《Excel应用培训》PPT课件

1、培 训 目 的,如何准确而高效地工作 学习使用更为复杂的公式及函数 设计简洁美观的数据表格 提高会计数据处理技能 发挥个人创造能力,目录,提高效率快捷键 格式设计 公式和函数 数据处理 其他：时间、文本、工具栏 叼虫小技,提高效率快捷键,看看我们的键盘 在工作表或工作簿中移动和滚动的按键 用于输入数据的按键 设置数据格式的按键 编 辑 数 据 选择单元格、列或行的按键(1)、(2) 分级显示数据的按键 窗口、对话框和编辑框中的按键(1) 、(2),格 式 设 计,页 面 设 置,数据有效性,条 件 格 式,单元格格式,公式函数,基本公式 工作表函数 错误跟踪,录入原则：永远不用鼠标,数据处理,

2、排 序 筛 选 数据透视表 使用名称 使用数组 分 列,其他,时间处理 文本处理 工具栏调整 关于安全 共享工作簿,看看我们的键盘,+ E 打开资源管理器 + D(或M) 清屏 + F 搜索,Alt + F4 关闭windows任务 Alt + Tab 清屏,在工作表或工作簿中移动和滚动的按键,按下完成 箭头键向上、下、左或右移动单元格 CTRL+ 箭头键移动到当前数据区域的边缘 CTRL+HOME移动到工作表的开头 CTRL+END移动到工作表的最后一个单元格（右下角） ALT+PAGE DOWN向右移动一屏 ALT+PAGE UP向左移动一屏 CTRL+PAGE DOWN移动到工作簿中下一

3、个工作表 CTRL+PAGE UP移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+F6 或 CTRL+TAB移动到下一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6 或 移动到前一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+TAB F5显示“定位”对话框 SHIFT+F5或CTRL+F显示“查找”对话框 SHIFT+F4重复上一次“查找”操作（等同于“查找下一个”） TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动,用于输入数据的按键,请 按如果要 ALT+ENTER在单元格中折行 CTRL+ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域 TAB完成单元格输入并在选定区域中右移 CTRL+DELETE删除插入点到行末的文本 F

4、4 或 CTRL+Y重复最后一次操作 F2 (SHIFT+F2)编辑单元格 (编辑单元格批注) CTRL+D (CTRL+R)向下填充 (向右填充) CTRL+F3 (F3)定义名称 (将定义的名称粘贴到公式中) CTRL+SHIFT+ENTER以数组公式形式输入公式 CTRL+A在公式中键入函数名后显示公式选项板 CTRL+K插入超级链接 SHIFT+F3将函数粘贴到公式中 F9 (CTRL+ALT+F9)计算所有打开(活动)工作簿中的所有工作表 SHIFT+F9 计算活动工作表ALT+= （等号）插入“自动求和”公式 CTRL+; （分号） 输入日期 CTRL+SHIFT+: （冒号）输入

5、时间 CTRL+SHIFT+“ （双引号）将上方单元格中数值复制到当前单元格 CTRL+ （左单引号）在显示单元格值和显示单元格公式间转换 CTRL+ （撇号）将上方单元格中公式复制到当前单元格 ALT+ 下箭头键显示“记忆式键入”列表,设置数据格式的按键,请按如果要 ALT+ （撇号）显示“样式”对话框 CTRL+1显示“单元格格式”对话框 CTRL+SHIFT+应用“常规”数字格式 CTRL+SHIFT+$应用带两个小数位的“贷币”格式,括号为负数 CTRL+SHIFT+%应用不带小数位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+应用带两个小数位的“科学记数”数字格式 CTRL+SHIFT+#

6、应用年月日“日期”格式 CTRL+SHIFT+应用小时和分钟“时间”格式，标明上午下午 CTRL+SHIFT+!应用这样的数字格式：-3,000,000.00 CTRL+SHIFT+ （分号）只选定当前选定区域中的可视单元格,分级显示数据的按键,请按如果要 ALT + SHIFT + 右箭头键对行或列分组 ALT + SHIFT + 左箭头键取消行或列分组 CTRL+8显示或隐藏分级显示符号 CTRL+9隐藏选定行 CTRL+SHIFT+( （左括号）取消隐藏选定行 CTRL+0（零）隐藏选定列 CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏选定列,窗口、对话框和编辑框中的按键（1）,在窗口中按下

