中文Word 2007教程 第7章.ppt

1、第7章文档的高级应用7.1邮件合并7.2目录的使用7.3宏的使用7.4域的使用7.5典型示例制作目录摘要练习7.1邮件合并在日常工作中有时需要处理大量的报告和信件。这些报告和信件的主要内容基本相同，但具体数据有所变化。为了减少工作量和提高工作效率，Word为用户提供了邮件合并功能。邮件合并是指将信息从一个文件插入到另一个文件中，并将可变数据与标准文档相结合以创建另一个新文档的过程。7.1.1创建主文档主文档是信件的主题部分，包括在每封邮件中保持不变的文本、图形和格式，如信件中的回信地址或地址格式。创建主文档的具体操作步骤如下：(1)启动Word 2007，创建一个新的空白Word文档。(2)从

2、“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组的“开始邮件合并”下拉列表中选择相应的选项，例如，选择“信函”选项，并在Word文档中创建主文档，如图7.1.1所示。7.1.2创建数据源数据源包含合并文档所需的信息。用户可以将现有的数据库或表指定为数据源，或者创建新的数据源。创建数据源的具体操作步骤如下：图7.1.1主文档；(1)在“邮件”标签的“开始邮件合并”下拉列表中选择“新建列表”选项，弹出“新建地址列表”对话框，如图7.1.2所示。(2)点击对话框中的“自定义栏”按钮，在弹出的“自定义地址列表”对话框中进行相应设置，如图7.1.3所示。图7.1.2“新建地址列表”对话框图7.1.3“自定义地址列表”

3、对话框，(3)新创建的地址列表如图7.1.4所示。在“新建通讯录”对话框中点击“确定”，弹出“保存通讯录”对话框，如图7.1.5所示。图7.1.4新建地址列表图7.1.5“保存地址簿”对话框。(4)在该对话框中设置数据源的保存位置和名称，点击“保存”按钮保存数据源。7.1.3合并文档合并文档的具体操作步骤如下：(1)从邮件选项卡的邮件合并开始下拉列表中选择邮件合并逐步向导选项，打开邮件合并任务窗格(1)，如图7.1.6所示。(2)选择任务窗格中的单选按钮“使用现有列表”，点击“浏览”，弹出“选择数据源”对话框，如图7.1.7所示。图7.1.6“邮件合并”任务窗格(1)图7.1.7“选择数据源”

4、对话框，(3)在该对话框中选择已创建的数据源，点击“打开”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图7.1.8所示。图7.1.8邮件合并收件人对话框，(4)在该对话框中进行相应设置后，单击确定返回邮件合并任务窗格(2)，如图7.1.9所示。(5)单击任务窗格中的超链接“下一步：写一封信”，打开“邮件合并”任务窗格(3)，如图7.1.10所示。图7.1.9“邮件合并”任务窗格(2)，图7.1.10“邮件合并”任务窗格(3)，(6)单击任务窗格中的“其他项目”超链接，弹出“插入合并域”对话框，如图7.1.11所示。(7)点击对话框中的“插入”按钮，将合并域插入到主文档中，合并域名用“”括起来。效果如

5、图7.1.12所示。图7.1.11“插入合并域”对话框图7.1.12插入合并域效果，(8)单击“邮件合并”任务窗格(3)中的“下一步：预览信件”超链接，打开“邮件合并”任务窗格(4)，如图7.1.13所示。(9)单击“邮件合并”任务窗格(4)中的超链接“下一步：完成合并”，打开“邮件合并”任务窗格(5)，如图7.1.14所示。，图7.1.13 邮件合并任务窗格(iv)，图7.1.14 邮件合并任务窗格(v)，(10)设置后，邮件合并的效果如图7.1.15所示。图7.1.15邮件合并效果，7.2目录的使用在书籍和许多文档的编辑中，目录是必不可少的。目录的目的是列出文档中所有级别的标题以及每个标题

6、的页码，以便用户可以快速找到他们需要阅读的文档内容。7.2.1创建目录默认情况下，Word提供一个3级目录供用户使用。创建目录的具体操作步骤如下：(1)将光标定位在需要创建目录的位置。(2)在“引用”页签的“目录”组的“目录”下拉列表中选择“插入目录”，弹出“目录”对话框，打开“目录”页签，如图7.2.1所示。图7.2.1“目录”选项卡，(3)选择此选项卡中的“显示页码”和“将页码右对齐”复选框，并在目录中显示每个标题后面的页码，并将它们右对齐。(4)从选项卡引线下拉列表中选择分隔符样式。(5)从“常规”选择区域的“格式”下拉列表中选择一种目录样式；您可以在“网页预览”区域看到这种样式的显示效

