬亲2,应注意： 学会表达完整，不让人觉

5、得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容； 如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情。,Page 14,1、订购一张明天到北京的软卧火车票； 2、打扫办公室的清洁； 3、9:30出发到火车站接一位从总部来的检查专员； 4、通知相关店长下午14:00和总部检查专员座谈； 5、安排中午店长及总部来的检查专员吃饭事宜； 6、前台告之有客人正在前台投诉，要求见店长； 7、客房主管汇报说客房有两个同事因矛盾正在打架； 8、此时，前台告知出现客户投诉（房间内有人摔伤）； 9、前台告知下午

6、14:00将会停水停电。,店长上午8:00把你叫到办公室，让你今日务必处理好下列事情：,Page 15,处方,1、做好事前控制 2、做好过程监控 3、做好结果反馈,一切为了 高效,计 划,Page 16,Why,What,Who,When,Where,How to,1、做好事前控制5W3H（“一站式”工作思维）,5W3H,任务如何做？ 可以借助类似的成功先例吗？ 哪种方式最有可能达成目标？ 可能会遇到的问题是什么？解决方法呢？,制定任务目标的原因？ 明确目标的原因及目的 论证可行性（一定是可以做到的） 变“要我做”为“我要做”,任务的目标是什么？ 明确目标内容及要求 完成任务的标准清晰,任务的

7、参与人员？ 我知道谁负责，对方也清楚 我知道谁协助，对方也清楚,任务执行的地点 地点明确 引申：范畴？着力点？,任务的时间要求？ 时间要求明确 时间和谁有关？,How much,任务需要多少投入？ 如果忽视成本投入，不注意成本预测，那么，这种计划就不是一种成功的计划,How long,任务需要多久完成？ 任务完成时间段的把控,Page 17,1.1 一个完整的接受任务的过程,Page 18,2、做好过程监控,P(plan， 计划) : 从问题定义到行动计划,D(do， 实施) : 实施行动计划,C(check， 检查) : 评估结果,A(action，处理) : 标准化和进一步推广,PDCA美

8、国质量管理专家戴明博士首先提出，所以又称为“戴明环”。PDCA精神是发现、改善各种管理困难，并不停顿地周而复始地运转。,Page 19,2.1 PDCA的特点,Page 20,3、做好结果反馈,1. 分析现状，找出存在的问题 2. 分析产生问题的各种原因或影响因素 3. 找出主要因素 4. 制定措施，提出行动计划（5w3h） 4.1 寻找可能的解决方法 4.2 测试并选择 4.3 提出行动计划和相应的资源,5. 实施行动计划,6. 评估结果（分析数据）,7. 标准化和进一步推广 8. 把未解决或新出现的问题转入下个PDCA循环,plan,2.2 PDCA步步通,do,check,action,

9、8个步骤,Page 21,3、做好结果反馈,是否在规定的时段，对失误、疏忽、敷衍、损害诚实地总结？,是否已经养成“汇报问题的同时，一并寻求最佳的解决方法“的习惯？,是否做到了奖惩分明？把任务交给了对的人？,成功的经验是否得到了推广？,Page 22,3.1 分店 部门 2010年 月工作计划、总结表（模板）,Page 23,一些方法和诀窍,Work more efficiently,更加高效工作,Page 24,1、团结就是力量,每次讨论结束之后 组织、归类和评估,Together,We create more,所有的小组成员都应该参与 明确讨论的目的 发表想法、观点，但不驳斥别人的想法和观点 发表观点时应简单明确,Page 25,2、角色进入想入非非,如果我们能在脑海里清晰生动地浮现出自己达到目标的情景，我们就能更快、更好地实现计划。而问题的关键在于我们想象和专注的程度如何。比如,要组织分店员工会议了！作为主持者，我应该,议程要详细 （不然，开会干吗？）,时间、地点、人物 （一个都不能少）,设施设备要提前准备 （投影、文档、电脑）,还有会议总结,Page 26,3、承诺一诺千金,As good as gold,写下你的承诺，告诉同事！ 强