业务流程操作规范.ppt

1、业务流程，电子邮件：分机：4035财务部：余兴辉，概要，第一业务流程操作规范，第二发票和保函文件流程操作规范，第三常见问题，第一业务流程操作规范，概要：1。业务流程运营部2。合同收集、签署、批准、提交、回收、报废、搜索流程3。业务流程常见问题1。2.销售助理：负责发送和接收合同，打印材料和发布所有申请表。3.财务部助理：根据销售人员签订的合同提交业务并寻找合同。4.财务部：负责开具发票，开具保函，扣除发票和保证金。5.财务部：负责空白合同的签发和收回，以及合同取消扣款的登记和处理。6.财务部：负责有效合同的确认和取消，制作周二和周四的报销凭证。7.财务部出纳3360接收业务付款，记录账目，并发

2、出业务开通通知。8.客户服务数据人员：负责数据提交和售后服务。9.行政部：打印机和复印机管理、信封分发、数据复印等。二。合同管理操作规范、合同注意事项目前，公司的合同分为印刷版和印刷版：雅虎海外推广、搜狐竞价、新浪竞价、网站合同、TOM合同、百度热带、支付宝、其他广告合同等。印刷合同：GOOGLE竞价、YAHOO竞价、网络实名、域名、虚拟机、电子邮件地址、搜索引擎(新浪、搜狐、网易、百度竞价)、主机、DMA、无忧网站建设等。1.合同集合：标准合同1。经部门主管授权后，销售助理定期分批从合同管理员处领取加盖公章的标准合同，双方登记一级合同账户；2.销售人员从销售助理处收到加盖公章的标准合同，双方

3、登记二级合同账户；对于同类产品，销售员最多只能有两份。3.如果标准合同的内容被修改，业务人员必须填写合同审批表，经相关人员审批签字后，由合同管理员盖章。当合同返回给助理时，业务人员必须将合同审批表连同合同一起返回。注：所有标准合同均以印刷形式签署。如果客户要求先看合同的内容，可以用电子方式发送，但最终的签字将是印刷形式。b .非标准合同非标准合同销售员编辑合同的电子版，与相关批准人讨论后确定合同的最终版本，在合同批准表上获得相关批准人的签名，并提交给销售助理打印。业务员向合同经理申请在合同审批表上盖章，合同经理审核合同审批表上的签字和合同内容，签署并登记一级账户。未被录用的新员工不得从销售助理

4、处领取已盖章的空白销售合同。如果客户需要合同，他们只能收到没有空白章的销售合同。如果空白销售合同需要盖章，新招聘人员的讲师应从销售助理处领取。已经被录用的新人可以直接向销售助理领取空白销售合同。2.合同签订期间，涉及价格折扣、担保、服务条款变更等特殊情况。必须根据相关规范提交审批。部门经理和主管有义务检查部门成员所做业务的真实性和合法性。如果移交给公司的合同与客户保留的合同有任何遗漏、隐瞒或不一致之处，所有相关争议和法律责任由双方承担，部门经理和总监承担连带责任；部门经理违反上述规定的，部门主管和分管副总经理应承担连带责任；部门主管违反上述规定的，主管副总经理和公司总经理应承担连带责任；i4.

5、提交合同甲。所有业务必须签署合同并加盖有效的合同章或客户公章。(可提交传真)合同复印件(盖章)和合同原件(未盖章)应提交给财务部。b .要提交替换的业务，必须收回原始合同并重新签署合同，或传真客户的证明。应在证书中注明业务、合同号和变更原因，然后将其交给助理重新提交业务。c .付款到达后，销售代表要求提交没有正式合同的业务，只有在部门经理和部门主管签字后才能提交。销售代表应在下个月15日前签订有效合同。如果合同未能按时支付，财务部将在每月前从业务员工资中扣除相应的业务款项(每笔投标业务扣除200元)，由此产生的一切经济、行政和法律责任由签约方承担。上述权限为每月5英镑。在离开公司之前，销售代表