7、果。(6)在“显示级别”微调框中设置目录中显示的标题数量。(7)点击“选项”按钮，在弹出的“目录选项”对话框中设置目录选项，如图7.2.2所示；点击“修改”按钮，在弹出的“样式”对话框中修改目录的样式，如图7.2.3所示。图7.2.2“目录选项”对话框图7.2.3“样式”对话框，(8)设置完成后，点击“确定”按钮，将目录插入到文档中。注意：在创建目录之前，用户必须确保样式应用于文档的标题。7.2.2更新目录如果文档被修改，必须更新目录。具体操作步骤如下：(1)将光标定位在要更新的目录中。(2)在参照页签的目录组中点击【更新目录】，弹出更新目录对话框，如图7.2.4所示。(3)在此对话框中选择“

8、仅更新页码”单选按钮，仅更新现有目录的页码，不影响目录的添加或修改；选择“更新整个目录”单选按钮以重新创建目录。(4)单击确定更新目录。图7.2.4“更新目录”对话框，7.3宏用户在使用办公软件时会接触到宏的概念。宏是办公软件提供的一个很好的扩展功能，使用宏可以提高工作效率。宏是由一系列Word命令或指令组成的一组指令，用来完成特定的任务，从而实现任务执行的自动化。如果你想完成一个由多个Word选项和操作说明组成的任务，你可以根据操作顺序将这些操作步骤记录到一个宏中，并取一个名字。必要时运行记录的宏，系统将自动依次执行宏中包含的所有操作步骤。宏有广泛的用途，包括以下几个方面：(1)加快通用编辑

9、和格式化，简化操作。(2)使用户更容易选择对话框中的选项。(3)自动执行一系列复杂的操作。(4)组合多个命令。7.3.1录制宏录制宏的过程实际上是一系列需要使用的操作。Word 2007提供了两种记录宏的方法：宏记录器和Visual Basic编辑器。使用宏记录器记录宏的具体操作步骤如下：(1)在“开发工具”页签的“代码”组中点击“记录宏”按钮，弹出“记录宏”对话框，如图7.3.1所示。图7.3.1 记录宏对话框，(2)在对话框的宏名称文本框中输入宏的名称；在“将宏保存在”下拉列表中选择保存宏的位置；在描述文本框中为宏输入一些描述性文本。(3)如果需要给自定义的快速访问工具栏分配宏，具体操作步

10、骤如下：1)点击“分配宏到”选择区域的按钮，弹出“单词选项”对话框，如图7.3.2所示。，2)在对话框中选择一个宏名，如“普通”。新宏。宏1”，点击“添加”按钮将其添加到“自定义快速访问工具栏”的列表框中，点击“确定”按钮开始录制宏，然后鼠标变成一个形状。图7 . 3 . 2“Word”选项，(4)如果需要将宏指定为键盘快捷键，具体操作步骤如下：1)点击“将宏指定给”选择区域的按钮，弹出“自定义键盘”对话框，如图7.3.3所示。图7.3.3“自定义键盘”对话框，2)将光标定位在“请按新快捷键”文本框中，然后按下要指定的快捷键，点击“指定”按钮，将宏指定为快捷键。3)点击“关闭”按钮开始录制宏，

11、鼠标变成一个形状。7.3.2编辑宏录制宏后，您也可以编辑它。编辑宏包括修改宏的描述文本和编辑宏命令。编辑宏的具体操作步骤如下：(1)在开发工具页签的代码组中选择查看宏选项，弹出宏对话框，如图7.3.4所示。图7.3.4 宏对话框，(2)在宏名称列表框中选择要编辑的宏的名称，例如，选择宏1 。(3)单击编辑按钮，打开如图7.3.5所示的Visual Basic编辑器窗口，您可以在其中编辑、修改和调试宏。图7 . 3 . 5“Visual Basic编辑器”窗口，(4)编辑后，关闭窗口并返回Word文档编辑窗口。7.3.3运行宏的具体操作步骤如下：(1)在开发工具页签的代码组中选择查看宏选项，弹出

