Access第五章_报表.ppt

1、第五章 报表,报表,5.1 报表的概念与组成 5.2 创建报表 5.3 编辑报表 5.4 报表的排序和分组 5.5 使用计算控件 5.6 创建子报表 5.7 创建多列报表 5.8 设计复杂报表,5.1 报表的基本概念与组成,报表主要用于对数据库中的数据进行分组(Grouping)、 计算(caculation)、汇总(count)和打印(printing)输出。 报表是数据库的一个对象。可以打印输出格式化的数据信息。 数据库的打印工作是通过报表对象实现的，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的编制打印程序工作。 报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据来源于基表、查询和SQL语句，只是在

2、运行的时候将信息收集起来。,5.1.1 报表的基本组成 Access报表操作提供了3种视图：设计视图、打印预览视图、版面预览视图。 设计视图：用于创建和编辑报表结构 打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形式。 版面预览视图：用于查看报表版面设置。,在“设计视图”窗口中，报表的结构由报表页眉、报表页脚、页面页眉、主体及页面页脚5个部分组成： 报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明文字，报表的每一页只有一个报表页眉。 页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。 页面页脚：打印在

3、每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。,5.1.2 报表设计区 在报表的“设计”视图中，区段被表示成带状形式，称为“节”。报表中的信息可以安排在多个节中，每个节在页面上具有特定的目的并按照预期顺序输出打印。 1.报表页眉节 是整个报表的页眉，只在报表的首页头部打印一次。报表页眉常用来放置有关整个报表的信息，如公司名称、标识图案，以及制表日期、制表单位等内容。在系统菜单“视图”中选择“报表页眉/页脚”，Access将成对添加或删除“报表页眉”节和“报表页脚”节。,2. 页面页眉节 页面页

4、眉节中的内容在每页头部打印一次。主要用来显示列名称，如字段名。也可以显示每页都要使用的信息，如表中所列数据的单位。报表第一页的页面页眉显示在报表页眉的下方。在系统菜单“视图”中选择“页面页眉/页脚”，Access将成对添加或删除“页面页眉”节和“页面页脚”节。 3. 组页眉节 可以使用“排序与分组”属性设置“组页眉/组页脚”区域，实现报表的分组输出和分组统计。组页眉主要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数据信息。 可以建立多层次的组页眉及组页脚。（一般不超过3-6层）,4.主体节 显示报表的主体数据部分。可以使用工具箱将各种控件放置在“主体”节，或将数据表中的字段直接“拖”到“主体”节中用

5、来显示数据内容。在该节中定义的控件一般对应于数据表或查询中的数据字段。其中字段控件前可以附带用以说明字段内容的标签框。“主体”节是报表中的关键部分，因此不能删除。 根据主体节内字段的显示位置，报表又分为4种类型:纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。,(1)纵栏式报表 特点： 在一页中主体节内显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示 记录的字段标题信息与字段记录数据一同在主体节显示 可以显示一条记录，也可以显示主/子报表的形式，也可以包括合计,(2)表格式报表 特点： 以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录 记录的字段标题信息不在主体节内显示，而是在页面页眉

6、节显示 可以在表格式报表中设置分组字段、显示分组统计数据,(3)图表报表 (4)标签报表,5.组页脚节 主要安排文本框或其他控件显示分组统计数据。 6.页面页脚节 中的内容在每页的最下方显示一次。主要用来显示页号、制表人员、审核人员等说明信息。 7.报表页脚节 与“报表页眉”相反，“报表页脚”中的控件只在报表的最后，即报表的最后一页末尾显示。主要用来显示整个报表中有关数据统计信息，如总计、平均等信息。,5.2 创建报表,3种方法： 使用“自动创建报表” 使用“报表向导”、“图表向导”、“标签向导” 使用“设计”视图 一般过程： 首先使用“自动创建报表”或向导功能快速创建报表结构 然后在“设计”

