第一章采购基础.ppt

1、采购与仓储实务,第一章 采购基础,引例,一、胜利油田 胜利油田每年物资采购总量约85亿人民币，涉及钢材、木材、水泥、机电设备、仪器仪表等56大类，12万种物资。 胜利油田目前有9000多人在作物资供应管理，庞大的体系给采购管理造成了许多困难。胜利每年采购资金的85个亿中，有45个亿的产品由与胜利油田有各种隶属和姻亲关系的工厂生产，很难将其产品的质量和市场同类产品比较，而且价格一般要比市场价高。 例如供电器这一产品，价格比市场价贵20%，胜利油田使用的大多数涂料也是由下属工厂生产，一般只能使用3年左右，而市面上一般的同类型涂料可以用10年。,引例,二、海尔的全球采购 海尔采取的采购策略是利用全球

2、化网络，集中购买。以规模优势降低采购成本，同时精简供应商队伍。据统计，海尔的全球供应商数量由原先的2336家降至840家，其中国际化供应商的比例达到了71%，目前世界前500强中有44家是海尔的供应商。 对于供应商关系的管理方面，海尔采用的是SBD模式共同发展供应业务。 1、海尔有很多产品的设计方案直接交给厂商来做，很多零部件是由供应商提供今后两个月市场的产品预测并将待开发产品的形成图纸，这样一来，供应商就真正成为了海尔的设计部和工厂，加快开发速度。,引例,二、海尔的全球采购 2、许多供应商的厂房和海尔的仓库之间甚至不需要汽车运输，工厂的叉车直接开到海尔的仓库，大大节约运输成本。海尔本身则侧重

3、于核心的买卖和结算业务。 99年海尔的采购成本为5个亿，由于业务的发展，到2000年，采购成本为7个亿，但通过对供应链管理优化整合，2002年海尔的采购成本控制在4个亿左右。可见，利益的获得是一切企业行为的原动力，成本降低、与供应商双赢关系的稳定发展带来的经济效益，促使众多企业以积极的态度引进和探索先进、合理的采购管理方式。,1.1 采购的含义和范围,1.1.1 采购的含义 1、基本概念 狭义：买方应该具有一定支付能力从而使资源的所有权从卖方转移到买方并最终归买方的过程 广义：买方从外部目标市场（供应商）获得的使运营、维护和管理公司的所有活动处于最有利位置的所有货物、服务、能力和知识的过程,1

4、.1 采购的含义和范围,对基本概念应该从三个方面来理解： （1）采购是从资源市场获取资源的过程,1.1 采购的含义和范围,1.1 采购的含义和范围,（2）采购是商流过程和物流过程的统一 （3）采购是一种经济活动,2、相关概念 （1）订购、购置和购买 订购：依照事先约定的条件向供应商发出采购订单或在没有询问供应商的条件下直接发出采购订单 购置：从供应商处获取的产品送至最终目的地所经历的所有活动 购买：指狭义的采购,1.1 采购的含义和范围,（2）供应 在我国，供应是指供应商或卖方向买方提供产品和服务的全过程。 （3）开发原料来源 包括寻找供应源，保证供应的连续性，确保供应的替代源，搜集可得资源的

5、知识等活动。 （4）采购管理 指对采购过程的计划、组织、协调和控制等过程，它包括管理供应商关系所必需的所有活动。 采购管理有内部和外部两个方面。（组织内部，组织与供应商之间的持续采购过程）,1.1 采购的含义和范围,1.1.2 不同行业的不同采购方式 1、按库存量生产的企业 特点：专业化、规模化。原材料成批采购，标准化程度高，采购功能比较简单。 采购要点：比较各家的产品价格，质量及交货时间和方式，对采购人员的商务谈判能力要求较高，技术能力不做过高要求,2、按订单生产的企业 厂家根据客户的订单将原材料或零部件、半成品立即进行加工、组装、包装。生产组织要求灵活迅速，生产设备要求按机群或工艺布局安排

6、。针对原材料、零部件等不同的物料采取不同的采购和供应商管理方式，采购要求比较高。,1.1 采购的含义和范围,3、按订单设计生产的企业 厂家首先接到订单，然后根据订单对产品进行设计、制造。这种操作比较适合单件、小批量或工程项目。企业一般是接到订单以后再去采购原材料或零部件，对采购人员的技术要求比较高。,1.2 采购的地位和作用,1.2.1 采购的地位 战术战略 1、采购的价值地位 在全球企业的产品成构成中，采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比重随行业的不同而不同，约在30%90%之间。平均水平在60%以上。从世界范围来说，一个典型企业，一般采购成本（包括原材料、零部件）要占60%、工资和福利