12、宏对话框。(2)从对话框的“宏名称”列表框中选择要运行的宏。(3)单击“运行”按钮运行宏。7.3.4删除宏的方法非常简单。在“宏”对话框的“宏名称”列表框中选择要删除的宏，然后单击“删除”。系统将弹出如图7.3.6所示的信息提示框，点击“是”删除宏。注意：如果您想删除多个宏，您可以在“宏名称”列表框中选择要删除的多个宏时按住“Ctrl”键，然后单击“删除”按钮。图7.3.6信息提示框，7.4域的使用域是一个特殊的代码，用来指示文档中插入了什么信息。文档中有两种形式的域：域代码和域结果。域代码是表示域的符号，它包括域符号、域类型和域指令。字段结果是在Word执行字段指令时插入到文档中的文本或图形

13、。使用字段可以实现Word中数据的自动更新和文档的自动化，如插入自动更新的时间和日期，自动创建和更新目录等。7.4.1插入字段的具体操作步骤如下：(1)将光标定位在需要插入字段的位置。(2)在插入选项卡的文本组中，从文档部分选项下拉列表中选择域选项，弹出域对话框，如图7.4.1所示。图7.4.1“域”对话框。(3)点击该对话框中的“公式”按钮，弹出如图7.4.2所示的“公式”对话框，可以编辑域代码。(4)从域对话框的类别下拉列表中选择要插入到域中的类别，例如，选择时间和日期选项；在域名列表框中选择要插入的域。(5)点击“域代码”按钮，然后点击“选项”按钮，弹出“域选项”对话框，如图7.4.3所

14、示。图7.4.2公式对话框图7.4.3域选项对话框。(6)在此对话框中选择交换机类型，然后单击添加到域按钮，将交换机添加到域代码。(7)设置完成后，单击“确定”将所选字段插入文档。提示：按快捷键“Ctrl+F9”，您可以直接在括号中输入所需的字段代码。7.4.2查看和更新域将域插入文档后，用户还可以查看和更新域。有两种方法可以查看域：域结果或域代码。通常，您在文档中看到的是字段结果，您可以在显示的字段代码中编辑插入的字段。Word允许用户在这两种模式之间切换。如果用户需要查看域代码，可以将鼠标移到域上，点击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，查看文档中的域代码。更新字段字段的内

15、容可以更新，这是字段和普通单词的区别。如果要更新字段，需要先选择字段或字段结果，然后按F9。如果要更新整个文档中的字段，可以在“主页”选项卡的“编辑”组中选择“全选”，选择整个文档，然后按F9。7.4.3锁定和解锁字段如果要锁定字段，请先选择该字段，然后按快捷键Ctrl-F11。锁定字段的外观与未锁定字段的外观相同，但是当您右键单击锁定字段时，您会发现快捷菜单中的“更新字段”命令不可用，即该字段不会随着文档的更新而更新。如果要解锁字段以更新字段结果，请先选择字段，然后按快捷键“Ctrl Shift F11”。7.5典型示例生产目录本节主要介绍如何使用和操作本章中学习的目录来制作Word文档中的

16、目录，最终效果如图7.5.1所示。图7.5.1最终效果图。创建步骤(1)创建文档并在文档中应用样式。(2)将光标放在需要创建目录的位置，在引用页签的目录组中，从目录下拉列表中选择插入目录，弹出目录对话框，打开目录页签，如图7.5.2所示。图7.5.2“目录”选项卡，(3)选中该选项卡中的“显示页码”和“将页码右对齐”复选框，并在生成的目录中显示页码并将其右对齐。(4)从选项卡引线下拉列表中选择分隔符样式。(5)从“常规”选择区域的“格式”下拉列表中选择一种目录样式，您可以在“网页预览”区域看到这种样式的显示效果。(6)在“显示级别”微调框中设置目录中显示的标题数量。(7)点击“选项”按钮，在弹

17、出的“目录选项”对话框中设置目录选项，如图7.5.3所示；点击“修改”按钮，在弹出的“样式”对话框中修改目录的样式，如图7.5.4所示。图7.5.3 目录选项对话框图7.5.4 样式对话框，(8)点击确定按钮生成文档目录，效果如图7.5.5所示。(9)选择目录并在目录中设置字体。最终效果如图7.5.1所示。在本章中，我们主要讲解Word 2007文档的高级应用，包括邮件合并、目录的使用、宏、域等知识。通过本章的学习，用户可以对Word 2007文档的高级应用有一个初步的了解，并可以利用Word 2007的高级功能方便快捷地处理日常工作事务。填空1在邮件合并中，_ _ _ _ _ _ _ _ _是信件的主题部分，包括每封邮件中保持不变的文本、图形和格式，并且_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _包含合并文档中所需的信息。2在主文档中插入合并域，合并域名用_ _ _ _ _ _