6、、经理和其他相关人员必须签订以前没有交过的合同。d .提交个人业务的判断标准：发票与合同一致，必须支付；合同首页的甲方客户名称必须与合同背面甲方签字(盖章)的名称一致；营销总监或营销副总裁必须签署营销中心提交的业务，签署人应承担相应的责任。5.合同搜索管理需要找到合同。销售人员给部门经理发邮件，部门经理给财务部助理发邮件，财务部助理可以找到并复制一份。原始财务部门将副本归档并复制给销售人员，销售人员也将注册该帐户。6.合同回收a .合同经理组织销售助理检查上月收到但每月3日和10日未退回的合同。对于销售人员手中的合同，销售助理需要查看并续签。对于销售人员所说的与客户签订的合同，要求在10号前归

7、还(成功签署或作废)。如果合同不能在第10天之前归还或续签，合同将被视为丢失。如果财务部发现离开业务人员的销售助理未能及时上报，销售助理应承担上报费用。财务部相关人员负责整理丢失合同的数量和处理媒体声明。拉什公司认为这些编号的合同无效，不再履行其责任。b .每月10日，业务助理开始对收到空白销售合同且超过一个月未签字或退货的销售人员进行查询和统计，并通知每位销售人员退货。当发现空白销售合同到12号还没有退回时，业务助理会将空白销售合同发送给财务部的空白销售合同管理员进行报纸的刊登，刊登报纸的费用由业务员自己承担。7。合同无效。合同无效合同已填写内容，但未成功签署。所有这些合同都是无效合同，所以

8、销售人员应及时将无效合同交给业务助理，业务助理应及时登记无效合同的账户。有效合同的无效。没有双方的书面确认，有效的产品合同不能作废。2.如果整个合同作废，必须收回原合同，交给财务部作废合同和业务，并登记账户。8.处理合同丢失a .业务员发现空白销售合同丢失，发邮件给财务部空白销售合同管理员挂失。必须注明合同号。每月10号到15号联系报社。报纸出版的费用应由推销员本人承担。如果客户失去了销售员，并且发现空白销售合同在客户的办公室丢失了，业务文员应该去业务助理那里得到一份合同声明作为废件b、发现同一客户根据第二份(或两份以上)合同宣布无效和同一类型合同，连同第一份无效合同一起宣布无效，统一登报处理

9、，登报费用由业务员本人承担。每月10日，业务助理开始询问收到空白销售合同超过一个月而未签字或退货的销售人员，并通知每位销售人员退货。直到12号才发现空白销售合同还没有退回，业务助理会把它送到财务部空白销售合同管理员那里统一刊登报纸，刊登费用由业务员自己承担。顾客办公室的空白销售合同。销售人员应在客户办公室提供空白销售合同的任何证明(如书面证明、传真件、电子邮件证明等)。)。该合同暂时不予报道。如果下个月还不回来，将在报纸上报道，报道费用将由销售人员自己承担。c、空白销售合同已经签订(或未签订)。在中间，销售员会写一份保证书，说明合同将在几天内归还。该合同暂时不予报道。如果下个月还不回来，就要上

10、报，上报的费用由业务员自己承担。空白销售合同上报后，业务员签回合同，业务无效。财务部和财务助理有权不接受该业务的提交。第三，业务流程中的常见问题，合同交给销售助理并提交业务后的常见问题：1。该业务已提交。现在是什么服务状态？销售管理-客户业务管理-查询客户名称-点击业务-服务状态，2。业务已经提交，但客户由于某种原因需要更改合同或业务。应该采取什么过程？答：更换合同的处理方式是：客户共同撤回合同，并移交给财务部，使合同和业务失效；变更业务的处理方法是：让客户在合同修改部分加盖公司公章，或让客户出具证明，并明确注明业务类别、合同号等。以及证书上更改的原始原因。加盖公司公章后，交给助理重新提交业务