7、占20%、管理费用占15%、利润占5%。而中国企业各种物质的采购成本要占销售成本的70%。,1.2 采购的地位和作用,经验证明，工业企业外购的材料及零部件每年都有5% 20%的潜在降价空间。而材料价格每降低 1%，在其它条件不变的前提下，企业的净资产回报率可增加1.5%。,根据国家经贸委1999年发布的有关数据，如果中国国有大中型企业每年将采购成本降低2 3%，即可增加效益500多亿元人民币，相当于1997年国有工业企业实现利润的总和。,1.2 采购的地位和作用,2、采购的供应地位 （1）供应商提高其供应可靠性及灵活性、缩短交货周期、增加送货频率可以极大地改进工业企业的管理水平。 （2）保证J

8、IT生产 在商品生产和交换的整体供应链中，每个企业既是顾客、又是供应商。为了满足最终顾客的需求，企业都力求以最低的成本将高质量的产品以最快的速度供应到市场，以获取最大利润。,工厂的利润是同制造及供应过程中的物流和信息流的流动速度成正比例的。从整体供应链的角度来看，企业为了获取尽可能多的利润，都会想方设法加快物料和信息的流动，这样就必须依靠采购的力量、充分发挥供应商的作用，因为占成本60%以上的物料以及相关的信息都发生或来自于供应商。,1.2 采购的地位和作用,1.2 采购的地位和作用,3、采购的质量地位 产品中价值的60%是经采购由供应商提供，因此产品的“生命”由采购品质量控制得到保障。 （1

9、）采购能对质量成本的削减作出贡献 （2）增加企业价值,4、采购是促进产品开发的重要因素 （1）产品开发“同步工程”(Concurrent Engineering) 通过采购将供应商纳入早期开发的过程。尽早让供应商参与企业自身的产品开发不仅可以利用供应商的专业技术优势大大地缩短产品开发时间、降低开发费用及制造成本，还可更好地满足产品功能性的需要，提高产品的竞争力.,1.2 采购的地位和作用,（2）许多大公司都将供应商看作成自身产品开发与生产的延伸，与供应商建立“伙伴关系”（Partnership)。自己不用直接投资，充分利用供应商的能力为自己开发生产产品。 （3）越来越多的企业不仅仅将供应商的利

10、用局限于原材料和零部件领域，还扩大到成品，甚至有些企业根本就停止自己的生产、完全依靠供应商进行OEM 或外发供应。,1.2 采购的地位和作用,1.2.2 采购的基本任务 首要任务是保证本单位所需物料与服务的正常供应。 不断改进采购过程及供应商管理过程以提高原材料质量。 控制、减少所有与采购相关的成本, 包括直接采购成本和间接采购成本。,4.建立可靠、最优的供应配套体系。 5.与供应商建立合作关系。 6.建立维护本企业、本公司的良好形象。 7.管理、控制好与采购相关的文件及信息，如程序性文件、作业指导书、供应商调研报告、供应商考核及认可报告、图纸及样品、合同、发票等。,1.2 采购的地位和作用,

11、采购管理职责可以归纳如下： 制订并实施采购方针、策略、目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核与评估体系，开展采购系统自我审核及评估，同其它单位的采购进行行业水平比较（Benchmarking）提高整体采购水平，建立培养稳定有创造性的专业采购队伍，与其它单位（往往是本企业集团的其它兄弟部门）共享采购资源、开展“杠杆采购”(Leverage Buying)等。,1.2 采购的地位和作用,采购的工作范围：,1.2.3 采购职能的层次划分,根据采购的方针目标、采购工作范围及采购过程层次，可将采购、采购任务、责权归纳为战略、战术及运作三个层次，不同层次的责权意味着相关人员或

12、部门在公司或企业中拥有不同程度的地位，也是采购部门内部组织机构设置的依据。,1.2 采购的地位和作用,1、战略层次,战略层次(Strategic level)是指那些影响到企业长远发展及市场定位的有关采购决策, 一般跨度3到5年，决策最终在于最高层，对应着采购经理及战略采购的职责。 制订、发布采购方针政策、管理运作程序及工作描述； 对采购运作及表现进行审核以衡量采购绩效并促使采购不断改进；,1.2 采购的地位和作用,主要投资决策如厂房、设备、信息技术等； 主要零部件自制或外协决策； 供应市场定位、供应体系定位 及供应商关系定位； 供应商合作决策，如是否向供应商投资、是否与供应商共同开发等； 集