7、视图中对其外观、功能加以完善,5.2.1 使用”自动报表”创建报表 例5.1 在教学管理系统中使用”自动报表”创建学生信息报表 (1)”报表”对象新建按需求选择,(2)确定保存 自动报表只有主体区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚,5.2.2 使用”报表向导”创建报表 例5.2 以教学管理系统中已存在的”学生选课成绩”查询为数据源，使用向导创建报表 (1)报表使用向导创建报表按需求选择数据源和字段,(2)下一步确定分组字段 (3)下一步确定是否添加分组字段,(4)下一步确定排序字段和汇总方式,(5)下一步选择报表布局 (6)下一步选择标题样式,(7)下一步取名完成,5.2.3 使用”图表向导

8、”创建报表 例5.3 使用”图表”向导创建”教师职位统计表”图表报表 (1)报表新建按需求选择数据源和报表类型,(2)确定选择需求的字段 (3)下一步选择需要的图形,(4)下一步按需求设置,(5)下一步取名完成,5.2.4 使用”标签向导”创建报表 例5.4 创建”教师联系方式”标签报表 (1)报表新建按需求选择数据源和报表类型,(2)下一步选择标签样式 (3)下一步选择文本格式,(4)下一步选择需要的字段和输入必须的文本 (5)下一步选择排序字段,(6)下一步取名完成,5.2.5 使用”设计”视图创建报表 例5.5 使用”设计”视图创建表格式报表“学生选课成绩表” (1)双击”在设计视图中创

9、建报表”,(2)右键点击报表选择器，弹出快捷菜单,选择属性,报表选择器,(3)选择“记录源” (4)菜单栏”视图”报表页眉/页脚”,(5)将字段列表的字段拖入报表主体,(6)按需求设置和调节控件,(7)打印预览查看报表显示，命名保存,5.3 编辑报表,在报表的“设计”视图中可对已创建的报表进行编辑和修改 设置报表格式 添加背景图案 添加时间日期 添加分页符和页码 使用节 绘制线条和矩形,5.3.1 设置报表格式 Access提供了6种预定义报表格式： 大胆、正式、浅灰、紧凑、组织和随意 (1)打开要报表的“设计”视图 (2)选中要设置格式的报表、节区或控件，单击“格式”菜单的“自动套用格式”命

10、令，或单击工具栏上的按钮 (3)在“自动套用格式”列表框中选择所需样式 (4)单击“选项”按钮后，可以选择是否对“字体”、“颜色”、“边框”进行修改 (5)单击“自定义”按钮后，可以选择是否要将当前窗体的样式添加到“自动套用格式”中 (6)确定完成,5.3.2 添加背景图片 例5.6 报表背景可以添加图片以增加显示效果 (1)通过报表选择器打开属性窗口 (2)格式选项卡选择“图片”，设置图片其他相关属性,5.3.3 添加日期和时间 例5.7 在报表”设计”视图中给报表添加日期和时间 (1)打开设计视图 (2)插入菜单插入日期和时间 (3)或者设置控件的”控制源”属性=Date()或=Time(

11、),5.3.4 添加分页符和页码 1.在报表中添加分页符 (1)打开报表的设计视图 (2)单击工具箱中的“分页符”按钮 (3)确定要设置分页符的位置 注意： 分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。,2.在报表中添加页码 (1)打开报表的“设计”视图 (2)单击“插入”菜单的“页码”命令 (3)在“页码”对话框中，根据需要选择页码格式、位置和对齐方式，并确定是否要在首页显示页码,5.3.5 使用节 添加或删除节 选择“视图”菜单的“报表页眉/页脚”或“页面页眉/页脚”命令 如果不需要页眉或页脚之一，可以设置该节的“可见性”属性为“否”，或将该节的“高度”属性设为“0” 改变节

