证券经纪人档案管理办法 模版

1、证券经纪人档案管理办法 第一条 为规范对证券经纪人的管理，依据xx证券股份有限公司证券经纪人管理办法及公司档案管理办法，特制定本办法。第二条 证券经纪人档案信息包括：证券经纪人的选拔及离职手续、个人基本信息、体检表、委托合同、结算银行账号、承诺书、证券从业资格证书或证券从业资格考试合格证明、证券经纪人证书、代理权限、代理期间、服务的证券营业部、执业地域范围、执业前及后续职业培训情况、执业活动情况、客户投诉及处理情况、违法违规及超越代理权限行为的处理情况和绩效考核情况等信息。第三条 证券经纪人档案分纸质档案和电子档案。证券经纪人纸质档案为本办法第二条规定的档案信息原件或复印件（应符合xx证券股份

2、有限公司证券经纪人资料档案明细（见附表一）要求），及证券经纪人执业过程留痕的纸质业务档案。证券经纪人电子档案应包含xx证券股份有限公司证券经纪人资料档案明细中纸质档案的电子文件，及证券经纪人执业过程留痕的电子业务档案。第四条 证券经纪人的档案管理实行总部和营业部的二级管理体系。营业部对证券经纪人的纸制档案材料进行管理。经纪业务管理部通过公司经纪业务管理平台对证券经纪人档案实行电子化管理，营业部须及时将证券经纪人的上述档案信息电子化，并录入经纪业务管理平台。证券经纪人执业过程留痕的纸质业务档案：客户确认单、回访工作底稿等资料，由营业部或区域客户服务中心统一妥善保存。证券经纪人执业过程留痕的电子业

3、务档案：日常工作日志、周志、月志等工作记录，通过经纪业务管理平台保存；执业过程中的客户回访电话录音、客户投诉电话录音等电子业务档案，由营业部或区域客户服务中心统一妥善保存。第五条 纸制档案资料的管理。1、证券经纪人档案的管理人员营业部综合行政人事管理岗负责证券经纪人档案的整理和管理，营业部总经理是负责证券经纪人档案管理工作的检查监督人。2、证券经纪人档案管理流程a、证券经纪人档案收集、整理流程：（1）营业部档案管理人员编制本营业部证券经纪人档案案卷类目；（2）营业部档案管理人员做好证券经纪人档案书面文件材料的形成、收集、保存，确保档案材料完整；（3）每年年初营业部档案管理人员应对积累的文件材料

4、进行整理（初步立卷）；（4）每年年底营业部档案管理人员对证券经纪人档案进行分类整理；（5）营业部档案管理人员编制档案序号、编制案卷等检索工具。b、证券经纪人档案的入库存放流程：（1）营业部必须有专门集中存放证券经纪人档案的场地，证券经纪人档案存放地必须具备安全和消防条件，不能随意存放。禁止将证券经纪人档案存放在交易大厅和营业部公开场地；（2）证券经纪人档案须用专用铁皮档案柜存放，注意防潮、防火、防虫咬。档案柜应进行编号放置，档案柜应表明柜内存放证券经纪人档案的档案序号（经纪人代码）和入职的时间段（表明年、月）；（3）证券经纪人档案按照时间顺序或证券经纪人代码顺序置于档案柜内。（4）证券经纪人档

5、案须做到一人一档，每个证券经纪人的档案资料必须集中放在档案袋中。禁止将证券经纪人档案资料分散保管；（5）证券经纪人档案保存期为证券经纪人离职后至少5年，不得随意销毁；（6）营业部须根据证券经纪人情况变化随时更新每个证券经纪人的档案资料，并及时将证券经纪人的相关档案信息在经纪业务管理平台更新录入；（7）营业部须单独保管离职证券经纪人档案。c、证券经纪人档案的查阅流程：（1）营业部其它岗位人员因工作需要借阅，需总经理批准，并办理借阅手续；（2）因涉案、办案需营业部配合提供证券经纪人相关资料，需营业部总经理批准并及时上报公司有关部门。2009年8月附件一：xx证券股份有限公司证券经纪人资料档案明细营

6、业部名称： 档案编号： 建档日期：姓名： 经纪人代码： 证券经纪人证书编号： 入职日期： 序号资料名称份数页数备注归档日期资料移交人档案管理人1新进证券经纪人通知单2身份证复印件3学历及学位复印件4体检表5委托合同6结算银行账号（复印件）7个人简历（从业经历、原单位出具的从业鉴定及离职证明等）8承诺书9证券从业资格证明复印件10证券经纪人证书复印件11执业前培训情况12后续职业培训情况13执业活动情况（行为记录）14投诉及处理情况15违法违规及超越代理权限行为的处理情况16绩效考核情况17离职审批单 附件二： xx证券股份有限公司_营业部新进证券经纪人通知单姓名性别出生日期粘贴照片处毕业学校学

7、历学位证件类型证件号码家庭住址邮编电子邮件联系电话手机从业资格号码成绩单号码学习经历工作经历自我评价营销主管营业部总经理填写日期附件三：xx证券股份有限公司_营业部离职人员审批单姓名经纪人代码（或工号）拟离职日期营销主管 意见1.离职原因：辞职解聘其他原因请写明：_2.是否交回证券经纪人证书和工牌：_3.其他需要说明的问题：_营销主管签字日期运营主管 意见1.是否有详尽的回访记录、录音备查：_2.是否存在代理纠纷隐患：_运营主管签字日期电脑主管 意见是否收回相关设备并进行必要的移交手续：_电脑主管签字日期财务主管 意见1.是否有营业部欠款和借款：_2.是否返还证券经纪人证书和工牌押金：_财务主管签字日期总经理 意见(是否