13、团公司内部供应商的内部价位决策等。,战术层次（Tactical Level）是在战略采购的指导下，采购中涉及产品、工艺、质量及具体供应商选择等相关的决策，它对公司中期运作和发展产生影响（影响跨度1到3年），要求内部相关的职能部门如工程、开发、制造、企划、品质及采购之间密切合作。,2、战术层次,1.2 采购的地位和作用,供应商审核、选择及认可； 订立合作协议、采购合同或年度改进目标协议等； 制定供应商改进计划或采购改进项目； 制定实施供应商考评、考核、奖励措施； 实施供应体系优化等。,3、运作层次,运作层次 (Operational Level)，运作层次又称执行层，对应着采购过程中的后期采购，

14、主要是执行开单下单、跟进交货、付款及相关的事宜。,1.2 采购的地位和作用,按采购供应合同与生产计划、物料需求计划的需要开具订单、签单落单； 跟进供应商的交货及周转包装材料的使用； 衔接收验货过程、按有关规定及决策处理安排不合格材料的退货等； 跟进供应商表现、向供应商知会有关考评结果促其改进等； 跟进发票及付款等事宜。,成熟的采购部门，70%左右的人应具备大学本科以上学历，其余30%的人具有专科水平，其中工程技术、经济贸易及其它专业背景宜分别占70%、10%、20%左右。 采购队伍的平均工作时间为10年左右，在采购部门最好每年保持5% - 10%左右的人员流动率，并有30%左右的专业采购人员长

15、期在采购领域发展， 而70%左右的采购人员在职业发展中能流入其它部门或领域.,4、采购部门设置,1.2 采购的地位和作用,这样即保持采购队伍基本力量的稳定、基本能力的继承，同时又增加采购队伍的活力与创造性、并能将采购的理念带入其它领域，使整个企业能形成对采购的正确认识、从而形成有利于采购工作的大环境。 一般说来一个1000人左右的企业采购部门人员宜配置10人左右，平均每人管理的供应商10 - 15家、采购的物品数 200种左右。,真正具有国际水平的采购人员或者说专业的企业采购人员至少应具备以下全部或部分条件： 受过良好的教育、是谈判高手 能与相关人员（如工程、品质等）共事良好 并善于处理人际与

16、社会关系 有企业家同商人的气质与素养、思路清晰深 远,5、真正的采购员,1.2 采购的地位和作用,了解法律税务要求、了解顾客和供应商的需求、了解本企业的需求 具有质量及环境意识、 具有综合成本的头脑、充分理解整体供应链 精通至少两门语言（含英语）、能熟练使用计算机及其它信息技术工具 此外还应有良好的身体素质和道德品质。,不同层次的采购人员培训需求结构,1.3 采购的基本程序和原则,1.3.1 采购的程序 采购作业流程通常是指购买方选择和购买生产所需要的各种原材料、零部件等物料的全过程。 美国学者威斯汀主张的采购基本程序为： 1.提出需求 2.描述需求 3.选择、评价供应商 4.确定适宜的价格

17、5.发出采购订单,6.订单跟踪与稽核 7.核对发票 8.交货不符与退货处理 9.结案 10.记录与档案维护,1.3 采购的基本程序和原则,1、提出需求 申购：当需求方提出对某一产品的需求后，企业首先要对需求的合理性进行审核，如果审核无误，企业将首先在自有资源范围内（如库存）寻找供应来源，如果发现自有资源不能满足需求，企业才转而对外寻求供应来源，这一过程称之为“申购”。 规范的申购制度要求需求的提出者（需求方）和采购的实施者必须是两个相对独立的部门或岗位。,1.3 采购的基本程序和原则,2、描述需求 原则： 需求方应对所需要的产品提出合理和详尽的书面化描述。而且这种描述应至少完善到能与供货商展开

18、实质性的技术交流。 需求方的书面描述在得到企业指定领导批准，并确认企业自身资源无法满足需求后，方能进入采购询价程序。 案例,1.3 采购的基本程序和原则,3、选择可能的供应来源，评价供应商 供货商资格预审制度要求对供货商的经营的合法性、性质、注册资本、企业规模、质量保证体系、主要产品等多方面进行审核。 对供货商资质的审核还要体现一个“预”字。不论是书面审核还是亲身访问，都要花费一定的人力、物力和时间。这些工作企业总部要在平时做起，而不是等到采购项目来了之后才着手进行。把供货商资质审核工作放在平时，目的是为了保证采购人员在采购项目开始后能将主要精力集中于产品的价格、质量和交货期，这些关键采购要素