11、！正常发票流程(通过客户关系管理系统提交发票申请)销售员签署合同-助理提交业务-合同管理员确认合同-销售员在客户关系管理系统中创建发票-财务管理-发票管理-新1。发票流程及相关规定；2.申请三无发票流程(无合同、无业务、无付款)的业务员到销售助理处领取三无发票申请，经经理签字认可，发票在7天内退回(特殊情况除外)。发票金额必须等于或小于合同金额。如果发票金额超过合同金额，客户服务部门回访，客户声明已支付全部金额，但财务部门没有收到，则销售人员当月。(部门经理在签字时必须对三无发票承担相应的责任)(注：如果合同被签回，业务员不按正常流程开具发票，但仍持三无发票申请表开具发票，经理照常签字。在这种

12、情况下，财务部发现业务经理和销售员将受到处罚。)也就是说，签署合同的销售人员需要开具发票，并且必须通过客户关系管理流程提交发票。发票开具和退款注意事项：1 .发票人需要在发票存根上签字，然后才能取走发票。2.当发票无效并被退回时，销售人员必须在发票退款登记簿中进行登记，然后将发票交给发票管理员。如发票未经登记丢失，销售人员应承担相应责任。另外，退回无效发票必须扣除5元。发票相关规定：1。当发票客户名称与crm中付款客户名称不一致时，需提供客户出具并加盖公章的证明；2.每月12日，财务部将根据发票金额从上月初至本月末(从上月9日至本月8日)扣除销售部的发票金额。每隔一个月，财务部会将上月已扣除发

13、票但未付款的客户的详细名单交给客户服务部进行回访。如果回访结果是客户已经付款，财务部会将清单反馈给人力资源部，人力资源部会立即辞退此人。3.对于离开公司的人员，如果发票没有支付，客户服务部应在当天回访，并将支付情况反馈给财务部，然后由财务部进行后续工作；4.对于接收离职人员未付发票的在职人员，有义务解决已收发票的催款工作，并承担与该发票相关的责任；5.只有在三无发票需要部门经理审核签字后，财务部才会开具发票，商务人员和部门经理应对三无发票承担相应的责任；6.多开发票：当客户需要多开发票时，必须提供加盖公司公章的申请表，由我公司领导申请批准并签字。该范围仅限于持有金、银、铜牌的客户，个人不得开具

14、更多发票。(开具发票时必须将申请表提交给财务部)。发票丢失的处理：发票丢失的情况如下：1 .如情况属实，发票申请人应按发票金额承担金额。2.如果发票遗失给客户，客户应出具证明，并承担相应税款的10%。3.如果快递公司在发送发票的过程中丢失了发票，发票申请人应该去快递公司出具证明。如果情况属实，公司将追究快递公司的责任。关于雅虎的发票雅虎的投标业务(除了在特殊情况下接收雅虎的发票申请审批表，详见雅虎发票申请审批表工作指引)将首先开具收据，财务部将申请雅虎北京总部的发票。在大约一周内收到雅虎的发票后，财务部会通知销售员去取。担保流程(在客户关系管理系统中创建担保文件):业务员签订合同-助理提交业务

15、-财务部确认合同-业务员在客户关系管理系统中创建担保-财务管理-担保文件管理-创建如果权限不足，需要提交上级。)-，3。担保取消流程业务员提交担保申请后，财务部立即下达担保任务，客户业务无法提交，需要取消担保。销售员从助理那里拿到相应的审批表，相关领导签字确认。数据组对应的数据专员签字确认后，业务员共同将客户提交财务部门注销并登记台账。1.新员工(销售人员)担保的信用额度为0元；2.从业三个月的销售人员的担保信用额度为2000元；3.新兵部教官的信用保证额度为6000元，其他人可以保证1000元；4.新兵部经理的信用担保额度为11000元，其他人可以担保11000元。对方保证限额不超过3000元。5.商务部代理经理的信用额度为6000元。他可以为他人担保1000元和5000元，并且对方的担保限额不超过5000元。6.商务部代理经理的信用额度为6000元。他可以为别人担保1000元和5000元。对方保证限额不超过5000元。7.企业管理的信用额