7、完成 ALT+TAB切换到下一个程序 ALT+SHIFT+TAB切换到上一个程序 CTRL+ESC显示 Windows“开始”菜单 CTRL+W 或 CTRL+F4关闭活动工作簿窗口 CTRL+F5恢复活动工作簿窗口的大小 F6移动到已拆分工作簿的下一窗格 SHIFT+F6移动到已拆分工作簿的上一窗格 CTRL+F6切换到下一个工作簿窗口 CTRL+SHIFT+F6切换到上一个工作簿窗口 CTRL+F7 执行“移动”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键移动窗口 CTRL+F8执行“大小”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键调整窗口的大小 CTRL+F9将工作簿窗口最小化为图

8、标 CTRL+F10最大化或恢复工作簿窗口 PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中 ALT+PRINT SCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中,单元格格式,单元格格式概述 单元格格式数字 单元格格式对齐 单元格格式字体 单元格格式边框 单元格格式保护,对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括：,数据格式数字,此处只对“自定义数字格式”进行说明： 设定常用数字格式：Crtl+Shift+! 如：-12,345 对于七位发票号码654可以设置自定义格式：0000000显示：0000654 如：#,#0;红色-#,#0;黄色0;蓝色 和0为数字占

9、位符，为文本占位符，“，”（逗号）为千分位符号 d天，m 月，y 年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：今天是m月d日 为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。,数据格式对齐,对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中” 对竖向合并，可以改变文字方向 对备注单元格，可以使用“缩小字体填充” 对大单元格应在“垂直对齐”上选“居中”,数据格式字体,只有一句建议 对表格正文部分，大多数时候都不需要改变字体大小，只需要按缩放打印即可实现,数据格式边框,表格

10、框内线一般用单线，外框一般用双线， 当然可以选择任意一种线型,数据格式保护,锁定即对单元格内容进行锁定，不允许修改（只有工作表被保护时才会生效） 隐藏即在保护工作表时，隐藏工作表中的公式,页面设置,可以在工具栏添加页面设置快捷键 任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型 页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等 垂直居中视情况选择 页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚 工作表：顶端标题行和左端标题列,数据有效性,可以任意定义序列或范围并通过菜单选择,条件格式,可以输入公式或数值 最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式,基本公式,1、原则

11、上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度和准确性 2、在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式 3、对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格 4、例如：输入 VLOOKUP 或者连接两个单元格 6、单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用 F4 切换 7、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用,工作表函数,举例：,工作表函数SUMIF,功能：根据指定条件对若干单元格求和 语法：SUMIF(range,criteria,sum_range) SUMIF(条件区域,判断条件,求和区域) 示例：=sumif(c2:c100,”北京”,e2:e10

12、0),工作表函数VLOOKUP,功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。 语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) VLOOKUP(要找的值,寻找区域,在第几列,是否精确查找) Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。 Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返

13、回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。 例：VLOOKUP(c5,d2:g100,5,true),工作表函数TEXT,TEXT(value,format_text) Value 为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。 Format_text 为“单元格格式”对话框中“数字”选项卡上“分类”框中的文本形式的数字格式。 说明 Format_t

14、ext 不能包含星号 (*)。 通过“格式”菜单调用“单元格”命令，然后在“数字”选项卡上设置单元格的格式，只会更改单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数 TEXT 可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。 示例 A1=2006-5-1 TEXT(A1,”今天是YY年MM月”) 显示:今天是05年05月,大表格操作,快速切换到表头或表的末尾 工作表之间的切换 多个EXCEL工作簿之间切换（ctrl+pgup） 快速选中某区域，如选中可见单元格 定位到某一指定单元格 工作表折分,排序,1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序 2、对于有较复杂表头的表格，

15、一定要选定范围后才能排序 3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户 4、可以按行排序,筛选,1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮 2、使用自动筛选；,图表分析,制作标准图表 制作自定义图表 如何制作图表模板 如何将他人的图表变为模板,时间处理,对于时间，系统保存的实际上是数字，只是格式不同罢了 比如昨天和今天的时间差就是1，1900年1月1日是系统的第1天 1、定义时间格式：yeary,month m,day d，如： 使用函数定义格式，b2单元格内容是：2003年5月31日 text(b2,”今天是yy年mm月dd日”）， 显示：今天是03年05月31日 2、计算两个时间单元格之间的天数差，直接相减 3、计算A1和A2两个时间单元格之间的月份差： MONTH(A1)-MONTH(A2)+(YEAR(A1)-YEAR(A2)*12 4、在数据透视表中，时间可以按月和按年进行组合,文本处理,1、测试长度：=len(b2) 2、截取左边三个字：=left(b2,3) 3、截取右边三个字：=right(b2,3) 4、截取第X个字开始起N个字：=MID(b2,X,N) 5