19、问题之上。 案例,1.3 采购的基本程序和原则,表中列出的内容基本上是国际通用的要求，企业可根据实际情况予以增减。,1.3 采购的基本程序和原则,4、确定适宜的价格 采购员一般主要负责采购前期的询价、谈判和合同签订工作。这种工作性质使他（她）们往往把用尽可能低的成本为企业获取尽可能大的利益，视为个人最大成就。这种倾向如不加约束而极端化，很可能导致不良后果。同时受到影响的可能还有企业与供货商的长远合作关系。 对这种倾向加以约束的办法便是在企业采购管理中植入“有限压价原则”这一概念。 努力说服供应商给予尽可能的价格折扣在节约采购成本中起到的作用是不容置疑的，但这种作用不是无限度的，更不是通过不合理

20、地压低供货商价格来实现的。,1.3 采购的基本程序和原则,5、发出采购订单 6、订单跟踪与稽核 （1）跟踪：确保供应商能履行其货物发运的承诺。 （2）催货：对供应商施加压力，以便按期履行最初做出的发运承诺、提前发运货物或加快已延误的订单所涉及的货物。 首先，要在采购合同谈判和最终合同条款中明确采购产品的最迟交货期并加入供应商延误赔偿条款。,采购方还必须在供应商生产过程中进 行主动监控和督促。 催交的工作和责任是监控、交流与及 时发现可能造成交货期延误的问题；向上 级管理者报告问题；协调、催促和推动问 题的解决 （3）稽核：依据合同规定，对采购物资进行严格检验入库,1.3 采购的基本程序和原则,

21、7、核对发票 采购合同上应明确产品验证体系，并在合同签订之前由供应商和采购方达成协议。 8、交货不符与退货处理 在实际工厂检验工作中，检验人员会发现供应商产品质量上的瑕疵或缺陷。这种瑕疵或缺陷，在质量检验术语中称之为“不符点”。,供应商不符点有以下几种形式： 物理缺陷 试验失败 文件错误或不充分 偏离规定的流程、检验或试验程序,1.3 采购的基本程序和原则,9、结案 无论对验收合格的货物进行付款，还是对验收不合格的货物进行的退货，均需要清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，报高级管理层审核。 10、记录与档案维护 结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，加以保管，以便参阅或事后发生问题进

22、行查考。,1.3 采购的基本程序和原则,1.3.2 采购的原则,Right Price,Right Quantity,Right Place,Right Quality,Right Time,物品的价 格与该物品的种类、是否 为长期购买、是否为大量购买及市场供求 关系有关，同时与采购人员对该物品的市 场状况熟悉状况也有关系。 一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得： （1）多渠道获得报价 （2）比价 （3）议价 （4）定价,1、Right Price,1.3 采购的基本程序和原则,一个优秀的采购人员不仅要做一个精 明的商人，同时也要在一定程度上扮演管 理人员角色，在日常的采购工作中

23、要安排 时间去推动供应商改善、稳定物品品质 采购物品品质达不到使用要求的后果为： （1）增加大量的 管理费用 （2）检验费用增加 （3）导致生产线返工增多，降低产品质量、降低生产效率 （4）因来料品质不良而导致生产计划推迟进行，可能引起不能按承诺的时间向客户交货，降低客户对企业的信任度 （5）若因来料品质不良引起客户退货，有可能令企业蒙受余种损失，严重的还会丢失客户,2、Right Quality,1.3 采购的基本程序和原则,企业已安排好生产计划，若原材料未 能如期达到，往往会引起企业内部混乱， 即产生停工待料。 当产品不能按计划出货时，会引起客户强烈不满。若原材料提前太多时间买回来放在仓库

24、里等着生产，又会造成库存过多，大量积压采购资金，这是企业很忌讳的事情。 故采购人员要扮演协调者与监督者的角色，去促使供应商按预定时间交货。对某些企业来讲，交货时机很重要。,3、Right Time,1.3 采购的基本程序和原则,批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。,4、Right Quantity,1.3 采购的基本程序和原则,1.3 采购的基本程序和原则,案例分析： 2001年8月8日，星龙湾大酒店正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店。由于集

25、团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报导。 最引人注意的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目的水晶灯。这盏水晶灯是公司王副总经理亲自组织货源，最终从奥地利某珠宝公司高价购回的，货款总价高达120万元美元。这样的超级豪华水晶灯不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家5星极大酒店里能见到。开业当天，来往宾客无不对这盏豪华的水晶灯赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报导，更成为当天的头条新闻,1.3 采购的基本程序和原则,然而，两个月后，这盏高规格高价值的水晶灯就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分金属灯杆都出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。 原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱了私囊。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而星龙湾大酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成