12、的大小 将鼠标放在节的底边或右边或者右下角 为报表中的节或控件创建自定义颜色 用节或控件属性的前景颜色、背景颜色、边框颜色,5.3.6 绘制线条和矩形 1.绘制线条 (1)打开报表“设计”视图 (2)单击工具箱的“线条”工具 (3)确定线条放置的位置 调整线条长度或角度：单击线条，同时按下shift键和方向键 调整线条位置：单击线条，同时按下ctrl键和方向键 调整线条样式和边框样式：工具栏上的“线条/边框宽度”按钮和“属性”按钮,2.绘制矩形 (1)打开报表的“设计”视图 (2)单击工具箱的“矩形”工具 (3)确定矩形放置的位置 点击工具栏上的“线条/边框宽度”按钮和“属性”按钮，可调整线条

13、样式和边框样式,5.4 报表的排序与分组,默认情况下，报表的排序是自然排序 5.4.1 记录排序 在“报表向导”中设计，最多设置4个排序字段，排序的只能是字段，不能是表达式 在“设计视图”中设计，最多可设置10个排序字段或表达式，排序的可以是字段或表达式,例5.8 在”教师信息表”报表设计按照教师工作时间由早到晚进行排序输出,5.4.2 记录分组 在“报表向导”中设计,最多设置4个分组字段,分组的只能是字段，不能是表达式 在“设计视图”中设计,最多可设置10个分组字段或表达式,分组的可以是字段或表达式 (1)“视图”菜单“排序与分组”选项，或工具栏上“排序与分组”按钮 (2)在分组属性中的“组

14、页眉”和“组页脚”属性设为“是” (3)设置“分组形式”、“组间距”和“保持同页”属性,5.5 使用计算控件,报表设计过程中，经常要进行各种计算并将结果显示出来，控件源为计算表达式的控件称为“计算控件”,文本框是最常用的计算控件 注意：计算控件的控件源必须是“=”开头的表达式 5.5.1 报表添加计算控件 例5.10 在”教师信息表”报表设计中根据教师”工作时间”字段值使用计算控件来计算教师工龄,(1) 以“教师表”为数据源设计一个表格式报表 (2)设置工作时间对应的文本框的控件来源属性,注意:若用向导建立的报表，最好重新添加计算控件，不要直接用原来的控件,例5.11 在”学生选课成绩表”中添

15、加一个根据”成绩”的文字说明信息 添加文本框，设置控件的控件来源属性,5.5.2 报表统计计算 (1)主体节内添加计算控件 对每条记录的若干字段值进行求和或求平均等统计计算 方法：设置计算控件的控件源为对应的计算表达式 (2)组页眉/组页脚或报表页眉/报表页脚节区内添加计算控件 对某些字段的一组记录或所有记录进行统计计算 方法同上,5.5.3 常用报表函数,5.6 创建子报表,概念： 子报表：插入其他报表中的报表 主报表：包含子报表的报表 关于主报表： 主报表可以是绑定的（基于数据表、查询或SQL语句），也可以是非绑定的 主报表可以包含一个或多个子报表，也可以包含一个或多个子窗体 关于子报表：

16、 在子报表和子窗体中，还可以包含子报表或子窗体，但不能超过两级,5.6.1 在已有报表中创建子报表 首先确保主报表和子报表之间已经建立了联系 例5.12 在”学生信息表”主报表添加”选课成绩信息”子报表 (1)调整主报表界面，给子报表预留空间(一般式主体下方) (2)保证控件向导已经按下工具箱“子窗体/子报表”,(3)按需求选择,(4)下一步按需求选择,(5)下一步取名完成,5.6.2 将已有报表添加到其他已有报表中建立子报表 步骤： 首先确保 主报表和子报表之间已经建立了联系 然后添加 打开作为主报表的报表“设计”视图， 确保“工具箱”的“控件向导”按钮按下 从“数据库”窗口拖动作为子报表的报表或数据表到主报表中 调整布局 预览保存,5.6.3 链接主报表和子报表 用于系统不能自动链接 (1)打开主报表的“设