业务流程优化实例.ppt

1、,用友软件股份有限公司 咨询顾问 崔崇明 2009年 9月3日,业务流程优化,案例/专业陈述,归纳总结,业务流程重组步骤,属于业务级的流程目录,属于操作级的流程目录,属于公司级的流程目录,第一阶段制定重组策略（现状分析）,业务流程目录是指将企业活动中一系列具有业务相关性的、处于不同层次的业务活动以目录的形式表现出来。业务流程目录总体上可以分为三个层次：公司级、部门级、业务操作级,流程图文件夹实例,示例,第一阶段制定重组策略（现状分析）,流程图实例,示例,第一阶段制定重组策略（现状分析）,流程说明实例,示例,第一阶段制定重组策略（现状分析）,流程图绘制工具包括11个图形,第一阶段制定重组策略（现

2、状分析）,低阶,高阶,现状,优化,TO-be,0,1,2,3,4,量化指标,量化指标,从低阶进行整合， 绘制高阶流程,现状高阶流程（初稿）： 先由项目组绘制，并且与相关岗位确认，得到初稿，需要大家一起讨论，定稿,讨论确认高阶流程（AS-IS）,用ESIA进行优化，对每一个环节都要进行ESIA原则的优化，做到不遗漏（每个表单、活动、审批、连线等） 讨论的过程中，分清需要哪些体系保障的调整（6类）？可行性？效益？风险？,对于目前采集到的绩效指标需要做明细确认的工作，由人力资源部和相关岗位核对相关的制度、规范，是否缺失制度？目的：根据流程总体目标，通过综合分析以后，得到优化后的流程的KPI，以及岗位

3、的KPI。,需要讨论的问题的来源（也就是需要消除的问题） 1、问题汇总表 2、低阶流程的流程描述中的问题及建议 3、通过量化指标采集表的应用与小组讨论，激发出的优化思维，重点集中在“无效时间”的优化（最长的等待传递时间） 4、在高阶流程（AS-IS）的整合过程中，站在系统的高度，以先进生产管理技术和现代管理技术的角度，通过分析，发现的问题。 5、集体讨论，头脑风暴产生 ,站在高阶角度优化 （系统、综合、整体考虑）,第二阶段流程设计过程,第二阶段流程设计过程,流程关系图（TO-BE）,第二阶段流程设计过程,高阶流程图（TO-BE）,第2步，将流程问题罗列出来,第4步，将可能原因陈述出来； 第5步

4、，提出优化思路,第3步，挖掘流程问题表象,第二阶段流程设计过程,业务流程重组使用的工具表,业务流程重组的关注要点（ESIA）,第二阶段流程设计过程,“流程分析检查优化表”一方面可以调动和利用客户资源对业务进行充分的检查、优化，体现出客户参与的价值；另一方面把流程优化的方法具体落实到操作级流程的实际步骤上，使流程优化的体系形成了完整的闭环，实现了优化理念和方法的有效落地，使每一个优化都切实可行，提高了流程优化的实际效果。,第二阶段流程设计过程,流程分析检查优化表,试运行：试点运行并调整完善,计划编制：以操作级的流程为主线，确定工作内容和分工，指定实施小组和负责人并分配任务,通过评审,返回进行修改

5、完善,全面推广,保障体系调整：结合优化方案对岗位职责、工作表单、绩效指标等配套措施进行设计和调整,优化流程全面推广持续改进,继续进行修改完善,是,否,否,是,完善操作级流程的流程图和流程说明，明确部门职责和相关制度的调整,流程的优化实施往往涉及很多部门和人员的配合，所以优化的内容应多探讨，考虑各方面的意见。 制订周密的行动计划，对实施的时机，实施前后的交接，实施的注意事项做出明确的说明、尽量避免管理工作的混乱。,质量管理体系文件在流程优化过程中已经做好了相应的调整,质量体系评审步骤可以和优化评审一次完成,优化方案付诸实施后，应查看管理工作是否按照改善方案的程序运行，以及改善的目的是否达到。,第

6、三阶段流程优化实施,第三阶段流程优化实施,单项措施实施计划和执行情况反馈表,68,49,第四阶段效果评估,1、流程简化,实例,第四阶段效果评估,2、调整组织架构，明晰部门职责,-优化前的组织架构,2、调整组织架构，明晰部门职责,第四阶段效果评估,实例,-建议的新组织架构,-检查点18个,第四阶段效果评估,3、高阶流程分析,标准化使流程具备了“可复制”性，满足企业快速扩张的需求，使新 建的分公司“有章可循” 2. 有利于持续优化，有利于发现分析问题，若同一项业务在不同分公司 的处理方式不一致，当出现问题时，难以查找原因，从根本上解决问 题；即使该问题在其中的一个分公司得到解决，因为各分子公司流程

7、 不一致，会有很多“特殊情况”，也难以推广应用 3. 流程标准化支持信息化，标准化使同一业务的流程绝对数量降低，有 尽量少的ERP流程配置，使未来ERP的配置简化,第四阶段效果评估,-流程标准化的作用,4、流程标准化,案例1 流程完全统一:采购部和9家分子公司采用统一流程,10,1,第四阶段效果评估,-构建 “标准流程” + “特例”的流程管理体系,4、流程标准化,案例2 标准流程+特例:财务部与7家分子公司采用标准流程,保留2家特例,标准1,特例2,+,3,=,第四阶段效果评估,-构建 “标准流程” + “特例”的流程管理体系,4、流程标准化,5、结合流程优化与精益生产,实例,第四阶段效果评估,-工人有效工作时间分析,实例,第四阶段效果评估,5、结合流程优化与精益生产,-产品从投料到出厂总时间分析,实例,第四阶段效果评估,5、结合流程优化与精益生产,-厂内物流有效性分析,实例,第四阶段效果评估,5、结合流程优化与精益生产,-厂内物流有效性分析,案例/专业陈述,归纳总结,归纳总结,该流程优化方法，经过多个项目验证，获得成功； 我们已经掌握了完整的方法，并